Заполняемые реквизиты бланка

Заполняемыми реквизитами бланка являются: дата (11), регистрационный индекс

(12), ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13), гриф

ограничения доступа (15), адресат (16), гриф утверждения (17), заголовок к тексту (19),

текст (21), отметка о наличии приложения (22), подпись (23), гриф согласования (24),

визы (25), печать (26).

Дата (11) – это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его

юридическую силу. Датой документа является:

- дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчётов, правил);

- дата события, которое в нём зафиксировано (для актов, протоколов).

Индекс документа (12) – это условное цифровое, буквенное или комбинированное

обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Для

внутренних документов – это обычный порядковый номер с начала года для документов

данного вида. Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей:

индекса структурного подразделения, номера дела (папки) по номенклатуре, куда

подшита копия отправленного документа, и порядкового номера отправляемого

документа с начала года.

Ссылка на индекс и дату входящего документа (13) – он проставляется только на

бланке для писем, факсов. Реквизит заполняется при оформлении письма-ответа на

полученное фирмой письмо, запрос.

Гриф ограничения доступа к документу (15) – проставляется на документах,

содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в

правом верхнем углу документа выше реквизитов 16 и 17 и состоит из слова

«Совершенно секретно» или «Секретно» без кавычек.

Адресат (16) – оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса

получателя. Этот реквизит состоит из нескольких частей:

- наименование фирмы, учреждения в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

- должность, фамилия, инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес.

Гриф утверждения (17) состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», указания должности

лица, утверждающего документы, наименования учреждения, личной подписи с

расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты утверждения.

Заголовок к тексту (19) – данный реквизит предназначен для эффективного поиска

документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста.

Текст (21) – это основной реквизит документа. Текст документа должен быть

кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований.

Содержание документа должно быть изложено ясно, убедительно, кратко и касаться

одного вопроса (темы), формулируемого в заголовке к тексту.

Отметка о наличии приложения (22) – используется, если к документу имеются

приложения. Этот реквизит печатают, начиная от нулевого положения табулятора,

строчными буквами.

Подпись (23) – обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и

личного. В состав данного реквизита входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы обязательно ставят перед фамилией).

Гриф согласования (24) - располагается ниже реквизита 23 в левом нижнем углу

документа, начиная от границы левого поля. В его состав входят следующие элементы:

- слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут без кавычек и двоеточия;

- наименование должности, включая наименование организации (предприятия);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

- дата.

Виза (25) – располагается начиная от границы левого служебного поля (нулевое

положение табулятора), ниже реквизита 23. Первым визирует проект документа

исполнитель, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа, затем визируют руководители исполнителя; должностные лица, заинтересованные в документе.

Печать (26). Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая, в

её центре изображён герб государства, а по окружности даётся полное наименование

учреждения (организации, предприятия). Оттиск такой печати проставляют на

подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на

договорах, актах. Простые печати могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. В оттиск их изображения герб не входит, а на его месте помещается название фирмы, учреждения или его структурного подразделения. Простыми печатями

удостоверяются подписи ответственных лиц, размноженные экземпляры

распорядительных документов, копии документов, отсылаемых из учреждения, справки

и т.д.

 

 

15. Виды бланков документов и требования к их составлению

Каждый документ состоит из отдельных его элементов - реквизитов (автор,

адресат, дата, подпись и т.д.). Различные виды документов имеют разный набор

реквизитов, который определяется назначением документов. Оформление документов

осуществляется на бланках трех видов:

- общие (фирменные) бланки;

- бланки для писем;

- общие бланки для других видов организационно-распорядительных документов

(ОРД).

Для каждого из видов бланков допускаются два варианта расположения

реквизитов: угловой и продольный.

В бланках с продольным расположением реквизитов они печатаются вдоль верхней

части листа с центровкой, т.е. с равным удалением строки от левого и правого полей на

белорусском и русском языках.

Наиболее широко в настоящее время используется угловое расположение

реквизитов в верхней, левой части листа. Угловой бланк более удобен для писем,

факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая

верхняя часть может использоваться также для резолюции руководителя на

поступивших документах. По подсчётам специалистов угловое расположение экономит

до 20% площади листа документа.

На бланк письма наносят реквизиты - Государственный герб Республики

Беларусь(1), эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (2), код

организации (3), наименование вышестоящей организации (5),

наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7),

почтовый адрес отправителя (8), коммуникационные и коммерческие данные (9); и ограничительные отметки и линии для реквизитов -. код документа (4), дата (11), регистрационный индекс (12), ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13), адресат (16), заголовок к тексту (19), отметка о контроле (20).

На общий бланк наносят реквизиты - 1-3, 5-7, 10 (название вида документа), 14(место составления док-та) и ограничительные отметки и

линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17(гриф утверждения), 19, 20.

На бланках документов реквизиты 5-10, 14 располагают одним из двух способов:

- центрованным – начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ

площади; - флаговым – каждая строка реквизита начинается от левой границы площади.

код документа (4), дата (11), регистрационный индекс

(12), ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13), адресат (16), заголовок к тексту (19), отметка о контроле (20),

 

 

Служебные отметки

Служебными отметками являются: резолюция (18), отметка о контроле (20),

отметка об исполнителе (27), отметка о заверении копии (28), отметка об исполнении

документа и направлении его в дело (29), отметка о поступлении (31), отметка о

переносе данных на машинный носитель (30).

Резолюция (18) – проставляется на входящих и внутренних документах,

рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа.

Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая

указания по исполнению документа. Резолюция должна быть подписана и датирована.

Отметка о контроле (20) – проставляется на документах, исполнение которых

контролируется и состоит из буквы «К» или слова «Контроль», которые пишут от руки

или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит служит сигналом, напоминающим о его исполнении.

Фамилия исполнителя и номер его телефона (27) – проставляется после реквизита

25 на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

первого экземпляра документа.

Отметка о заверении копии (28) – проставляется в случае подписания

руководителем только первого экз-ра документа, Отметка о

заверении копии включает: заверительную надпись «Верно», наименование должности

лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой и дату заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29). Если документ

исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нём, но документе ставят эту

отметку. Этот реквизит располагается в левой нижней части первого листа документа

ниже реквизита 27и включает:

- слова «В дело» и «Номер дела», в котором будет храниться документ;

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении;

- краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об

исполнении;

- подпись исполнителя документа и дату проставления отметки.

Отметка о поступлении (31) – проставляется на входящих документах от руки или

автоматическим нумератором в правом нижнем углу первой страницы документа и

состоит из следующих элементов: сокращённого наименования организации

(предприятия), получившей документ; даты поступления; индекса.