Настройка редактора MS Word. Создание и сохранение документов

Microsoft Word предлагает для работы с документами мощные и удобные для использования инструменты:

§ средства редактирования: возможность удалить, скопировать или вставить фрагмент текста;

§ средства форматирования и изменения структуры документа; функция проверки грамматики и орфографии текста).

При этом вы можете работать одновременно с несколькими документами Word и другими программами Microsoft Office, вставлять в документ рисунки, таблицы и диаграммы и при желании публиковать их в Web.

Настройка редактора MS Word

1. С помощью команды Пуск\Все программы\ Microsoft Office \ Microsoft Word (или ярлыка на рабочем столе) запустите MS Word.

Офисное приложение Microsoft Word основано на ленточном интерфейсе. Лента идет вдоль верхней части окна приложения, вместо традиционных панелей инструментов.

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Настройка ленты не предусмотрена: содержание каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. Удалить ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область окна, ленту можно скрыть (свернуть).

2. Введите текст: М-с Нина Валерио и нажмите <Enter>.

3. Сверните ленту. Для этого:

§ щелкните правой кнопкой мыши на любой вкладке и в контекстном меню выберите команду Свернуть ленту. В результате лента будет скрыта, а названия вкладок останутся.

Рис. 1. Кнопка настройки ленты.

4. Используйте ленту в свернутом состоянии. Для этого:

§ при свернутой ленте выделите введенный Вами текст;

§ щелкните вкладку Главная и в группе Шрифт выберите размер шрифта 14. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

Существует еще несколько способов для восстановления (скрытия) ленты:

§ для восстановления ленты дважды щелкните нужную вкладку. Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки;

§ комбинация клавиш <CTRL>, <F1>.

5. Восстановите ленту, используя любой из указанных выше способов.

Сохранение документа

Команда Файл расположена в левом верхнем углу окна. При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов, а также команда для настройки параметров приложения (Параметры Word).

6. С помощью команды Файл сохраните документ в своей папке, задав ему имя Письмо. Для этого воспользуйтесь командой Файл \ Сохранить как.

Мини-панель инструментов

Мини-панель отображается автоматически при выделении фрагмента документа. Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель. При наведении указателя мыши мини-панель отображается ярко. Состав элементов мини-панели инструментов постоянный и неизменный.

7. Используя мини-панель присвойте введенному тексту шрифт Arial. Для этого:

§ выделите текст М-с Нина Валерио. В правом верхнем углу отобразится полупрозрачная мини-панель инструментов;

§ наведите указатель мыши на мини-панель и выберите шрифт Arial;

§ для завершения форматирования щелкните указателем в любом месте документа.

Панель быстрого доступа

Кроме ленты к графическому интерфейсу окна приложения Word относится Панель быстрого доступа, которая размещена в верхнем левом углу окна MS Word (см. Рис. 1).

По умолчанию панель содержит три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить). Панель быстрого доступа можно настраивать, размещая на ней новые элементы или удаляя существующие.

8. Добавьте на панель быстрого доступа кнопки Просмотр и печать и Параметры страницы. Для этого:

§ щелкните по кнопке Настроить панель быстрого доступа, откроется соответствующее диалоговое окно, в котором щелкните по команде Просмотр и печать. В результате пиктограмма этой команды появится на Панели быстрого доступа;

§ снова щелкните по кнопке Настроить панель быстрого доступа и, в открывшемся диалоговом окне, выберите команду Другие команды (или воспользуйтесь командой Файл\Параметры\Панель быстрого доступа). Откроется диалоговое окно Параметры Word, в правой части которого будет размещена область Настроить панель быстрого доступа;

§ в поле со списком Выбрать команды из укажите Вкладка «Разметка страницы» (или Все команды), а в списке расположенном ниже, найдите и дважды щелкните по команде Параметры страницы;

§ щелкните по кнопке <Ok>. В результате кнопка Параметры страницы появится на Панели быстрого доступа.

Кроме этого, добавить команду на Панель быстрого доступа можно с помощью контекстного меню любой кнопки, помещенной на Ленте.

9. С помощью контекстного меню добавьте на Панель быстрого доступа кнопку Пустая страница, расположенную во вкладке Вставка (группа Страницы). Для этого:

§ перейдите на вкладку Вставка и в группе Страницы щелкните правой кнопкой мыши на кнопке Пустая страница;

§ из контекстного меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа. Просмотрите полученный результат.

По умолчанию Панель быстрого доступа размещена над Лентой, но ее можно разместить под Лентой.

10. Разместите Панель быстрого доступа под лентой. Для этого воспользуйтесь кнопкой Настроить панель быстрого доступа и выберите команду Разместить под лентой.

11. Удалите с Панели быстрого доступа кнопку Сохранить. Для этого щелкните по этой кнопке правой кнопкой мыши и, в открывшемся контекстном меню, выберите команду Удалить с панели быстрого доступа.

12. Сбросьте все внесенные Вами изменения на Панель быстрого доступа. Для этого:

§ щелкните по кнопке Настроить панель быстрого доступа и выберите команду Другие команды;

§ в открывшемся диалоговом окне Параметры Word щелкните по кнопке Сброс и в списке выберите Сброс всех настроек. Откроется окно Сброс настроек, в котором кликните по кнопке Да, а затем <Ok>. В результате на Панели быстрого доступа будут сброшены все пользовательские установки.

В MS Word для запуска команд можно использовать назначенные пользователем клавиши.

13. Для выполнения команды Выбор масштаба отображения назначьте сочетание клавиш <Ctrl>, <S>. Для этого:

§ щелкните по кнопке Настроить панель быстрого доступа, выберите команду Другие команды и перейдите на вкладку Настройка ленты;

§ в открывшемся окне Параметры Word в области Сочетание клавиш щелкните по кнопке Настройка, откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры;

§ в области Категории выберите Вкладка «Вид», а в области Команды – OutlookViewZoom;

§ щелкните в области Новое сочетание клавиш и на клавиатуре нажмите клавиши <Ctrl>, <S>;

§ нажмите кнопки Назначить, Закрыть, а затем <Ok>.

14. Проверьте, как работает запуск команды с помощью сочетания клавиш. Для этого нажмите клавиши <Ctrl> и <S>. В результате MS Word откроет окно Масштаб. Закройте это окно.

Если требуется отменить все назначения клавиш, то необходимо в диалоговом окне Настройка клавиатуры щелкнуть по кнопке Сброс. В результате будут удалены все сочетания, присвоенные командам, макросам и стилям.

Кроме этого, любую команду, которая используется на ленте, можно вызвать с помощью клавиши доступа. Большинство команд можно выбрать нажатием от двух до четырех клавиш. Если нажать и отпустить клавишу <Alt>, то над инструментами появятся подсказки для клавиш доступа.

Строка состояния

Рассмотрим средства настройки строки состояния. Строка состояния находится в нижней части окна приложения MS Word. В левой области строки состояния пользователь всегда видит номер текущей страницы, общее число страниц и слов, используемый язык. В правой части расположены кнопки для переключения режима просмотра документа и выбора масштаба.

14. Добавьте на строку состояния информацию о номере строки документа и номере столбца, где в текущий момент находится курсор мыши. Для этого подведите указатель к строке состояния и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется диалоговое окно Настройка строки состояния, в котором выберите команды Номер строки и Столбец. В результате выбранные команды появятся на строке состояния.