Настройка элементов управления формы с помощью панели инструментов.

В форму, как правило, нужно добавлять поля разных типов. Поле ввода считается наиболее простым типом. Для его расположения в форме нужно:

1) выбрать кнопку «Поле» на панели элементов;

2) щелкнуть мышью на то место, где желательно видеть поле ввода;

3) выделить поле ввода и открыть для него окно свойств;

4) для связывания созданного поля с полем таблицы выбрать во вкладке «Данные» свойство «Данные»; кнопкой раскрыть список и выбрать из списка полей открытой таблицы то поле, которое нужно добавить в форму;

5) задать с помощью панели инструментов либо в окне свойств поля тип, шрифт, размер, цвет шрифта, цвет рамки, тип и цвет фона и другие нужные параметры;

6) если информацию с создаваемого поля нужно сделать доступной только для чтения, то значение свойств «Доступ» установить в «Нет»;

7) для создания краткого пояснения полю во вкладке «Другие» выбрать «Всплывающая подсказка»;

8) для определения значения поля по умолчанию нужно задать свойство «Значение по умолчанию»;

9) выделить название поля и открыть для него окно свойств;

10) чтобы задать надпись текста, выбрать во вкладке «Макет» свойство «Подпись» и ввести в поле ввода свойств текст надписи к полю;

11) с помощью панели «Форматирование» либо окна свойств задать для надписи тип шрифта, размер, цвет шрифта, цвет рамки, тип, цвет фона и другие параметры.

Отчёты.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа.

Отчеты представляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для большого набора данных. Каждая группа данных и итоги могут быть представлены отдельно.

Отчет — это форматированное представление данных, которые выводятся на экран, в печать или файл. Отчет может создаваться как в табличной, так и в свободной форме.

Перед непосредственным созданием отчета необходимо определить:

· цель отчета;

· информацию, которая будет включена в отчет, и из какой таблицы-источника она взята;

· форму отчета (табличная, свободная, почтовые наклейки);

участвуют ли сортировка и группировка данных и по каким полям-ключам; какие вычислительные поля присутствуют в отчете.

Понятие макроса

Любая процедура, связанная с обработкой информации, подразумевает определённую последовательность действий. Если такая последовательность выполняется многократно, то её объединяют в единый объект, имеющий имя. Это позволяет автоматически выполнять макрокоманды процедуры путем одноразового нажатия кнопки. Макрокоманда – это любая команда, выполняемая Access. Созданный макрос можно применять в различных документах ACCESS.

Макрос – это не программа, а набор из одной или нескольких макрокоманд, которые обеспечивают последовательность операций и применяются для автоматизации их выполнения, например, открытие форм, распечатка отчетов.

Создание макроса

Последовательность действий:

1. в окне базы данных выбрать вкладку «Макросы»;

2. нажать кнопку «Создать» - [Макрос]

3. в окне диалога «Макрос» в ячейке столбика «Макрокоманда» раскрыть список макрокоманд, которые могут быть использованы в макросе.

4. выбрать имя макрокоманды

5. по желанию ввести текст комментирования к макрокоманде

6. в нижней части окна макроса указать аргументы

7. для включения в макрос других макрокоманд перейти на другую строку и повторить действия в п. 3-6

Быстрый способ создания макроса. Выполнить в определённой последовательности необходимые действия над конкретными объектами базы данных (таблица, запрос, форма, отчет), которые войдут в макрос: в окне базы данных выбрать объект и мышью перетянуть его в окно макроса в ячейку макрокоманды. Окна базы данных и макроса разместить рядом.

Классификация макрокоманд. Типы макросов.

Макрокоманды, которые можно включить в макросы по функциональному признаку делятся следующим образом:

- открытие и закрытие объектов Access, например:

Close – закрытие формы
OpenForm – открытие формы
OpenQuery – открытие запроса

OpenReport – печатает отчет

Вставка значений:

Requery – обновляет данные

Поик данных:

FindRecord – ищет запись

Построение специального меню:

AddMenu – добавляет раскрывающееся меню

Управление выводом на экран:

Maximize – увеличивает активное окно

GoToPage – передаёт фокус первому элементу управления

Сообщение пользователю о выполняемых действиях:

Beep – сигнал

Переименование, копирование, удаление, сохранение, импорт и экспорт объектов

CopyObject – копирует объект текущей базы данных в другую базу данных Access или в ту же самую под новым именем

Запуск других приложений:

RunApp – запускает приложение MS DOS или windows

Типы макросов:

Клавишные

Условные – в виде программного модуля на языке Visual Basic

 

 

Сферы применения макросов.

Макросы незаменимы при закреплении последовательности действий за комбинацией клавиш (нажатие) и управлении запуском приложений при открытой базе данных. Их целесообразно использовать при небольшом количестве форм и отчетов в приложении, для автоматизации выполнения задач и др.

Однако макросы имеют ограниченный диапазон применения. Для программирования приложений MS Office применяется язык Visual Basic.

 

Макросы. Обзор макрокоманд, доступных для применения в макросах

Макрокоманды, кото­рые можно включить в макросы, по функциональному признаку делятся следующим образом:

• открытие и закрытие объектов Access, например:

Close - закрывает активное или указанное окно таблицы, запроса, фор­мы, отчета;

OpenForm - открывает форму в режиме таблицы, Конструктора формы;

• выполнение запроса, например:

OpenQuery - открывает запрос на выборку в режиме Конструктора или запускает запрос и выводит набор записей в режиме таблицы;

• печать данных, например:

OpenReport - печатает отчет или открывает отчет в режиме предвари­тельного просмотра;

• проверка истинности условий и управление выполнением макроко­манд;

• вставка значений, например:

Requery (обновление) - обновляет данные в элементе управления, кото­рый связан с запросом;

• поиск данных, например:

FindRecord (Найти Запись) - ищет запись, которая соответствует усло­вию поиска;

• построение специального меню и выполнение команд меню, напри­мер:

AddMenu (Добавить Меню) - добавляет раскрывающееся меню в специ­альную строку меню или в специальное контекстное меню для формы или отчета;

• управление выводом на экран и фокусом, например:

Maximize (Развернуть) - увеличивает активное окно до размера рабочей области Access;

GoToPage (НаСтраницу) - передает фокус первому элементу управле­ния, который размещен на указанной странице активной формы;

• сообщение пользователю о выполняемых действиях:

Веер (Сигнал) - выдает звуковой сигнал;

• переименование, копирование, удаление, сохранение, импорт и экс­порт объектов:

CopyObject (КопироватьОбъект) - копирует объект текущей базы дан­ных в другую базу данных Access или в ту же самую под новым именем;

• запуск других приложений:

RunApp (Запуск Приложения) - запускает приложение MS DOS или Windows.

 

 

Понятие макроса и модуля.

Любая процедура, связанная с обработкой информации, подразумевает определенную последовательность действий. Если такая последовательность выполняется многократно, то ее объединяют в единый объект, имеющий имя. Это позволяет автоматически выполнять макрокоманды процедуры путем одноразового нажатия кнопки (или другим способом). Макрокоманда — это любая команда, выполняемая Access. Соз­данный макрос можно применять в различных документах ACCESS.

Макрос - это не программа, а набор из одной или нескольких макроко­манд, которые обеспечивают последовательность операций и применяются для автоматизации их выполнения, например, открытие форм, распечатка отчетов.

Макросы разделяются на простые (состоящие из последовательности макрокоманд) и групповые (набор логически связанных макросов). Группо­вые макросы сохраняются под общим именем. По способу выполнения по­следовательности макрокоманд макросы делятся на линейные и макросы с условием (условие задается логическим выражением).

Модуль — это объект, который включает программы на языке Visual Basic. Модуль состоит из процедур совокупностей команд языка VB. База данных может содержать два вида модулей:

1) Стандартные модули, которые являются объектами базы данных,

2) Модули форм и ли отчетов, которые являются частями объектов форм или отчетов.

Стандартные модули открытой базы данных можно увидеть в окне базы данных путем вызова вкладки "Модули". Они предназначены для создания и сохранения процедур, которые выполняются (вызываются) из запросов, отчетов.

В Ассе форма или отчет могут быть связанными с соответствующими модулями для обработки событии.

Событие (event) - это какое-либо действие или ситуация, создаваемые пользователем, которые могут потребовать соответствующей реакции со стороны программы. Классические примеры событий - нажатие кнопок и клавиш интерфейса, перемещение мыши, открытие формы. Программа постоянно отслеживает событие и сразу реагирует на него. Событие - это любое изменение состояния объекта Access (открыть форму, закрыть форм у, ввод новой строки в форму и др.), действие, которое распознается объектом управления.

Назначение языка SQL

Программирование в условиях современных информационных технологий, в частности в среде MS Office, получило адекватное развитие. В клас­сическом смысле продуктом программирования была программа, которую составляли для решения задачи, получения соответствующего документа. Сегодня в среде МS Office программирование есть процесс создания доку­ментов. Первичным становится документ, а программа — это его часть. Цель программиста — не создание программы, а формирование конкретного вы­ ходного документа с широким спектром функций. Пользователь работает не с программой, а с документом.

Изменился смысл термина " документ". Документ рассматривается теперь как объект в объектно-ориентированном программировании (единство данных различного типа и программ, которые их обрабатывают).

Процесс создания документа а среде МS Office называют "офисным программированием» (программированием без программирования). Доку­мент становится «живым», Т. е. с данными, которые в нем зафиксированы, можно работать, их можно сменять, анализировать и т. д..

Документ и его программные компоненты объединяются в единое целое — Проект, который является частью документа и не существует отдельно от него.

Язык SQL - Structured Query Language (структурированный язык запро­сов) разработан фирмой IBM в начале 70-х гг. ХХ в. Это современное сред­ство для работы с базами данных, которое применяется в среде реляционных баз данных (создание, поиск, изменение, обновление, передача дан­ных).

Язык SQL утвержден Американским национальным институтом стан­дартов (ANSI) и Международной организацией с стандартов (ISO) в качестве официального стандарта для реляционных баз данных и не зависит от спе­цифики компьютера.

Структура команд языка SQL

Язык SQL состоит из команд (инструкций). Команды передаются про­грамме, которая управляет работой базы данных, для выполнения конкрет­ных действий. Объектом действия команды SQL может быть как одна таб­лица, так и группа таблиц. MS Access автоматически создает эквивалентные команды SQL во время создания запроса в режиме Конструктора.

 

Команды SQL (инструкции, операторы) делят на две группы:

• язык определения данных (Data Definition Language — DDL):

Create Table - создает новую таблицу;

Create Index - создает новый индекс;

Alter Table - дополняет новое поле или индекс в существующую таб­лицу;

• язык манипулирования данными (Data Manipulation Language - DML):

Select - запрос к базе данных; запрос возвращает данные в виде набора записей;

Select Into - запрос к базе данных; запрос возвращает данные в виде но­вой таблицы;

Update - запрос на объединение; запрос изменяет значения полей таб­лицы;

Insert Into — запрос на добавление в таблицу одной или нескольких за­писей;

Delete - запрос на удаление записей с одной или нескольких таблиц.

 

Существуют две формы языка SQL: интерактивная и встроенная. Интерактивный SQL применяется непосредственно в базе данных для выполнения определенных действий над данными. Вводятся определенные команды, после выполнения которых тут же выводятся выходные данные (результат).

Встроенный SQL - это включение команд языка SQL в программы, ко­торые написаны на другом языке программирования, например Pascal.

В данной книге описывается интерактивный SQL, наиболее удобный и целесообразный для экономистов-непрограммистов.

Каждая команда включает в себя соответствующий перечень параметров (средств) для выбора, группировки и упорядочения записей из одной или нескольких таблиц. Любая команда имеет свой формат (синтаксис).

 

 

30 SQL. Основные термины (ключевое слово, команда, объект).

Основные термины

1) Ключевое слово - это инструкция; слово, которое имеет специальное смысловое значение в SQL. В тексте книги ключевые слова выделены про­писными буквами.

2) Команда - это инструкция, которая дается базе данных SQL. Команда состоит из одной или нескольких логически различных частей, называемых предложениями. Предложения начинаются с ключевого слова и кроме него содержат аргументы, например:

WHERE fio= ‘Астрожский’,

где fio = ‘Астрожский’ — аргумент; WHERE — ключевое слово.

3) Объекты - это структуры в базе данных (таблицы, запросы, формы и др.), которые именуются и хранятся в памяти.

Соглашения по синтаксису команд:

[ ] - квадратные скобки - часть команды, которую при желании можно опустить;

() - круглые скобки - предшествующее им можно повторить любое ко­личество раз;

< > - слова, заключенные в угловые скобки, - специальные термины, которые объясняются по мере вывода.

Ядром (главной командой) языка SQL является команда SELECT. Эта команда находит таблицу или несколько таблиц в базе данных, которая ука­зана в ее параметрах, выбирает заданные столбцы, выделяет строки в соот­ветствии с условиями отбора, сортирует и группирует строки результата в заданном порядке.

Выполнение команды SELECT не изменяет данные в базе данных. Вы­бираемые столбцы с таблицы не удаляются, из них только извлекаются данные.