Документальний контроль і ревізія касових операцій

 

Провівши інвентаризацію ревізор починає ревізію касових операцій.

Основні напрями ревізії:

1) дотримання касової дисципліни:

а) дотримання встановленого ліміту готівки в касі;

б) своєчасність і повнота здачі виручки чи невикористаної за цільовим призначенням готівки до банку на поточний рахунок;

в) дотримання правил розрахунків готівкою;

г) дотримання правил ведення касових операцій, установлених нормативними актами Національного банку України щодо цільового використання готівки, правил прийому та видачі грошей з каси; ведення касової книги;

2) правильність оформлення касових документів і ведення обліку касових операцій;

3) перевірка достовірності і правомірності здійснення касових операцій:

а) оприбуткування надходжень до каси;

б) видача з каси готівки на витрати підприємства і здачі до банку виручки від реалізації, невикористаних за призначенням сум; доставка і виплата заробітної плати через громадських касирів у структурних підрозділах підприємства.

Ревізія проводиться суцільним методом перевірки видаткових та вибірковим ме­тодом перевірки прибуткових касових документів. При цьому перевіря­ється правильність їх оформлення (наявність підписів на отримання, за­повнення реквізитів, підписів керівника і головного бухгалтера, номера документа і дати здійснення операції, номера кореспондентського рахун­ка тощо) й законності здійснення касової операції. Необхідно пересвідчитись, чи всі касові прибуткові і видаткові орде­ри та інші документи заповнені чорнилом чітко, ясно, без помарок (ніякі підчищення і виправлення в цих документах не допускаються). У процесі ревізії потрібно перевірити, чи не суміщали виконання обов'язків касира особи, які працюють на посаді бухгалтера; чи не отримували виручку від реалізації матеріальних цінностей особи, зв'язані з їх виробництвом або відповідальні за їх зберігання.

При перевірці касової дисципліни, слід сконцентрувати увагу на можливих випадках використання грошей не за цільовим призначенням (наприклад, на господарські потреби) із сум, що отримані на виплату заробітної плати, використання касової виручки понад установлені норми, на своєчасність повернення до банку невикористаних коштів, а також їх повноту, здачу в банк сум за іншими надходженнями. При складанні прибуткових та видаткових касових ордерів вказується підстава їх складання. Дані документи повинні бути погашені штам­пом або написом “Оплачено”, “Одержано” із зазначенням дати і підпи­сом касира. Відсутність штампів погашення створює умови для повтор­ного їх використання. При перевірці прибуткових та видаткових касо­вих ордерів потрібно також перевіряти додані до них документи.

Перевіряючи журнал реєстрації слід звернути увагу на роздільну нумерацію прибуткових і видаткових касових ордерів. Пропущення порядкових номерів може свідчити про факти порушень. Щоб їх вияви­ти, потрібно перевірити, чи відсутні касові ордери зберігаються на під­приємстві в окремій папці для анульованих ордерів.

Ретельній перевірці під час ревізії каси підлягають грошові чеки. Ревізор зобов’язаний з’ясувати наступне. Після щомісячного підрахунку кількості виписаних чеків і їх суми слід звірити ці дані з відповідними даними за касовими звітами. У разі виявлення розбіжностей з'ясовуються їхні причини. Під час ревізії доцільно вияснити, чи не передав керівник свого права першого підпису іншій особі, виявити факти видачі грошей за ордерами чи платіжними відомостями, підписаними лише головним бухгалтером.

Як правило, під час проведення ревізії касових операцій обов'язково вивчаються матеріали попередніх зовнішніх перевірок, наявність актів раптових інвентаризацій кас (не менш як один раз на квартал), що повинні проводитись комісією підприємства, акти передачі касової готівки на період відпустки касира та наявність наказів по підприємству.

Відповідно до законодавства, перевірка повноти і своєчасності оприбуткування готівки по касі проводиться: зіставлянням прибуткових касових ордерів на отримання готівки з банку із записами в касовій книзі, у тому числі й по валютних коштах, облік яких має вестися окремо, а також із відповідними записами у виписках із банку. Перевірка проводиться за сумами та датами отримання грошей; зіставлянням сум і дат на оприбуткування виручки в прибуткових касових ордерах із датами і сумами, проставленими у документах на реалізацію продукції готівкою, основних фондів та інших матеріальних цінностей (за даними складу, цеху) в кореспонденції з рахунком 70 “Дохід від реалізації”; зіставлянням сум і дат у прибуткових касових документах і касовій книзі з первинними документами на сплату комунальних послуг та документами про надходження від об'єктів соціальної сфери підприємств побутового обслуговування і громадського харчування, підсобних господарств, що знаходяться на балансі підприємства у кореспонденції із субрахунком 23 “Обслуговуючі виробництва”; зіставлянням сум і дат у прибуткових касових документах з первинними документами про надані послуги чи відпущені матеріальні цінності стороннім організаціям при проведенні вибіркових зустрічних перевірок на об'єктах, яким надано такі послуги. При цьому контролюється достовірність і повнота оприбуткування повернених підзвітних сум по касі з даними журналу 3, відомості 1.1. по кредиту рахунків 372 і по дебету 301 рахунків по руху підзвітних сум стосовно працівників та зіставлянням ідентичності їх підписів.

Крім документальної перевірки касових операцій ревізор зобов’язаний перевірити дотримання на підприємстві чинного законодавства. Адже згідно з порядком ведення касових операцій щодо використання го­тівкових коштів встановлені такі обмеження: підприємство зобов'язане використовувати готівку, отриману в банку згідно з цілями, вказаними в чеку. У випадку порушення нараховується штраф на суму використаної не за цільовим призначенням готівки; сума платежу одного підприємства іншому не повинна перевищувати 10 тис.грн. протягом робочого дня. При цьому кількість підприємств, з якими проводяться розрахунки, не обмежується. При порушенні сума виплаченої готівки понад 10 тис.грн. додається до залишку готівки в касі одноразово в день здійснення даної операції і порівнюється із встановленим лімітом з моменту здійснення порушення і до моменту його виявлення контролюючими органами; підприємство, яке має заборгованість перед бюджетом, зобов'язане проводити оплату праці виключно готівкою, отриманою з рахунку в банку. В іншому випадку застосовуються санкції. При цьому виплати, не пов'язані з оплатою праці, дозволяються; видача готівки під звіт проводиться за умови повного звітування підзвітної особи за попередній аванс.

При перевірці грошових потоків каси, ревізор зобов’язаний пам’ятати, що перевірка дотримання ліміту готівки каси – обов'язкове питання ревізії. Воно регламентується Указом Президента України “Про засто­сування санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки“ від 12.06.1995р.№ 436. Згідно з Указом передбачено штрафи: за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - штраф у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день до виявлення порушення; за неповне оприбуткування готівки - штраф у п'ятикратному розмірі неоприбуткуваної суми; за перевищення встановлених термінів використання виданої підзвіт готівки і видачу під звіт готівки без попереднього повного звітування —штраф у розмірі 25% виданих сум.

Крім цього необхідно пам’ятати, що за порушення ведення касових операцій адмінштраф накладається також на відповідальних осіб. Відповідно до ст. 164-2 Кодексу про адміністративні правопорушення за порушення правил ведення касових операцій контролюючі органи можуть накласти адмінштраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 136,00 грн. до 255,00 грн. За повторне порушення протягом року контролюючі органи можуть накласти адмінштраф від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 170,00 грн. до 340,00 грн.

Перевірка готівкових видатків здійснюється зіставлянням записів у касовій книзі й касовому звіті з доданими видатковими касовими документами (видаткові касові ордери, платіжні відомості по виплаті заробі­тної плати, допомог, лікарняних, відпускних, відомості на виплату підзві­тних сум, депонованої заробітної плати);

Видачу підзвітних сум потрібно перевірити по журналу, який ведеться для обліку розрахунків з підзвітними особами. При цьому перевірка здійснюється по кожній особі, яка отримувала кошти під звіт. Перевірці підлягають наявні авансові звіти про використання готівки на потреби виробництва, господарські потреби, придбання мате­ріальних цінностей, закупівлю сільськогосподарської продукції тощо, а також додані первинні документи (накладні, чеки, розрахунки, квитанції, акти закупівлі, квитанції на закупки сільськогосподарської продукції від населення тощо). Перевіряючи видані суми готівки під звіт, пов'язані зі службовим відрядженням, проводять розрахунок правильності їх визначення. Слід пам'ятати, що після повернення особа, яка була у відрядженні, протягом З робочих днів після повернення має подати в бухгалтерію звіт про витра­чання готівки, а невитрачену готівку повернути в касу.

Дотримання законності видачі грошей з каси на виплату заробітної плати та на інші виплати ревізор перевіряє по платіжних відомостях перевіряється зіставлянням сум і дат у касовій книзі; касовому звіту, видаткових касових ордерах із доданими відомостями на виплату зарплати, лікарняних з особистими рахунками з нарахування зарплати або з розрахунково-платіжними відомос­тями, лікарняними листами, журналом обліку депонованих сум та інши­ми документами.

Як показала ревізорська практика, платіжні відомості на виплату зарплати, премій перевіряються у та­кій послідовності: відповідність платіжних відомостей розрахунковим відомостям; правильність підсумування і дублювання їх прописом; наявність на платіжних відомостях підписів керівника і головного бухгалтера, працівників, які склали і перевірили їх; наявність підписів одержувачів грошей; наявність записів про депонування сум.

Трапляються випадки, коли по касі списується готівка за оплаченими раніше вилученими з архіву документами, тому доцільно звіряти платіжні відомості з табелями обліку робочого часу.

При ревізії слід звірити дані видаткових касових ордерів з сумами готівки, які було здано до банку за квитанціями.

У випадках списання готівкових сум на виплату зарплати особам неспискового складу за видатковими касовими ордерами або платіжними відомостями треба зіставити суми та підписи осіб у платіжних документах із підписами і сумами у трудових угодах, а також провести зустрічні пере­вірки достовірності виконаних робіт та отриманих коштів.

Ревізія відповідності сум в облікових регістрах включає: звіряння сум, що відображені у відомості 1.1. по дебету рахунка 301 “Каса в національній валюті”, із даними журналу 1 по кредиту рахунка 311 “Поточні рахунки в національній валюті” та відповідних реєстрів з іншими поточними рахунками у банках, у тому числі валютних; звіряння підсумкових сум відомості, звіряння відповідності сальдових залишків по рахунках 301 “Каса в національній валюті”, 311 “Поточні рахунки в національній валюті” із даними Головної книги та відповідними рядками балансу.

При ревізії наявності валютних коштів у касі слід керуватися П(С)БО 21»Вплив змін валютних курсів».

Фінансовий та управлінський облік готівки в іноземній валюті проводиться на рахун­ку 302 “Каса в іноземній валюті”.

Відповідно до діючого законодавства, порушеннями правильності оформлення касових документів вважа­ються: відсутність підписів керівника, головного бухгалтера; відсутність доручення чи неправильне оформлення доручення при виплаті третій особі (на видатковому касовому ордері вказується номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача грошей); невідповідність суми касового видаткового ордера сумі, що дозволена керівником за заявою, незрозумілість підпису, відсутність знаку погашення документів; наявність при касовому ордері фіктивних документів. Такі документи необхідно негайно вилучити, залишивши їх копії чи розписку про вилучення.

Особливою ділянкою ревізії касових операцій є перевірка правиль­ності їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку. Такий конт­роль проводиться при розгляді первинних касових документів та звітів касира. Ревізору необхідно звернути особливу увагу на ці моменти, тому що внаслідок допущених тут “помилок” проводяться записи на рахунки, що дають можливість списувати суми, які розкрадаються. Ревізор повинен зіставити суми, що позначені по дебету рахунка “Каса”, із записами по кредиту кореспондуючих рахунків у відповідних журналах, а по операції, що відображені по кредиту цього рахунка, - з кореспондуючи­ми рахунками по дебету у відповідних відомостях. Записи журналів та відомостей звіряються із записами в Головній книзі.

Основні порушення:

1) перевищення ліміту касової готівки;

2) заниження обсягів реалізації за готівку, несвоєчасність здачі виручки структурними підрозділами до каси або касою — до банку;

3) порушення правил розрахунків готівкою з каси підприємства (виплата за неналежно оформленими документами);

4) наявність протиправних підроблених документів про виплати з каси заробітної плати, депонованої заробітної плати і т. п. (фіктивні документи, додаткові платіжні відомості про подвійну оплату);

5) завищення обсягів видатків готівки з каси на погашення заборгованості із заробітної плати за минулий час, за звітний місяць;

6) неправомірні бухгалтерські записи на рахунках бухгалтерського обліку.

Усі записи про встановлені порушення ревізор відображає у хронологічній послідовності у своєму робочому журналі ревізора, а далі, узагальнюючи матеріали контролю за ревізований період, складає спеціальні групувальні відомості і розрахунки у формі таблиць як додатки до акта ревізії, де систематизує та узагальнює інформацію з однорідних порушень, якщо їх понад 3.

Наприклад, результати контролю повноти та своєчасності оприбуткування готівки, яка одержана з поточного рахунку банку, можуть бути узагальнені в таблиці за такою формою:

№ чека	Дата виписки чека	Сума за чеком	Дані з виписки банку	Оприбутковано по касі	Відхилення (+, –)
дата	сума, грн.	дата	№ касового ордера	сума, грн.	кількість днів	сума, грн.

Інформація про перевірку достовірності і обґрунтованості віднесення на видатки по касі виплати заробітної плати може бути подана в таблиці такої структури:

Виплата заробітної плати за період часу (місяць)	Відображено в обліку з даних касових звітів	Належить відобразити з даних первинних документів до касових звітів	Відхилення (+, –) у розрізі видів порушень
завищення витрат по касі у зв’язку з
дата	сума, грн.	№	дата	сума, грн.	відсутністю первинних документів	відсутністю підписів про фактичне одержання грошей у відомостях на виплату зарплати	завищенням загальної суми за платіжною відомістю	наявністю фіктивних документів про видачу грошей із каси

Ці групувальні відомості повинні бути оформлені згідно з вимогами до документів (назва, дата складання, підписи ревізора і відповідальних осіб ревізованого підприємства).

Результати ревізії каси можна оформляти окремим актом або виділя­ти їх окремим розділом у загальному акті ревізії.