Документирование трудовой деятельности

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- заявления;

- трудовые контракты (договоры), заключённые предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе сотрудника);

- трудовые книжки;

- личные дела;

- лицевые счета по заработной плате.

При приёме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

- заявление о приеме на работу;

- приказ о приёме на работу;

- трудовой контракт (договор) с работником;

- запись в трудовой книжке;

- личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

- лицевой счёт по заработной плате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

- заявление работника об увольнении;

- приказ об увольнении;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

- заявление работника о переводе;

- приказ по личному составу о переводе на другую должность;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

- запись в лицевом счёте по заработной плате.

Заявление о приёме на работу. реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место

проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись

составителя; дата составления.

Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об

установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового

контракта являются организация (предприятие) и работник. При заключении трудового

контракта рекомендуется указывать:

- место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес,

наименование структурного подразделения);

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или

должности, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и её окончания;

- оплату труда;

- обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляются приём,

увольнение и перевод сотрудников организации на другую должность или работу. Они

группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию.

Трудовые книжки. В трудовую книжку вносят сведения:

- о работнике;

- о работе (приём на работу, перевод на другую работу, увольнение);

- о награждениях и поощрениях;

- об открытиях;

- о назначении пенсии.

Личная карточка – является основным документом по учёту персонала предприятия, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

Все записи в личной карточке делают на основании документов, предоставленных

работниками.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих

сведения о работниках организации (предприятия). В состав личного дела должны входить следующие документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приёме на работу;

- анкета или личный листок по учёту кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении учёных званий;

- копии документов об утверждении в должности - помещают в личные дела руководителей фирмы;

- характеристики или рекомендательные письма;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнение к личному листку по учёту кадров;

- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приёме на работу. Все документы,

относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке)

подшивают в папку-скоросшиватель. На её обложке указывают полностью фамилию,

имя и отчество сотрудника.

Анкета – документ, аналогичный личному листку по учёту кадров. В отличие от

личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу,

но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

Характеристика (рекомендательное письмо) – это официальный документ, который выдаёт администрация предприятия своему работнику и в котором приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты

характеристики: название вида документа; указание должностного лица, которому

выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя,

отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

Коммерческие документы

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями

являются коммерческие договоры (контракты). Договор (контракт) – документ,

представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-

либо отношений.

Все виды договоров имеют различные реквизиты содержания, но одни и те же

реквизиты формы, к которым относятся:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку);

- дата, место составления, номер;

- наименование сторон (полные и сокращённые названия фирм).

Затем следуют реквизиты содержания:

- предмет договора;

- количество товара и способы определения качества;

- цену и общую стоимость поставки;

- условия и сроки поставки, транспортировки, хранения, упаковки, маркировки,

рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчётов;

- порядок сдачи-приёма выполненных работ;

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых

обязательств);

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров.

Затем снова следуют реквизиты формы:

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских данных,

номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц;

- дата подписания документа;

- печати фирм.

Договор купли-продажи – коммерческий документ, по которому одна сторона

(продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а

покупатель обязуется принять это имущество и уплатить за него определённую

денежную сумму (цену).

Договор поставки. По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий

предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок

производимые или закупаемые им товары покупателю для использования их в

предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным,

семейным, домашним и иным подобным использованием.

Договор контрактации. По договору контрактации производитель

сельскохозяйственной продукции обязуется передать выращенную (произведённую) им

сельскохозяйственную продукцию лицу, осуществляющему закупки такой продукции

для переработки или продажи (заготовителю).

Договор продажи предприятия. По договору продажи предприятия продавец

обязуется передать в собственность покупателя предприятие в целом как

имущественный комплекс. Права на фирменное наименование, товарный знак, знак

обслуживания и другие средства индивидуализации продавца и его товаров, работ или

услуг переходят к покупателю, если иное не предусмотрено договором.

Договор ренты. По договору ренты одна сторона (получатель ренты) передаёт

другой стороне (плательщику ренты) в собственность имущество, а плательщик ренты

обязуется в обмен на полученное имущество периодически выплачивать получателю

ренту в виде определённой денежной суммы либо предоставления средств на его

содержание.

Договор аренды. По договору аренды (имущественного найма) арендодатель

(наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во

временное владение или во временное пользование. Договор лизинга (финансовой аренды). По договору лизинга арендодатель

обязуется приобрести в собственность указанное арендатором имущество у

определённого им продавца и предоставить арендатору это имущество за плату во

временное владение и пользование для предпринимательских целей.

Договор подряда. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется

выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определённую работу и сдать её

результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат

работы и оплатить его.

Договор займа. По договору займа одна сторона (заимодавец) передаёт в

собственность другой стороне (заёмщику) деньги или другие вещи, определённые

родовыми признаками, а заёмщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму

денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода

и качества.

Кредитный договор. По кредитному договору банк или иная кредитно-финансовая

организация (кредитодатель) обязуется предоставить денежные средства (кредит)

другому лицу (кредитополучателю) в размере и на условиях, предусмотренных

договором, а кредитополучатель обязуется возвратить полученную денежную сумму и

уплатить проценты за неё.

Договор банковского вклада (депозита). По договору банковского вклада

(депозита) одна сторона (вкладополучатель) принимает от другой стороны (вкладчика)

денежную сумму (вклад, депозит) и обязуется возвратить вкладчику вклад, а также

начисленные на вклад проценты на условиях и в порядке, предусмотренных договором.

Договор страхования. По договору страхования одна сторона (страховщик)

обязуется при наступлении предусмотренного в договоре события (страхового случая)

возместить другой стороне (страхователю) или третьему лицу (выгодоприобретателю), в

пользу которого заключен договор, причинённый вследствие этого события ущерб

застрахованным по договору интересам в пределах определённой договором суммы

(страховой суммы), а другая сторона (страхователь) обязуется уплатить обусловленную

договором сумму (страховой взнос, страховую премию).

Договор поручения. По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется

совершить от имени и за счёт другой стороны (доверителя) определённые юридичес кие

действия.

Договор о совместной деятельности (простого товарищества). По договору о

совместной деятельности двое или несколько лиц (товарищей) обязуются соединить

свои вклады и совместно действовать без образования юридического лица для

извлечения прибыли или достижения иной, не противоречащей законодательству цели.