Документация системы управления окружающей средой

 

Следует установить процедуры и процессы, касающиеся операций, надлежащим образом их документировать и по мере необходимости актуализировать. Организация должна четко определить различные типы документов, в которых устанавливаются и описываются эффективные процедуры, касающиеся операций, и меры управления операциями.

Наличие документации системы управления окружающей средой способствует осведомленности персонала в отношении того, что требуется для достижения экологических целевых показателей организации, и делает возможной оценку системы управления окружающей средой и экологической эффективности организации.

Характер документации может меняться в зависимости от масштаба и сложности организации. Там, где элементы системы управления окружающей средой объединены с общей системой административного управления организации, документация, касающаяся окружающей среды, должна составлять единое целое с существующей документацией. Для легкости пользования организация может рассмотреть вопрос о создании и поддержании в рабочем состоянии сводного документа, с тем чтобы:

- сопоставить экологическую политику, целевые и плановые экологические показатели;

- описать средства достижения экологических целевых и плановых показателей;

- документально оформить основные обязанности, ответственность и процедуры;

- отослать к смежной документации и описать другие элементы системы административного управления организации, если это необходимо;

- продемонстрировать, что элементы системы управления окружающей средой, которые необходимы для организации, внедрены.

Такой сводный документ может служить справочником при внедрении и поддержании в рабочем состоянии системы управления окружающей средой в рамках организации.

Некоторые вопросы относительно документации системы управления окружающей средой, подлежащие рассмотрению:

1 Каким образом идентифицируются, документально оформляются, передаются и пересматриваются процедуры управления окружающей средой?

2 Владеет ли организация процессом разработки и поддерживания в рабочем состоянии документации системы управления окружающей средой?

3 Каким образом документация системы управления окружающей средой объединяется в случае необходимости с существующей документацией?

4 Каким образом сотрудники получают доступ к документации системы управления окружающей средой, необходимой для их работы?

 

Практические советы. Документация системы управления окружающей средой

 

Документы могут быть на любом носителе и должны быть информативными и легко усваиваемыми.

Все документы должны быть датированы (с указанием дат пересмотров), легко идентифицируемы, храниться в определенном порядке и в течение установленного времени. Организация должна обеспечить, чтобы:

- документы могли быть идентифицированы по соответствующим реквизитам: организация, отдел, подразделение, вид деятельности и/или контактное лицо;

- документы периодически анализировались, пересматривались по необходимости и утверждались уполномоченным персоналом до их выпуска;

- текущие издания необходимых документов имелись в наличии повсюду, где выполняются операции, существенные для эффективного функционирования системы;

- устаревшие документы быстро изымались из всех пунктов их выпуска и использования.

 

Управление операциями

 

Реализация достигается с помощью установления и поддержания в рабочем состоянии процедур, касающихся операций, и мер по управлению операциями, с целью обеспечения выполнения экологической политики организации и достижения ее целевых и плановых экологических показателей.