Способы реализации задач контроля менеджером.

Главная цель контроля – не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле.

Эффективный контроль должен увязываться не только с процессом планирования, но и с изменением в структуре организации и системе управления.

Контроль должен быть всеохватывающим. Поэтому он не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему следует привлекать весь коллектив или значительную часть работников. Самоконтроль – это лучший способ контроля заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Менеджер должен максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей.

Но следует также помнить, что люди лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель. Мотивирование этого явления вполне понятно – так происходит оценка сотрудников и связанные с этим поощрение, наказание, продвижение по службе, прославление и пропаганда опыта.

Общеизвестно также, что среди работников может возникать и сопротивление контролю. Менеджер должен знать, как его преодолевать.

Не следует контролировать все действия сотрудников (прическу, одежду, личные привычки), сосредоточиваться лишь на ключевых результатах работы.

Нецелесообразно создавать деспотичную систему контроля (например, считать количество посетителей за день и ставить в вину, если сегодня это число ниже, чем вчера – ведь завтра оно может быть больше. Лучше собрать сведения за неделю. Нужно понимать, где контроль должен выявить соответствие стандарту, а где результаты зависят от случайных факторов.

 

В западной и отечественной литературе предлагаются советы менеджерам по контролю.

1. Контроль должен рассматриваться как позитивная деятельность, необходимая для выполнения целей организации.

2. Внедряйте стандарты, воспринимаемые сотрудниками.

3. Устанавливайте жесткие, но осуществимые стандарты.

4. Включайте своих подчиненных в контроль их собственной деятельности с целью самоконтроля.

5. Избегайте чрезмерного контроля. Состредоточивайте контроль на результатах, а не на внешнем виде и процессе деятельности.

6. Помните, что некоторое отклонение от стандартов является нормальным явлением.

7. Наблюдайте как за позитивными, так и за негативными отклонениями. Будьте уверены в своих оценках.

8. Остерегайтесь подчиненных, которые выступают против контроля. Их желание может исходить из желания избежать ответственности за результаты деятельности.

9. Вознаграждайте за выполнение стандарта.

 

Для крупных и сложных структур можно говорить о системе контроля, входящей в единую информационно-управляющую систему, выполняющую функции сбора, обработки и выдачи руководителям информации для принятия управленческих решений на всех этапах жизнедеятельности организации. Поэтому в настоящее время все большее распространение получает концепция контроллинга, в соответствии с которой функция контроля должна быть выделена в виде отдельной службы или подразделения.

Контроллинг – это система, позволяющая осуществлять контроль со стратегических позиций и своевременно принимать решения, чтобы стоящие перед предприятием стратегические цели были достигнуты независимо от изменений, происходящих в хозяйственной ситуации.

Контроллинг является оперативной системой управления предприятием. В нее должны быть включены все элементы оргструктуры, участвующие в производстве и особенно в контроле. Служба контроллинга сосредоточивается на аналитических функциях сферы контроля на предприятиях. Она анализирует отчетность предприятия, определяет направления его развития, оказывая таким образом помощь в принятии управленческих решений. В таких случаях служба контроллинга работает как штабная служба и подчиняется главному контроллеру.

 

Тема 6. Механизм управления: структуры управления

Учебные вопросы

1. Понятие и роль структуры управления.

2. Основные варианты построения организационных структур управления.

3. Новое в типах организаций. Эдхократическая и многомерная организации. Партисипативная и предпинимательская организации.