Способи сортування переліків

Аби відсортувати перелік, необхідно скористатися пунктом контекстного меню "Сортувати перелік по реквізиту..." або натискувати мишкою на кнопці Додаткової Панелі Інструментів. Перед Вами виникне меню з пропозицією способу сортування переліку: по вигляду, по видавцях, по даті прийняття, по номеру, по статусу. Можливий вибір прямого або зворотного порядку сорту­вання. Якщо Ви натискуватимете мишкою на одному з пунктів цього меню, система відсортує перелік документів відповідно до вказаного способу.

Спосіб сортування документів в переліку наголошується в меню сортування і в контекстному меню піктограмою, що “втиснута”, напроти вигляду сортування.

Пошук всередині переліку

Якщо перелік містить велику кількість документів, то для виділення потрібної інформації необхідний додатковий пошук усередині переліку. Його можна здійснити декількома способами:

1.За допомогою Динамічного НАВІГАТОРА за переліком на Додатковій Панелі Інструментів. У цьому режимі можна скористатися перевагами деревовидного ієрархічного сортування переліку по типах, по видавцях, по датах, по переліку тематик, по країнах і по інформаційних ресурсах.

2.У переліку можна провести пошук по реквізитах і по контексту. Для цього в режимі “Запит на пошук” необхідно вибрати опцію “Пошук в межах переліку”

або в контекстному меню пункт "Пошук", підпункти "В переліку по реквізитах" або "В переліку по контексту",

Мал. 1.24. Фрагмент вікна “Запит на пошук” в режимі пошуку за переліком

3. Також можна використовувати режим “Пошук слова або його частини в назві”. Введіть у вікні слово, відзначте потрібні опції і напрям пошуку, натискуйте кнопку Шукати - і система перегортуватиме на екрані перелік і активізувати той до­кумент, в якому є шукане слово.

Здійснювати пошук усередині переліку можна кілька разів, повертаючись до переліку відібраних документів за допомогою пункту “Перелік документів” на Лівій панелі або Панелях відкритих вікон, таким чином поступово звужуючи перелік документів.

Графічне представлення зв'язків між документами в переліку

Під час роботи із переліками документів на Додатковій Панелі Інструментів з'являється кнопка виклику режиму представлення зв'язків між документами в переліку в графічному вигляді, що дозволяє доповнити можливості пошуку засобами графічної візуалізації.

Цей режим зручно використовувати для тематичних підбірок документів, що регламентують яке-небудь питання, коли Вам необхідно швидко визначити основні документи з даної підбірки, або для переліків, отриманих в результаті контекстного пошуку.

 

Мал.1.25 Приклад графічного представлення зв'язків між документами

 

У графічному представленні зв'язків переліку овалами зеленого кольору відображаються документи, які вносять зміни до інших документів; синіми прямокутниками - документи, що мають посилання на інші документи; сірими - документи, що не мають посилань на інших. При наведенні курсора миші на документ з'являється спливаюча підказка, в якій вказані всі основні реквізити документа. Для переходу в текст документа клацніть мишкою на потрібному прямокутнику або овалі.

Графічне представлення зв'язків між документами можна зберегти в файл з розширенням bmp. Для цього необхідно скористатися кнопкою на Додатковій Панелі Інструментів. Перед Вами з'явиться вікно, в якому необхідно задати параметри збереження файлу (ім'я файлу, місце розміщення на диску).

Графічне представлення зв'язків може бути побудоване для переліку, що містить не більше 500 документів.

Збереження і друк переліків

Перелік можна зберегти у вигляді файлу на диску Вашого комп'ютера. Аби зберегти наявний перелік документів, необхідно вибрати відповідний пункт контекстного меню (поєднання “гарячих клавіш” Ctrl+S). Перед Вами з’явиться вікно, в якому необхідно задати параметри збереження файлу (ім'я файла, місце розміщення на диску).

Система може зберігати переліки документів в текстовому форматі (Windows-кодуванні) або у форматі HTML.

Перелік документів також можна зберегти в Clipboard. Аби зберегти наявний перелік документів, необхідно вибрати відповідний пункт контекстного меню (поєднання "гарячих" клавіш Ctrl+C). Перед Вами з'явиться діалогове вікно, в якому необхідно задати параметри збереження:

якщо немає виділених документів, то в буфер обміну копіюється весь перелік документів;

- якщо є виділені документи, то пропонується скопіювати виділені документи.

У буфер обміну копіюються переліки не більше 1000 документів. Якщо в переліку більше 1000 документів, то видається повідомлення:

 

Друк переліку здійснюється при виклику пункту меню “Друкувати перелік” (поєднання “гарячих клавіш” Ctrl+P). Перед користувачем виникне діалогове вікно налаштування друку переліку. Це вікно має п'ять закладок (“Загальні”, “Сторінки”, “Шрифти”, “Відступи”, “Попередній перегляд”), відповідні назви функцій друку, що набудовуються. Закладки відкриваються натисненням на них лівою кнопкою мишки.