Общие и специфические функции управления

Суть любого управления – это достижение организацией целей при наиболее оптимальном использовании ресурсов.

Достижение данных целей возможно в результате выполнения определенных действий, т.е. функций. Функция в переводе с латинского языка означает «совершение», «исполнение» действий. Деятельность менеджеров можно представить как непрерывный процесс выполнения управленческих функций. Под функцией управления понимают:

• специализированные виды управленческой деятельности;
• обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять управляющее воздействие.

Функции управления – это направление или виды управленческой деятельности, основанный на разделении и кооперации в управлении, и характеризующийся обособленным комплексом задач и выполняемый специальными приемами и способами.

Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решений, придание формы и доведения до исполнителей. По виду и направлению деятельности функции различают общие, конкретные и специальные.

Общие (основные) функции управления:

• осуществляются в каждой организации и на каждом уровне управления;
• присущи управлению любой организации;
• разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности их выполнения во времени;
• относительно самостоятельны и в тоже время тесно взаимодействуют.

К таким функциям, в частности, в менеджменте относят: планирование, организацию, мотивацию и контроль.

Конкретные (специфические) функции управления – представляют собой результат разделения управленческого труда. Такие функции включают в себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации. Конкретные функции воздействуют не на всю организацию, а на ее определенные стороны или части.

Каждая конкретная функция управления в организации является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль. Общие и конкретные функции управления тесно связаны и представляют собой разные срезы поля управления.

Специальные функции являются подфункциями конкретной функции (например, специальной функцией управление основным производством является оперативно-календарное планирование основного производства).

Функции управления, отражающие управленческую деятельность в хозяйственных организациях в условиях рыночной экономики, называются функциями менеджмента.

Планирование как функция управления

Планирование является первой функций управления в соответствии с процессным подходом.
Планирование – это процесс подготовки решений на конкретный период о том, что, кем, как и когда должно быть сделано.

Известный американский специалист в области планирования Р.Акофф назвал планирование проектированием будущего и желаемых путей его достижения. Он обозначил планирование как один из самых сложных видов умственной деятельности, доступных человеку.

Решения, которые относятся к плановым, связаны с постановкой целей и задач, выработкой стратегии, распределением и перераспределением ресурсов и т.д. В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком смысле планирование – это составление специальных документов, называемых планами.

Существует три основных типа планов:

1) Планы-цели – это набор качественных и количественных характеристик объекта управления и его отдельных элементов в будущем. Они используется при большой неопределенности будущего.
2) Планы для повторяющихся действий. В них отражается порядок и срок осуществления деятельности в стандартных ситуациях.
3) Планы для неповторяющихся действий.

Они составляются для решения специфических проблем, возникающих в организации. Могут существовать в виде бюджета поступления или распределения ресурсов.
По срокам выполнения планы подразделяются на следующие:

1. Долгосрочные (свыше 5 лет), в основном планы-цели;
2. Среднесрочные (от 1 года до 5 лет), выполняемые в виде различного рода программ;
3. Краткосрочные (до 1 года), имеющие форму бюджета, сетевых графиков и т.д.

Планирование базируется на ряде принципов:

· непрерывность – планирование рассматривается не как единичный акт, а как непрерывный процесс; при составлении планов должны учитываться достигнутые ранее результаты;

· гибкость, т.е. возможность в определённых пределах корректировки в соответствии с изменившимися условиями;

· координация – установление соответствия «по горизонтали»;

· интеграция – установление соответствия «по вертикали»;

· экономичность – затраты на составление плана должны быть меньше эффекта, приносимого его выполнением.

Самое главное требованию к планированию – это создание необходимых условий для выполнения плана.
Согласно А.Файолю: «План действий – это одновременно и предвидимый результат, и направление действий, которому надо следовать, и этапы, которые надо пройти, и методы, которые следует применять».
Существуют следующие этапы планирования:

1. Постановка цели – это чрезвычайно важный этап, поскольку он задаёт направление дальнейшей деятельности.

2. Определение предпосылок. Предпосылки служат основой выбора альтернатив для построения плана. Поэтому на данном этапе нужно принять решение как поступить, если предпосылки (допущения) не реализуются.

3. Выявление альтернатив. Любое планирование предполагает набор пакета альтернатив. Такие альтернативы выявляются путем опроса либо обсуждения выдвинутых проблем в малых группах.

4. Выбор наилучшей альтернативы. Хороший результат можно получить в результате использования метода Дельфи, осуществляемого группой экспертов.

5. Ввод и исполнение плана.

Процесс стратегического планирования

Планирование стратегии организации, с одной стороны, является подсистемой стратегического управления, с другой, оно представляет сущностную основу процесса стратегического планирования, которое отличается от него лишь этапами реализации и последующей оценки стратегии. Поэтому обычно не разделяют понятия "планирование стратегии" и "стратегическое планирование".

Стратегическое планирование - это процесс формулирования миссии и целей организации, выбора специфических стратегий для определения и получения необходимых ресурсов и их распределения с целью обеспечения эффективной работы организации в будущем. Процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача заключается в обеспечении нововведений и изменений в достаточном объеме для адекватной реакции на изменения во внешней среде. Планирование стратегии не завершается каким-либо немедленным действием. Обычно оно заканчивается установлением общих направлений, следование которым обеспечивает рост и укрепление позиций организации.

Одной из главных характерных черт стратегического плана является его адаптивность, т.е. способность приспосабливаться к различным изменяющимся факторам.

Процесс планирования стратегии встречает ряд сложностей при его реализации.

Основная трудность заключается в том, что процесс принятия предварительных решений находится в зависимости от структуры полномочий в организации. Новая стратегия, как правило, разрушает сложившийся в организации тип взаимоотношений и может войти в противоречие с политикой руководства. Естественная реакция на это - борьба против любых нововведений, нарушающих традиционные взаимоотношения и структуру полномочий.

Другая существенная проблема заключается в том, что внедрение стратегического планирования приводит к конфликту между прежними видами деятельности (оперативным управлением), обеспечивающими получение прибыли, и новыми. В организациях на первых стадиях внедрения стратегического планирования нет ни соответствующей мотивации, ни склонности мыслить стратегически.

Процесс стратегического планирования включает в себя следующие основные этапы:

• формулирование целей организации;
• идентификация действующих в настоящее время задач и стратегии;
• анализ внешнего окружения под углом действительной возможности достижения поставленных целей;
• анализ ресурсов, который, с одной стороны, дает возможность идентифицировать имеющиеся в распоряжении ресурсы, а с другой - позволяет выявить сильные и слабые стороны данного предприятия;
• идентификация стратегически благоприятных случаев и угроз;
• установление сферы и масштаба необходимых изменений стратегии;
• принятие стратегических решений;
• внедрение стратегии;
• контроль за реализацией стратегии.