Какие основные области деятельности организации будут упущены, если ликвидировать данную должность, подразделение?

Правильная формулировка названий основных областей деятельности руководителя – это наименование сферы, в которой руководитель должен добиться результатов, а не самих результатов или методов их достижения. Названия должны быть краткими, не более 3 - 4 слов.

 

Неправильно	Правильно
Повышение уровня продаж	Организация продаж
Поддержание ассортимента товара на складе	Организация работы склада
Регулярный контроль выхода машин на линию	Контроль работы гаража
Переписка с производством	Формирование заказов продукции
Набор и увольнение персонала	Управление составом персонала
Обеспечение финансовой стабильности предприятия	Управление финансовыми потоками

Для того чтобы поддерживать соответствие перечня основных областей своей реальной деятельности, руководитель должен обновлять этот перечень не реже 1 раза в год, а при серьёзных изменениях бизнеса – и чаще.

Задание 5

Разбейте свою работу на основные области (группы функций)

Наименование области деятельности	Краткий перечень функций, входящих в эту область деятельности
1.
2.
3.

Коммуникация.

Эффективные коммуникации являются основным необходимым условием для успешного достижения стоящих перед организацией целей.

Самым главным в межличностных коммуникациях является передача информации от одного лица к другому. При коммуникации неизбежны потери и незапланированные «приобретения» информации.

Виды коммуникаций. Цели и методы.

С точки зрения направленности управленческие коммуникации принято делить на нисходящие, восходящие и горизонтальные. Существует пять основных целей нисходящих (направленных сверху вниз) коммуникаций.

1. Поставить конкретные задачи по выполнению работы.

2. Передать информацию о принятых в данной организации процедурах и практике.

3. Обеспечить информацией, касающейся смысла исполняемой работы.

4. Проинформировать подчиненных о качестве их работы («обратная связь»).

5. Предоставить идеологическую информацию для облегчения восприятия целей.

Нередко руководители ограничиваются в своей деятельности только первыми двумя задачами, пренебрегают нисходящими коммуникациями, обеспечивающими информацию о качестве труда и общих целях и задачах организации.

Это оказывает отрицательное воздействие на деятельность организации.

Если люди понимают, почему им поручена данная работа, то в большинстве случаев они обеспечивают более эффективное ее выполнение; если к тому же они понимают, как связана их работа с подсистемой, в которой они находятся, они смогут лучше понять общие цели и задачи организации.

Отсутствие необходимых разъяснений действий руководителя вызывает слухи и ощущение несправедливости.

 

Задание 6

Приведите примеры, когда Николай в фильме организует (намеренно или спонтанно) нисходящие коммуникации в своём подразделении. Оцените их с точки зрения реализации пяти перечисленных выше целей.

 

Пример нисходящих коммуникаций	Оценка

Необходимость восходящих коммуникаций для современного руководителя диктуется важностью получения объективной и своевременной информации о состоянии дел в подчинённых ему подразделениях. Однако в большинстве организаций нисходящие коммуникации носят директивный характер и полностью доминируют над восходящими. Это нередко приводит не только к дефициту информации, но и к самообману (иногда и к прямому обману) руководителей относительно того, каково реальное положение дел.

Для эффективных восходящих коммуникаций необходим подход, вовлекающий работников в процесс управления и наделяющий их полномочиями.

В целом информация, предоставляемая сотрудниками, может быть разделена на два основных вида:

1. личная информация о мыслях, установках и деятельности

2. информация, которая имеет технический характер и является обратной связью относительно производственной деятельности — жизненно важным фактором контроля в любой организации.

Информация личного характера обычно формируется из того, что говорят сотрудники своим руководителям. Ниже приведено несколько примеров подобной информации:

· Какую работу выполнили сотрудники.

· Какую работу выполнили их подчиненные.

· Какую работу выполнили другие сотрудники, работающие вместе с ними.

· Что они считают необходимым предпринять.

· Какие у них проблемы.

· Какие проблемы существуют у них в подразделении.

· Что следует пересмотреть в практике и политике компании.

Задание 7

С учётом ошибок, допущенных Николаем в 1 и 2 частях фильма, дайте ему несколько советов по организации восходящих коммуникаций в подразделении.

«Обратная связь» как элемент межличностной коммуникации в процессе управления является одним из важных методов нематериальной мотивации и развития сотрудников.

Давая «обратную связь», руководитель должен быть позитивным:

· правильно выбрать место и время,

· говорить о конкретном случае,

· не обобщать и не вешать ярлыки,

· описать желаемое поведение,

· предложить помощь.

Ф. Лютенсом описаны характеристики обратной связи, даваемой руководителем подчинённому (см. таблицу 1).

Таблица 1

Характеристики обратной связи

Наименование характеристик	Эффективная обратная связь (развивающая)	Неэффективная обратная связь
1. Намерение	Имеет целью помочь работнику	Имеет целью унизить работника
2. Конкретность	Конкретная	Имеет общий характер
3. Описательность	Описательная	Имеет оценочный характер
4. Полезность	Целесообразная	Бесполезная
5. Своевременность	Своевременная	Несвоевременная
6. Готовность	Принимает во внимание готовность работника к восприятию обратной связи	Заставляет работника оправдываться
7. Ясность	Ясная	Невразумительная
8. Достоверность	Достоверная	Неточная

Ниже приводится более подробное разъяснение характеристик, приведенных в таблице 1.

1. Намерение. Целью эффективной обратной связи являются улучшение качества работы и повышение ценности каждого отдельного сотрудника. Она не должна осуществляться в форме личных нападок и не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека. Эффективная обратная связь должна быть обращена в основном к отдельным аспектам трудовой деятельности.

2. Конкретность. Эффективная обратная связь должна обеспечить подчинённых конкретной информацией, благодаря которой они смогут понять, как можно исправить сложившуюся ситуацию. Неэффективная обратная связь оставляет после себя ряд вопросов. Так, например, если сотруднику просто сказано, что он плохо работает, тот остается в подавленном состоянии, не зная, как улучшить свою работу. Нельзя обобщать и вспоминать то, что было «когда-то».

3. Описательность. Эффективная обратная связь должна носить, скорее, описательный характер, чем оценочный. Она должна содержать объективные сведения о том, что сделал сотрудник, а не оценку его личности или характера. Нельзя вешать «ярлыки»: «бестолковый», «неумеха» и т.п.

4. Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую может использовать сотрудник для улучшения качества своего труда. Ее целью не является критика тех подчинённых, которые не обладают необходимыми навыками или достаточным образованием, чтобы работать должным образом. Надо исходить из того, что, если сотрудник не может что-либо исправить, об этом нечего и упоминать.

5. Своевременность. Обратная связь должна осуществляться своевременно. Как правило, чем скорее она осуществляется, тем лучше для дела. В этом случае сотрудник имеет возможность лучше понять, о чем говорит его начальник, и внести коррективы в свои действия.

6. Готовность. Для того чтобы обратная связь была эффективной, сотрудники должны быть готовы ее воспринять. Если же сотрудникам ее навязывают, она оказывается значительно менее эффективной.

7. Ясность. Подчинённый должен ясно понимать суть обратной связи. Хорошим способом проверки является просьба воспроизвести основные положения информации. Помимо этого, руководитель может следить за выражением лиц своих сотрудников, чтобы понять, насколько хорошо они его поняли.

8. Достоверность. Для того чтобы обратная связь была эффективной, она должна быть надежной и достоверной. Естественно, если информация неверна, то подчиненный считает, что у его начальника предвзятое мнение, и может даже попытаться внести некоторые ошибочные коррективы в свои действия, чем лишь усложнит проблему.

 

Задание 8

Проанализируйте сцену из фильма «Во дворе», когда Николай даёт «обратную связь» Альберту, начальнику гаража.

Наименование характеристики	Ваши комментарии
1. Намерение
2. Конкретность
3. Описательность
4. Полезность
5. Своевременность
6. Готовность
7. Ясность
8. Достоверность

Принятие решений.

Принятие решений, как и обмен информацией (коммуникация) – составная часть любой управленческой функции. Решение – это выбор альтернативы. Менеджер выбирает направление действий не только для себя, но и для других работников и подразделения в целом. Подобно процессу коммуникаций, принятие решений отражается на всех аспектах управления. Более чем что-либо другое, компетентность в данной области отличает менеджера от не менеджера и, что еще важнее, – эффективно работающего менеджера от его неэффективно работающего коллеги. Процесс принятия решений имеет интуитивный, основанный на суждениях или рациональный характер.

Интуитивные решения. Чисто интуитивное решение — это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен. Менеджер, полагающийся исключительно на интуицию, сталкивается со случайностью. С точки зрения статистики шансы на правильный выбор без какого-либо приложения логики невысоки.

Решение, основанное на суждении, – это выбор, обусловленный знаниями руководителя или накопленным опытом. Оно опирается на здравый смысл, но истинный здравый смысл встречается очень редко. Поскольку суждение всегда опирается на опыт, чрезмерная ориентация на последний смещает решения в тех направлениях, которые знакомы руководителям по их прежним действиям. Из-за такого смещения руководитель может упустить новую альтернативу, которая должна была бы стать более эффективной, чем знакомые варианты выбора.

Рациональное решение обосновывается с помощью объективного аналитического процесса, а не с помощью интуиции, опыта или здравого смысла и потому является наиболее предпочтительным.

Существуют три главных источника принятия неправильных решений:

1. Руководитель, принимающий решение, очень спешит. Он не любит ждать и/или не склонен к серьёзному поиску информации, поэтому он быстро принимает решение. Если бы он мог себя заставить подождать более полной информации, он, вероятно, получил бы лучшие результаты.

2. Руководитель, принимающий решение, очень медлит. Он пытается собрать максимально возможный объём информации и неправомерно задерживает принятие решения.

3. Руководитель, принимающий решение, предпочитает лёгкое решение. Он, как правило, выбирает решение, которое, скорее всего, не доставит ему неприятностей. Если бы он не боялся риска, процесс принятия решений мог бы быть улучшен.

Задание 9 Приведите для каждой из функций управления по 2 – 3 примера типичных решений, в том числе, принятых в фильме Николаем. Оцените по 10–балльной шкале качество управленческих решений, принятых в фильме Николаем.

Функции управления	Примеры управленческих решений	Оценка качества решения
Планирование
Организация
Мотивация
Контроль

Планирование деятельности подразделения.

Планирование – пожалуй, наиболее сложная из функций управления, поскольку требует от менеджера, в определённой степени, способности предвидения будущего. Исходным этапом планирования является постановка целей, т.е. формулирование ожидаемых результатов деятельности подразделения.

Цели работы подразделения можно разбить на две основные группы:

· цели, обеспечивающие устойчивое функционирование подразделения и организации;

· цели развития подразделения и организации.

Цели должны формулироваться в рамках основных областей деятельности подразделения и должны носить конкретный (количественный или качественный) характер и быть привязаны к сроку их реализации. Для реализации целей они разбиваются на отдельные задачи и мероприятия, решение которых привязывается к определённым моментам времени.

Задание 10

Выберите 2 – 3 области деятельности подразделения из числа выявленных в задании №5 и сформулируйте по 2 – 3 цели в каждой из них.

Наименование области деятельности	Примеры целей подразделения
1.
2.
3.

 

Цели подразделения не должны оставаться исключительной заботой его руководителя. Стандартом работы современной организации является применение системы «Управления по целям» (УПЦ)[3]. Данная система предполагает распределение целей подразделения между его ключевыми сотрудниками.

Управление по целям - это процесс, состоящий из четырех взаимозависимых и взаимосвязанных этапов.

1. Выработка четких, кратких формулировок целей.

2. Разработка реалистичных планов их достижения.

3. Систематический контроль, измерение и оценка работы и результатов.

4. Корректирующие меры для достижения запланированных результатов.

Многочисленные исследования показывают, что постановка индивидуальных целей мотивирует сотрудника на успешную работу при выполнении перечисленных ниже требований.

Каждая из целей, которые ставятся перед сотрудниками, должна быть:

· мобилизующей

· конкретной,

· измеримой

· достижимой

· актуальной

· ограниченной во времени.

· Помимо этого, практика управления показывает, что сотрудники, которые участвовали в определении целей и которые таким образом сделали эти цели как бы своими собственными, будут показывать лучшие результаты, нежели те, кому цели были обозначены «сверху». Отсюда вытекает рекомендация: «Вовлекайте сотрудников в процесс принятия решений, поскольку чувство сопричастности помогает реализации планов».

 

 

Задание 11

Проанализируйте цели, которые поставил Николай перед своими подчиненными на соответствие выше перечисленным характеристикам:

«Четко соблюдать график поставок»

«Организовать обучение компьютерной грамотности всех, кто в этом нуждается»

Выберите 2-х – 3-х сотрудников отдела логистики и сформулируйте цели для каждого из них, соблюдая приведенные выше правила.