К высокой производительности

Существует семь дополнительных возможностей увеличить про­изводительность, результаты и повысить уровень исполнения:

1. Работайте упорнее. Если работаете, то работайте, не отвлекаясь
ни на что. Не теряйте время попусту. Не относитесь к своей рабо­те как к месту, где вы можете пообщаться с коллегами, вместо
этого работайте, не поднимая головы весь день. Так вы сможете
удвоить свою производительность.

2. Работайте быстрее. Возьмите себе за правило не раскачиваться
долго. Не теряйте времени, постоянно поддерживайте высокий
темп работы. Намеренно быстро переходите от одного задания к
другому. Вы удивитесь тому, как много сможете сделать, просто
сохраняя интенсивность.

3. Делайте самые важные дела. Помните, что не так важно то, ско­лько вы работаете, как важность выполняемых вами заданий, ко­личество и качество достигаемых результатов. Чем больше времени вы затрачиваете на важные дела, тем более весомые результаты получите с каждого вложенного часа.

4. Делайте то, что у вас получается лучше всего. Когда вы занимаетесь тем, в чем хорошо разбираетесь и что великолепно умеете делать, за меньший период времени вы успеете гораздо больше,

Удвойте спою производительность_______________________________ 27

чем неопытный сотрудник. Но, несмотря на это, постоянно со­вершенствуйтесь в самых важных для вас вещах. Ничто не уве­личит качество и количество результатов быстрее, чем совер­шенное исполнение наиболее важных заданий.

5. Выполняйте похожие задания одновременно. За один раз выполняйтевсе одинаковые дела. Написав за раз все письма или отчеты по расходам, или составив все планы, с каждым делом вы справитесь лучше и быстрее. Вы скорее продвинетесь по кривой, обучения. Каждое последующее задание будет отнимать у вас все меньше времени. Количество времени, затрачиваемого на выполнение определенного задания, уменьшится на 80% - и все
благодаря выполнению похожих дел одного за другим.

6. Упрощайте работу. Объединяйте несколько частей работы в
единое задание, сокращая тем самым количество шагов. Не занимайтесь ненужными вещами.

7. Работайте больше. Несмотря на мои замечания касательно oт-
дыха и свободного времени, правда заключается в том, что, если
вы начнете чуть-чуть раньше и закончите чуть-чуть позже других, ваша производительность повысится. Начиная рабочийдень раньше обычных людейи заканчивая его чуть-чуть позже, вы выигрываете на 100%, поскольку увеличиваете свой продукт тивный рабочий день на два-три часа без особого ущерба дляличной жизни. Эти несколько дополнительных часов - все, что вам нужно, чтобы стать одним из самых продуктивных и высоко­оплачиваемых специалистов в своей области.

БЕГ ЖИЗНИ

Состязайтесь сами с собой, чтобы выяснить, сколько важных и по­лезных дел вы сможете успеть за день. Пусть это будет игрой. Составь­те график, установите сроки и наращивайте темп. Проверьте, сможетели вы выполнять все больший объем работы за все меньшее количество времени.

Составьте ясное представление о себе как о высокопродуктивном работнике. Вспоминайте моменты, в которые вы проявляли особую продуктивность, эффективность и действенность. Мысленно возвра­щайтесь к ситуациям, когда вы делали то, что надо, и так, как надо, ког­да за короткое время успевали переделать множество дел и гордились своей работой, когда вы пребывали в волшебном состоянии полета и были полны воодушевления.

Перенеситесь на пять лет вперед и представьте, что вы один из са­мых высокопродуктивных специалистов. Как вы будете выглядеть? Как и над чем вы будете работать? Какими принципами в работе будете руководствоваться? Как окружающие будут характеризовать вас в ка­честве работника? Пусть ваше представление о будущем направляет сегодняшнюю деятельность.

Составив четкое представление о собственном идеальном буду­щем, определите, какой образ самого себя нравится вам больше всего.

Брайан Трсйси. «Точка фокуса»

Постоянно рисуйте мысленные картины, в которых вы уже именно тот человек, каким стремитесь стать. Помните: тот, кого вы видите, - это тот, кем вы станете. Сохраните данный образ в мыслях до тех пор, пока он не воплотится в реальность.

11мея четкое представление о будущем, поставьте перед собой конк­ретные цели в профессиональной сфере. Представьте, что вы обладаете способностью выполнять любую работу в любом объеме. Какая она бу­дет? Каковы ваши особые цели в профессиональной и личной областях?

Мотивация включает побуждение, мотив. Вы должны максимально отчетливо осознавать, зачем вы делаете то, что делаете. Почему работаете именно с таким уровнем интенсивности? К чему вы действительно стре­митесь? Каков наиболее быстрый путь туда, куда вы хотите попасть?

Какие дополнительные знания и умения вам потребуются, чтобы удвоить продуктивность и работать с полной отдачей? Станьте специа­листом в области организации времени. Читайте книги, слушайте аудио программы и практикуйтесь до тех пор, пока не станете одним из самых продуктивных работников в своей области.

Какие привычки окажутся для вас наиболее полезными с точки зрения увеличения производительности? Сосредоточьтесь на форми­ровании таких привычек, как ориентирование на результат, фокусиро­вание, концентрация, дисциплинированность и упорство. Со временем вы должны стать внутренними факторами мотивации и движущей си­лой, ведущей к высокой продуктивности.

Мой любимый организующий принцип высокой производитель­ности - сосредоточенная работа, то есть полная концентрация на од­ной, самой значимой, вещи на протяжении целого дня. Запрограмми­ровав в себе эту привычку, вы удивитесь, как много вам удается сде­лать. А ежедневное планирование, расстановка приоритетов и умение начинать с самых важных заданий принесут гораздо больше пользы, чем любые другие приемы организации времени. Эти привычки вы сможете формировать лишь путем непрестанной практики - до тех пор, пока они не станут автоматическими.

Какие действия вы обязаны ежедневно предпринимать, чтобы убе­диться, что вы работаете с полной отдачей? Составьте список принци­пов организации времени и регулярно с ним сверяйтесь. Постоянно контролируйте себя, проверяя, максимально ли эффективно вы испо­льзуете свое время.

Наконец, на каком одном действии вы собираетесь сосредоточить­ся в результате того, что вы узнали? Какое особенное действие вы соби­раетесь предпринять для увеличения продуктивности, уровня испол­нения и объема выполняемой работы? Сделайте это прямо сейчас!

ФИЛОСОФИЯ ВРЕМЕНИ

Организация времени - это на самом деле организация жизни, лич­ностная организация. Люди, которые высоко себя ценят, бережно отно­сятся к своему времени. Они тщательно распределяют его и уделяют этому много времени. Если вы любите жизнь, вы любите каждую ее се-

У двойте спою производительность______________________________________ 29

кунду. Вы боитесь потерять впустую любую из отведенных вам драго­ценных минут.

Эффективные люди делят время на жесткие десять-пятнадцать минутные отрезки. Они планируют свой день заранее, продумывая все до мельчайших деталей. Для них важна каждая минута. В результатеони и добиваются гораздо большего, чем обычные люди, и чувствуют себя гораздо лучше.

Начиная тщательнее руководить своим временем и своей жизнью, вы начинаете ценить каждую минуту. Вы начинаете больше ценить се­бя и свою жизнь. А чем больше вы любите себя, тем эффективнее вы распределяете время. Одно подкрепляет другое.

Закон возрастающей отдачи сослужит вам хорошую службу. Чем чаще вы применяете принципы организации времени, тем быстрее и эффективнее они для вас работают. Ваши результаты повысятся и ко­личественно, и качественно. Буквально за несколько дней или недель вы убедитесь, насколько выше стала ваша производительность.

 

ГЛАВА ТРЕТЬЯ

УПРОЩАЙТЕ СВОЮ ЖИЗНЬ

Довольно просто усложнять вещи, но весьма сложно их упрощать,

Закон Мейера

Нам повезло, что мы живем в такое время. Невероятная скорость, с которой происходят перемены, создает огромное количество благо­приятных возможностей и удобных случаев - больше, чем когда бы то ни было. В любой сфере появилось больше альтернатив, и выбор рас­ширяется каждый день и каждый месяц.

С другой стороны, мы обременены большим количеством заданий и обязанностей, чем раньше. Вас буквально «засасывают» дела, кото­рые необходимо выполнить, книги и журналы, которые требуется про­читать, люди, которым надо перезвонить, проекты, ожидающие начала или завершения работы, и пели, которых вы стремитесь достигнуть. Дела появляются одно за другим, идут непрерывным потоком - слиш­ком быстро для того, чтобы вы со всеми справлялись на «отлично».

Перед вами встает дилемма. Вы стремитесь к реализации своего по­тенциала и достижению поставленных целей. Вам хочется заработать как можно больше денег за меньшее время. Добиться успеха в работе. Однако вы не желаете жертвовать семейной жизнью, отношениями с близкими, здоровьем или личными делами, имеющимидля вас огромное значение.

Вы хотите все и сразу. Успеха - с одной стороны, стабильности и простоты - с другой.

Спешу вас обрадовать: тысячи состоявшихся счастливых люден открыли методы, техники и стратегии, делающие все это вполне воз­можным. А то, что смогли другие, сможете и вы.

Как-то в моей программе принимала участие мать-одиночка, зараба­тывавшая в год чуть более 30 тысяч долларов. Она работала по 70-80 ча­сов в неделю, и ее мучила острая необходимость преуспеть в работе, про­водя при этом, достаточно времени с дочерью. Тогда она начала приме­нять изложенные в данной книге принципы к работе и личнойжизни.

У прощайте свою жизнь_______________________________________________ 31

Через пять лет женщина смогла увеличить ежегодный доход до 300 тысяч долларов и сократить рабочую неделю до 38 часов. Формула ее была проста. Она полностью посвятила себя совершенствованию в двух-трех вещах, которые приносили наибольшую пользу ее работе. Все остальное она либо передавала другим, либо откладывала. Сегодня она исполняет меньшее количество заданий, но их эффективность и значимость в десять раз выше, чем общая результативность ее работы несколько лет назад.

Отправная точка упрощения - уменьшение количества вещей, ко­торые вы делаете на работе и в личной жизни. Вы в состоянии контро­лировать время лишь при условии, что отказываетесь заниматься дела­ми, не имеющими никакой реальной пользы. Вы должны прекратить делать те вещи, которые постоянно делали на протяжении многих лет. Возможно, вам даже придется отказаться от вещей, которые вы делаете хорошо и, которые приносят вам удовольствие.

В результате долгих лет теории и практики я сформулировал за­кон, который назвал «законом сложности». Применяя его в организа­ции времени и в упрощении, вы мгновенно сделаете вашу жизнь про­ще, повысите продуктивность и начнете получать больше удовольст­вия от всего, чем занимаетесь.

Закон сложности гласит: уровень сложности любого задания равен квадрату числа шагов, составляющих его. Сложность можно опреде­лить как возможное увеличение затрат, времени и ошибок.

К примеру, простое задание - это задание, которое вы способны вы­полнить самостоятельно. Если вы решаете сделать телефонный звонок, то вам предстоит сделать лишь один шаг. Коэффициент сложности в данном случае равен единице, поскольку единица в квадрате равна единице. Сле­довательно, уровень сложности простого задания равен единице. Вы сни­маете трубку, звоните, разговаривайте, а затем кладете трубку.

Однако если вы попросите кого-либо сделать этот телефонный зво­нок за вас, то добавляете к процессу еще один шаг. Уровень сложности увеличился до двух в квадрате, то есть до четырех.

Это значит, что возможное увеличение затрат, времени и ошибок с одного (один шаг) увеличилось до четырех (два шага).

Далее, представьте, что вы попросили кого-то поручить третьему человеку сделать для вас телефонный звонок. Теперь процесс включа­ет уже три шага. Уровень сложности повышается до трех в квадрате, то есть до девяти.

Теперь вероятность ошибок или недопонимания, возросших расхо­дов и увеличения затрачиваемого времени подпрыгнула с единицы (ес­ли вы сами звоните) до девяти (если в процессе заняты еще два лица).

Деятельность, состоящая из четырех шагов, имеет уровень сложно­сти, равный шестнадцати (то есть четырем в квадрате). Что, в свою оче­редь, значительно повышает вероятность и ошибок, и всевозможных затрат. Задание, включающее пять шагов, имеет, соответственно, уро­вень сложности, равный двадцати пяти. Задание из десяти шагов - уро­вень сложности, равный ста.

 

Все вышеизложенное означает, что уровень сложности увеличива­ется экспоненциально, в то время как количество шагов - арифметиче­ски. Уровень сложности также экспоненциально уменьшается, если вы исключаете шаги из процесса (см. рисунок 3.1).

Знакомство с данным законом позволяет нам сделать следующий вы­вод: мы можем значительно упростить жизнь, постоянно выискивая воз­можности уменьшить число шагов, необходимых для выполнения задания.

 

Рисунок 3.1 Закон сложности

У одной из крупных страховых компаний возникли проблемы. От получения заявки на страхование жизни до подписания контракта про­ходило шесть недель. К тому времени потенциальный клиент уже те­рял интерес или начинал работу с другой страховой компанией.

Компания пригласила консультанта, применившего о теорию сложности к процессу рассмотрения заявок на страхование. Он выяс­нил, что заявка проходит через двадцать две пары рук, и каждый со­трудник проверяет и одобряет какую-то отдельную ее часть, прежде чем форма ляжет на стол того, кто вынесет окончательное решение. Весь процесс как раз и занимал шесть недель. Однако реальное время, затраченное на полис, сводилось к одному часу.

Вооружившись данной информацией, компания разительно упро­стила работу с полисами. Первый двадцать один шаг теперь поручался одному-единственному человеку. Второй сотрудник просто перепрове­рял проделанную работу. В результате они смогли сократить время на одобрение заявки с шест недель до двадцати четырех часов. И вот резу­льтат: их бизнес увеличился более чем на миллиард долларов.

Упрощайте свою жизнь 33

Отдел кредитов под залог недвижимости «Citibank» в Нью-Йорке пошел практически тем же путем. Первоначально от момента получе­ния заявки на кредит из-за необходимости проходить многочисленные инстанции до решения о выделении ссуды уходило пять-шесть недель. К тому времени потенциальный покупатель недвижимости уже рабо­тал с другим банком.

Уменьшив число шагов, «Citibank» уменьшил время работы с заяв­ками с шести недель до двадцати четырех часов. Благодаря такой головокружительной скорости «Citibank» вскоре стал самым популярным ипотечным заимодателем среди всех финансовых учреждений и увели­чил свой «кредитный портфель» до сотен миллионов долларов, не сни­жая при этом качества работы.

СЕМЬ ПРИЕМОВ ПРОЦЕССА УПРОЩЕНИЯ

Используйте один или несколько предложенных приемов для упро­щения и рационализации любого аспекта жизнедеятельности.

□ Пересмотр. Если вы вдруг обнаруживаете, что на вас повисло
слишком много дел, а времени практически не остается, остановитесь и подумайте о работе. Спросите, а есть ли другой путь, лучший.

Это особенно актуально в тех случаях, когда вы встречаете сопро­тивление или различного рода трудности. Не суетитесь, не напрягай­тесь. Вместо этого поставьте себя на место стороннего наблюдателя. Представьте, что вас пригласили оценить собственную ситуацию и предложили объективный совет по ее урегулированию. Будьте откры­ты и восприимчивы. Не исключайте возможность того, что ваш подход может оказаться неверным.

G Переоценка. Получив новую информацию, остановите часы и возьмите тайм-аут. Переоцените всю ситуацию с учетом посту­пившей информации. Джек Уэлш, президент корпорации «Gene­ral Electric», называет это «принципом реализма».

Принцип реализма требует абсолютной честности по отношению к самому себе и умения оценивать ситуацию такой, какая она есть на са­мом деле, прямо сейчас, а не такой, какой вам хотелось бы ее видеть или какой она могла бы быть в прошлом

Каждое совещание или обсуждение возникшей проблемы Джек Уэлш начинает с вопроса: «Что мы имеем в настоящий момент?» И вы должны делать то же самое. В книге «Дневник дьявола» Амброз Бирс писал: «Фанатизм есть удвоение усилий тогда, когда цель уже забыта». Не позволяйте этому случиться с вами.

□ Реорганизация. Цель реорганизации жизни и работы состоит в
получении большего количества прибыли от вложенных средств
того же количества и качества. В условиях постоянных стремите­льных перемен вы обязаны постоянно проводить реорганизацию.
Как сказал один специалист по высоким технологиям, «в этом
бизнесе вы спокойно можете выбрасывать в мусорную корзину
свои предположения каждые три недели».

Будьте готовы к реорганизации рабочего места, к изменению гра­фика в течение дня, а также порядка и приоритетности дел. Никогда не исключайте возможность существования лучшего способа выполне­ния работы, чем тот, который вы используете в настоящий момент. Всегда пребывайте в состоянии его поиска.

□ Реструктурирование. При реструктурировании всю энергию, время, деньги и ресурсы вы направляете на 20% деятельности, которые приносят наибольшую выгоду и наибольший доход. Компании производят реструктурирование, сосредоточивая бо­льшую часть своих ресурсов на продуктах, услугах или деятель­ности, которые выше всего ценят клиенты. Одновременно они отказываются от деятельности, которая не заботит клиентов и не приносит никакой прибыли.

Реструктуризируя свою деятельность, вы постоянно фокусируете внимание и энергию на нескольких вещах, обеспечивающих большую часть результатов, концентрируетесь на самых важных заданиях.

□ Переустройство. Это один из самых важных приемов упроще­ния жизни и работы, при котором все ваше внимание направлено на усовершенствование процесса. Вы постоянно ищете новые, лучшие, более дешевые и простые способы исполнения заданий и достижения желаемых результатов.

Переустройство жизни начинается с составления перечня шагов того или иного рабочего процесса - с самого начала до конца. Далее вы ставите в качестве цели уменьшение числа шагов на 30%. Вас поразит то, как легко выполнить это задание.