Часть 1. Текстовый редактор microsoft WORD

Часть 1. Текстовый редактор microsoft WORD

Microsoft Word – это многофункциональная программа обработки текстов. Иллюстрации и тексты многих форматов могут быть импортированы в MS Word из других программ и встроены в текст документа. В результате они становятся частью текстового файла, продолжая существовать в виде файлов в формате породившей их программы. Поэтому текстовые фрагменты и иллюстрации в любое время могут быть обработаны (актуализированы) с помощью родительской программы. Это возможно благодаря технологии объектного связывания и встраивания OLE (Object Linking and Embedding), поддерживаемой редактором MS Word.

MS Word реализован в соответствии с о стратегией разработки программных средств фирмы Microsoft: при создании документов целый ряд процедур форматирования и редактирования выполняется автоматически (команды Автотекст, Правописание, Автоформат, Автоформат таблиц, Библиотека стилей и т.д.). Основные идеи этой стратегии реализованы и в других продуктах фирмы Microsoft: MS Excel, MS Access, MS PowerPoint. Кроме этого в MS Word имеется система ассистентов (Мастеров). Такие вспомогательные программы позволяют существенно упростить процесс создания документов, факсов, писем, брошюр, рукописей, тезисов и т.д.

Таким образом, редактор MS Word наряду с типичными для своего класса программ свойствами обладает рядом характеристик, присущих только настольным издательским системам – DTP (от англ. DeskTop-Publishing).

Целью проведения лабораторных занятий по дисциплине «Информационно-документационное обеспечение» является закрепление теоретических вопросов и развитие практических навыков работы в текстовом редакторе MS Word.

В первой части пособия предлагаются следующие темы работ:

1. Настройка редактора MS Word. Создание и сохранение документов.

2. Работа с текстом. Режимы отображения документа. Перемещение и копирование текста.

3. Форматирование символов и абзацев. Списки, заливки и границы.

4. Перемещение по документу. Использование разделов. Создание колонтитулов.

5. Специальные средства редактирования. Использование переносов и синонимов. Работа с буфером обмена. Экспресс-блоки.

6. Использование стилей для форматирования документов. Создание таблиц.

7. Формулы. Многоуровневые заголовки и оглавление. Сноски.

Лабораторная работа считается выполненной после удовлетворительных ответов на контрольные вопросы преподавателя.

Настройка редактора MS Word.                     Создание и сохранение документов

Microsoft Word предлагает для работы с документами мощные и удобные для использования инструменты:

§ средства редактирования: возможность удалить, скопировать или вставить фрагмент текста;

§ средства форматирования и изменения структуры документа; функция проверки грамматики и орфографии текста).

При этом вы можете работать одновременно с несколькими документами Word и другими программами Microsoft Office, вставлять в документ рисунки, таблицы и диаграммы и при желании публиковать их в Web.

Настройка редактора MS Word

1. С помощью команды Пуск\Все программы\ Microsoft Office \ Microsoft Word (или ярлыка на рабочем столе) запустите MS Word.

Офисное приложение Microsoft Word основано на ленточном интерфейсе. Лента идет вдоль верхней части окна приложения, вместо традиционных панелей инструментов.

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Настройка ленты не предусмотрена: содержание каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область окна, ленту можно скрыть (свернуть).

2. Введите текст: М-с Нина Валерио и нажмите <Enter>.

3. Сверните ленту. Для этого:

§ щелкните правой кнопкой мыши на любой вкладке и в контекстном меню выберите команду Свернуть ленту. В результате лента будет скрыта, а названия вкладок останутся.

Рис. 1. Кнопка настройки ленты.

4. Используйте ленту в свернутом состоянии. Для этого:

§ при свернутой ленте выделите введенный Вами текст;

§ щелкните вкладку Главная и в группе Шрифт выберите размер шрифта 14. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

Существует еще несколько способов для восстановления (скрытия) ленты:

§ для восстановления ленты дважды щелкните нужную вкладку. Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки;

§ комбинация клавиш <CTRL>, <F1>.

5. Восстановите ленту, используя любой из указанных выше способов.

Сохранение документа

Команда Файл расположена в левом верхнем углу окна. При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов, а также команда для настройки параметров приложения (Параметры Word).

6. С помощью команды Файл сохраните документ в своей папке, задав ему имя Письмо. Для этого воспользуйтесь командой Файл \ Сохранить как.

Мини-панель инструментов

Мини-панель отображается автоматически при выделении фрагмента документа. Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель. При наведении указателя мыши мини-панель отображается ярко. Состав элементов мини-панели инструментов постоянный и неизменный.

7. Используя мини-панель присвойте введенному тексту шрифт Arial. Для этого:

§ выделите текст М-с Нина Валерио. В правом верхнем углу отобразится полупрозрачная мини-панель инструментов;

§ наведите указатель мыши на мини-панель и выберите шрифт Arial;

§ для завершения форматирования щелкните указателем в любом месте документа.

Панель быстрого доступа

Кроме ленты к графическому интерфейсу окна приложения Word относится Панель быстрого доступа, которая размещена в верхнем левом углу окна MS Word (см. Рис. 1).

По умолчанию панель содержит три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, размещая на ней новые элементы или удаляя существующие.

8. Добавьте на панель быстрого доступа кнопки Просмотр и печать и Параметры страницы. Для этого:

§ щелкните по кнопке Настроить панель быстрого доступа, откроется соответствующее диалоговое окно, в котором щелкните по команде Просмотр и печать. В результате пиктограмма этой команды появится на Панели быстрого доступа;

§ снова щелкните по кнопке Настроить панель быстрого доступа и, в открывшемся диалоговом окне, выберите команду Другие команды (или воспользуйтесь командой Файл\Параметры\Панель быстрого доступа). Откроется диалоговое окно Параметры Word, в правой части которого будет размещена область Настроить панель быстрого доступа;

§ в поле со списком Выбрать команды из укажите Вкладка «Разметка страницы» (или Все команды), а в списке расположенном ниже, найдите и дважды щелкните по команде Параметры страницы;

§ щелкните по кнопке <Ok>. В результате кнопка Параметры страницы появится на Панели быстрого доступа.

Кроме этого, добавить команду на Панель быстрого доступа можно с помощью контекстного меню любой кнопки, помещенной на Ленте.

9. С помощью контекстного меню добавьте на Панель быстрого доступа кнопку Пустая страница, расположенную во вкладке Вставка (группа Страницы). Для этого:

§ перейдите на вкладку Вставка и в группе Страницы щелкните правой кнопкой мыши на кнопке Пустая страница;

§ из контекстного меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа. Просмотрите полученный результат.

По умолчанию Панель быстрого доступа размещена над Лентой, но ее можно разместить под Лентой.

10. Разместите Панель быстрого доступа под лентой. Для этого воспользуйтесь кнопкой Настроить панель быстрого доступа и выберите команду Разместить под лентой.

11. Удалите с Панели быстрого доступа кнопку Сохранить. Для этого щелкните по этой кнопке правой кнопкой мыши и, в открывшемся контекстном меню, выберите команду Удалить с панели быстрого доступа.

12. Сбросьте все внесенные Вами изменения на Панель быстрого доступа. Для этого:

§ щелкните по кнопке Настроить панель быстрого доступа и выберите команду Другие команды;

§ в открывшемся диалоговом окне Параметры Word щелкните по кнопке Сброс и в списке выберите Сброс всех настроек. Откроется окно Сброс настроек, в котором кликните по кнопке Да, а затем <Ok>. В результате на Панели быстрого доступа будут сброшены все пользовательские установки.

В MS Word для запуска команд можно использовать назначенные пользователем клавиши.

13. Для выполнения команды Выбор масштаба отображения назначьте сочетание клавиш <Ctrl>, <S>. Для этого:

§ щелкните по кнопке Настроить панель быстрого доступа, выберите команду Другие команды и перейдите на вкладку Настройка ленты;

§ в открывшемся окне Параметры Word в области Сочетание клавиш щелкните по кнопке Настройка, откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры;

§ в области Категории выберите Вкладка «Вид», а в области Команды – OutlookViewZoom;

§ щелкните в области Новое сочетание клавиш и на клавиатуре нажмите клавиши <Ctrl>, <S>;

§ нажмите кнопки Назначить, Закрыть, а затем <Ok>.

14. Проверьте, как работает запуск команды с помощью сочетания клавиш. Для этого нажмите клавиши <Ctrl> и <S>. В результате MS Word откроет окно Масштаб. Закройте это окно.

Если требуется отменить все назначения клавиш, то необходимо в диалоговом окне Настройка клавиатуры щелкнуть по кнопке Сброс. В результате будут удалены все сочетания, присвоенные командам, макросам и стилям.

Кроме этого, любую команду, которая используется на ленте, можно вызвать с помощью клавиши доступа. Большинство команд можно выбрать нажатием от двух до четырех клавиш. Если нажать и отпустить клавишу <Alt>, то над инструментами появятся подсказки для клавиш доступа.

Строка состояния

Рассмотрим средства настройки строки состояния. Строка состояния находится в нижней части окна приложения MS Word. В левой области строки состояния пользователь всегда видит номер текущей страницы, общее число страниц и слов, используемый язык. В правой части расположены кнопки для переключения режима просмотра документа и выбора масштаба.

14. Добавьте на строку состояния информацию о номере строки документа и номере столбца, где в текущий момент находится курсор мыши. Для этого подведите указатель к строке состояния и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется диалоговое окно Настройка строки состояния, в котором выберите команды Номер строки и Столбец. В результате выбранные команды появятся на строке состояния.

Исправление ошибок

Как видите, некоторые слова и фразы в тексте подчеркнуты зелеными и красными волнистыми линиями, которые отмечают возможные грамматические и орфографические ошибки. Это означает, что функция проверки правописания активизирована. Функция Проверка орфографии и грамматики не только отмечает ошибки в тексте, но и помогает их исправить. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове, появится контекстное меню, в котором представлен список вариантов правильного написания помеченного слова.

18. Перейдите в начало документа. Для этого нажмите клавиши <Ctrl>, <Home>.

19. Щелкните правой кнопкой мыши на слове Сашум. Появится контекстное меню проверки правописания.

20. Щелкните по кнопке Пропустить все. Красная волнистая линия под словом Сашум исчезнет. Теперь автоматический контроль правописания будет всегда пропускать это слово.

21. Проделайте аналогичные действия со словами Пасифик и Валерио.

Символы форматирования

При печати документа в его текст вставляются специальные символы (т.е. символы форматирования) – маркер абзаца (¶) и символ пробела (•). Эти символы называют также непечатаемыми, так как они не отображаются при печати документа.

29. С помощью кнопки Отобразить все знаки, расположеннойво вкладке Главная, вгруппе Абзац, отобразите в тексте непечатаемые символы.

30. С помощью клавиши Delete удалите в тексте между двумя абзацами лишнюю строку.

31. Перед словами Мы уверены, что исследования введите текст Аналитическая стадия включает в себя изучение рынка и предпочтений клиентов.

32. Замените слова Аналитическая стадия включает на Следующий этап преимущественно включает. Для этого:

§ выделите слова, которые требуется заменить;

§ введите требуемый текст.

33. С помощью кнопки Отобразить все знаки удалите из текста непечатаемые символы.

34. Сохраните изменения в этом файле и закройте MS Word.

Настройка режима Структура

9. Отобразите файл Книжная_ярмарка в режиме Структура (вкладка Вид, группа Режимы просмотра).

В режиме Структура можно свернуть документ, оставив только основные заголовки, или развернуть его, отобразив все заголовки и основной текст. Также можно перемещать и копировать текст перетаскиванием заголовков. Кроме этого, в режиме структуры удобно работать с главными документами, включающими несколько частей. Но при этом не отображаются границы страниц, колонтитулы, рисунки, фон и многие другие элементы оформления документа.

В режиме Структура появляется новая вкладка Структура, упрощающая работу с заголовками, главным и вложенными документами. В других режимах эту вкладку вывести невозможно.

10. В открытом документе сверните весь текст и просмотрите только заголовки. Для этого во вкладке Структура, в группе Работа со структурой щелкните по стрелке раскрывающегося списка Показать уровень и выберите вариант Уровень3 (самый нижний из уровней заголовков, которые требуется отобразить).

11. Заново отобразите весь текст. Для этого в раскрывающемся списке Показать уровень выберите параметр Все уровни.

12. Сверните весь текст, кроме первой строки каждого абзаца. Для этого во вкладке Структура (группа Работа со структурой) установите флажок Показать только первую строку. Многоточие (...) после первой строки указывает на то, что остальные строки свернуты.

13. Отобразите весь текст документа, сняв флажок Показать только первую строку.

14. Сверните все подзаголовки и основной текст, следующие после заголовка Порядок проведения. Для этого дважды щелкните символ структуры около заголовка Порядок проведения (см. Рис. 2).

Рис 2. Свертывание текста под заголовком.

15. Для отображения всех подзаголовков и основного текста обратно, еще раз дважды щелкните мышью символ структуры.

Для скрытия и отображения подзаголовков и основного текста под заголовком можно также воспользоваться кнопками Развернуть () и Свернуть () вкладки Структура (группа Работа со структурой).

16. Переместите заголовок Расписание мероприятий на один уровень вниз. Для этого щелкните мышью на заголовке и воспользуйтесь кнопкой Понизить уровень (), расположенной во вкладке Структура (группа Работа со структурой).

17. Отобразите документ в режиме Разметка страницы.

Настройка режима Черновик

Режим Черновик удобен для ввода, редактирования и оформления текста. В этом режиме форматирование текста отображается полностью, а разметка страницы - в упрощенном виде, что ускоряет ввод и редактирование текста. Границы страниц, колонтитулы, сноски, фон, а также графические объекты, для которых не установлено обтекание в тексте, в этом режиме не отображаются.

18. Скопируйте в свою папку файл Письмо_клиенту, который находится в папке!INFORMATIKA\Word_1.

19. Откройте учебный файл Письмо_клиенту.

20. Отобразите документ Письмо_клиенту в режиме Черновик, используя соответствующий ярлык, расположенный в правой части строки состояния. В результате рисунок, расположенный в начале письма отображаться не будет.

21. Перейдите в режим Разметка страницы и закройте документ.

Просмотр документов

Использование клавиатуры

43. Проверьте, как работают следующие способы перемещения по документу:

§ перевод курсора на одно слово вправо – комбинация клавиш <Ctrl>, <→>;

§ на одно слово влево – комбинация <Ctrl>, <←>;

§ перевод курсора к началу следующего абзаца – <Ctrl>, <↓>;

§ к началу текущего абзаца – <Ctrl>, <↑>;

§ перевод курсора на следующую страницу – комбинация клавиш <Ctrl>, <PgUp>; на предыдущую страницу: <Ctrl>, <PgDn> (эти комбинации клавиш клавиатуры не всегда работают именно так);

§ перевод курсора в начало документа к самому первому символу: <Ctrl>, <Home>;

§ перевод курсора к концу документа к самому последнему символу: <Ctrl>, <End>.

Некоторые дополнительные возможности имеются при перемещении курсора по тексту, оформленному в несколько колонок. Комбинация левой клавиши клавиатуры <Alt> и <↓> переводит курсор к началу следующей колонки, а левой клавиши <Alt> и <↑> – к началу предыдущей колонки.

Как связать два документа

Для того чтобы связать два документа, следует воспользоваться функцией Специальная вставка. С помощью этой функции можно вставить в документ любой объект, связав его с документом, содержащим данный объект. Благодаря наличию связи все изменения, внесенные в оригинал, отобразятся во вставленном объекте.

52. Скопируйте файл Логотип, который находится в папке!INFORMATIKA\Word_1, в свою папку и откройте его. Теперь у вас открыто два документа: Книжная_ярмарка и Логотип.

53. С помощью команды Специальная вставка свяжите два документа: скопируйте и вставьте эмблему из файла Логотип в начало документа Книжная_ярмарка. Для этого:

§ в документе Логотип выделите эмблему и скопируйте ее в буфер;

§ выведите на экран файл Книжная_ярмарка и перейдите в начало документа;

§ во вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните по стрелке кнопки Вставить и выберите команду Специальная вставка;

§ в открывшемся диалоговом окне Специальная вставка в поле Как выделите пункт Текст в формате RTF и щелкните на варианте Связать, чтобы создать связь между редактируемым и исходным документами;

§ щелкните на кнопке <Ok>.

54. Проверьте, как функционирует связь между двумя документами:

§ выведите на экран документ Логотип;

§ во вкладке Дизайн в группе Фон страницы щелкните по кнопке Границы страниц;

§ в появившемся диалоговом окне Границы и заливка во вкладке Заливка на палитре Заливка выберите любой цвет;

§ щелкните по кнопке <Ok>;

§ перейдите в файл Книжная_ярмарка, выделите текст эмблемы и щелкните правой кнопкой мыши;

§ в открывшемся контекстном меню выберите команду Обновить связь. В результате цвет вставленной эмблемы изменится.

55. Сохраните изменения в обоих документах и закройте их.

Видоизменение шрифта

11. Для текста Первым этапом, с которого начинается второй абзац документа, задайте флажок Контур. Для этого

§ выделите текст;

§ во вкладке Главная щелкните по значку группы Шрифт (расположенному в правом нижнем углу группы) или щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Шрифт. Откроется диалоговое окно Шрифт;

§ в диалоговом окне Шрифт в области Видоизменение установите флажок Контур и щелкните по кнопке <Ok>.

12. Первым четырем строкам документа, содержащим адрес, присвойте видоизменение Скрытый. Для этого:

§ выделите нужный фрагмент текста;

§ откройте диалоговое окно Шрифт и в области Видоизменение установите флажок Скрытый;

§ во вкладке Главная в группе Абзац щелкните по кнопке Отобразить все знаки. В результате адрес станет невидимым на экране.

Для просмотра скрытого текста необходимо во вкладке Главная в группе Абзац снова нажать кнопку Отобразить все знаки. Скрытый текст будет отображен с подчеркиванием точечным пунктиром.

Смещение текста

В MS Word предусмотрена возможность смещения текста, при которой текст перемещается выше или ниже основного уровня строки. Величина смещения может быть задана в пунктах, сантиметрах или миллиметрах с точностью до 0,5 пт или 0,1 мм. Смещение часто используется вместо надстрочных и подстрочных знаков (верхних и нижних индексов). Отличие заключается в том, что при этом размер смещаемых символов не изменяется.

18. Используя установку смещение текста вниз (или вверх) на 5 пт. введите текст: 100 м3 Н2О. Для этого:

§ наберите текст: Использование смещения и щелкните по клавише <Enter>;

§ с новой строки введите: 100 м3 Н2О;

§ выделите цифру 3, откройте диалоговое окно Шрифт, перейдите на вкладку Дополнительно и в открывающемся списке Смещение выберите значение Вверх,а в области На введите 5 пт. В результате текст примет требуемый вид;

§ выделите цифру 2, откройте диалоговое окно Шрифт, перейдите на вкладку Дополнительно и в открывающемся списке Смещение выберите значение Вниз,а в области На введите 5 пт;

§ сравните результаты, полученные в пунктах 17 и 18.

Кернинг

Кернинг используется для выравнивания зрительных интервалов между символами. Есть ряд букв, интервалы между которыми выглядят больше, чем есть на самом деле. Например, АУ, ГА, ТА, АТ, УД, АЧ, ЬТ и др. Установка флажка Кернинг сокращает эти интервалы. Кернинг может быть установлен для шрифтов любого размера, но особенно важно устанавливать кернинг для прописных букв крупных шрифтов.

19. Введите прописными буквами текст: АУ, ГДЕ ГАТЬ? УДАЧА! Щелкните по кнопке <Enter> и повторно введите этот же текст.

20. В обеих стоках введенному тексту задайте размер шрифта 18 пт.

21. Используя функцию кернинга во второй строке с текстом АУ, ГДЕ ГАТЬ? УДАЧА! сократите интервалы между символами. Для этого выделите текст, откройте окно Шрифт, перейдите на вкладку Дополнительно и установите флажок Кернинг для знаков размером. Просмотрите полученный результат.

22. Закройте документ Лаб_3, сохранив все изменения.

Выделение цветом

Функция Выделение цветом не относится к параметрам шрифта. Однако используется при работе с текстом для привлечения внимания к каким-либо фрагментам документа. Это своего рода аналог цветного маркера, который используют при работе с бумажными документами.

23. Откройте файл Письмо_клиенту.

24. Фразу Работая с агентством Импульс, вы можете рассчитывать на: пометьте желтым цветом. Для этого:

§ выделите абзац с текстом Работая с агентством Импульс, вы можете рассчитывать на;

§ в группе Шрифт вкладки Главная щелкните по стрелке кнопки Цвет выделения текста и выберите желтый цвет.

25. Выделите текст Чтобы сконцентрировать усилия на важнейших аспектах деятельности клиента, мы выработали следующее кредо: красным цветом. Для этого:

§ на мини-панели инструментов щелкните по стрелке кнопки Цвет выделения текста и выберите красный цвет. После этого кнопка останется нажатой, а указатель мыши в тексте документа будет иметь рядом с собой изображение маркера;

§ щелкните по левой кнопки мыши и, удерживая ее, перемещайте курсор по тексту, выделяя нужный фрагмент документа;

§ по окончании выделения нажмите кнопку Цвет выделения текста или клавишу клавиатуры <Esc >.

Для снятия цветового выделения с фрагмента текста следует его выделить, щелкнуть по треугольнику в правой части открывающейся кнопки Цвет выделения текста и в палитре выбрать режим Нет цвета.

Оформление буквицы

Буквица (большая заглавная буква) применяется в начале документа или главы. По умолчанию буквица оформлена тем же шрифтом, что и абзац, а ее высота составляет три строки текста.

26. Первую букву абзаца, начинающегося словами Я получила громадное удовольствие,оформите в виде буквицы и настройте ее параметры. Для этого:

§ щелкните в любом месте абзаца, который должен начинаться с буквицы;

§ во вкладке Вставка в группе Текст щелкните по кнопке Буквица и выберите положение буквы В тексте. При наведении указателя мыши на выбираемый вариант срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается с буквицей;

§ для настройки параметров буквицы в меню кнопки Буквица выберите команду Параметры буквицы. Откроется диалоговое окно Буквица;

§ в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт Franklin Gothic Book, в счетчике Высота в строках укажите количество строк 2, а в счетчике Расстояние от текста введите значение 0,3 см.

Буквица размещается в специальной рамке. Для выделения рамки сначала щелкните левой кнопкой мыши по буквице, после чего вокруг буквы появится пунктирная рамка, затем щелкните по этой рамке так, чтобы на рамке появились маркеры. После этого можно изменять параметры шрифта буквы в буквице; перетаскиванием маркеров можно изменить размер рамки. Кроме того, ухватившись за рамку буквицы, ее можно переместить в любое место.

Если в начале абзаца выделить только его первое слово, то все это слово будет оформлено как буквица.

Для удаления оформления абзаца с буквицей щелкните внутри абзаца и в меню кнопки Буквица выберите вариант Нет.

Копирование формата

Если слово, которое требуется форматировать, встречается в тексте несколько раз, то вместо того, чтобы каждый раз выделять текст и повторять всю процедуру форматирования, можно скопировать формат, а затем наложить его на любой выделенный фрагмент. Для того чтобы воспользоваться функцией Формат по образцу нужно:

§ выделить текст, формат которого предполагается копировать;

§ щелкнуть на кнопке Формат по образцу (вкладка Главная, группа Буфер обмена или мини-панель инструментов);

§ выделить текст, который необходимо форматировать.

27. С помощью кнопки Формат по образцу (вкладка Главная, группа Буфер обмена) отформатируйте в тексте все встречающиеся слова Импульс. После окончания форматирования отключите кнопку Формат по образцу.

Понятие абзаца

Абзацем называют фрагмент текста от одного нажатия клавиши <Enter > до следующего. Абзацем также является фрагмент от начала документа до первого нажатия клавиши <Enter >. В ячейках таблицы абзацем является фрагмент от начала ячейки до ближайшего нажатия клавиши <Enter > или знака конца ячейки.

Абзацы могут иметь разный размер: от одной строки до любого количества строк. Может существовать пустой абзац, не содержащий текста. При выделении абзаца важно, чтобы в область выделения был включен непечатаемый знак конца абзаца.

При установке параметров для одного абзаца, выделять его не обязательно. Достаточно, если в этом абзаце будет находить курсор. Если же оформляется сразу несколько абзацев, их необходимо выделить.

Установка отступов

Установка отступа абзаца изменяет положения текста относительно левого и/или правого полей страницы. Можно установить отступ всего абзаца, только первой строки абзаца или всех строк, кроме первой (выступ первой строки). Положительное значение отступа означает смещение абзаца к центру страницы, отрицательное - от центра, к краям страницы.

32. Используя «бегунки» на горизонтальной линейке для абзаца, начинающегося словами Первым этапом в разработке,задайте Отступ первой строки – 1 см., а Выступ – 2 см. Для этого:

§ выделите нужный абзац;

§ щелкните левой кнопкой мыши по бегунку Отступ первой строки и, удерживая кнопку, переместите бегунок на 1 см. вправо и отпустите левую кнопку мыши;

§ щелкните левой кнопкой мыши по бегунку Выступ и, удерживая кнопку, перетащите бегунок право на 2 см. и отпустите левую кнопку мыши.

Более точная установка отступов (с точностью до 0,01 см.) производится во вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац.

33. Абзацу, начинающемуся словами Приступив к работе используя диалоговое окно Абзац (вкладка Отступы и интервалы) установите следующие параметры:

§ область Общие:

§ выравнивание – По ширине;

§ уровень – Основной текст;

§ область Отступ:

§ слева – 2 см.;

§ справа – 2 см.;

§ первая строка – Отступ;

§ счетчик На – 1,5 см.

Кроме этого отступы абзаца слева и справа удобно устанавливать в счетчиках Отступ группы Абзац вкладки Разметка страницы.

Изменить левый отступ абзаца можно кнопками Увеличить отступ и Уменьшить отступ группы Абзац вкладки Главная или используя такие же кнопки на мини-панели инструментов. Обычно эти кнопками используются для задания отступов при создании многоуровневых списков.

34. Сместите вправо строки, начинающиеся словами Командный подход и заканчивающиеся фразой … составляющих кампании с помощью кнопки Увеличить отступ (вкладка Главная, группа Абзац). Для этого выделите нужные строки с текстом и щелкните по кнопке Увеличить отступ несколько раз (по своему усмотрению). Далее для этих строк можно создать маркированный список, используя кнопку Маркеры (вкладка Главная, группа Абзац).

Перенос слов

По умолчанию, если слово не поместилось в строке, MS Word не переносит его в соответствии с правилами правописания, а целиком помещает на следующей строке. Однако, если слово содержит символ дефиса, Word разрывает его, располагая начало в одной строке, а конец – в следующей. Это касается, в частности, телефонных номеров, которые находятся в конце строки. Разбиение таких слов можно запретить, если воспользоваться неразрывным дефисом. Чтобы вставить неразрывный дефис, нужно щелкнуть в нужной позиции текста, а затем нажать клавиши <Ctrl>, <Shift>, <->.

Аналогичным образом можно обеспечить размещение в одной строке группы слов (например, фамилии и инициалов), разделив их неразрывными пробелами (клавиши <Ctrl>, <Shift>, <Пробел>).

38. Запретите разбиение телефонного номера 4-19-65, вставив неразрывный дефис. Для этого:

§ удалите в номере телефона дефис на котором происходит разрыв;

§ используя сочетание клавиш <Ctrl>, <Shift>, <-> введите неразрывное тире. В результате MS Word переместит весь номер телефона на следующую строку.

Обрамление и фон абзацев

Разместив абзацы на страницах, можно приступить к их обрамлению и заливке фоном. Подобное оформление позволяет выделить фрагменты текста в документе. MS Word предлагает более 20 различных стилей обрамления, для каждого из которых можно задать толщину и цвет линии. Созданное обрамление добавляется к списку стилей и может быть использовано в дальнейшем.

Рамка абзаца, текст которого переходит на другую страницу, также разрывается. Чтобы предотвратить разрыв, следует задать параметр He разрывать абзац (диалоговое окно Абзац, вкладка Положение на страницы).

39. Используя диалоговое окно Границы и заливка задайте рамку вокруг абзаца, начинающегося словами Мы – сотрудники агентства Импульс. Для этого:

§ щелкните левой кнопкой мыши в любом месте абзаца;

§ нажмите кнопку Границы страниц, расположенной во вкладке Дизайн, в группе Фон страницы. В результате откроется диалоговое окно Границы и заливка;

§ перейдите на вкладку Граница, в области Тип щелкните по кнопке Рамка и далее, используя соответствующие списки, задайте Тип, Цвет и Ширину линии рамки;

§ перейдите на вкладку Заливка и выберите цвет заливки для абзаца;

§ щелкните по кнопке <Ok>.

Работа с эскизами документа

Эскизы документа позволяет просматривать общий вид страниц документа и быстро переходить от одной страницы к другой. Эскизы отображается в левой части окна.

4. С помощью клавиш <Ctrl>, <Home> перейдите в начало документа.

5. Используя эскизы, перейдите на вторую страницу документа. Для отображения эскизов выполните команду Вид\Показать\Область навигации. В открывшемся окне Навигация перейдите на вкладку Просмотр страниц документа, затем выберите нужную страницу.

Для удобства границу между эскизами и документом можно перемещать влево или вправо.

6. Скройте эскизы документа. Для этого снимите флажок Область навигации (вкладка Вид,группа Показать).

Использование закладок

Закладка указывает на фрагмент документа, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для последующих ссылок. Имя закладки должно начинаться с буквы. В нем могут использоваться цифры. В имя закладки нельзя включать пробелы. Если требуется разделить слова в имени закладки, воспользуйтесь знаком подчеркивания.

7. Заголовку Порядок проведения ярмарки присвойте закладку и задайте ей имя Порядок проведения. Для этого:

§ с помощью диалогового окна Найти и заменить найдите заголовок Порядок проведения ярмарки;

§ выделите заголовок (или установите курсор в то место документа, где требуется вставить закладку);

§ во вкладке Вставка в группе Ссылки нажмите кнопку Закладка. В поле Имя закладки введите имя Порядок_проведения. Нажмите кнопку Добавить.

8. Используя созданную закладку, пе