Контроль подотчётных сумм, выданных на хозяйственные расходы.

При выдаче ДС под отчет орг-ия обязана:

- определить сумму подотчетных ср-в и срок, на который она выдается;

- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы ср-ва;

- выдавать ДС работнику под отчет при условии сдачи им отчета по ранее выданным авансам;

- запретить передачу подотчетных ден.ср-в от одного работника другому.

Ограничения на выдачу подотчетных сумм мо­жет устанавливать только рук-ль орг-ии. Факт расходования подотчетных сумм должен быть подтвержден первичными оправдательными док-ми (квитанции к приходному кассовому ордеру, закупочные акты, квитанции установленных форм (например, на оплату услуг связи) и т.п.)

Для оформления расчетов с подотчетными лицами использ.: авансовые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; заявления на выдачу денег из кассы. Док-ты, подтверждающими произведенные расходы: товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок и т.п.

Оприходование материалов и прочих хоз.расходов осуществляется в момент принятия к учету авансового отчета.

Ревизия хоз.расходов. Ревизию расчетов с подотчетными лицами начинают с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвент-ию подотчетных сумм.

Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы орг-ции, путем сличения данных журналов-ордеров № 1 и № 7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Рас­четы с подотчетными лицами» и данных Главной книги за каждый месяц. Сопоставляется месячный оборот по возврату подотчетных сумм в кассу в журнале-ордере № 7 с соответствующим итогом ведомо­сти к журналу-ордеру № 1. Сопоставляются месячные обороты по кре­диту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отражающие расхо­ды по дебету счетов 10, 26, 41 и т.п., с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

Проверяются расходы на закупку ТМЦ по оправдательным документам, свидетельствующим о факт. про­изведенных расходах, и правильностьих заполнения. При оплате ТРУ юр. лицам проверяются представлен­ные накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера и т.п. При оплате ТРУ физ.лицам проверяются акты закупки с указанием в них полных сведений о физ.лице (ФИО, адрес жительства, паспортные данные).

Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности. Если такой контроль осуществляется плохо, возможны факты скрытого авансирования в личных целях.

Необходимо проверить, не числится ли задолженность по под­отчетным суммам на конец проверяемого периода за лицами, кото­рые на момент ревизии уволены из организации.

В случаях приобретения из подотчетных сумм материалов для хоз.нужд, малоценного инвентаря в небольших кол-вах для текущих потребностей орг-ции проверяют, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценно­сти сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.

Наиболее часто встречаются след.нарушения:

• выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками орг-ии;

• выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее по­денным авансам;

• выдача денег на хоз.расходы лицам, не указанным в утвержденном списке орг-ии;

• несвоевременное представление отчета об израсходованных подотчетных суммах.

Тест16: Правоохранительные органы – это:

а) Правозащитные организации

б) Прокуратура, органы ФСБ, МВД, суды

в) Адвокаты

 

Билет 17

21. Контроль командировочных расходов в бухгалтерском учёте.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации для компенсации расходов на служебные командировки.

Установлен следующий порядок оплаты командировочных рас­ходов.

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; за рубежом - 60 дней. Если место служебной командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной.

В служебную командировку могут направляться только работни­ки организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производятся организацией за счет чистой прибыли. Не предусмотрено направлять в командировку работников, выполняющих работы по договору под­ряда.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• по найму жилого помещения;

• по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

• по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

• по уплате страховых платежей по государственному обязатель­ному страхованию пассажиров на транспорте;

• по оплате сборов за предварительную продажу билетов (про­ездных документов);

• по оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

• на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, на­значения и пересадок (за исключением проезда на такси);

• на оплату разовых проездныхбилетов на городской транспорт при однодневных командировках;

• на провоз багажа;

• на суточные за время нахождения в командировке.

Длякомандировки работнику оформляется командировочное удостоверение и издается приказ о его командировке. Фактическое время нахождения работника в командировке отмечается в командировочном удостоверении печатями отправляющей и принимающей организаций, записями о днях отправления, прибытия и выбытия.

Днем выезда считается день отправления соответствующего транспорта из места постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения - дата прибытия соответствующего транспорта. Перед коман­дировкой работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, при­читающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). По возвраще­нии из командировки работник обязан в течение трех дней предста­вить руководителю организации на утверждение авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По зарубежным командировкам работнику возмещаются следу­ющие расходы:

• по получению загранпаспорта;• по получению виз;• по прописке загранпаспорта;• по покупке в банке валютыстраны командировки или обмену чека на наличную иностраннуювалюту;• по найму жилого помещения, подтвержденные документально;

• на провоз багажа;• суточные за каждый день пребывания в командировке.

За день выезда в командировку суточные выплачиваются в раз­мере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда; в валюте, если граница пересекается в день отъезда; дата пе­ресечения границы определяется по отметкам контрольно-погранич­ных пунктов в загранпаспорте). Работникам, выехавшим в команди­ровку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нор­мы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечива­ется иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам. Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней, суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.

Для проведения расчетов с командированными лицами необходимы следующие первичные документы:

• авансовые отчеты;

• приказы о направлении работников в командировку;

• заявления на выдачу денег изкассы;

•документы, подтверждающие произведенные расходы (коман­дировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

• журнал регистрации командировок.

Для отражения расчетов с командированными лицами исполь­зуются следующие регистры синтетического и аналитического учета-

• Главная книга;• журнал-ордер № 7;• журнал-ордер №1;• кассовая книга.

Ревизия командировочных расходов. Ревизор проверяет пра­вильность оформления и использования типовой формы команди­ровочного удостоверения: наличие необходимых реквизитов, указа­ние цели командировки, наличие отметок о прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки и законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения доку­ментально подтвержденных расходов по найму жилого помещения, Проезду к месту командировки и выплаты суточных. Если в счетах за проживание указаны расходы на питание, дополнительные услуги (например, сауна, бильярд и пр.), то такие расходы должны быть санкционированы руководителем. Такие расходы в целях налогооб­ложения на себестоимость не относятся. Проверяются также отне­сение на себестоимость расходов в пределах утвержденных норм, на­личие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную органи­зацию.