Описание информационных объектов базы данных.

Реляционная модель данных предполагает, что данные представлены только одним способом, а именно в виде таблиц (отношений). Каждая строка (запись) в таблице содержит информацию, относящуюся к некоторому конкретному объекту. Эта информация представляет собой набор фактов, при этом в столбце (называемом также атрибутом или полем), содержится конкретный факт. Столбцы имеют заголовки (имена). Значения столбцов должны быть атомарными (значением столбца не может быть таблица или формула).

Строки таблицы (называемые также записями или кортежами) неупорядочены. Это означает, что для доступа к определенной записи используется не ее порядковый номер, а лишь значение в определенном столбце или наборе столбцов, которые называются первичным или составным ключом. Наличие ключа для таблицы означает принципиальную возможность отличить один объект базы данных от другого.

Информация в таблицах связана на основе совпадающих значений (ключей) в столбцах разных таблиц.

Фирма, для которой необходимо построить базу данных, занимается торгово-закупочной деятельностью, поэтому в качестве основных информационных объектов (таблиц) базы данных надо выбрать: «Кадры», «Клиенты», «Склад», «Поставщики», «Заказы».

Вся информация о сотрудниках фирмы будет соответствовать таблице «Кадры», в которой могут находиться следующие данные:

фамилии, имена и отчества сотрудников;

дата рождения, образование и дата поступления на работу;

адрес, паспортные данные;

информация о семейном положении и детях;

данные о том, в каком отделе работает тот или иной сотрудник, какую должность он занимает, какой у него оклад и др.

Примем, что в данной фирме будут работать следующие сотрудники: директор фирмы, финансовый директор (главный бухгалтер), бухгалтер (2 штатные единицы), секретарь, уборщица. Так как фирма - торгово-закупочная, необходим начальник отдела снабжения и торговые агенты (2 штатные единицы). Отвечать за реализацию товаров будет отдел сбыта, который включает начальника отдела сбыта и торговых представителей (3 штатные единицы). Приобретенные товары будут храниться на складе. На складе нужны кладовщики (2 штатные единицы) и водители (2 штатные единицы). Товары надо разгружать и загружать, поэтому предусмотрим 2 штатные единицы грузчиков, а также введем должность начальника административно-хозяйственного отдела.

Таким образом, структура предприятия должна предусматривать наличие следующих отделов: администрация (директор и секретарь); бухгалтерия (финансовый директор и бухгалтеры); отдел сбыта (начальник отдела сбыта и торговые представители); отдел снабжения (начальник отдела снабжения и торговые агенты); административно-хозяйственный отдел (начальник отдела, кладовщики, водители, грузчики и уборщица).

Товары фирма будет закупать у различных поставщиков, информацию о которых будем хранить в таблице «Поставщики». В ней необходимо хранить информацию о названии и статусе предприятия поставщика, его адрес, факс и номер телефона, а также его банковские реквизиты.

Для хранения информации о том, какой товар и в каком количестве хранится на складе фирмы, а также от какого поставщика и по какой накладной поступил этот товар, необходима таблица «Склад».

Чтобы знать, кому мы продаем наш товар, выделим следующий информационный объект - таблицу «Клиенты». Структура информации в ней аналогична структуре таблицы «Поставщики». Поэтому в дальнейшем при создании таблиц одну из них можно продублировать (скопировать) и потом внести в нее необходимые изменения.

Для того чтобы знать, какие клиенты и когда делают конкретные заказы, какой срок исполнения заказа, кто из сотрудников отвечает за их выполнение, необходим информационный объект (таблица) «Заказы».

Определим, как связана информация информационных объектов (таблиц).

Поставщики поставляют на склад различные товары. При этом один поставщик может поставлять многие товары разных наименований. Поэтому связь между таблицами «Поставщики» и «Склад» - «один ко многим».

Клиенты покупают товары, делая заказы. Каждый клиент может сделать много заказов. Связь между информационными объектами «Клиенты» и «Заказы» – «один ко многим».

Заказы клиентов должны обслуживать сотрудники отдела сбыта. При этом один сотрудник обслуживает много заказов. Таким образом, связь между информационными объектами «Кадры» и «Заказы» – «один ко многим».

Делая заказы, клиенты покупают товары. При этом на один заказ они могут купить товары разных наименований. В то же время со склада распродается много товара по различным заказам. Товар одного наименования может быть частями распродан по нескольким заказам. Таким образом, много товаров продается по многим заказам. Связь между информационными объектами «Склад» и «Заказы» - «многие ко многим».

Следует помнить, что в реляционной СУБД не рекомендуется использовать между таблицами тип связи «многие ко многим». Поэтому вводятся специальные, или вспомогательные таблицы–связки, которые разбивают связь «многие ко многим» на связи «один ко многим» и «многие к одному». В нашем случае с такой целью следует добавить таблицу «Заказ-товар», в которой будут содержаться данные о том, на какие конкретные заказы, какие конкретные товары, в каком количестве проданы.

Рис.1. Связи между таблицами базы данных.

Структура фирмы, для которой должна быть разработана база данных, ее информационные объекты – таблицы и связи между ними показана на рис.1. Здесь же чертах показано содержание полей (столбцов) этих таблиц. Следующий шаг – непосредственное конструирование базы данных, которое начинается с разработки основных информационных объектов – таблиц.