Создание пользовательского интерфейса.

 

База данных (или приложение) должна быть организована так, чтобы с ней мог работать неподготовленный пользователь. Для этого разрабатывается простой и удобный интерфейс, предназначенный для защиты базы данных от ошибок при вводе данных, а также от возникновения незапланированных ситуаций. Сообщения об ошибках должны быть понятны неподготовленному пользователю (часть таких сообщений уже сконструирована).

Готовое приложение должно обеспечивать максимально простую и надежную работу с базой данных. Нежелательно при этом использование стандартных средств, предоставляемых оболочкой MS Access, поскольку это требует высокой квалификации пользователя. Кроме того, возможность редактирования объектов базы данных приводит к нарушению работоспособности приложения.

Прежде всего, следует защитить базу данных от несанкционированного открытия. Пароль для открытия базы данных задается с помощью команды: Сервис-Защита-Задать пароль базы данных....

При разработке и при заполнении данными база данных сильно увеличивается в объеме. Это является свойством СУБД MS Access. Поэтому рекомендуется периодически выполнять сжатие базы данных. Эта процедура устраняет излишнюю фрагментацию страниц за счет более компактного размещения записей, оставляя сам файл базы данных в рабочем состоянии. Чтобы выполнить сжатие текущего файла БД, нужно выполнить команду Сервис-Служебные программы–Сжать и восстановить базу данных. При этом файл *. mdb будет переписан под тем же именем.

Далее следует предохранить базу данных от ошибочных действий. Можно сделать следующее.

1. Создать главную кнопочную форму для запуска всех необходимых форм, таблиц, запросов, отчетов, обеспечить автоматическое открытие этой формы при запуске приложения.

2. Скрыть окно базы данных, стандартные меню и панели инструментов MS Access.

3. Создать пользовательские меню и панели инструментов, которые будут автоматически появляться в уместных ситуациях.

В Microsoft Access имеется программа-мастер для разработки и редактирования стандартной кнопочной формы. Этот мастер называется Диспетчером кнопочных форм, который запускается из меню Сервис-Служебные программы. Диспетчер кнопочных форм позволяет создать многостраничную кнопочную форму, каждая кнопка которой позволяет выполнить одну из следующих команд:

o переход к другой кнопочной форме (другой странице);

o открытие формы в режиме добавления или редактирования;

o открытие отчета;

o изменение кнопочной формы;

o выход из приложения;

o запуск макроса или программы.

На каждой странице кнопочной формы можно разместить до восьми кнопок. Можно предусмотреть кнопки для перехода к другим страницам, например, к предыдущей или последующей. Подробная информация о создании, изменении и удалении кнопочных форм содержится в справочной системе СУБД.

Для создания главной кнопочной формы воспользуемся обычной формой (рис.18) с кнопками открытия других форм, таблиц и т.д.

Функцию открытия необходимой формы задается кнопке при ее нанесении на главную кнопочную форму в режиме конструктора при включенной кнопке Мастера на Панели элементов в ходе диалога. Открытие таблиц таким способом не предусмотрено. Для открытия таблиц необходимо разработать макросы: выбрать объект базы данных Макросы, нажать кнопку Создать и в открывшемся окне конструктора (см.рис.20) выбрать из списка макрокоманд операцию открытия таблицы, внизу окна задать имя открываемой таблицы и режим ее открытия. Созданный макрос затем назначается событию нажатия кнопки в окне ее свойств.

Рис. 18. Главная кнопочная форма приложения.

На форму можно поместить: поля для текущей даты и времени, рисунок (окно Свойства, вкладка Макет, свойство Рисунок), а также обеспечить всплывающие подсказки ко всем кнопкам (свойство Всплывающая подсказка на вкладке Другие). Некоторые Свойства формы (вкладка Макет) целесообразно изменить следующим образом:

· Кнопки перехода – Нет, т.к. нет других записей, есть только объекты на форме;

· Полосы прокрутки - Отсутствуют;

· Кнопки размеров окна – Отсутствуют;

· Кнопка закрытия – Нет, т.к. закрытие производится нажатием кнопки "Выход".

Можно обеспечить автоматическое открытие главной формы при запуске приложения в среде Microsoft Access без возможности доступа к инструментам приложения. Для этого нужно выбрать ее из списка "Вывод формы/страницы" в диалоговом окне " Параметры запуска ", которое открывается по команде " Сервис → Параметры запуска " (рис.19).

При этом имеется возможность задать заголовок приложения, который будет использоваться вместо стандартного заголовка, и выбрать другой значок для этого приложения вместо стандартного ключа Microsoft Access. Приложение будет запускаться так, как будто на компьютере Microsoft Access вовсе нет. Можно даже заменить стандартную заставку, которая появляется на экране в течение нескольких секунд при загрузке Microsoft Access. Для этого достаточно в папку, содержащую приложение, поместить графический файл с тем же именем и расширением.bmp, который и будет использоваться в качестве заставки при запуске приложения.

Если снять все флажки в окне установки параметров запуска (на рис.19 это не сделано), то соответствующие окна, меню и панели инструментов при работе приложения будут отсутствовать на экране. Тем самым приложение будет защищено от несанкционированных изменений.

Чтобы отменить или изменить назначенные параметры запуска при отсутствии строки меню в текущем окне, надо открыть базу данных при нажатой клавише Shift (эту клавишу надо нажимать каждый раз, когда нажимается кнопка ОК в окне диалога, например, при наборе пароля) и вызвать окно параметров запуска.

Рис. 19. Окно параметров запуска приложения.

 

Главная форма "Прием заказов", которую мы создали, открывается при нажатии кнопки "Оформить заказ" в режиме изменения записей (команда DoCmd.GoToRecord, "", acNewRec при открытии формы). Можно при открытии главной формы задать ей режим ввода (добавления) данных командой DoCmd.OpenForm "Прием заказов",,,, acFormAdd. Константа acFormAdd в аргументе Режим данных макрокоманды OpenForm открывает форму в режиме добавления новых записей, при котором вся остальная информация о предыдущих заказах не выводится на экран.

Можно открывать главную форму в режиме просмотра, при котором запрещено какое-либо изменение информации. Это можно сделать в событийной процедуре открытия формы в виде команды: DoCmd.OpenForm "Прием заказов",,,, acFormReadOnly.

Можно сконструировать три кнопки, каждая из которых будет открывать главную форму в своем режиме (изменения, добавления или чтения записей), и каждой кнопке назначить сконструированный перед этим макрос (объект базы данных Макросы, кнопка Создать). Для макрокоманды ОткрытьФорму выбирается необходимый режим данных из списка (например, Изменение, рис.20).

Рис.20. Окно создания макроса

Следует заметить, что использование диспетчера кнопочных форм избавляет от необходимости написания событийной процедуры и создания макросов, поскольку из перечня приведенных выше команд необходимую можно выбрать в диалоге с диспетчером.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Созданная информационная система (база данных) является универсальной, поскольку позволяет работать с любыми товарами, производителями, клиентами на любом компьютере, имеющем Microsoft Office. Она позволяет вводить и хранить данные о полученном товаре и оформлять заказы на поставку товаров потребителям, при этом данные о наличии товаров автоматически модифицируются, а стоимость заказа автоматически рассчитывается – без НДС и с его учетом. Изложенный в пособии материал и полученные навыки конструирования БД уже сейчас при необходимости позволяют пользователям усовершенствовать объекты базы данных, например, в главной форме создать поля для ввода торговой наценки и НДС, а в соответствующих местах базы данных ввести необходимые корректуры.

Освоенные приемы и способы работы с базой данных позволят в дальнейшем применять более сложные операции, допускаемые средой СУБД Microsoft Access:

· построение модулей и конструирование макросов для автоматизации процессов ввода, обработки и визуализации данных (например, создание отчетов и диаграмм различной тематики и их распечатку);

· разработка запросов о текущем состоянии деятельности организации и выборка данных о деятельности за какой-то период;

· печать накладных при оформлении заказа;

· учет суммы каждого заказа в отдельной таблице и возможность подсчета суммы заказов за определенный период;

· учет сроков годности товаров с автоматическим сообщением о его истечении при открытии базы данных;

· создание сообщений и реализация действий в ответ на различные события и ситуации;

· разработка подсказок и новых контекстных меню и т.д.

Кроме того, навыки, полученные в процессе разработки приложения, позволят использовать СУБД Microsoft Access для решения других задач, возникающих в процессе практической деятельности менеджера, и производить это вполне квалифицировано.

 

 

ЛИТЕРАТУРА

1. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. – М.: Экономистъ, 2005.

2. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2001.

3. Куприянова Г.И. Кадровое делопроизводство на компьютере. – М.: Кудиц-Образ, 2002.

4. Моисеенко С.И., Соболь Б.В. Разработка приложений в MS Access. Краткое руководство. – М.: Издательский дом "Вильямс", 2006.