Для превосходного исполнения

Если вы хотите работать в полную силу и делать все возможное, ре­гулярно задавайте себе пять вопросов:

1. Что я собираюсь делать?Прежде чем приступать к работе, опре­делите идеальную цель или результат, к которому вы стремитесь.

Брайан Трсйси <Точка фокуса»

Если вы работаете в команде, убедитесь, что, начиная дело, абсолютно все се участники имеют четкое представление о желаемых результатах..

2. Как я собираюсь это делать? Убедитесь, что ваш путь - единственно верный. Подумайте о наличии других вариантов и воз­можностей. Всегда учитывайте вероятность возможной ошибки. Анализируйте и тщательно продумывайте все детали, чтобы быть уверенным, что выбрали оптимальный путь, который приведет вас к поставленным целям.

3. Каковы мои предположения? Делаете ли вы какие-нибудь пред­
положения касательно рынка, действий или работы других людей, главенствующих мотивов ключевых действующих лиц или будущих результатов? Вот что писал по этому поводу специа­лист в области управления временем Алек Маккензи: «Ошибочные предположения лежат в основе большинства провалов».

4. Что, если мои предположения ошибочны? Что, если вы ошиблись инечто, но вашим предположениям, истинное оказалось ложным? Возможно, тот, с кем вы ведете переговоры, использует
их лишь для того, чтобы получить более высокую цену от кого-то
другого. Всегда ставьте свои предположения под сомнение.

5. Что мне придется переделать, если мои предположения окажут­ся неверными? Что вы предпримете, если данная стратегия не
сработает? Каковы имеющиеся альтернативы? Сможете ли вы
начать все по-новому? Постоянно спрашивайте себя: «Каким
другим путем я смогу добраться до той же цели?»

КЛЮЧ КО ВСЕМУ - ЯСНОСТЬ

Ясность - это самое важное. Чтобы работать на высшем уровне и удвоить производительность, вам необходимо предельно ясно пред­ставлять, чего вы хотите добиться. Затем вам нужно выбрать наилуч­ший путь и идти по нему не сворачивая. Вы должны быть открыты но­вой информации, готовы к обратной связи и самокоррекции, должны уметь встать на новый путь, если того потребуют обстоятельства. И вы должны прочно стоять на ногах.

Согласно данным, полученным Университетом Меннингера в Кан­зас-Сити, единственное качество, которое понадобится вам в XXI веке, чтобы выжить и процветать, - это гибкость. Она обусловливает откры­тость, восприимчивость и готовность применять новые методы и прие­мы. Гибкость означает, что вы постоянно используете мышление с ну­левого уровня.

Один из способов обретения гибкости - не дать вашему эго мешать вам продвигаться вперед. Отстранитесь от ситуации. Больше думайте о том, что правильно, нежели кто прав. Единственный вопрос, который вам следует себе задавать, должен звучать так: «Сработает ли это?»

Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с сопротивлением, следуя ка­кому-то курсу действий, остановитесь и оцените свои методы. Возмож-

Удвойте свою производительность_______________________________ 23

но, они ошибочны. Спросите себя: «Каким еще способом можно до­стигнуть того же результата?» Возможно, вам придется даже отказать­ся от своей цели или проекта.

УВЕЛИЧЬТЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ

Исходный пункт высокой производительности - ясные цели. Что­бы цель эффективно управляла поведением, она должна быть конкрет­ной и легко измеримой, реальной и достижимой, оформленной в пись­менном виде и ограниченной сроками. Чем яснее вы будете представ­лять свои цели, тем больше вы будете успевать и быстрее добьетесь по­ставленных задач.

Второй ключ к высокой производительности - четкие, письменно оформленные планы действий. Каждая минута, которую вы проведете за планированием, сэкономит вам десять минут работы.

Прежде всего, составьте список из всех, даже мелких, шагов зада­ния или занятий, которые вам предстоит выполнить в течение дня. Ра­ботая, постоянно сверяйтесь со списком. Думайте на бумаге. Сверка со списком поможет вам не сбиваться, не отвлекаться на посторонние де­ла и позволит следить за своим прогрессом. Один лишь процесс пись­менного составления списка и постоянное обращение к нему должны увеличить производительность, по меньшей мере, на 25 процентов.

Расставьте в списке приоритеты. Внимательно просмотрите спи­сок перед началом выполнения первого задания. Не забывайте про Принцип 80/20. Определите 20% дел, которые обеспечат 80% полезно­сти всех перечисленных пунктов. Начинайте работу именно с дел, включенных в важнейшие 20%, и только после их завершения перехо­дите ко всему остальному.

Наиболее значимый критерий важности и ценности любого зада­ния - это возможные последствия его исполнения или неисполнения. Серьезное задание имеет значительные последствия, несущественное - очень мало или вообще никаких.

Завершение важной работы для босса или клиента - приоритетное задание, поскольку последствия неудачи могут оказаться весьма пла­чевными. Совместный обед с коллегой - занятие с низкой степенью важности, потому что последствия его выполнения или невыполнения крайне незначительны.

ЕЖЕДНЕВНО ПОЛЬЗУЙТЕСЬ МЕТОДОМ «АБВГД»

Для расстановки приоритетов пользуйтесь методом «АБВГД». По­ставьте одну из этих букв перед каждым заданием, указанным в вашем списке перед началом работы:

□ А - серьезные и важные дела. Их вы обязаны сделать, потому что они влекут за собой серьезные последствия. Если важных дел много, разбейте их на подгруппы: Al, A2, A3 - и так далее по сте­пени важности.

Брайан Tpciicii. «Точка фокуса»

□ Б - дела, которые вы должны сделать. В случае выполнения или
невыполнения возможные последствия не столь серьезны, как в
заданиях А. Никогда не переходите к заданиям Б, не закончив задания, отмеченные буквой А. Никогда не работайте над менее важными и срочными заданиями, отложив на потом более важные.

□ В - дела, которые, возможно, доставили бы вам удовольствие, но
не имеют абсолютно никаких последствий. Например, чтение газеты, чашечка кофе с коллегой или звонок домой для выяснения обеденного меню - все это дела под буквой В. Они не приносят никакой пользы вашей работе и успеху. Никогда не переходите к делам В, оставив незаконченными дела Б.

□ Г - дела, которые можно поручить другим. Правило таково: по­ручайте другим то, с чем они справятся и без вас. Тогда у вас оста­нется больше времени на те несколько вещей, которые в состоянии делать только вы и никто, кроме вас.

Задайте себе вопрос: «Что я, и только я могу сделать такого, что, хо­рошо сделанное, принесет конкретную очевидную пользу моей компа­нии?» Поручайте другим как можно больше дел, чтобы как можно бо­льше внимания уделять одному заданию, способному принести реаль­ную пользу.

□ Д - дела, которыми вы можете полностью пренебречь. Их выпол­нение или невыполнение не имеет никакого значения, поскольку
не влечет никаких последствий. Вероятно, когда-то в прошлом
эти дела и имели значимость, но прекращение их выполнения в
настоящий момент никак не скажется на вашем будущем.

РАЗДЕЛЯЙТЕ ВАЖНОЕ И СРОЧНОЕ

Еще один способ расстановки приоритетов - разделение важного и срочного. Срочное - это экстренное задание, имеющее значимость то­лько в настоящий момент. Это может быть телефонный звонок или критическая ситуация. Важное - это задание, выполнение или невы­полнение которого имеет серьезные последствия (см. рисунок 2.1).

Важное и одновременно срочное дело - задание, как говорится, «горящее». Им необходимо заняться в первую очередь, и приступить к выполнению немедленно. От него может зависеть ваша работа. По­следствия невыполнения важной и срочной работы могут быть весьма серьезными. Подобный вид заданий обычно связан с внешними требо­ваниями и другими людьми. Над ними проводит время большинство из нас.

Задания важные, но не срочные можно отложить, хотя бы на вре­мя. Но не забывайте, что, помимо всего прочего, они влекут за собой серьезные длительные последствия, положительные либо отрицате­льные.

Удвойте свою производительность

 

Срочно

Не срочно

 

Важно Не важно

Рисунок 2.1. Важность против срочности

Например, написание важного отчета, какие-нибудь учебные кур­сы, общение с подрастающими детьми, даже занятия спортом - все это примеры дел важных, но не срочных. Их вполне можно отложить на по­том, что зачастую и происходит. Но в перспективе вы можете столкну­ться с их значительными последствиями, положительными или же от­рицательными.

Подобные задания могут послужить вам рычагом и дать возмож­ность умножить свои усилия. Чем больше времени и внимания вы уде­ляете делам важным, но не срочным, тем эффективнее и продуктивнее ваша деятельность станет в будущем.

□ Срочные, но не важные дела включают телефонные звонки, разговоры с коллегами, желающими что-то с вами обсудить, а также входящая корреспонденция. Эти дела кажутся неотложными, но с учетом возможных последствий, не имеют ни малейшей значимости. Большинство людей убивают огромное количество времени па срочные, но не важные дела. Создавая впечатление занятости, они зачастую обманывают самих себя, полагая, что занимаются важными делами, хотя на самом деле это не соответствует действительности.

□ Дела, которые не являются ни важными, ни срочными, - это про­сто пустая трата времени, особенно если они отвлекают вас от бо­лее результативной деятельности. Многие люди тратят на них
половину своего времени. Они ошибочно полагают, что заняты
чем-то полезным, - просто потому, что занимаются этим на рабо­чем месте.

Главный ключ к высокой производительности - фокусирование на выполнении всех важных и срочных дел, а затем концентрация на важ­ных, но не срочных вещах. А все остальное откладывайте или поручайте Другим. Приучите себя не тратить силы и время на срочные, но не важные дела и тем более - на дела, не являющиеся ни важными, ни срочными.

26_________________________________________ Брайан Tpciicn. «Точка фокуса»

ТРИ ВОПРОСА

ЛЛЯ ВЫСОКОЙ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ

1. «Каковы мои самые полезные функции?» Что из того, чем вы
занимаетесь, приносит наибольшую пользу?

2. «За что мне платят?» Для достижения каких конкретно результатов вас наняли на эту работу?

3. «Каким образом я использую свое время наиболее эффективно?» Это ключевой вопрос в управлении временем и личностью. Он должен звучать каждый час каждого дня. Каков бы ни был ваш ответ, вы должны посвящать этому заданию если не все, то большую часть своего времени.

Проанализировав свою работу и определившись с наиболее значи­мыми заданиями, заставьте себя приступить к ним без промедления и довести до полного конца.

Когда вы концентрируетесь на выполнении одного задания, не от­влекаясь на постороннее, то справляетесь с ним гораздо быстрее, чем начиная, потом забрасывая, потом снова возвращаясь и начиная зано­во. Вы можете уменьшить количество времени, затрачиваемого на основное задание, практически на 80%, просто отказавшись занимать­ся посторонними делами.

СЕМЬ КЛЮЧЕЙ