Контроль за эффективным использованием материальных запасов

Руководством организации могут утверждаться нормативы рас­ходования материальных запасов. Бухгалтерский учет призван от­слеживать соблюдение указанных нормативов и своевременно ин­формировать об их нарушении. Данная задача решается посредст­вом выдачи материальных запасов по лимитно-заборным картам, в которых указывается максимально допустимая величина выдачи запасов по карте. Как только лимит по карте будет исчерпан, бух­галтерский учет регистрирует данный факт, что позволяет руковод­ству в оперативном режиме установил, причины превышения ли­мита и предпринять необходимые меры.

 

Контроль за правильным документальным оформлением

Удельный вес материальных затрат в их общем объеме достига­ет порой 80%. Однако без их правильного документального оформ­ления невозможно, во-первых, принять указанные расходы в целях налогообложения, во-вторых, предъявить претензии поставщикам в случае поставки недоброкачественных материалов, ошибок по их количеству, ассортименту и т. д.

В зависимости от специфики деятельности организации бухгал­терский учет материальных запасов может быть организован по методу:

- периодической инвентаризации;

- перманентной инвентаризации.

Метод периодической инвентаризации заключается в том, что в течение месяца учет расходования материальных запасов не ве­дется. В конце каждого отчетного периода на складах у материаль­но ответственных лиц проводятся инвентаризации. Количество и стоимость материальных запасов, переданных в производство, оп­ределяется по формуле

Мз_п = О_н + П – О_к;

где Мз_п — сумма материальных запасов, переданных в производ­ство;

О_н — остаток материальных запасов на начало отчетного перио­да;

П — поступление материальных запасов в отчетном периоде;

О_к — остаток материальных запасов на конец отчетного периода.

Достоинством указанного метода является его простота.

Метод перманентной инвентаризации заключается в оператив­ном отражении в количественном выражении процесса расходова­ния материальных запасов, т. е. регистрируется каждое расходова­ние материальных запасов с указанием их количества. Очевидно, что данный метод тем более трудоемок, чем больше движение материальных запасов.

Однако по сравнению с методом периодической инвентариза­ции данный метод позволяет:

- организовать контроль за наличием материальных запасов, так как отслеживается остаток каждого вида запасов на каждую дату;

- повысить эффективность использования запасов, так как по­зволяет выявлять сокращение товарных запасов в результате потерь, порчи или хищения;

- обеспечить составление отчета о прибылях и убытках на любую дату без обязательного проведения инвентаризации.

 

Учет поступления материалов

Учет поступления материалов можно разделить на три состав­ляющие:

- документальное оформление поступления материалов;

- способы отражения приобретения материалов в бухгалтерском учете;

- порядок определения фактической себестоимости материалов.

 

Документальное оформление поступления материалов

Поступление материальных запасов в организацию может осуществляться:

- по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам или другим документам в соответст­вии с действующим законодательством;

- путем изготовления материалов силами организации;

- путем внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;

- безвозмездно (включая договор дарения).

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными о поставке кладовщиком составляется в одном экземпляре приходный ордер по унифицированной форме № М-4 или форме, самостоятельно разработанной организацией с учетом требований ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Вместо приходного ордера допускается проставление на сопроводительных документах поставщика штам­па, содержащего все необходимые реквизиты приходного ордера.

При наличии расхождений между документами поставщика по ассортименту, количеству и качеству приемку материальных запа­сов осуществляет приемная комиссия. В состав комиссии обяза­тельно входят материально ответственное лицо покупателя и пред­ставитель поставщика. При невозможности участия представителя поставщика вместо него может участвовать представитель незаин­тересованной организации. Указанная комиссия составляет в двух экземплярах акт о приемке материалов по унифицированной фор­ме № М-7 или форме, самостоятельно разработанной организацией с учетом требований ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». В акте указываются данные о поставке по сопроводительным документам и фактические данные. Акт подпи­сывается всеми членами комиссии. Один экземпляр акта остается в организации, другой передается поставщику вместе с претензи­онным письмом.

При иных способах поступления материалов в организацию оно отражается в приходном ордере по форме № М-4 или форме, само­стоятельно разработанной организацией с учетом требований ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».