Виды управленческого контроля

 

На практике существует три основных вида управленческого контроля: предварительный, текущий и итоговый. Предварительный предшествует активной деятельности, а тем более каким-то конкретным результатам. Задача его в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе.

Так, при проверке управленческой системы объектами контроля становятся: качество уже принятых решений, подготовленных документов, их соответствие имеющимся требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения теми стоящих задач.

Предварительный контроль персонала призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональный уровень сотрудников, их потенциальную способность выполнять предстоящую работу. В основе такого контроля лежат заранее разработанные требования, предъявляемые к каждой категории работников. Производится он с помощью разного рода тестов, собеседований, экзаменов.

В сферу предварительного контроля персонала входят и такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Контроль персонала призван также следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, состоянием здоровья и способностью выполнять в данный момент свои обязанности (например предполетный медицинский контроль у летчиков), созданием условий для творчества.

Третье направление предварительного контроля — состояние материальных и финансовых ресурсов организации. В первом случае проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствие их ассортимента и количества потребностям производства, гарантированность поставок. Во втором — надежность источников денежных средств и обоснованность предстоящих расходов (ведь деньги, как всем известно, любят счет!).

Текущий контроль бывает стратегическим и оперативным. Стратегический имеет в качестве своего основного объекта эффективность использования ресурсов организации. Он ведется не только по количественным, но и качественным показателям: уровню производительности труда, внедрения и использования достижений НТР, новых методов работы, технологий. Такой контроль предназначен для оценки состояния производственной системы, а не для исправления ошибок и поиска виновных.

Оперативный контроль, сливающийся на практике с оперативным управлением, имеет объектом текущую производственную и хозяйственную деятельность. В частности, речь идет о движении изделий в рамках технологического процесса (последовательность операций, затраты времени на их выполнение, качество труда); загрузке оборудования; соблюдении общего графика работы, наличии запасов, незавершенного производства и готовой продукции; уровне текущих затрат и т.п. Важнейшим объектом текущего контроля является также качество продукции и услуг.

Отправным моментом такого контроля служит разработка стандартов, исходящих из производственных условий, традиций самого предприятия, требований рынка.

Важную роль в повышении эффективности контроля технологического процесса может сыграть его карта, представляющая собой схему, на которую нанесены допустимые границы параметров качества и результаты измерений. Это позволяет сразу же наглядно обнаружить отклонения от стандартов.

В настоящее время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов, а предупреждению их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т.п.

Третьим видом контроля является итоговый. Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих планов и предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Виды контроля:

1. Предварительный — предшествует активной деятельности и состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе.

2. Текущий — направлен на деятельность организации, в частности:

— стратегический — на оценку эффективности использования ресурсов;

— оперативный — на наблюдение за производственными и хозяйственными процессами.

3. Итоговый — анализирует и оценивает результаты выполнения планов, сильные и слабые стороны организации.

ЭТАПЫ ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ

 

• Стандарты контроля и требования к ним

• Точки контроля

• Отклонения

• Корректирующие действия

 

Процесс контроля состоит из нескольких этапов. Сначала определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать, и источники информации о них. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи. Речь может идти о нормативах расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ, нормах денежных затрат, показателях эффективности, сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т.п.

К нормативам и стандартам предъявляются такие требования, как научная обоснованность, гибкость (способность изменяться в соответствии с новыми условиями), надежность, выполнимость в обычных условиях (слишком высокие нормативы пугают, а. слишком низкие — расхолаживают), точность отражения реальных процессов. Соответствие этим требованиям позволяет нормативам служить критериями оценки подразделений и отдельных лиц.

Не все, что нужно контролировать, удается выразить в количественных показателях, например морально-психологический климат в коллективе. Это усложняет процесс контроля. Но в ряде случаев последний можно осуществить, ориентируясь, скажем, на различные реакции людей.

Затем создается модель функционирования организации, где отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов. Эти так называемые «точки контроля» являются наиболее подходящими местами для наблюдений и измерений.

Измерения — самый трудоемкий и дорогостоящий элемент контроля. На них приходится львиная доля затрат. Именно величина последних зачастую и предопределяет, стоит ли заниматься контролем. Ведь его задача состоит, прежде всего, в нахождении путей сокращения расходов, а не в их увеличении.

В процессе наблюдений накапливается информация о состоянии и результатах функционирования объекта контроля. Она должна быть точной, дающей возможность принимать обоснованные решения.

Информация сопоставляется с нормативами, что позволяет определить, имеются или нет отклонения от них, насколько эти отклонения находятся в пределах допустимого, не пора ли осуществлять корректирующие действия и если действовать — то как, с какой интенсивностью. Здесь самое трудное — оценить фактическую ситуацию и определить, имеют ли на самом деле место отклонения, поскольку иногда сами стандарты могут оказаться нереальными.

Допустимую величину отклонений, в пределах которой они не должны вызывать тревоги, устанавливает высшее руководство фирмы. При этом очень важна точность, ибо, если допустимый масштаб их слишком велик, можно вовремя не заметить проблемы, и фактические отклонения станут угрожающими. Если же он незначителен, организация будет реагировать на любые отклонения, что разорительно.

Наконец, завершающий этап процесса контроля состоит в корректировке деятельности организации: пересмотре целей, планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления.

Но к ней нужно относиться весьма осторожно. Если дела идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить лишних изменений, Ведь, за исключением особых случаев, те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы и не так уж значительно влияют на конечные результаты. Между тем, борьба с ними обходится недешево, поэтому ее, по возможности, стараются избегать.

На. практике существуют два пути корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, их ликвидации или нейтрализации. Второй путь состоит в изменении самих стандартов деятельности, которые могут быть и ошибочными, поскольку, например, часто устанавливаются на основе прогнозов.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Этапы контроля:

1. Выявление параметров деятельности организации, подлежащих контролю (стандарты, нормативы и пр.).

2. Создание модели функционирования организации и определение «точек контроля».

3. Осуществление наблюдений и обработка информации.

4. Принятие и выполнение решений о корректирующих действиях.