Роль правової інформатики щодо уніфікації управлінських документів

Уніфікація управлінських документів розглядається нині як організаційна діяльність, спрямована на підвищення ефективності застосування документів у сфері управління соціальними системами.

Уніфікація забезпечує не тільки скорочення часу па складання документів, а й оптимізацію: ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації, пристосування документації до опрацювання у складі автоматизованої бази даних.

Оскільки документування є одним із основних засобів здійснення функцій, покладених на управління соціальними системами, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім установити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому її відображено. У зв’язку з цим при проведенні уніфікації документів важливою передумовою є облік стану і при потребі уточнення організаційних аспектів управління, права видання тих чи інших видів документів, визначення постійного кола кореспондентів і адресатів.

Уніфікація управлінських документів — лише одна, відносно самостійна частина єдиного процесу удосконалення документації управління па певному етапі, рівні та управлінні в цілому. Уніфікацію розглядають як один з головних методів стандартизації. Вона покликана

 

 

 

 

забезпечити приведення об’єктів стандартизації до раціональної номенклатури за формою, нормами, типорозмірами згідно з їхнім функціональним призначенням. Стандартизація допомагає знизити витрати на роботу з документами, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання, сприймання розміщеної інформації користувачами.

Особливості уніфікації та стандартизації документів, які використовуються в автоматизованих комп’ютерних інформаційних системах, полягають в тому, що їхній зміст повинен забезпечити розв’язання завдань автоматизації, а їхня форма — забезпечити найефективнішу підготовку даних за допомогою комп’ютерних технологій.

Результати уніфікації та стандартизації документів дають змогу підвищити продуктивність праці на різних етапах технологічного процесу роботи з документами. Уніфікація та стандартизація корисні і при традиційних, ручних методах роботи з документацією, але їхня ефективність зростає в міру механізації та автоматизації управлінського процесу. Мета уніфікації та стандартизації управлінської документації полягає в тому, щоб шляхом удосконалення їх змісту і форми створити систему документів, впровадження якої дасть максимальний соціальний та економічний ефект.

Нині діє понад 20 уніфікованих систем документації. Існують також кілька державних стандартів, які визначають:

• вимоги до документів;

• вимоги до побудови формулярів зразків;

• системи організаційно-розпорядницької документації;

• вимоги до оформлення документів;

• інші.

Застосування стандартів документів веде до однорідності оформлення документів, що є необхідною умовою для автоматизації роботи з ними та розуміння їхнього змісту.

Впровадження уніфікованих документів дає змогу звести до мінімуму кількість помилок у текстах, відмовитись від чернеток при редагуванні документів, повторного набору тексту всього документа (що притаманно для рукописної, паперової технології).

Таким чином, пошук економічної ефективності спонукає до обґрунтування розробок з уніфікації документів і вибору найбільш раціонального обсягу збірника уніфікованих текстів документів.

 

 

 

Уніфікація та стандартизація проводяться за такими основними

принципами:

• скорочення надмірності інформації в документах;

• створення загальної моделі побудови документів;

• застосування єдиної термінології в документах;

• типізація і трафаретизація текстів.

Крім загальних принципів, існують спеціальні принципи уніфікації та стандартизації документів в умовах інформатизації. Важливими серед них у науково-практичних джерелах визначаються такі спеціальні принципи уніфікації документів:

• відповідність документів завданням, що підлягають розв’язуванню;

• сумісність показників і реквізитів, що застосовуються в різних документах;

• розташування реквізитів на документах відповідно до послідовності їх заповнення, читання співробітниками чи зчитування засобами комп’ютерної техніки;

• зниження фізичного обсягу документів у результаті обґрунтованого визначення площин для розташування реквізитів;

• взаємоприв’язка вимог до документів, що стосуються різних функціональних систем документації.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення єдиної системи класифікації і кодування інформації, що використовується у відповідних інформаційних системах органів управління.

При відборі документів для уніфікації та стандартизації потрібно виходити з наявності традиційних (перевірених практикою), типових для апарату управління і обумовлених нормативними положеннями. У зв’язку з цим у документології було б доцільно упорядкувати організаційно-правове забезпечення документування. В першу чергу в централізованому порядку (можливо, на рівні законодавства) слід врегулювати перелік нормативних актів, які видаються у відповідній системі управління. Наприклад, з погляду традицій документології, дивним є коли Кабінет Міністрів України ухвалює постановою інструкцію. На наш погляд, для такого рівня державного управління доцільнішім є не інструкції, а положення, концепції, настанови, статути. Нормативно-правовий акт під назвою "інструкція" більш притаманний для міністерств, відомств, установ, організацій, підприємств.

 

 

 

В інтересах упорядкування загальної кількості та регламентації повної уніфікації управлінських документів потрібно також в централізованому порядку продовжити типізацію й формалізацію планових документів, документів організаційних структур, а також обліково-довідкових і обліково-статистичних відомостей. Це дасть змогу покращити підготовку особового складу апарату управління, полегшити користування цими документами та їхнє опрацювання за допомогою засобів комп’ютерної техніки.