Цель работы: закрепить тему «Организация работы с документацией» и рассмотреть документы, являющиеся основой для организации делопроизводственного процесса на предприятии.

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы

2. Ответить на вопросы, изложенные в заданиях, для этого рекомендуется учебник «Делопроизводство» автора М.И. Басакова.

Практическая работа состоит из 4-х заданий по чтобы выполнить задания необходимо использовать предложенные приложения.

Задание 1.

Изучив приложение 1 ответьте на вопросы:

- в чем заключаются цели и задачи службы делопроизводства?

- в чем заключаются функции служб делопроизводства?

- назовите права и ответственность служб делопроизводства

- как служба делопроизводства взаимодействует с другими подразделениями предприятия?

 

Задание 2.

Изучив приложение 2 ответьте на вопросы: какие требования предъявляются секретарю-референту? Какими профессиональными и личными качествами он должен обладать?

 

Задание 3.

Представьте наглядно организационную структуру канцелярии малого предприятия. Для этого воспользуйтесь учебником М.И. Басакова «Делопроизводство» глава 8.

Задание 4.

Представьте наглядно организационную структуру канцелярии крупной организации. Для этого воспользуйтесь учебником М.И. Басакова «Делопроизводство» глава 8.

 

Приложение 1.

#G0Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству

 

 

#G0Герб РФ (если государственное учреждение) Наименование организации   Документационное обеспечение управления   ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.2000 N __________

УТВЕРЖДАЮ   Директор организации   Подпись И.И.Петров Дата

 

Общие положения

 

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

 

1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

 

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

 

1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

 

1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

 

1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

 

Цели и задачи службы ДОУ

 

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

 

- совершенствование форм и методов работы с документами;

 

- обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

 

- контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

 

- сокращение документооборота, количества форм документов;

 

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

 

- участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

 

Функции службы ДОУ

 

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее:

 

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

 

3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам.

 

3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

 

3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

 

3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

 

3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации.

 

3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

 

3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

 

3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

 

3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

 

3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

 

3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

 

3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.