Код организации по общегосударственному классификатору Республики Беларусь

«Предприятия и организации» (ОКПО) (3) - постоянный код для организации, поэтому

он может быть отпечатан типографским способом.

Код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь

«Унифицированные документы» (ОКУД) (4) - печатают при оформлении документа.

В соответствии с СТБ 6.38-95 коды 3, 4 располагают в правом верхнем углу

документа, они используются для автоматизированной обработки документов.

Наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6),

наименование структурного подразделения (7) – реквизиты автора документа. Все

наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованием,

зарегистрированным в учредительных документах, например, в уставе.

Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый

адрес, оформляется в соответствии с «Почтовыми правилами», действующими на

территории Республики Беларусь.

Коммуникационные (телеграфный адрес, номера телефакса, телефона,

электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счёта, наименование банка и т.д.) (9) – необходимы для

установления контакта с организациями и выполнения расчётно-денежных операций.

Название вида документа (10 ) – печатают прописными буквами, например,

ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Реквизит является одним из важнейших и проставляется

на всех документах, кроме писем и факсов.

Дата (11) – это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его

юридическую силу. Датой документа является:

- дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчётов, правил);

- дата события, которое в нём зафиксировано (для актов, протоколов).

Индекс документа (12) – это условное цифровое, буквенное или комбинированное

обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Для

внутренних документов – это обычный порядковый номер с начала года для документов

данного вида. Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей:

индекса структурного подразделения, номера дела (папки) по номенклатуре, куда

подшита копия отправленного документа, и порядкового номера отправляемого

документа с начала года.

Ссылка на индекс и дату входящего документа (13) – он проставляется только на

бланке для писем, факсов. Реквизит заполняется при оформлении письма-ответа на

полученное фирмой письмо, запрос.

Место составления или издания документа (14) – данный реквизит размещают

только на общем бланке под реквизитами 11 и 12. На бланках для писем на этом месте

располагают реквизит 13, т.е. вышеуказанные реквизиты взаимоисключают друг друга.

Гриф ограничения доступа к документу (15) – проставляется на документах,

содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в

правом верхнем углу документа выше реквизитов 16 и 17 и состоит из слова

«Совершенно секретно» или «Секретно» без кавычек.

Адресат (16) – оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса

получателя. Этот реквизит состоит из нескольких частей:

- наименование фирмы, учреждения в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

- должность, фамилия, инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес.

Гриф утверждения (17) состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», указания должности

лица, утверждающего документы, наименования учреждения, личной подписи с

расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты утверждения.

Резолюция (18) – проставляется на входящих и внутренних документах,

рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа.

Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая

указания по исполнению документа. Резолюция должна быть подписана и датирована.

Заголовок к тексту (19) – данный реквизит предназначен для эффективного поиска

документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста.

Отметка о контроле (20) – проставляется на документах, исполнение которых

контролируется и состоит из буквы «К» или слова «Контроль», которые пишут от руки

или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит служит сигналом, напоминающим о его исполнении.

Текст (21) – это основной реквизит документа. Текст документа должен быть

кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований.

Содержание документа должно быть изложено ясно, убедительно, кратко и касаться

одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.

Отметка о наличии приложения (22) – используется, если к документу имеются

приложения. Этот реквизит печатают, начиная от нулевого положения табулятора,

строчными буквами.

Подпись (23) – обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и

личного. В состав данного реквизита входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы обязательно ставят перед фамилией).

Гриф согласования (24) - располагается ниже реквизита 23 в левом нижнем углу

документа, начиная от границы левого поля. В его состав входят следующие элементы:

- слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут без кавычек и двоеточия;

- наименование должности, включая наименование организации (предприятия);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

- дата.

Виза (25) – располагается начиная от границы левого служебного поля (нулевое

положение табулятора), ниже реквизита 23. Первым визирует проект документа

исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа, затем визируют руководители исполнителя; должностные лица, заинтересованные в документе.

Печать (26). Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая, в

её центре изображён герб государства, а по окружности даётся полное наименование

учреждения (организации, предприятия). Оттиск такой печати проставляют на

подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на

договорах, актах. Простые печати могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную,

круглую. В оттиск их изображения герб не входит, а на его месте помещается название

фирмы, учреждения или его структурного подразделения. Простыми печатями

удостоверяются подписи ответственных лиц, размноженные экземпляры

распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, справки

и т.д.

Фамилия исполнителя и номер его телефона (27) – проставляется после реквизита

25 на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

первого экземпляра документа.

Отметка о заверении копии (28) – проставляется в случае подписания

руководителем только первого экз-ра документа, Отметка о

заверении копии включает: заверительную надпись «Верно», наименование должности

лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой и дату заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29). Если документ

исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нём, но документе ставят эту

отметку. Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа

ниже реквизита 27и включает:

- слова «В дело» и «Номер дела», в котором будет храниться документ;

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении;

- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об

исполнении;

- подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Отметка о поступлении (31) – проставляется на входящих документах от руки или

автоматическим нумератором в правом нижнем углу первой страницы документа и

состоит из следующих элементов: сокращённого наименования организации

(предприятия), получившей документ; даты поступления; индекса.

 

 

Постоянные реквизиты бланка

Постоянными реквизитами бланка являются: Государственный герб Республики

Беларусь (1), эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2), код

организации (3), код документа (4), наименование вышестоящей организации (5),

наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7),

почтовый адрес отправителя (8), коммуникационные и коммерческие данные (9),

название вида документа (10), место составления или издания документа (14).

Изображение Государственного герба Республики Беларусь (1) на бланке с

угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка слева, над

серединой наименования организации, а на бланках с продольным расположением

реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения должен быть не более 17мм.

Эмблема организации (2) – представляет условное (символическое) графическое

изображение (товарный знак), зарегистрированное в установленном порядке.

Изображение эмблемы организации государственной формы собственности следует

располагать на левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование

организации».