Модуль П. Тема 2 организация и информационное обеспечение экономического анализа

МОДУЛЬ П. Тема 2 Организация и информационное обеспечение экономического анализа

ВОПРОСЫ

1.Основные принципы организации экономического анализа

2.Организационные этапы в аналитической работе

3.Организационные формы и исполнители анализа

3.1.Экономические службы предприятий

3.2.Схема распределения функций экономического анализа

4. Планирование аналитической работы

5. Информационное и методическое обеспечение анализа

5.1.Источники экономического анализа

5.2.Требования, предъявляемые к источникам информации для анализа

6. Документальное оформление результатов анализа

Основные принципы организации экономического анализа

Результаты экономического анализа в определенной степени зависят от верной его организации, которая должна соответствовать некоторым правилам. Организация экономического анализа должна строиться на плановой основе, основываться на передовых методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.

Принципы организации экономического анализа:

- четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными работниками;

- обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса;

- ориентация на запросы конкретных пользователей анализа;

- регламентация и унификация аналитической работы.

Служебные обязанности каждого руководителя, каждого менеджера, принимающего управленческие решения, включают аналитическую работу. Следовательно, важным принципом ее организации является четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными работниками. Таким образом, от того, насколько рационально распределены обязанности, зависит, с одной стороны, полнота анализа, а с другой — отсутствие дублирования одной и той же работы различными службами, т.е. более эффективно используется труд различных специалистов.

При проведении экономического анализа должны использоваться новейшие методики анализа, компьютерные технологии обработки информации, рациональные методы сбора и хранения данных. Отсюда одним из принципов организации аналитической работы является обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса. Это подразумевает выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение.

Одно из требований, которое надо учитывать при организации аналитической работы, — ориентация на запросы конкретных пользователей анализа. С одной стороны, наиболее полно удовлетворяются информационные запросы различных субъектов анализа, с другой — минимизируются расходы на проведение анализа.

Важным принципом в организации аналитической работы в организации является ее регламентация и унификация. Регламентация — это разработка для каждого исполнителя обязательного минимума таблиц и выходных форм анализа. Унификация (стандартизация) анализа предусматривает создание типовых методик и инструкций, выходных форм и таблиц, стандартных программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа на более высоком уровне управления. Она повышает объективность оценки деятельности подразделений, уменьшает затраты времени на анализ, что в итоге влияет на повышение его эффективности.

 

Организационные этапы в аналитической работе

Можно выделить следующие организационные этапы в аналитической работе организации:

1) выбор субъектов и объектов анализа, определение организационных форм его проведения и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями;

2) планирование аналитической работы;

3) информационное и методическое обеспечение экономического анализа;

4) оформление результатов анализа;

Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

 

Организационные формы и исполнители анализа

Экономические службы предприятий

Состав аппарата и технический уровень управления определяет организационные формы экономического анализа организации.

Деятельностью всех экономических служб на крупных промышленных предприятиях управляет главный экономист, являющийся заместителем руководителя по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу в организации, включая и работу по экономическому анализу. Ему подчиняются непосредственно лаборатория экономики и организации производства, планово-экономический отдел, отдел труда и заработной платы, бухгалтерия, финансовый отдел и т.д. Также в отдел может быть выделена группа экономического анализа.

В небольших организациях аналитическую работу возглавляет менеджер планового отдела или главный бухгалтер.

Осуществление экономического анализа — обязанности не только экономических служб, но и технических служб (главного механика, энергетика, технолога и др.). Его осуществляют также цеховые службы, руководители бригад, участков и т.д. Данное положение дел можно объяснить тем, что, какой бы квалификацией ни обладали работники экономических служб, их силами невозможно глубоко и всесторонне осуществить аналитическую работу. Совместно силами экономистов, техников, технологов, руководителей различных служб, которые обладают знаниями по исследуемым вопросам, можно комплексно проанализировать проблему и найти наиболее оптимальное решение.

 

Схема распределения функций экономического анализа

Функции экономического анализа выполняют разные отделы предприятия:

- Планово-экономический отдел;

- Управленческая бухгалтерия;

- Финансовый отдел (финансовая бухгалтерия);

- Отдел труда и заработной платы;

- Отдел маркетинга;

- Производственный отдел;

- Отдел главного механика и энергетика;

- Отдел технического контроля;

- Отдел снабжения;

- Отдел сбыта.

Примерная схема распределения функций экономического анализа.

Планово-экономический отдел составляет план аналитической работы и осуществляет контроль за его выполнением, обеспечивает методику его проведения, организует и обобщает результаты анализа организации и его структурных подразделений, исследует наиболее стратегические, перспективные вопросы развития организации, составляет план оргтехмероприятий и контролирует его выполнение, разрабатывает и корректирует перспективные и текущие планы по результатам анализа.

Управленческая бухгалтерия планирует, учитывает и анализирует затраты на производство продукции, ее себестоимость, финансовые результаты и т.д.

Финансовый отдел (финансовая бухгалтерия) исследует процесс формирования, размещения и эффективность использования капитала организации, денежные потоки, налоги, инвестиции, процесс формирования прибыли и ее использования, финансовое положение организации, ее платежеспособность и т.д.

Отдел труда и заработной платы исследует состояние организации труда, обеспеченность организации трудовыми ресурсами по категориям и профессиям, уровень производительности труда, использование фонда рабочего времени, расходование фонда заработной платы.

Отдел маркетинга исследует рынки сырья и сбыта продукции, конкурентоспособность товаров, разрабатывает ценовую политику организации и другие вопросы внешней среды функционирования организации.

Производственный отдел исследует выполнение задания выпуска продукции по объему и ассортименту, ритмичность производства, повышение качества товаров, внедрение новой техники и технологии, комплексной автоматизации и механизации производства.

Отдел главного механика и энергетика контролирует состояние эксплуатации машин и оборудования, выполнение графиков ремонта и модернизации машин и оборудования, эффективность использования оборудования, рациональное потребление энергоресурсов.

Отдел технического контроля исследует качество сырья, готовой продукции, брак и потери от брака, претензии покупателей, разрабатывает мероприятия по сокращению брака, повышению качества товаров.

Отдел снабжения обеспечивает и анализирует своевременность и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение заданий поставок по объему, номенклатуре, срокам, качеству, соблюдение норм отпуска материалов, транспортно-заготовительные расходы.

Обоюдная работа по проведению экономического анализа обеспечивает его комплексность, дает возможность более квалифицированно, глубоко исследовать хозяйственную деятельность, ее результаты, полнее выявить резервы повышения эффективности производства.

Исследование деятельности организации может проводиться работниками вышестоящих органов. Они изучают отдельные вопросы или стороны деятельности, а также могут комплексно проводить исследование. Результаты анализа могут дать им почву для изменения в некоторой степени условий деятельности организации.

Вневедомственный экономический анализ осуществляется статистическими, финансовыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирмами, банками, инвесторами и т.д. Статистические органы обобщают и анализируют статистическую отчетность и результаты представляют в соответствующие министерства и ведомства для практического использования. Выполнение заданий организаций по прибыли, отчислению налогов в госбюджет контролируют налоговые органы. Анализ финансового состояния организации, ее платежеспособность, кредитоспособность, эффективность использования кредитных ресурсов изучают банки, кредиторы, инвесторы.

Осуществление разовых аналитических работ по крупным стратегическим вопросам проводится специалистами аудиторских и консалтинговых фирм. Их деятельность направлена на оказание помощи клиентам, чтобы разобраться в определенных проблемах бизнеса.

Использование внутрихозяйственного, ведомственного и вневедомственного анализа создает возможность для всестороннего исследования хозяйственной деятельности организации и более полно изыскивать резервы повышения его эффективности.

Планирование аналитической работы

Эффективность и действенность экономического анализа напрямую зависит от планомерности его проведения. Работа по проведению анализа на каждом предприятии должна планироваться.

С этой целью можно составлять следующие планы:

1) комплексный план аналитической работы организации;

2) тематические планы.

Комплексный план аналитической работы обычно составляется сроком на один год. Там намечается список объектов исследования, определяются цели анализа и система показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели.

Обязательно предусматривается периодичность проведения исследования по каждому объекту (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, ежедневно), сроки выполнения исследовательской работы (например, к 5-му числу следующего месяца).

План должен содержать состав исполнителей анализа по каждому вопросу и распределение обязанностей между ними. Предусматриваются источники информационного и методического обеспечения анализа по каждому исследуемому вопросу. В плане указываются внешние и внутренние пользователи анализа.

Тематические планы проведения анализа составляются по глобальным вопросам, требующие более глубокого исследования, содержат объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнителей, формы отчета и др.

Контроль за выполнением заданий анализа осуществляет заместитель руководителя организации по экономическим вопросам либо лицо, обязанности которого предусматривают управление анализом в целом.

 

Требования, предъявляемые к источникам информации для анализа

К информации для анализа предъявляется ряд требований:

- аналитичность информации;

- достоверность;

- оперативность;

- сопоставимость;

- рациональность.

 

Аналитичность информации означает, что вся система экономической информации должна соответствовать потребностям экономического анализа. Другими словами, обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которые необходимы для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, определения влияния основных факторов и выявления внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства.

Достоверность экономической информации означает, что исследуемые явления и процессы должны отражаться объективно. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные специалистами предложения не принесут пользы организации, но могут оказаться вредными. Следовательно, собранная информация для анализа должна быть проверена на доброкачественность.

Проверяется полнота данных, правильно ли они оформлены. Проверяется достоверность арифметических расчетов, согласование показателей, приведенных в разных таблицах и т.д.

Проверяются привлеченные к анализу данные по существу. Определяется, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Дается ответ на вопрос: может ли такое быть на самом деле? Средствами такой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников.

Оперативность информации означает, что чем быстрее поступает информация о совершившихся хозяйственных процессах, тем быстрее можно провести анализ, выявить и устранить недостатки, упущения и потери.

Сопоставимость как одно из требований к качеству информации предусматривает ее обеспечение по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей. Анализ будет менее трудоемким, если заранее обеспечена сопоставимость показателей. После проверки всю числовую информацию приводят в сопоставимый вид, используя способы, рассмотренные в подразделе 4.2.

Формируя информационную базу для анализа, можно провести упрощение данных. Анализ в определенных случаях носит прогнозный характер, поэтому не требует точности, как, например, в бухгалтерском учете. Для облегчения восприятия информации, снижения сложности аналитических расчетов можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в тысячах рублей.

 

Сбор информации, ее хранение и использование необходимо осуществлять с минимальными затратами, т.е. она должна быть рациональной (эффективной). Во-первых, требуется разносторонняя информация для комплексного анализа, т.к. при ее отсутствии анализ будет неполным. Во-вторых, излишек информации увеличивает процесс ее поиска, сбора и принятия решения. Следовательно, возникает необходимость изучения полезности информации, совершенствования информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

Таким образом, система информации экономического анализа должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности экономического анализа.

 

Огромное значение в организации анализа имеет его методическое обеспечение. В конечном итоге от этого зависит результативность аналитических исследований. За методическое обеспечение анализа несет ответственность специалист, который руководит аналитической работой в организации. Он обязан постоянно совершенствовать методику экономического анализа с учетом достижений передового опыта в области анализа. Для этого внедрять ее во всех звеньях предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Можно внедрять компьютерные программы анализа.

 

6. Документальное оформление результатов анализа

Оформление результатов экономического анализа организации должно отражаться с помощью соответствующих документов.

Это может быть:

- аналитический отчет (пояснительная записка);

- справка;

- заключение.

Аналитический отчет (пояснительная записка) составляется, как правило, для внешних пользователей. Для внутрихозяйственного использования обычно результаты анализа оформляются в виде справки или заключения.

Аналитический отчет содержит, прежде всего, вопросы, отражающие экономический уровень организации, характеристику ассортимента товаров и цен, долю рынков сбыта товаров, репутацию организации, ее имидж в деловом мире, характеристику реальных и потенциальных конкурентов с указанием сильных и слабых сторон их бизнеса.

Далее отражается динамика показателей, которые характеризуют производственные и финансовые результаты, имущественное и финансовое положение организации, ее деловую активность, эффективность работы, перспективы развития.

Аналитический отчет должен раскрыть изменения в учетной политикеорганизации, т.к. они могут оказать определенное влияние на денежные потоки, финансовые результаты и т.д. Следует дать расшифровку агрегированных показателей отчетности (состав дебиторской и кредиторской задолженности, краткосрочных и долгосрочных финансовых вложений, распределения прибыли и др.). Следует дать информацию по сегментам (выручка, затраты, прибыль, активы).

В аналитическом отчете также приводится характеристика положительных и отрицательных сторон деятельности предприятия за отчетный период, отражаются объективные и субъективные, внешние и внутренние факторы, которые повлияли на производственные и финансовые результаты его работы. Необходимо также приложить перечень мероприятий, направленных на устранение недостатков.

МОДУЛЬ П. Тема 2 Организация и информационное обеспечение экономического анализа

ВОПРОСЫ

1.Основные принципы организации экономического анализа

2.Организационные этапы в аналитической работе

3.Организационные формы и исполнители анализа

3.1.Экономические службы предприятий

3.2.Схема распределения функций экономического анализа

4. Планирование аналитической работы

5. Информационное и методическое обеспечение анализа

5.1.Источники экономического анализа

5.2.Требования, предъявляемые к источникам информации для анализа

6. Документальное оформление результатов анализа