VII. Управление, редактирование и форматирование документов в ms Word

Текстовый процессор Microsoft Office Word (MS Word) является частью известного пакета прикладных программ MS Office для Microsoft Windows и Apple Mac OS X. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене. В частности, пакет содержит:

2 Microsoft Office Word — текстовый процессор.

2 Microsoft Office Excel — табличный процессор.

2 Microsoft Office Outlook (не путать с Outlook Express) — персональный коммуникатор. В состав Outlook входят: календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга.

2 Microsoft Office PowerPoint — приложение для подготовки презентаций

2 Microsoft Office Access — приложение для управления базами данных.

2 Microsoft Office InfoPath — приложение сбора данных и управления ими — упрощает процесс сбора сведений.

2 Microsoft Office Project — управление проектами.

2 и другие программы.

Мы рассматриваем Microsoft Office Word 2003.

Панели инструментов

Панель инструментов представляет собой набор управляющих элементов (кнопок, кнопок со стрелками или раскрывающихся списков), наиболее часто используемых при определенном виде работы.

Область задач – прямоугольная область в окне MS Word, в которой указаны наиболее часто встречающиеся команды. Обычно расположена справа у края окна, однако может быть перенесена в любое удобное место по вашему усмотрению. В строке заголовка содержит кнопку Закрыть. Может быть выведена на экран или удалена с экрана с помощью команд Вид – Область задач или Ctrl+F1.

Режимы просмотра документа

Режим предварительного просмотра документа

Предварительный просмотр – удобный режим для того, чтобы представить общий вид вашего документа после печати. В данном режиме хорошо видна разбивка на страницы.

Файл – Предварительный просмотр или же кнопка Предварительный просмотр панели Стандартная.

Полноэкранный режим

В полноэкранном режиме на экране присутствует только текст, могут отображаться линейки. Вид – Во весь экран.

Обычный режим

Обычныйрежим предназначен для ввода текста, его редактирования, форматирования. Он считается наиболее экономичным с точки зрения затрат ресурсов на обработку текста.

Вид – Обычный или ЛКМ на кнопке Обычный режим , расположенной слева на нижней полосе прокрутки.

В обычном режиме документ представлен в виде длинного непрерывного листа, состоящего из текста, графических объектов, таблиц. Разделение страниц показано пунктирной линией. Колонтитулы, текст сносок, колонки текста не отображаются.

Режим Web-документа

Вызов режима Web-документа: Вид – Web-документ или ЛКМ на кнопке режим Web-документа , расположенной слева на нижней полосе прокрутки.

Вызвав окно Вид командами Сервис – Параметры – Вид, можно задать определенные параметры Web-документа. Режим Web-документа используют, создавая Web-страницы.

Режим разметки страницы

Режим разметки страницы наиболее адекватно представляет страницу вашего документа на экране.

Вызов режима разметки страницы: Вид – Разметка страницы или ЛКМ на кнопке Режим разметки , расположенной слева на нижней полосе прокрутки.

В режиме разметки страницы документ имеет тот же вид, что и после печати. На экране отображаются колонтитулы (только в этом режиме!), тексты сносок, все графические и иные объекты. В данном режиме можно увидеть все границы, доступные для ввода текста на экране: границы колонтитулов, сносок и основного текста, что позволяет иногда облегчить форматирование текста, расположенного обычным образом, а также в виде колонок.

Режим структуры документа

Режим структуры разумно использовать при работе как с объемными документами, так и с такими, которые содержат всего несколько страниц, но имеют определенное строение (легко делятся на части, пункты и т.п.)

В режиме структуры можно прочитать примечания и сноски. Однако колонтитулы, границы страниц и границы текста, фон и рисунки – не отображаются.

Вид – Структура или ЛКМ на кнопке Режим структуры , расположенной слева на нижней полосе прокрутки. В результате на экране появится панель Структура и документ будет отображен в режиме структуры.

Режим чтения

Режим чтения предназначен для чтения документов с наименьшим напряжением для глаз и оптимизированными для чтения инструментами.

Страницы, представленные в режиме чтения, оптимизированы для отображения на экране, при печати документа они будут выглядеть иначе.

Вид – Режим чтения или кнопка полосы прокрутки.

Редактирование документов

Под редактированием текста понимается выполнение следующих операций:

ü добавление фрагмента текста;

ü удаление фрагмента текста;

ü перемещение фрагмента текста;

ü копирование фрагмента текста.

Форматирование документа

Под форматированием понимают изменение внешнего вида документа, но не его смысла.

Различают три типа форматирования:

- страниц (Файл – Параметры страницы, Формат – Фон, Границы и заливка, Табуляция, Колонки, Автоформат и т.д.)

- абзаца (Формат – Абзац, Формат – Список),

- символьное (настройка шрифта) (Формат – Шрифт, Формат – Регистр, Формат – Буквица…);

Абзац

Добавление фрагмента текста, как правило, связано с понятием абзаца.

Абзац Microsoft Word – это отдельный набор данных, отличающийся своими параметрами форматирования, такими, как выравнивание, интервалы и стили [8]. В конце абзаца всегда стоит знак абзаца ¶, обычно не отображаемый на экране и относящийся к непечатаемым знакам. Можно сказать, что в MS Word абзацем считаются символы между двумя знаками абзаца ¶. Исключение составляет самый первый абзац текста, не имеющий перед собой знака абзаца.

Формат ­– Абзац …

Колонтитулы

Колонтитул — это информация (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), которая печатается внизу или вверху каждой страницы документа.

Вид – Колонтитулы …

Списки

Под списком в MS Word понимается последовательность абзацев, в которой содержатся данные одного типа.