Организация и методология учета топлива на железных дорогах

Организацию учета топлива определяет установленный порядок снабжения и расчетов за него с поставщиками и потребителями.

Снабжение железной дороги топливом и смазочными материалами находится в ведении топливного отдела локомотивной службы и осуществляется через филиал «Росжелдорснаб». От поставщиков топливо поступает на базы отделений дороги (локомотивных депо) или направляется сторонним потребителям.

Поскольку снабжение топливом на дорогах централизованное, учет операций по его заготовке сосредоточен в топливно-расчетной конторе (ТРК), которая находится ведении локомотивной службы. ТРК ведет учет:

- расчетов с поставщиками топлива, отделениями дороги и сторонними потребителями в соответствии с заключенными с ними договорами;

- расчетов с предприятиями и организациями за топливо, отцепленное в пути следования;

- предъявляемых претензий за недостачу топлива по вине поставщиков или транспортных организаций;

- расчетов за повышенное и пониженное качество топлива.

Поставщики отгружают топливо до пунктов распыления. В зависимости от условий договора на поставку топлива тариф до этих пунктов оплачивается из средств поставщика или железной дороги. Пункты распыления находятся на определенных станциях и имеют диспетчерский аппарат, который на основании указаний топливного отдела локомотивной службы направляет топливо в адреса отделений дороги или сторонних потребителей: ремонтных заводов и др. Плату за провоз от пункта распыления до станций назначения (базы топлива) оплачивает получатель топлива (ж/д или отделение дороги).

Поставщики после отгрузки топлива предъявляют счета службе бух. и нал. учета для оплаты. Служба передает их в ТРК для акцепта и контроля за доставкой топлива отделениям дороги.

На основании счетов поставщиков ТРК отражает приобретение топлива на счете 15.03 «Заготовление и приобретение топлива», по дебету которого учитывают стоимость топлива по счетам поставщиков и надбавку за качество топлива, а по кредиту – стоимость топлива, поступившего на базы топлива отделений дороги (локом.депо), топлива, направленного сторонним потребителям топлива, отцепленного в пути следования другими дорогами – на сумму по счетам поставщиков.

Следовательно, по дебету и кредиту счета 15.03 отражают, с одной стороны фактическую (для ТРК) себестоимость, приобретенного топлива, а с другой стороны (по той же стоимости) – поступление на базы топлива отделений дороги, реализацию топлива сторонним организациям и отцепку его в пути следования в размере счетов поставщиков. К счету 15 ведут субсчета второго порядка по видам заготовляемого топлива и смазочных материалов.

Стоимость топлива, поступившего на базы отделений дороги, ТРК записывает в кредит счета 15.03 на основании приемных актов, накладных и извещений, а топливо, направленное сторонним потребителям (другим филиалам) – на основании извещений, счетов –фактур.

Один экземпляр счета вместе с удостоверениями качества и квитанциями о приемке груза поставщик присылает в ТРК. На основании этих документов ТРК указывает объем отгруженного в адрес дороги топлива, а также увеличение задолженности поставщику, дебетуя счет 15.03 и кредитуя счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Включенные в счет поставщика транспортные расходы ТРК учитывает на дебете счета 16.03 «Отклонение в стоимости топлива».

Так как ТРК не имеет своего расчетного счета, счета поставщиков за топливо оплачивают службы бух. и нал. Учета. Поэтому ТРК отражает погашение задолженности поставщику по дебету счета 60 и кредиту счета 79.09 «По прочим операциям» - со службой бух. и нал.учета.

По поступлении топлива на базу отделения дороги обязательно составляют приемный акт. Периодически отделения дороги высылают ТРК извещения о полученном топливе с приложенными к ним приемными актами и ж/д накладными. ТРК проверяют правильность записей в этих документах и таксы на стоимость топлива, после чего стоимость топлива по фактической себестоимости заготовления записывают в дебет счета 79.09 –с отделением дороги, и в кредит счета 15.03, а сумму ж/д тарифа от пункта распыления, включенную в извещение, отражают в кредите счета 16.03 и дебете счета 79.09 с отделением дороги.

По окончании месяца ТРК закрывает расчеты за топливо с каждым отделением и передает его для погашения в централизованном порядке в службу бух. и нал. учета. ТРК для закрытия расчетов по топливу ведет накопительные ведомости по каждому отделению. Ведомости составляются на основании извещений ТРК и отделений. В конце месяца ТРК сверяет с сальдо исчисленные сальдо, указанными в извещениях отделений, после чего закрывает накопительную ведомость. При этом в ведомости делают запись: дебет счета 79.09 – со службой бух.и нал.учета, и кредит счета 79.09 – с отделением дороги. Затем ТРК выписывает извещение службе бух.учета, указывая в нем сумму сальдо расчетов с каждым отделением дороги.

Часть топлива по указаниям топливного отдела локомотивной службы с пунктов распыления направляют непосредственно в адрес сторонних потребителей. На стоимость этого топлива ТРК выписывает счет и вместе с платежным требованием предъявляет его покупателю для оплаты. Основанием для выписки счета служит диспетчерская книга, в которой регистрируют количество отправленного покупателю топлива. В счете кроме стоимости топлива по ценам поставщика и транспортных расходов включают наценку, необходимую для покрытия расходов дороги по организации снабжения.

Поскольку в данном случае топливо отпускают сторонним потребителям, ТРК учитывает этот процесс как продажу, используя счет 91 «Прочие доходы и расходы». На сумму предъявленных счетов ТРК составляет запись: дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредит счетов: 91.01 «Прочие доходы» и 16.03 «Отклонение в стоимости топлива» - соответствующая доля.

Платежи за топливо, причитающиеся ТРК от сторонних потребителей, поступают на расчетный счет службы бух.и налог.учета. Последняя на основании выписки банка и приложенных к ней документов составляет извещение топливно-расчетной конторе с указанием суммы, зачисленной на расчетный счет за топливо, которое продано сторонним потребителям. На основании этого извещения ТРК делает запись: дебет счета 79.09 «По прочим операциям» и кредит счета 62. Эта операция отражается в ведомости реализации топлива.

ТРК списывает проданное топливо по цене поставщика путем записи по дебету счета 91.01 «Прочие расходы» и кредиту счета 15.03.