IV. Учет товарно-материальных ценностей

Учет поступления товаров

 

4.1.1. Прием товаров и тары должен производиться в точном соответствии с ГОСТами, техническими условиями, Особыми условиями поставки, Инструкциями о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству и качеству, утвержденными постановлениями Государственного арбитража при Совете Министров СССР и изменениями и дополнениями к ним (по отечественным товарам в упаковке завода-изготовителя составляется претензионный акт в течение 3 дней, по импортным - в течение 7 дней), а также Положением о поставках продукции производственно-технического назначения и Положением о поставках товаров народного потребления, утвержденными постановлением Совета Министров СССР 10 февраля 1981 г. N 161.

4.1.2. Приемка товара со склада (базы) из центральной районной аптеки производится по количеству мест и массе брутто, о чем делается отметка на счете (накладной).

Приемка товара по количеству единиц и массе нетто осуществляется на месте (в аптеке) лицами, на то уполномоченными руководителями аптеки, с привлечением представителя поставщика или представителя от общественности, местных Советов народных депутатов (до вскрытия тары). При этом делается пометка о времени начала и окончания приемки товара.

4.1.3. При обнаружении расхождений между фактическим количеством и качеством поступивших ценностей и соответствующими данными, указанными в сопроводительных документах поставщика, заведующим аптекой, а при его отсутствии первым заместителем создается комиссия, которая составляет акт по форме N 2-АП, с участием сопроводителя груза, представителя общественности из аптеки или от местных Советов народных депутатов, которому выдается удостоверение на право участия в приемке товаров по форме N 33-АП.

4.1.4. При приемке товаров, доставленных централизованным снабжением или в порядке кольцевого завоза, навалом, материально ответственные лица на всех экземплярах накладной, возвращаемой шоферу или экспедитору, подтверждая факт приемки товаров, проставляют штамп по форме N 1-АП, заверяют своей подписью, при отсутствии штампа ставят печать аптеки.

При доставке поставщиком в аптеку товаров, упакованных в ящики, контейнеры, мешки или другие виды упаковки, опломбированные и опечатанные, материально ответственные лица на всех экземплярах накладных подтверждают фактический прием по количеству мест своими подписями и печатью. В случае расхождения (если оно имело место) между фактическим наличием товаров и данными накладных делается отметка о времени начала и окончания приема товара.

При доставке поставщиком товаров в аптеку кроме проверки массы брутто и количества мест представитель аптеки может потребовать вскрытия тары и проверки массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

В случае обнаружения недостачи или повреждения груза, принимаемого аптекой на станции железной дороги, водной пристани или в аэропорту, приемщик груза должен потребовать от администрации транспортной организации составления коммерческого акта. При этом необходимо, как и в случаях возникновения сомнения в полноценности прибывшего груза (вследствие подмочки, длительного нахождения в пути и т.д.), вскрыть соответствующие товарные места груза для проверки его содержимого, выявить фактический размер ущерба и включить все отклонения, связанные с указанными случаями, в коммерческий акт.

4.1.5. В случаях, когда во время фактического поступления товара в аптеку отсутствуют документы поставщика, заведующий аптекой назначает комиссию с участием представителя незаинтересованной организации для составления акта о приеме товара (материала), поступившего без счета поставщика, по форме N 3-АП.

Акт составляется в 2 экземплярах, один из которых прилагается к отчету аптеки, а второй остается в аптеке. Одновременно с составлением акта заведующий аптекой или его заместители принимают меры к получению счета, накладной.

4.1.6. При централизованной доставке товаров автотранспортом аптечного склада (базы) накладные (требования) оформляются в 4 экземплярах, два из которых остаются в аптеке, два других - сопроводитель (шофер) грузов возвращает не позднее следующего дня в бухгалтерию склада (базы).

4.1.7. Все поступившие в аптеку товары приходуются по группам и регистрируются в журнале регистрации поступления товаров по группам по форме N 5-АП. По окончании месяца итоги журнала подсчитываются по двум ценам (розничным и оптовым).

4.1.8. Учет претензий, предъявленных поставщикам на недопоставку, брак, бой и порчу товара (тары), ведется заведующим аптекой или его заместителем на карточке учета претензий и недостач по типовой форме N 5, на оборотной стороне которой помещены разделы для сведений оперативно-справочного порядка, относящиеся к учтенной претензии. Графы в карточке предназначены для аналитического учета претензий в течение всего времени их возникновения, движения и погашения (списания).

4.1.9. Оприходование поступивших в аптеку товаров непосредственно отделом аптеки (например, отделом ручной продажи) может быть произведено только по документам, по которым указанные в них товары предназначены для реализации в данном отделе. По счетам и накладным склада (базы), включающим товары, предназначенные для реализации в разных самостоятельных отделах, прием и оприходование товара производится отделом запаса аптеки.

4.1.10. Учет движения товаров (включая рецептурную и материальную посуду, коробки) осуществляется в аптеке только в стоимостном выражении по продажной стоимости. Медикаменты, подлежащие в соответствии с указанием Министерства здравоохранения СССР предметно-количественному учету, учитываются обособленно в количественном выражении в журнале учета ядовитых, наркотических, дефицитных медикаментов и этилового спирта по форме N 10-АП.

Заведующий аптекой или руководитель бригады материально ответственных лиц ведет учет товаров в регистре (ведомости), который является одновременно и товарным отчетом по форме N 25-АП. Отчет составляется в 2 экземплярах.

4.1.11. Основным документом, служащим основанием для записей в приходной части отчета, является счет или накладная поставщика, по которым товары и другие ценности поступили в аптеку и приняты аптекой (отделами аптеки). Все графы приходной части отчета заполняются по каждому счету, накладной в отдельности.

Помимо учета в хронологическом порядке поступающих товаров, который осуществляется на основе счетов, накладных, в приходную часть отчета следует также записывать те суммы, которые в результате различных операций увеличивают стоимость товарных запасов аптеки.

Основанием для этого являются:

1) выявленные суммарные разницы (положительные) по лабораторно-фасовочным работам;

2) материальные ценности, проданные из аптеки (тара, вспомогательные материалы и др.);

3) учет стоимости дистиллированной воды, отпущенной за плату лечебно-профилактическим учреждениям и другим организациям;

4) излишки товаров, выявленные по актам инвентаризаций, и т.п.

4.1.12. Всякого рода наценки, транспортные расходы, а также отчисления, включенные поставщиком в счет сверх продажной стоимости товара, в сумму товара не включаются, а списываются на издержки обращения аптеки. Стоимость фактически полученного товара во всех случаях приходуется в полной сумме. Полученные материальные ценности, по которым составлен акт о бое, браке и его порче, приходуются за итогом отчета аптеки по форме N 72-АП на счете 004 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".

В случаях, когда в счете, накладной имеется арифметическая ошибка в подсчете стоимости товара, допускается приходовать товар в исправленной сумме с уведомлением об этом поставщика.

 

Учет расхода товаров

 

4.2.1. Учет расхода товаров, а также оборотной тары, вспомогательных материалов и других ценностей (в общих суммах) осуществляется в расходной части товарного отчета по форме N 25-АП и отчета аптеки по форме N 72-АП.

4.2.2. В отличие от прихода товарно-материальных ценностей, учитываемого в хронологическом порядке по каждой операции, записи в расходной части отчета в основном производятся в целом за месяц.

4.2.3. Выбывшие товары, тара и другие материальные ценности записываются в расходной части отчета по каждому документу в отдельности. Причина выбытия указывается в текстовой части раздела. Так, при возврате товара поставщику или передаче его другой аптеке делается ссылка на номер и дату отчета, накладной, а также разрешение вышестоящей организации. Отпуск товаров в другие аптеки может быть разрешен только по письменному распоряжению вышестоящей организации и главного бухгалтера централизованной бухгалтерии.

4.2.4. По окончании всех записей в расходной части отчета аптеки подсчитываются итоги по товарам, таре и другим материальным ценностям, после чего выводятся их остатки на конец отчетного периода.

С суммой остатка товаров на конец месяца сопоставляется приводимый по итогам норматив товарных запасов, установленный в аптеке вышестоящей организацией.

Контроль за соблюдением норматива осуществляет заведующий аптекой и вышестоящая организация.

Категорически запрещается затоваривать аптеку сверх установленных нормативов.

 

При пользовании кредитами Госбанка под сезонные накопления товаров в аптеке на первое число каждого месяца производится проверка наличия лекарственных средств, прокредитованных Госбанком. Для этого комиссией в составе заведующего аптекой или его заместителя (материально ответственного лица, члена бригады) и работника учетно-контрольной группы (сектора) централизованной бухгалтерии производится опись кредитуемых лекарственных средств.

4.2.5. На стоимость товаров, пришедших в аптеке в негодность вследствие порчи, боя и т.п., в момент установления факта порчи составляется акт о порче товарно-материальных ценностей по форме N 20-АП. Стоимость этих товаров может быть списана в расход за счет аптеки только в том случае, когда доказано отсутствие вины материально ответственных и других должностных лиц в нанесенном ущербе. При этом следует руководствоваться Положением о бухгалтерских отчетах и балансах, утвержденным постановлением Совета Министров СССР 29 июня 1979 г. N 633.

Во всех других случаях стоимость брака, боя, порчи товара, допущенного вследствие небрежности или халатности работника аптеки, взыскивается с виновных лиц в установленном законодательством порядке.

4.2.6. Списание стоимости товаров, срок годности которых истек, производится в соответствии с Инструкцией о порядке возмещения потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, в хозрасчетных аптечных учреждениях, утвержденной приказом Минздрава СССР 26 ноября 1976 г. N 1119.

4.2.7. На возмещение потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, создается фонд за счет плановых накоплений в размере до 0,1% от общего товарооборота, предусмотренного планом.

4.2.8. Суммы потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, отражаются на счете 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" до решения вопроса о их списании или взыскании. При получении разрешения на их списание, после уничтожения эти потери относятся на счет 87-5 "Фонд возмещения потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек", начисленного в отчетном периоде, а также за счет переходящего остатка этого фонда на начало года.

При недостаточности средств фонда на покрытие этих потерь, после предусмотренного инструкцией перераспределения средств фонда, разница между фактическими потерями и остатком фонда на возмещение потерь в конце отчетного года относится на издержки обращения (недостачи товарно-материальных ценностей сверх норм убыли и потери от порчи) аптек, в которых образовались эти потери.

На конец отчетного года в исключительных случаях могут оставаться потери от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, в сумме фонда, подлежащего начислению от планового товарооборота следующего года.

4.2.9. Для определения потерь от списания лекарственных средств, срок годности которых истек, назначается комиссия.

Для аптечных учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, комиссия назначается организацией, при которой создана централизованная бухгалтерия.

Лекарственные средства, срок годности которых истек, должны также выявляться комиссиями при инвентаризациях товарно-материальных ценностей в аптечных учреждениях в натуре.

4.2.10. Акт о порче лекарственных средств, срок годности которых истек, составляется раздельно по каждому отделу, бригаде (материально ответственному лицу) аптечного учреждения в 3 экземплярах под копирку и подписывается всеми членами комиссии, производившими проверку наличия этих лекарственных средств.

Соответствующие отделы вышестоящей организации и работники централизованной бухгалтерии проверяют достоверность и правильность указанных в актах показателей таксировки, подсчета итогов и представляют их на утверждение руководителю организации.

Акт направляется: первый и второй экземпляры - в вышестоящую организацию (первый экземпляр после утверждения вышестоящей организацией вместе с разрешением на списание возвращается аптечному учреждению), третий остается у материально ответственного лица.

4.2.11. Наркотические и ядовитые лекарственные средства, срок годности которых истек, для списания и уничтожения передаются из аптеки на аптечный склад (базу) АССР, краевого, областного, городского или главных аптечных управлений. Списание и уничтожение наркотических лекарственных средств производится в соответствии с действующими нормативными документами (2 раза в год).

4.2.12. Вышестоящая организация после рассмотрения и утверждения акта на списание лекарственных средств, срок годности которых истек, дает разрешение на уничтожение и списание их с отчета аптеки за счет фонда на возмещение этих потерь.

4.2.13. Уничтожение разрешенных к списанию лекарственных средств, по которым истек срок годности, производится в присутствии комиссии с участием представителя вышестоящей организации или местных Советов народных депутатов с обязательным участием работника учетно-контрольной группы (сектора),

о чем делается отметка в акте. Все члены комиссии, подписавшие акт, и должностные лица, его утвердившие, несут ответственность за достоверностью содержащихся в акте данных.

4.2.14. Списание естественной убыли товаров, возникшей в процессе их хранения, приготовления, внутриаптечной заготовки и фасовки, производится по данным инвентаризации на основании норм, установленных Минздравом СССР. Расчет суммы естественной убыли товаров, составляемой по форме N 47-АП, утверждается вышестоящей организацией.

4.2.15. Установленные недостачи товаров сверх норм естественной убыли списываются по акту со стоимости товара и относятся на счет 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" до выяснения конкретных виновников нанесенного ущерба с целью возмещения причиненного ущерба или решения о их списании за счет деятельности аптечного учреждения, если конкретные виновники не установлены.

4.2.16. Списание (увеличение) стоимости товаров в результате изменения цен (розничных и оптовых) производится в сумме, установленной по акту о переоценке товаров по форме N 21-АП, утвержденному вышестоящей организацией.

4.2.17. Стоимость товаров, израсходованных в течение месяца на хозяйственные нужды аптеки (мыло, сода, хлорамин, крахмал, нашатырный спирт, воск, парафин и т.п.), записывается в книгу учета расхода медицинских товаров по форме N 13-АП и по окончании месяца списывается в расход на основании справки об использовании товаров на хозяйственные нужды и оказание первой медицинской помощи по форме N 15-АП. В справке, составляемой в 2 экземплярах, указывается количество и стоимость (продажная и себестоимость) каждого предмета, отпущенного для стирки спецодежды, натирки и мытья полов, дезинфекции посуды и других хозяйственных нужд. Выдача товаров на эти цели производится по мере необходимости, но не выше установленных расчетных норм. Один экземпляр справки представляется в централизованную бухгалтерию вместе с отчетом.

По окончании месяца в книге учета расхода медицинских товаров на хозяйственные нужды ставится подпись работника учетно-контрольной группы (сектора) о проверке правильности и полноты списания в расход товаров на хозяйственные нужды в соответствии с данными справки по форме N 15-АП.

4.2.18. Списание в расход стоимости товаров, используемых в качестве вспомогательных материалов, малоценного имущества или ошибочно оприходованных ранее как товар ценностей (например, восковая бумага, весочки, ножницы и т.п.) производится по накладным на внутреннее перемещение по формам ОС-2, М-13. Накладная составляется материально ответственным лицом или бригадиром, как правило, один раз в месяц и прилагается к отчету аптеки. В ней указываются: наименование, количество, цена и стоимость (продажная и себестоимость) каждого предмета (товара), переведенного в другую учетную группу ценностей, а также номер и дата счета (накладной) поставщика, по которой данный предмет был аптекой ранее оприходован как товар.

4.2.19. Учет медицинских товаров, израсходованных для оказания первой медицинской помощи, производится в книге по форме N 14-АП. Записи в книге производятся сразу после оказания первой медицинской помощи. По окончании месяца на основании этих записей составляется справка об использованных товарах для оказания первой медицинской помощи по форме N 15-АП, на основании которой производится списание медицинских товаров.

4.2.20. Внутриаптечный отпуск товаров из одного отдела аптеки в другой (равно как и аптечными пунктами и киосками) может быть произведен только в исключительных случаях по письменному распоряжению заведующего аптекой по накладной (требованию) по форме N 16-АП.

Стоимость товаров, отпущенных из отдела, вносится в отчет данного отдела как расход товаров, а другим отделом (мелкорозничным учреждением), получившим этот товар, как приход.

 

Учет тары

 

4.3.1. Движение оборотной (возвратной) тары аптеки ведется по видам в денежном и количественном выражении на карточках складского учета по форме М-17 и в отчете отражается по твердым средне-учетным ценам, установленным вышестоящей организацией.

4.3.2. Для оформления приема и оприходования тары и упаковочных материалов, полученных при расфасовке товаров, когда они включены в цену товара или не показаны отдельной строкой в счетах поставщиков, используется акт об оприходовании тары по типовой форме N 6-торговля. Стоимость такой тары относится на уменьшение издержек обращения по статье "Расходы по таре".

Тара одноразового пользования (однооборотная) в аптеке не учитывается (не приходуется) независимо от того, что стоимость ее, наряду со стоимостью товара, включена в счет поставщика.

4.3.3. Постоянная тара, служащая для хранения товара, учитывается в акте как имущество. Стеклянная аптекарская посуда, включая материальную посуду, в которой готовятся или фасуются лекарственные средства в аптеке, учитывается как товар.

4.3.4. Оборотная тара, возвращенная поставщику или сданная тарособирающей организации, а также выбывшая по другим причинам, списывается в аптеке в расход в товарном отчете по среднеучетным ценам на основаниях, аналогичных порядку оформления и учета движения товаров.

4.3.5. Аптека сдает оборотную тару аптечному складу (базе) по среднеучетным ценам с одновременным выставлением счетов складу (базе). Продажа (сдача) другим организациям порожней оборотной тары может быть произведена аптекой (с разрешения вышестоящей организации) по ценам ниже среднеучетных цен. В этих случаях аптека в выписанных счетах (накладных) указывает наряду с продажной и среднеучетную стоимость тары. Один экземпляр счета (накладной) прилагается к товарному отчету.

Продажу населению оборотной тары, не подлежащей обязательному возврату, аптека может осуществлять лишь с предварительно полученного письменного разрешения вышестоящей организации. Это относится также к таре под товары, реализованные лечебно-профилактическим учреждениям.

Оприходованию как товар подлежит также реализованная тара однократного пользования, не числящаяся по данным учета.

4.3.6. Во всех случаях проданная (сданная) согласно счетам (накладным) тара списывается в расход по товарному отчету по среднеучетной стоимости (отдельными строками по каждому счету). Разница между стоимостью тары, вырученной от продажи, и среднеучетной ее стоимостью относится аптекой на издержки обращения в уменьшение расходов по таре.