Что собой представляет управленческая информация.

 

• Понятие информации

• Классификация информации

 

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении. Обладание ими помогает руководителю ориентироваться в обстановке и принимать правильные решения. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки и осмысления информации.

Владение информацией означает обладание реальной властью — ведь нехватка информации, как впрочем и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Без информации невозможна совместная работа.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейшее условие развития любой организации.

Существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 7 случаях из 10, а плохо информированные — только в 4.

Потребность в управленческой информации определяется содержанием решаемых задач; пониманием их людьми; уровнем опыта и образования последних — чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополнительной информации,

Информацию можно рассматривать с разных точек зрения:

— по месту возникновения она бывает внешней и внутренней;

— по направлению движения — входящей и исходящей;

— по содержанию — экономической, правовой, технической и пр.;

— по возможностям применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных;

— по назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности организации, и отчетной, предназначенной для анализа итогов ее деятельности;

— по возможности закрепления, и хранения выделяют нефиксируемую информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксируемую на носителях, хранящуюся практически бесконечно (свидетельством этому являются наскальные надписи и рисунки). На сегодняшний день существуют такие виды носителей, как вещественные, магнитные, электронные. На более стойких носителях хранится постоянная информация, которая нужна в неизменной форме в течение длительного времени большому числу пользователей, например, текст закона; на менее стойких — переменная, используемая в течение короткого срока узким кругом лиц. Она часто бывает одноразовой (сообщение о вызове к руководителю);

— по роли в управлении информация подразделяется на основную, необходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую;

— по степени готовности для использования информация бывает первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленческие решения);

— по степени значимости информация подразделяется на важную и желательную, без которой можно обойтись (об итогах работы, внутренней жизни и т.п.);

— по полноте охвата объекта выделяют частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения о нем, что позволяет принимать любые решения;

— по степени применения информация бывает универсальной (пригодна для решения любых проблем); функциональной — для родственных; индивидуализированная -- содержит сведения только о данной проблеме;

— по степени надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений;

— по способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной. Нужно иметь в виду, что форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие на людей, С этой точки зрения, например, устная, как правило, эффективнее письменной.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Управленческая информация — совокупность сведений о том, что происходит внутри организации и в ее окружении.

Управленческая информация различается по месту возникновения, направлению движения, содержанию, возможности применения, назначению, возможности закрепления, носителям, роли в управлении, степени готовности для использования, важности, полноте, характеру использования, способам распространения.

 

ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА ДАННЫХ

 

• Источники информации

• Процесс сбора информации

• Базы стратегических данных

 

Процесс управления, как уже говорилось, невозможно осуществлять без обладания широкой информацией об организации в целом, внешнем окружении, помехах на пути ее функционирования и развития и т.п., то есть о наиболее существенных моментах, влияющих на принятие решений.

Сначала такая информация существует как массив несистематизированных сведений, которые могут быть документальными (анкеты, опросные листы, отчеты, справки) или устными (выступления, интервью, беседы, ответы на вопросы и пр.). Лишь в результате обработки, группировки, анализа эти сведения превращаются в информацию, которую уже можно использовать в процессе управления.

У информации могут быть как внутренние, так и внешние источники. К внутренним относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования, как плановые, так и проводимые по особому решению руководства.

Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего здесь нужно выделить представителей организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных контактов, бесед, дискуссий и т.п. они имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор сведений об интересующих организацию объектах и процессах, протекающих за ее пределами.

Другим источником данных служат лица, не принадлежащие к организации. Это могут быть посредники и партнеры — покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений, отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Одни из них, например, посредники, сами с готовностью делятся информацией, ибо успех их партнера — их успех. У других (служащие конкурентов) информация часто покупается.

Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и пр. Через какое бы «сито» публикуемые в них сведения ни процеживались, за всем уследить невозможно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно «всплывают» на поверхность.

Ряд материалов публикуется в открытой печати в соответствии с требованиями законодательства. Это касается, например, бухгалтерских балансов, отчетов о проведении годичных собраний в крупнейших акционерных обществах и т.п. Конечно, детальной информации в них не содержится, но даже сведений общего характера бывает достаточно, чтобы подтвердить или опровергнуть уже имеющуюся информацию.

Сегодня ситуация в деловой сфере, и прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе информации о научно-техническом, производственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, а также о личных особенностях, склонностях и даже пороках их руководства. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать их будущую политику и соответствующим образом приспособиться к ней.

Процесс промышленной разведки включает в себя такие этапы, как определение потребностей в конфиденциальных сведениях, организация необходимых условий для их получения, целенаправленный сбор, анализ и обработка полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передача заинтересованным лицам, совершенствование методики работы.

Нужно иметь в виду, что вопреки устоявшемуся мнению большая часть такого рода работ не связана с прямой кражей секретных материалов и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов.

Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной. Поэтому данные должны проверяться и перепроверяться при помощи различных источников, для чего в крупных организациях создаются специальные подразделения. Они занимаются планированием потребности в информации, ее сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием базы стратегических данных. Такая база состоит обычно из трех разделов.

В первом характеризуется производственный, технологический, научный, трудовой потенциал организации, проводимая ею научно-техническая политика, имидж, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства.

Во втором разделе дается описание внешнего окружения, которое, как уже говорилось, состоит из фонового и делового. Первое формируется независимо от организации, и влиять на него целенаправленно она не в состоянии, но знать его с целью успешного приспособления к нему необходимо. Важнейшими элементами фонового окружения являются партнеры и конкуренты. О последних, например, собираются сведения, характеризующие степень их активности, склонности к риску, преимуществах и возможных стратегиях.

Кроме того, собирается информация о репутации товара, реальных и потенциальных потребителях и тенденциях потребления, о направлениях в государственном регулировании. Она позволяет определить будущие направления развития фирмы, осуществить выбор продукта и рынка.

В третьем разделе раскрываются главные препятствия и возможные помехи в деятельности организации, которые, как и окружение, могут быть внутренними и внешними, К внутренним относятся недостаток опыта и знаний руководства и исполнителей, слабое управление в целом, постоянные служебные конфликты. Внешними помехами являются: негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация, слабые рыночные позиции, несоответствие результатов деятельности общественным потребностям.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

 

Источники информации:

Внутренние — бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования,

Внешние — сотрудники подразделений снабжения, сбыта, маркетинга; руководители, ведущие переговоры;

посредники, партнеры, покупатели и клиенты; официальные и неофициальные публикации; промышленная разведка.

База стратегических данных — совокупность систематизированных сведений о потенциале, руководстве организации, проводимой ею политике, внешнем окружении, препятствиях для функционирования и развития.