Использование символа-шаблона в пользовательском фильтре

При задании условий отбора в окне диалога Пользовательский автофильтр можно использовать два символа-шаблона:

* – заменяет любую последовательность символов.

? – заменяет любой одиночный символ.

Шаблоны используются тогда, когда неизвестно точно значение, которые надо найти в списке или надо найти значение, которые имеют сходство. Например:

1) значение фамилии: З и ненко, З е ненко

Символ-шаблон: З?ненко

2) Значение: Сосн ин, Олен ин, Иван ин

Символ-шаблон: *ин

3) Значение: Группа А, Груп А, Гр А

4) Символ-шаблон: *А

5) Значение: Музей Пушкина, Дом- музей Рюрикова

Символ-шаблон: *музей*

Будут собраны все фразы, содержащие слово «музей».

Упражнение №5

Отберите в списке фамилий фамилии, содержащие одинаковые окончания (2 последних буквы).

1. Выделите столбец с заголовком Фамилия.

2. Выполните команду:

Данные ® Фильтр ®Автофильтр

3. Щелкните по кнопке (стрелка) и в списке значений выберите Условие.

4. В диалоговом окне «Пользовательский автофильтр» установите «равно» и далее используйте символ-шаблон.

Копирование отфильтрованных данных

Иногда надо скопировать строки, которые удовлетворяют условиям отбора, в другой лист или в другую часть рабочего листа. Для этого надо:

1. Выделить список.

2. Выполнить команду:

Правка ® Копирование

3. Перейти на другой лист.

4. Выполнить команду:

Правка ® Вставить

Задание № 3

Скопировать отфильтрованный файл (упражнение № 5) на другой лист.

Команда РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР

Команда Расширенный фильтр позволяет:

1) задать условия, соединенные логическим оператором «Или» для нескольких столбцов

2) задать три или больше условия для конкретного столбца с использованием оператора «ИЛИ»

Для изучения команды Расширенный фильтр используйте файл «Список сотрудников».

Команда Расширенный фильтр в отличие от команды Автофлильтр требует задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа. Поскольку при фильтрации скрываются целые строки, диапазон условий лучше всего размещать выше или ниже списка. Диапазон условий должен содержать по крайне мере две строки. В верхней строке заголовки двух или нескольких столбцов, а в другой строке надо ввести условие поиска.

 

Совет. Для обеспечения точности заголовки лучше копировать из основного списка, а не писать заново.

Упражнение № 6

Создайте таблицу «Список сотрудников» и отберите фамилии сотрудников, у которых оклад больше 3000 и стаж более 10 лет (рис.1).

Чтобы создать такой фильтр, выполните следующее:

1. Вставьте несколько новых пустых строк в верхней части листа.

2. В ячейку А1 скопируйте из списка заголовок «Ставка», а в ячейке В1 – «Стаж».

3. В ячейке А2 запишите «=3000», а в ячейке В3 запишите «=10».

4. Выберите команду: Данные ® Фильтр ® Расширенный фильтр

5. Откроется окно диалога «Расширенный фильтр».

 

Обратите внимание, что условия =300000 и =10 записаны в разных строках. Если записать их в одной строке, то EXCEL выведет на экран только те строки, которые соответствуют условию =300000 и =10.

Задание № 4

Проведите отбор, записав условия отбора в одной строке. Снимать фильтр не надо

 

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

Таб. номер

Фамилия

Имя

Отчество

Категория

Проц. Стаж

Оклад

Коф-т

Проц. Совмещ

Проц. допл

Чл. проф

К-во детей

К-во льгот

Алименты, проц

Иваненко

Георгий

Михайлович

Ведущий инспектор

1,00

0,0

0,0

Оленкин

Николай

Артемович

Водитель

1,00

0,0

0,0

Архипов

Александр

Николаевич

Главный инспектор

1,00

0,0

0,0

Балахонов

Юрий

Иванович

Начальник отдела

1,00

0,0

0,0

Баланчин

Юрий

Николаевич

Главный инспектор

1,00

0,0

0,0

Богатов

Владимир

Яковлевич

Начальник филиала

1,00

0,0

25,0

Бочкина

Елена

Освальдовна

Специалист 1 категории

1,00

0,0

0,0

Бублиева

Любовь

Михайловна

Специалист 1 категории

1,00

0,0

0,0

Буряк

Александр

Викторович

Ведущий инспектор

1,00

0,0

0,0

Визанова

Галина

Витальевна

Уборщица

1,00

0,0

0,0

Голикова

Людмила

Петровна

Сторож

1,00

0,0

0,0

Горбатенко

Анатолий

Алексеевич

Начальник филиала

1,00

0,0

0,0

Горбунов

Николай

Александрович

Сторож

1,00

0,0

0,0

Гориева

Оксана

Анатольевна

Ведущий специалист

1,00

0,0

0,0

Гисцев

Владимир

Михайлович

Водитель

1,00

0,0

25,0

Оленкин

Олег

Анатольевич

Начальник

1,00

0,0

0,0

Земцев

Леонид

Васильевич

Главный инспектор

1,00

0,0

0,0

Зиненко

Андрей

Николаевич

Главный инспектор

1,00

0,0

0,0

Золотухина

Лариса

Антоновна

Ведущий бухгалтер

1,50

0,0

0,0

Изосимов

Михаил

Захарович

Водитель

1,00

0,0

0,0

Изосимов

Валерий

Николаевич

Зам.начальника отдела АТ

1,00

0,0

0,0

Ковалева

Марина

Юрьевна

Зам.начальника отдела фин

1,00

0,0

0,0

Колычева

Ольга

Михайловна

Специалист 1 категории

1,00

0,0

0,0

Коренев

Олег

Викторович

Главный юрисконсульт

1,00

0,0

0,0

Летигов

Николай

Михайлович

Главный инспектор

0,75

0,0

25,0

Рисунок 1 - Сотрудники

Упражнение № 7

Одновременное использование условий «ИЛИ» и «И».

Требуется отобрать сотрудников, фамилии которых начинаются с «А» или «Б»или «К» и стаж «>=5» лет.

1. Вставьте пустые строки.

2. Создайте столбцы:

Фамилия стаж

А >= 5 лет

Б >= 5 лет

К >= 5 лет

3. Выполните команду «Расширенный фильтр».

Использование ФОРМЫ для поиска информации

Фильтры являются эффективным способом для поиска информации в списке, но это не единственный способ. Чтобы найти строки, удовлетворяющие заданным условиям можно также использовать команду:

Данные ® Форма…

Последовательность отбора:

1. Выделите любую ячейку списка.

2. Выполните команду:

Данные ® Форма…

3. В диалоговом окне нажмите кнопку Критерии.

4. Заполните поля в этой форме также как при создании условий:

Стаж >= 5 лет

Ставка > 300 000

5. Нажмите кнопку Далее – выведется первая строка списка, удовлетворяющая условию поиска.

6. Нажмите Далее, чтобы увидеть последующие строки или Назад для возврата к предыдущей строке.

Упражнение № 8

Сохранение файла

· Нажмите кнопку Microsoft Office , затем выберите Сохранить как... (Save as...).

· В появившемся диалоговом окне «Сохранение документа» выберите свою папку.

В поле Имя файла (File Name) наберите имя файла lab8.

· Щелкните по кнопке Сохранить (Save) или нажмите клавишу Enter

Практическая работа № 9

Работа со списками.

После сортировки и фильтрации списка можно использовать команду ИТОГИ из меню ДАННЫЕ. Эта команда добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы строк списка.

При этом можно использовать различные функции для вычисления итогов групп. Для каждой группы строк в каждом конкретном столбце можно подсчитать среднее значение, суммы, стандартное отклонение. Кроме того, команда ИТОГИ автоматически вместе с промежуточными итогами создает общие итоги по списку. Перед этим Вы можете выбрать, где поместить итоги: выше или ниже списка.

Чтобы уяснить работу команды ИТОГИ, выполните предварительно следующее задание.

Задание №1

1. Скопируйте из файла lab8 таблицу «Список сотрудников»:

2. Начиная с ячейки O1 добавьте столбцы: