Збереження і відновлення Портфелів з архіву

Ви можете зберегти Портфель в архіві системи і відновлювати його в міру необхідності (пункт контекстного меню “Зберегти Портфель в архіві”). Після виконання цієї дії система видає повідомлення “Портфель доданий в архів”.

Навіть якщо ви відключите збережений в такий спосіб Портфель в робочому вікні системи, його вміст залишиться в архіві.

Аби витягувати Портфель з архіву, необхідно вибрати мишкою пункт контекстного меню “Підключити Особистий портфель з архіву”. При цьому система запропонує перелік збережених в архіві Портфелів і дорогу до файлу, в якому є архів Портфеля. Необхідно вибрати потрібний Портфель із переліку і тиснути кнопку Вибрати. Після цього з'явиться вікно із переліком дат створення архівів Портфеля з вибраним ім'ям.

Відмічений мишкою архів можна витягувати або видалити з системи безповоротно з втратою всіх даних (кнопки Витягувати і Видалити). Після витягання Портфеля з архіву система видає повідомлення “Портфель відновлений з архіву”.

Якщо Ви активно використовуєте Портфелі у Вашій роботі (десятки видалень і переміщень інформації), то необхідно час від часу їх переіндексовувати для збереження стійкої структури документів. Переіндексація здійснюється за допомогою пункту контекстного меню “Переіндексація Портфеля”.

Особливості роботи з Корпоративними портфелями в мережевому варіанті системи

Система дає можливість створити Корпоративний портфель лише в тому випадку, якщо користувач має права на створення корпоративного типа Портфеля. Права призначаються в програмі Адміністратор ЛІГА:ЗАКОН в “Менеджерові користувачів”

При створенні портфеля Корпоративного типу відкривається вікно призначення прав доступу в новий Портфель іншим користувачам мережевого варіанту системи, Якщо Ви не дасте права доступу до Портфеля, його вміст буде недоступний для перегляду і роботи. Аби призначити або змінити права доступу в раніше створений Корпоративний портфель, необхідно навести курсор на зображення Корпоративного портфеля, натиснути праву кнопку мишки і в контекстному меню вибрати пункт "Права". Якщо Ви не призначите права доступу до Портфеля, його вміст буде недоступний іншим користувачам мережевого варіанту системи.

Аби призначити права окремому користувачеві, необхідно вибрати (помітити мишкою) його ім'я із переліку в лівому вікні і натиснути кнопку

Імя користувача буде внесене до загального Переліку груп і користувачів у верхньому вікні після чого необхідно відзначити необхідні опції в переліку можливих прав доступу:

>> “Власник” - користувач може редагувати і видаляти Портфель. Користувач який створив Корпоративний портфель, автоматично стає його Власником;

>> “Дозволений перегляд” - користувач може лише читати вміст Портфеля;

>> “Дозволена модифікація” - користувач може редагувати вміст Портфеля, але не може видалити його цілком.

Заборонні опції прав очевидні. Аналогічно можна додати групу користувачів з лівого нижнього вікна в загальний перелік за допомогою кнопки назначить права всій групі. Групи користувачів створюються в програмі Адміністратор ЛІГА:ЗАКОН в “Менеджерові користувачів”

Видалення із загального переліку здійснюється за допомогою кнопки підтвердити призначення прав, необхідно натискувати мишкою кнопку Прийняти. Відмова від призначення - кнопка Відмова.

Права доступу в розділ Портфеля користувачам мережевого варіанту системи ЛІГА:ЗАКОН призначаються аналогічно призначенню прав доступу в Портфелі, як було описано вище.

Видалення Корпоративних портфелів можливе лише з програми Адміністратор ЛІГА:ЗАКОН в розділі “Корпоративні портфелі”.

ЛЕКЦІЯ 3

Тема 5. Сервіс "Референт"

1. Референт" - засіб контролю інформації, що надходить до системи. Завдання для "Референта".

2. Створення завдання на аналіз нових надходжень до бази даних.

3. Створення завдання на аналіз нових надходжень до рубрики класифікатора або Динамічного НАВІГАТОРА.

4. Створення завдання на контроль документа. Створення завдання "Нагадування". Результати роботи "Референта".

Тема 6. Інформаційне бюро. Додаткові можливості системи

1. Калькулятори.

2. Інформаійне бюро.

3. Рубрики та їхнє призначення.

4. Перегляд повідомлень. Копіювання та друк повідомлень.

5. Настроювання відображення.

Сервіс “Референт” буде корисний всім, кому необхідно аналізувати потік нових нормативних актів, відстежувати внесення змін і появу змінених редакцій документів в системі; тим, для кого інформація про публікацію того або іншого акту важлива в день її надходження.

З допомогою Референта Ви отримуєте додатковий засіб контролю за інформацією, що надходить до системи. На основі поставлених Вами завдань, Референт повідомлятиме про появу змінених редакцій важливих для Вас документів, про надходження нових документів певної тематичної спрямованості, заданого типу, видавника, з визначеними ключовими словами та іншими реквізитами.

Завдання для Референта

Завдання для Референта - це певним чином сформований запит на пошук, збережений в Портфелі під певним ім'ям.

Користувач може створювати завдання для Референта таких типів:

>> аналіз нових надходжень в базу даних (відбір нових документів відбувається на підставі певних реквізитів і слів з тексту);

>> аналіз нових надходжень в рубрику класифікатора або Динамічного НАВІ­ГАТОРА (нові документи відбираються згідно тематичної спрямованості рубрики);

>> контроль документа (контролюються поява нової редакції, зміна статусу документа і наявність офіційної публікації);

>> нагадування (підготовлений текст повідомлення виводиться на екран в певний час).

Для користувачів, в систему яких включений сервіс "Референт" (системи Юрист, ЕЛІТ, ENTERPRISE), є можливість ознайомитися з прикладами створення завдань Референта і їх роботою. При інсталяції (або оновленні) оболонки користувача на локальний диск копіюється спеціально підготовлений фахівцями компанії “ЛІГА ЗАКОН” Особистий портфель, в якому знаходяться приклади завдань Референта.

Завдання Референта перевіряються при запуску системи. Якщо є виконані завдання, на екран виводиться повідомлення "Є виконані завдання. Хочете переглянути результати? ". Якщо Ви натискуватимете кнопку ТАК, завантажиться вікно Портфеля з результатами виконаних завдань; якщо НІ - завантажиться встановлений користувачем шаблон інтерфейсу. Опція "Більше не повідомляти про виконання завдань" дозволяє відключити виведення цього вікна на екран при запуску системи. Знову включити цю можливість можна у вікні Загальні налаштування на закладці "Повідомлення". Виклик вікна загальних налаштувань - однойменний підпункт головного меню Сервіси

Завдання виконуються кожного разу при вході в систему і після прийому нових надходжень. Якщо умови завдання виконані, Референт записує результат виконання цього завдання в розділ Портфеля і інформує про це користувача. Назва розділу збігається з назвою завдання. Результатом завдання може бути список документів або окремий документ. Сигнал про наявність виконаних завдань - миготливий трикутник поряд з піктограмою на Головній Панелі Інструментів. Такий окремий вигляд завдання як “Нагадування” працює по таймеру. При його виконанні у визначений користувачем час на екран видається вікно з підготовленим повідомленням. За наявності на комп'ютері звукових колонок “Нагадування” може виконуватися із звуковим супроводом.

Кожне завдання може знаходитися в одному з трьох станів: прийняте до виконання, виконане, заборонене для виконання.

Завдання на аналіз нових надходжень і контроль документів виконуються на підставі нових надходжень, прийнятих в систему. Референт запам'ятовує дату і час останнього прийому в базу і дату останнього аналізу нових надходжень по критеріях відбору, збережених в завданнях. Тому, якщо прийомів в базу не було, при повторних запусках системи ЛІГА:ЗАКОН протягом дня повтору результатів виконаних завдань не буде.