Способы исправления ошибочных записей в учётных регистрах

 

При составлении первичных документов и учётных регистров могут быть допущены ошибки. Ошибки, ведущие к искажению информации в отдельном регистре, называются локальными. Ошибки, проходящие через несколько учётных регистров, называются транзитными.

При большом количестве записей в учётных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учётными регистрами, отражающими те же операции.

При несовпадении итогов синтетического и аналитического учёта ошибки выявляются путём выборки сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического учёта. Затем подсчитываются итоги выборки и сравниваются с данными синтетического счёта.

При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путём их просмотра и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены бухгалтерские записи.

После того как ошибки найдены, производят их исправление с помощью одного из способов, перечисленных на рисунке 5.2.

 

 

 

Рисунок 5.2. Способы исправления ошибок в бухгалтерских документах

 

Корректурный способ применяется для исправления локальных ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путём зачёркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».

 

Транзитные ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учётных регистрах, могут исправляться способом дополнительных проводок, способом «красное сторно» или способом обратных проводок.

Дополнительная проводка применяется, когда в учётных регистрах записана сумма меньше действительной. В этом случае составляется дополнительная бухгалтерская запись на сумму, не достающую до правильной.

Способ «красное сторно» (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. При этом составляются две записи. Неправильная запись повторяется красным цветом, что означает вычитание и уничтожение записи (её сторнирование). Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов. Способ «красное сторно» также применяется при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость ниже нормативной (плановой).

 

Для исправления неправильной корреспонденции счетов используют способ обратных проводок, если не искажается экономическое содержание хозяйственной операции. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись.

 

Формы бухгалтерского учёта

 

Бухгалтерский учёт ведётся в многочисленных учётных регистрах (книгах, карточках, журналах, ведомостях, отдельных листах), записи в которые могут вноситься в различной последовательности. Это приводит к образованию разнородных форм бухгалтерского учёта.

Под формой бухгалтерского учёта понимается совокупность учётных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учёта, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учётного процесса. Форма бухгалтерского учёта характеризуется следующими признаками:

- количеством применяемых регистров, их назначением, содержанием и внешним видом;

- взаимосвязью хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учёта;

- последовательностью и способами записей в учётные регистры;

- степенью использования средств автоматизации в бухгалтерском учёте.

Организациям предоставлено право выбирать форму бухгалтерского учета самостоятельно. В настоящее время применяются следующие формы бухгалтерского учёта:

- форма «Журнал – Главная»;

- упрощённая форма для малых предприятий;

- мемориально – ордерная форма;

- журнально – ордерная форма;

- автоматизированная форма.

На основе рекомендуемых форм организации могут разрабатывать свои формы, совершенствовать учётные регистры, создавать компьютерные программы регистрации и обработки учётной информации. При этом должно быть выполнено следующее условие – соблюдение общих методологических принципов в технике и технологии обработки учётной информации.