Ведение личных дел и трудовых книжек гражданских служащих

Правила кадрового делопроизводства во многом определяются нормами Федерального закона «О государственной гражданской службе РФ», в соответствии с которым регулирование отношений, связанных с государственной гражданской службой, кроме названного закона, осуществляются Конституцией РФ, Федеральным законом «О системе государственной службы РФ»; другими федеральными законами, в том числе федеральными законами, регулирующими особенности прохождения гражданской службы; указами Президента РФ; постановлениями Правительства РФ; нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти; конституциями, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ; нормативными правовыми актами государственных органов.

В законе о государственно-гражданской службе определен перечень документов, которыми оформляются правовые процедуры, связанные с приемом, переводом, увольнением, командированием, отпусками, поощрением и взысканием государственных гражданских служащих. Часть этих документов применялась ранее (приказ, заявление, трудовая книжка), относительно других введен новый порядок оформления и использования (служебный контракт, должностной регламент).

В законе о государственной гражданской службе предусмотрено ведение трудовых книжек государственных гражданских служащих, статьей 66 Трудового кодекса РФ определяется, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, а также определено, что форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

В соответствии с этим положением Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» №225 от 16 апреля 2003 года утверждена новая форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также новые правила их ведения, хранения и обеспечения ими работодателя.

Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 года. Постановлением определено, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

В соответствии с указанным Постановлением Правительства РФ, Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек, которым признана недействующей на территории Российской Федерации Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 года №162. В новой инструкции установлен порядок, в соответствии с которым в трудовые книжки вносятся изменения: о работнике; о выполняемой им работе; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора; о награждении работника.

Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации, устанавливает, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

В настоящее время применяются личные карточки государственного служащего формы Т-2ГС, утвержденные постановлением Госкомтруда России 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Состав документов личного дела включает:

• внутреннюю опись документов дела;

• личный листок по учету кадров (или анкету);

• дополнение к личному листу по учету кадров;

• автобиографию;

• копии документов об образовании;

• копии документов (выписку об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

• характеристику или рекомендательные письма;

• заявление о приеме на работу или служебный контракт;

• копию приказа о приеме на работу.

В личное дело могут быть включены также список научных трудов и изобретений, выписка из протокола собрания коллектива. В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных служащего, а также характеризующие профессионально-деловые, нравственные и личностные качества работника.

Статья 44 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определяет следующие обязанности представителя нанимателя (кадрового подразделения), связанные с документированием:

• ведение реестра государственных гражданских служащих;

• подготовку проектов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность государственной гражданской службы, освобождением от замещаемой должности государственной гражданской службы, увольнением государственного гражданского служащего и выходом его на пенсию за выслугу лет и оформление соответствующих решений государственного органа;

• оформление и выдача служебных удостоверений государственных гражданских служащих и т. д.

Действующим законодательством предусмотрена юридическая ответственность за правонарушения в сфере общего и специального (кадрового) делопроизводства.

Применение юридической ответственности к гражданским служащим в сфере делопроизводства - крайняя мера, применяемая в случае состоявшегося правонарушения, когда система документационного обеспечения деятельности государственного органа дает сбой по субъективным причинам.

Однако организация этой системы исключительно на страхе наказания будет малопродуктивной, поскольку заставит гражданских служащих многократно и часто излишне перестраховываться от ошибок, излишне бюрократизировать процедуры документирования и документооборота.

Более результативным будет создание в государственном аппарате психологической обстановки позитивной ответственности, в которой каждый гражданский служащий будет обладать профессионализмом (в сфере документирования) и ответственностью (чувством долга), достаточными для четкого и качественного исполнения закрепленных функций.

 

Глава V!. Кадровая политика государства