Паняцце бланка, рэквізіта, фармуляра

У штодзённым жыцці і працы чалавек наладжвае афіцыйныя, службовыя адносіны з іншымі людзьмі, з арганізацыямі, установамі. Гэтыя адносіны рэгулююцца прававымі нормамі, замацаванымі ў законах, указах, пастановах, дагаворах і іншых дакументах. Значэнне заканадаўчых актаў, дакументаў асабліва ўзрастае на цяперашнім этапе, калі наша краіна стала прававой дзяржавай.

Справавыя лісты пішуцца на спецыяльных бланках, якія адпавядаюць стандарту і маюць пэўны парадак іх размяшчэння. Бланкі бываюць двух відаў: агульныя бланкі і бланкі для лістоў. Галоўнае адрозненне паміж імі ў тым, што бланкі для лістоў маюць рэквізіт «Індэкс прадпрыемства сувязі, паштовы і тэлеграфны адрас, нумар рахунку ў банку», а таксама трафарэтную частку рэквізіту «Спасылка на індэкс і дату ўваходнага дакумента». На агульных бланках замест іх застаецца пустое месца, куды потым друкуюцца рэквізіты «Назва віду дакумента», «Месца складання ці выдання».

Кожны дакумент складаецца з асобных элементаў – рэквізітаў. Рэквізіт – абавязковы інфармацыйны элемент дакумента, строга замацаваны за пэўным месцам на бланку, лісце. Сукупнасць рэквізітаў, пэўным чынам размешчаных у дакуменце, складае яго фармуляр. Розныя віды дакументаў маюць розны набор рэквізітаў, якія абумоўліваюцца прызначэннем дакументаў. Напрыклад, акт, загад, пратакол маюць неаднолькавы набор рэквізітаў.

Для службовых дакументаў рэкамендуецца наступны набор рэквізітаў.

1. Дзяржаўны герб.

2. Эмблема арганізацыі.

3. Код арганізацыі па класіфікатару прадпрыемстваў і арганізацый.

4. Код дакумента па класіфікатару кіраўніцкай дакументацыі.

5. Назва міністэрства, структурнага падраздзялення арганізацыі, установы.

6. Паштовы і тэлеграфны адрас.

7. Нумар тэлефона, нумар тэлефакса.

8. Назва разліковага рахунку ў банку.

9. Дата.

10. Індэкс дакумента.

11. Спасылка на індэкс і дату ўваходнага дакумента.

12. Адрасат (назва прадпрыемства і адрас атрымальніка ліста).

13. Загаловак да тэксту (не больш чым на двух радках). Ён павінен адпавядаць асноўнаму пытанню, якое закранаецца ў лісце.

14. Тэкст (асноўны рэквізіт).

15. Адзнакі пра наяўнасць дадаткаў.

16. Подпіс.

17. Адзнака пра накіраванне копій па іншых адрасах.

18. Прозвішча, імя, імя па бацьку, тэлефон выканаўцы.

Рэквізіт «тэкст дакумента» можа быць аформлены ў выглядзе лінейнага запісу звязнай мовы (аўтабіяграфія, заява), трафарэта (лінейны запіс з прабеламі (даведкі, кантракты, справавыя лісты)), анкеты (асабісты лісток па ўліку кадраў, загады), табліцы (штатны расклад, структура кадраў, графік адпачынкаў) ці злучэнне гэтых формаў (пастановы, рашэнні).

 

5. Мова і кампазіцыя справавых лістоў. Прыватныя дзелавыя паперы

Справавыя лісты – гэта такая карэспандэнцыя, якая накіравана ад імя адной арганізацыі, установы і г.д. да другой арганізацыі, установы, хоць адрасавана яна можа быць адной асобе і падпісана адной асобай (такая асоба ў даным выпадку выступае як юрыдычная, а не прыватная). Справавыя лісты прадугледжваюць толькі афіцыйны тып адносін, а з улікам службовай сферы могуць быць класіфікаваны на дыпламатычныя, камерцыйныя (гандлёвыя), прамысловыя і лісты ўстаноў і арганізацый. Мэта справавога ліста – інфармаваць і пераканаць адрасата. Як правіла, справавы ліст складаецца па аднаму канкрэтнаму пытанню і мае строга замацаваны набор фразаў і бланкавую кампазіцыю.

Існуе некалькі відаў класіфікацыі справавых лістоў, у аснове іх ляжаць розныя кваліфікацыйныя прыкметы.

Справавыя лісты звычайна дзеляцца на дзве вялікія групы: 1. Лісты – канстатацыя фактаў; 2. Лісты – папераджальнікі фактаў.

У сваю чаргу лісты гэтых дзвюх груп дзеляцца:

1) па функцыянальнай прыкмеце – на лісты, якія патрабуюць адказу (ліст просьба, ліст-зварот, ліст-прапанова) і лісты, якія не патрабуюць адказу (ліст-папярэджанне, ліст-напамін, ліст-запрашэнне);

2) па прыкмеце спецыялізацыі – на суправаджальныя і дагаворныя;

3) па зместу – аднааспектныя і шматаспектныя;

4) па тэматычнай прыкмеце – на справавыя (афармляюць справавыя, эканамічныя, фінансавыя і пад. адносіны) і камерцыйныя (змяшчаюць пытанні матэрыяльна-тэхнічнага забеспячэння і збыту);

5) па структурных прыкметах – на стандартныя (на пэўны ўзор) і нестандартныя (адступаюць ад стандартаў з прычыны незвычайнай сітуацыі, якая склалася на прадпрыемстве).

Звярніце ўвагу па некаторыя ўзоры структуры і напісання справавых лістоў!

Лісты-просьбы выражаюць просьбу аб выкананні якога-небудзь дзеяння, атрымання дакументацыі ці матэрыяльных каштоўнасцей. Звычайна пачынаюцца словамі Прашу; Просім.

Схема ліста-просьбы:

1) выклад прычыны, якая выклікала неабходнасць звярнуцца з просьбай (часам гэты пункт можа адсутнічаць);

2) выклад просьбы;

3) чакаемы вынік у выпадку, калі просьба будзе задаволена;

4) гатоўнасць да далейшага супрацоўніцтва.

Напрыклад:

(Пра ўключэнне ў план выдавецтва)

... Прашу ўключыць у план інфармацыйных выданняў на 200...г.......... (назва).......... аўтары...................................

Аб'ём працы......... старонак. Рукапіс будзе прадстаўлены ў.................. 200...г.

Дадатак: Анатацыя............... на......... аркуш. у...... экз.

Лісты-напаміны (напамінкі) напамінаюць пра выкананне пэўных дзеянняў і меры, якія будуць прыняты ў выпадку невыканання гэтых дзеянняў. Часам на палях такіх лістоў ставіцца памета «Паўторна». Напрыклад:

Напамінаем Вам, што згодна з планам сумесных работ па......... Вы павінны закончыць работы не пазней за......... 200...г.;

Паўторна дасылаем Вам...... (звесткі, заяўку і г. д.)......... на.... Пераканаўча просім пацвердзіць факт і х атрымання як можна хутчэй.

Лісты-пацвярджэнні пацвярджаюць атрыманне дакументаў і матэрыялаў, тэлеграм і тэлефонных паведамленняў. Напрыклад:

... Пацвярджаем атрыманне запрошанай дакументацыі. Дзякуем за хуткае выкананне заказу.

Мы атрымалі Ваша(у)...... (факс, пісьмо, тэлеграму)......., у якім(ой) Вы паведамляеце, што...................................

Дзякуем Вам за своечасовы адказ.

Суправаджальныя лісты пішуцца пры адпраўцы пэўных дакументаў ці матэрыяльных каштоўнасцей. Складаюцца з дзвюх частак: 1) паведамленне пра матэрыял, які высылаецца; 2) звесткі, якія маюць удакладняльны характар. Напрыклад:

(Пра атрыманне інфармацьі)

Накіроўваем копію пратакола нарады па пытанні...... і таксама.......................

Просім гэтыя документы падпісаць і заверыць пячаткаю: адзін экзэмпляр накіравацъ на наш адрас.

Накіроўваем пратаколы выпрабаванняў.............. Выпрабаванне показала наступныя вынікі:.............................

Дагаворныя лісты пацвярджаюць факт адпраўкі пагадненняў. Напрыклад:

Накіроўваем............... экзэмпляры падпісанага намі пагаднення №.................. аб пастаўцы Вам........................... Просім........................ і адзін экзэмпляр пагаднення №...... вярнуцъ нам.

Накіроўваем падпісанае з нашага боку пагадненне №... ад........ Даведка аб фінансаванні будзе выслана..........................

Гэтае пісьмо лічыцца неад 'емнай часткай нашага пагаднення.

Дадатак: Пагадненне №............ на...... ст. у............... экз.

Ліст-запыт(анне) складаецца звычайна з дзвюх частак: 1) уводзіны, дзе выкладаецца сутнасць пытання; 2) заключэнне, дзе ставяцца тыя пытанні, на якія чакаюць адказу. Напрыклад:

Згодна з загадам №......... ад............, у нашу ўстанову быў(ла) узяты(на) на працу................................

За......... да пачатку адзначанай працы............... ён (яна) атрымала траўму...................................

Так як..................... да атрымання названай траўмы..................... нідзе не працаваў(ла) і ў нас таксама не меў (мела) ніякага заробку, просім растлумачыцъ:

1. Ці мае.................. права на атрыманне на нашым прадпрыемстве дапамогі з-за часовой непрацаздольнасці?

2. Калі ў.................. ёсць такое права, то з якога разліку неабходна налічыцъ дапамогу............ па лістку непрацаздольнасці?

Дырэктар...................................

Старшыня прафкама................................

Гарантыйныя лісты маюць на мэце пацвердзіць пэўныя абяцанні ці ўмовы: адрасуюцца канкрэтнай асобе або цэламу прадпрыемству. Напрыклад:

... Гарантуем, што пастаўленае па заказе №......... ад............... абсталяванне поўнасцю адпавядае апісанню, тэхнічным умовам і спецыфікацыі заказу.

Калі на працягу.................. месяцаў з дня запуску ў эксплуатацыю і не больш за............ месяцы з дня адгрузкі абсталяванне стане дэфектным або па канструкцыі, або з-за недабраякаснага матэрыялу, мы абяцаем у самы сціслы тэрмін ліквідаваць усе недахопы за наш кошт або замяніць абсталяванне бясплатна....

Інфармацыйныя лісты выступаюць разнавіднасцю пісем-паведамленняў; яны інфармуюць установу ці канкрэтную асобу аб пэўнай сітуацыі (часта мэтай такіх лістоў з'яўляецца прапаганда дзейнасці пэўнай установы ці арганізацыі і пад. або рэклама пэўнай прадукцыі). Напрыклад:

Навучальнай установай........................ плануецца ў............ г. правесці Міжнародную навуковую канферэнцыю на тэму....................

На канферэнцыі мяркуецца разгледзець наступныя пытанні:...................................................................................

< Запрашаем Вас прыняць удзел у канферэнцыі і выступіць з дакладам (паведамленнем). Даклады будуць уключаны ў зборнік навуковых прац, выданне якога плануецца на.................. г.>

Звесткі пра ўдзел у канферэнцыі, а таксама тэму паведамлення просім даслацъ да..................... г. на адрас:.................

Цыркулярныя лісты – гэта звычайна дырэктыўныя распараджэнні, якія рассылаюцца падведамасным установам ці падначаленым службовым асобам (змяшчаюць інфармацыю аднаго і таго ж зместу).

Лісты-паведамленні аб нечым (пра нешта) паведамляюць ці нешта сцвярджаюць. Звычайна яны пачынаюцца словамі Паведамляем Вам, Даводзім да Вашага ведама іпад. Напрыклад:

У адказ на Ваша пісьмо ад............................ паведамляем, што затрымка пры.................. адбылася з прычыны................

Прымаем усе меры для найхутчэйшай дастаўкі............. і мяркуем, што здолеем выканаць гэта ў тэрмін............ да;

Паважаны.....................!

Паведамляем Вам, што пасяджэнне па справе.............. адбудзецца................... 200...... г. у......... гадзін у памяшканні............... па вул...........................

Камерцыйныя лісты маюць юрыдычную сілу, складаюцца ад імя юрыдычнай асобы пры заключэнні і выкананні пагаднення.

Адрозніваюць тры віды камерцыйнай перапіскі: запыт – адказ на запыт; прапанова – адказ на прапанову; прэтэнзія – адказ на прэтэнзію.

Лісты, у якіх змяшчаюцца адказы-адмаўленні на запыт ці прапанову, звычайна будуюцца па схеме: 1) паўтарэнне запыту (просьбы); 2) прычыны, на аснове якіх запыт (просьба) не можа быць выканана або прапанова не прымаецца; 3) канстатацыя адмаўлення ці непрыняцця прапановы. Напрыклад:

(Запыт)

Спасылаючыся на перагаворы з Вашым прадстаўніком у... 200.. г., просім даслацъ нам камерцыйныя прапановы на............... з указаннем максімальнай колькасці пастаўкі па ўсіх тыпах, якія прапаноўваюцца.

(Адказ на запыт)

Дзякуем за запыт ад...... на пастаўку...... (назва тавару).....

Зараз мы разглядаем пытанне аб магчымасці прадастаўлення Вам прапаноў на тавар, які Вас цікавіць.

Аб нашым рашэнні паведамім у самы бліжэйшы час.

3 павагай.........................................

(Прапанова)

Мы можам прапанавацъ Вам......................................

Колькасць.......................

Якасць..........................

Упакоўка.......................

Умовы пастаўкі....................

Цана................................

Тэрмін пастаўкі................................

Умовы плацяжу................................

3 павагай.........................................................................

 

Заўвага. Нягледзячы на тое, што прыведзены ўзоры не ўсіх справавых лістоў, можна заўважыць, што для большасці з іх характэрна паўтаральнасць адных ітых жа зваротаў, канструкцый, запомніўшы якія можна навучыцца складаць тэксты на разнастайныя тэмы, правільна афармляць справавую карэспандэнцыю. Усе справавыя лісты рэкамендуецца пісаць не больш чым на адной старонцы.

 

Асабістае рэзюмэ як жанр справавой літаратуры ў апошні час ва ўсіх на слыху ў сувязі з працаўладкаваннем. Рэзюмэ – кароткае апісанне службовай кар’еры. Пры ўладкаванні на працу яно дасылаецца па пошце ці Інтэрнэце, перадаецца па факсе ці прадстаўляецца асабіста перад субяседаваннем.

Асноўныя патрабаванні да рэзюмэ: 1) кароткасць (на чытанне рэзюмэ траціцца 1,5 – 2 хвіліны); 2) канкрэтнасць (паведамляйце толькі звесткі пра сваю прафесійную дзейнасць); 3) выбіральнасць (прыстасаванасць да ўмоў дадзенай фірмы); 4) накіраванасць (рэзюмэ павінна ўпэўніць працанаймальніка ў вашай зацікаўленасці ў атрыманні працы); 5) рэкламнасць (указвайце станоўчыя бакі вашай асобы, падкрэслівайце свае добрыя якасці).

Існуе тры тыпы рэзюмэ: храналагічнае, функцыянальнае і камбінаванае (функцыянальна-храналагічнае).

Храналагічнае рэзюмэ – гэта асабісты паслужны спіс і працоўныя дасягненні, пададзеныя ў храналагічнай паслядоўнасці.

У функцыянальным рэзюмэ ў большай ступені падаюцца прафесійныя навыкі, вопыт і дасягненні і ў меншай ступені – канкрэтны пералік работ на розных этапах службовай кар’еры.

Рэзюмэ камбінаванага тыпу валодае прыкметамі і храналагічнага, і функцыянальнага. У такім рэзюмэ звычайна прысутнічаюць сем асноўных раздзелаў.

1) аб’ектыўныя дадзеныя (прозвішча, імя, імя па бацьку; хатні адрас, тэлефон);

2) прапанова (у якой якасці прэтэндэнт жадае супрацоўнічаць з наймальнікам на работу);

3) дасягненні (абгрунтоўваецца прэтэнзія лічыцца кваліфікаваным спецыялістам);

4) адукацыя;

5) вопыт работы;

6) асабістыя якасці;

7) рэкамендацыі (наяўнасць рэкамендацыйных пісем, калі ў вас іх запатрабуюць).

Афармленне рэзюмэ:

1) уся інфармацыя павінна змясціцца на адной старонцы; 2) тэкст павінен чытацца лёгка (памер шрыфта, палі, інтэрвалы); 3) тэкст павінен быць структураваны; загалоўкі выдзяляюцца, набіраюцца вялікім шрыфтам і размяшчаюцца ў цэнтры старонкі; 4) назвы вучэбных устаноў і фірмаў пішуцца поўнасцю; 5) у датах дастаткова ўказаць толькі гады.

Візітная картка – адзін з важнейшых атрыбутаў дзелавога этыкету. Візітная картка шырока выкарыстоўваецца пры дзелавых зносінах, пры знаёмстве, а таксама ў час перагавораў, у дыпламатычнай практыцы, дзелавой перапісцы. Ёю карыстаюцца пры ўстанаўленні і падтрыманні кантактаў з урадавымі, дыпламатычнымі, дзелавымі і грамадскімі коламі краіны. Візітная картка можа быць выкарыстана для завочнага прадстаўлення яе ўладальніка.

Візітная картка выконвае інфармацыйную і рэкламную функцыю. Дзелавыя зносіны, як правіла, пачынаюцца з абмену візітнымі карткамі, таму візітка павінна быць зроблена так, каб у чалавека, які яе атрымлівае, выклікаць станоўчыя эмоцыі.

Візітныя карткі ўяўляюць сабой прамавугольнікі не вельмі шчыльнага картону невялікага фармату: 50×90 мм. Менеджэры вышэйшага звяна выкарыстоўваюць візітныя карткі памерам 60×100 мм.

Як правіла, візітная картка павінна мець чорны тэкст на светлым фоне без якіх-небудзь рамак. Нормы этыкету не рэкамендуюць выкарыстоўваюць шырокую колеравую гаму. Перавага аддаецца паперы высокага гатунку. Еўрапейская традыцыя падразумявае выкарыстанне ружовага, блакітнага і белага фону, а тэкст – цёмна-сіняга, цёмна-карычневага і чорнага колеру. На візіткі дзяржаўных чыноўнікаў, згодна з пратаколам, наносяцца герб і сцяг.

Шрыфт строга не рэгламентуецца, ён павінен зручна чытацца. Імя, як правіла, выдзяляецца лёгка чытаемым паўтлустым шрыфтам нязначна большага памеру.

Картка – важны элемент іміджу фірмы і асабістага іміджу яе ўладальніка. Лепш, калі яна мае класічны выгляд: уверсе па цэнтры – назва фірмы (прадпрыемства), дзе працуе ўладальнік карткі, ніжэй па цэнтры – імя, імя па бацьку, прозвішча, яшчэ ніжэй – пасада, а ў правым верхнім вугле – тэлефон, факс, адрас электроннай пошты.

Адрозніваюць асабістыя і дзелавыя візітныя карткі. У асабістай візітнай картцы імя, імя па бацьку, прозвішча друкуюцца прапіснымі літарамі, пасада – друкаванымі. Разнавіднасцю асабістай карткі з’яўляецца сямейная. Неад’емны атрыбут сучасных дзелавых зносін – дзелавая візітная картка. Асаблівае значэнне яна адыгрывае ў зносінах з іншаземцамі. Дзелавая візітная картка можа ўтрымліваць званне ці тытул уладальніка, указанні на сферу яго адказнасці ў арганізацыі, нумары тэлефонаў, тэлефаксу, электроннай пошты. Калі тэлефон змяніўся, можна акуратна закрэсліць і запісаць новы. Але закрэсліваць і запісваць найменаванне новай пасады лічыцца адступленнем ад этыкету. Дзелавая візітная картка без адраса таксама не адпавядае нормам этыкету.

Такім чынам, афіцыйна-справавы стыль сучаснай беларускай літаратурнай мовы характарызуецца высокай ступенню развітасці, унармаванасцю моўных сродкаў, распрацаванасцю жанраў. Неабходнасць навучання моўным нормам справавых зносін абумоўлена тым, што справавыя зносіны пранікаюць ва ўсе сферы жыцця. Уменне паспяхова весці перагаворы, працаваць з дакументамі – важнейшы элемент культуры сучаснага адукаванага чалавека, які імкнецца дасягнуць поспехаў у жыцці.

Авалодванне спецыфічнымі асаблівасцямі афіцыйна-справавога стылю, разуменне паняццяў дакумент, бланк, рэквізіт, фармуляр, афармленне дакументаў рознага тыпу – неабходная ўмова падрыхтоўкі высокаадукаваных, граматных, культурных спецыялістаў.

 

Праверачны тэст

1. Афіцыйна-справавы стыль пачаў фарміравацца

1) у перыяд ВКЛ;

2) у XVIII–XIX ст.;

3) у 20-я гады XIX ст.;

4) у другой палове XX ст.

5) у 90-я гады XX ст.

 

Устанавіце адпаведнасць

А. Лісты-просьбы

Б. Лісты-напаміны

В. Лісты-пацвярджэнні

Г. Гарантыйныя лісты

 

1. Маюць на мэце пацвердзіць пэўныя абяцанні ці ўмовы.

2. Выражаюць просьбу аб выкананні якога-небудзь дзеяння.

3. Напамінаюць пра выкананне пэўных дзеянняў.

4. Пацвярджаюць атрыманне дакументаў і матэрыялаў.

5. Пацвярджаюць факт адпраўкі пагадненняў.

 

3. Афіцыйна-справавому стылю ўласцівы функцыі

1) эмацыйная;

2) інфармацыйная;

3) эстэтычная;

4) пабуджальная;

5) тлумачальная.