Регламентация деятельности службы ДОУ

 

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

конституцию РФ;

международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);

законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов;

законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

локальные нормативные акты: положения о структурном подразделении, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, регламенты.

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Правовой статус службы документационного обеспечения управления определяется положением, утверждаемым руководителем организации. Положение о службе документационного обеспечения управления - правовой

акт, устанавливающий статус подразделения, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими подразделениями организации.

Положение состоит из следующих разделов:

. Общие положения

. Структура

. Задачи

. Функции

. Права

. Ответственность

. Взаимоотношения

Раздел "Общие положения" включает официальное название подразделения, название, дату и номер распорядительного документа, на основе которого создана служба документационного обеспечения управления, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и увольнения руководителя, какими законодательными и нормативными актами руководствуется, информацию о печати.

Раздел "Структура" входит в состав положения только в случае наличия внутренних специальных подразделений по локальным вопросам документирования. На каждое подразделение в составе крупной административной единицы составляется самостоятельное положение.

Раздел "Задачи" содержит главные направления деятельности службы документационного обеспечения управления, о которых мы говорили выше.

В разделе "Функции" по степени важности перечисляются действия, операции, процедуры, отражающие весь комплекс работ по документационному обеспечению.

Раздел "Права" - юридически узаконенная возможность руководителя осуществлять или не осуществлять определенные действия, для обеспечения правовой регламентации и полноты выполняемых функций.

Раздел "Ответственность" содержит критерии оценки содержания работ по документационному обеспечению: качество и своевременность работ, соблюдение инструкций и стандартов, виды дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности руководства в случае невыполнения обязанностей, утраты документов, несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.

В процессе выполнения своих функций служба документационного обеспечения управления осуществляет регламентацию документопотоков и информационных связей внутри организации и за ее пределами. Характер взаимодействия со структурными подразделениями по вопросам информационно-документационного обеспечения (виды документов, периодичность и сроки их представления, регулирование разногласий в процессе совместной работы) составляет содержание раздела "Взаимоотношения".

Положение о службе документационного обеспечения управления оформляется на общем бланке, утверждается руководителями организации, визируется руководителем службы документационного обеспечения управления, руководителем юридической службы, заместителем руководителя организации, курирующим вопросы делопроизводства, а также руководителями структурных подразделений, перечисленных в разделе "Взаимоотношения". Разработка "положения" задача сложная и требующая хорошего знания иерархического взаимодействия, структуры и функций организации, правовых и административных связей.

Сотрудники службы документационного обеспечения управления осуществляют выполнение своих обязанностей на основе должностной инструкции, которая включает следующие разделы:

. Общие положения

. Функции

. Должностные обязанности

. Права

. Ответственность

. Взаимоотношения

Рассмотрим в качестве примера должностную инструкцию документоведа. В администрации города данную функцию выполняет главный специалист канцелярии. Согласно "Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих" документовед относится к категории специалистов, является работником службы документационного обеспечения управления и подчиняется непосредственно заведующему службой документационного обеспечения управления, обязанности которого выполняет управляющий делами. Он назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации города по представлению управляющего делами.

В своей деятельности документовед руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическими документами своей организации. Основные функции документоведа заключаются в рациональной организация документационного обеспечения управления, методическом обеспечении делопроизводства в структурных подразделениях на базе современных информационных технологий.

В должностные обязанности документоведа входит:

участие в планировании, организации, совершенствовании работы службы документационного обеспечения управления;

ведение информационно-справочной работы по документам учреждения, подготовка справки для руководства и запросам граждан;

участие в разработке нормативно-методических материалов по документационного обеспечения управления;

обеспечение, внедрение разработок, направленных на совершенствование документационного обеспечения управления;

разработка бланков документов, унифицированных формы документов, применяемых в администрации;

принятие мер по упорядочению состава документов и организации документооборота;

разработка классификаторов видов документов, табеля форм документов;

участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных систем, применяемых службой документационного обеспечения правления;

контроль за организацией работы с документами, правильностью формирования дел, обеспечением их сохранности;

внесение предложений руководству по совершенствованию работы с документами на базе компьютерных технологий и традиционных форм;

оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям по вопросам документационного обеспечения управления;

проведение работ по подготовке номенклатуры дел, ее корректировке;

участие в проведении экспертизы ценности документов и в их отборе на постоянное и временное хранение.

Согласно должностной инструкции на главного специалиста канцелярии возлагается ответственность за невыполнение обязанностей, нарушение правил работы с документами, их утрату и порчу, разглашение конфиденциальной информации, несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

Его взаимоотношения осуществляются посредством деловых контактов с управляющим делами и главой администрации по всем вопросам профессиональной деятельности, связанным с выполнением своих обязанностей,

с юридической службой - по вопросам визирования документов и по всем вопросам правового характера, с секретарями руководства, с помощниками руководителей структурных подразделений по вопросам организации работы с документами. Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации, иметь гриф утверждения и визы согласования и ознакомления.

Итак, к документам, регламентирующим работу с документами в администрации города Новочебоксарска, относятся: инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления и должностная инструкция главного специалиста канцелярии. Данные документы разрабатываются внутри организации опираясь на федеральные нормативно-правовые и нормативные акты.