Создание таблицы в режиме таблицы

История создания СУБД

Термин «база данных» был введен в 1963 г. в англоязычной литературе (data base), в 70-х гг. этот термин стали писать через дефис (data-base), а потом − одним словом (database). Имя автора этого термина неизвестно.

Историю развития баз данных можно разделить на три периода.

Первый период − 60-е гг. − переходный:появление самого понятия и нескольких первоначальных систем. В 1959 г. Мак-Гри предложил использовать файлы исходных данных. Файл, который введен в компьютер, становился общим, и его могли совместно использовать многие пользователи. Компьютеры обеспечивали доступ к данным. Мак-Гри разработал систему баз данных IMS фирмы IBM.

В 1963 г. Бахман разработал первую промышленную систему баз данных IDS: сетевая организация данных на магнитных дисках и многоцелевое использование наборов данных. В середине 60-х гг. началось широкое применение магнитных дисков, а затем появились новые возможности для обработки информации.

В 1967 г. ассоциацией CODASYL была создана рабочая группа по разработке баз данных, которая в 1969 и 1971 гг. выпустила отчеты о своей работе.

В 1968 г. Олле высказал следующие теоретические положения:

В условиях применения СУБД лицо, не имеющее профессиональной подготовки, может получить нужную информацию из базы данных, не зная способа размещения данных и доступа к ним.

При поиске информации процедурные и непроцедурные системы взаимосвязаны и между ними нет резкой границы.

Следует ориентироваться на обработку данных непроцедурным способом.

Структура памяти и структура данных − разные понятия. Пользователь должен знать логическую структуру данных. Важно выделить логическую структуру, при которой система эффективна в высокой степени.

Второй период − от 70-х гг. до 1981 г. − период развития:аппаратное развитие компьютеров и концепции баз данных, а также успешное внедрение систем. Произошло становление баз данных как науки. Были разработаны теоретические обоснования систем баз данных, которые стали основой построения информационных систем.

В 1970 г. Кодд (фирма IBM) предложил реляционную модель данных − реляционную парадигму^[1]. Одно из важнейших положений реляционной модели − независимость данных: при управлении базой данных выделяются физический и логический уровни. Отпадает необходимость указывать в программах детали физической организации данных в компьютере; пользователь освобождается от необходимости вникать в тонкости физической организации данных. В 1982 г. появились коммерческие реляционные системы баз данных: SQL/DS, INGRES, ORACLE и др. За успехи в разработке баз данных американская ассоциация ЭВМ в 1973 г. присудила премию Бахману, а в 1981 г. − Кодду.

В 1980 г. был разработан простой язык запросов, ориентированный на пользователя. Быстро расширялось применение баз данных.

Третий период − начало в 1981 г. − период зрелости:появление коммерческих систем баз данных на основе реляционных моделей. Успешно проводятся работы в сфере аппаратного обеспечения баз данных (расширяются области их применения, развивается технология интегральных схем), возникают новые направления.

 

Модели данных

Модель данных (data model) − это система взаимосвязанных типов объектов, операторов и правил обеспечения целостности, создающая абстрактную структуру, которую поддерживает система управления базой данных; это совокупность правил прохождения структур данных в базе данных, операций над ними, а также ограничений целостности, которая определяет допустимые связи и значения данных, последовательность их изменения. Отражая представление данных и отношений между ними математическими и программными средствами, модель данных есть формализованное описание информационных структур и операций над ними.

Модель данных — это формально определенная структура представления данных (имитация структуры). Модель должна быть адекватной объекту управления. При проектировании информационных систем она отражается моделями данных, как минимум, в двух уровнях: логическая и физическая структура. Логическая структура есть представление логической организации данных в виде множества типов записей и связей между ними.

В одной СУБД могут применяться различные структуры и модели данных. Логическая модель отражается в физической памяти (диск, лента и др.). Компьютер превращает концептуальную (общую) структуру в форму, удобную для запоминания или поиска. Такая внутренняя структура данных называется физической структурой. Она определяет размещение данных, методы доступа и технику индексирования. Физическую модель часто называют внутренней моделью системы.

Физическая структура данных проектируется с некоторым избытком для обеспечения надежности управления данными. Физическая структура учитывает архитектуру компьютера. Логическое и физическое представление данных приведено на рисунке 2.2.

Предметная область

Логическая структура

Физическая структура

Компьютер

 

Рисунок 2.2 − Представление данных под управлением СУБД

Типы моделей данных. В зависимости от способа представления взаимосвязей между объектами логическая модель данных может быть иерархической, сетевой, реляционной.

В начале 60-х гг., когда не было персональных компьютеров, применялись иерархическая и сетевая модели данных. В начале 70-х гг. появилась реляционная модель. Эти три модели различаются способами представления взаимосвязей между объектами.

Иерархическая модель данных. Взаимосвязи между объектами отражаются по принципу иерархии типов объекта в виде связанного графа, вершины которого размещены на разных иерархических уровнях.

Самая высокая вершина называется корнем (главный тип объекта), а остальные, находящиеся на нижних уровнях иерархии, — подчиненными. Корень (первый уровень) не подчиняется ни одной вершине. Все остальные вершины (типы объектов) связаны с одной и только одной вершиной, которая размещена на более высоком уровне. Взаимосвязь между объектами напоминает генеалогическое дерево (рисунок 2.3).

●

 

● ● ●

 

● ● ● ● ● ● ● ● ●

Рисунок 2.3 − Схема иерархической модели данных

Взаимосвязь между главными и подчиненными объектами устанавливается типом «один–ко многим» (1:М).

 

Сетевая модель данных. В сетевой модели понятие главного и подчиненных объектов иное, чем в иерархической модели: любой объект здесь может быть и главным, и подчиненным; каждый объект может участвовать в любом количестве взаимосвязей (рисунок 2.4).

●

● ● ●

● ● ● ● ●

Рисунок. 2.4−Общая схема сетевой модели данных

 

Данные представляются при помощи записей и связей. Запись (объект) в сетевой модели (в отличие от иерархической) может иметь множество как подчиненных ей записей, так и записей, которым она сама подчинена.

Реляционная модель данных. Реляционная структура (модель) представляет данные в виде двумерной таблицы. Табличная структура данных отражает отношения между реальными объектами и их характеристиками. Поиск и обработка записей не зависят от организации хранения данных в памяти компьютера. При этом эффективно используются математическая логика и алгебра. Основной принцип реляционных структур баз данных — получение из таблицы необходимых отношений и формирование новых. На основе первичной таблицы при помощи логических операций формируется новая таблица соответствующей структуры. Каждый файл соответствует какому-нибудь понятию из предметной области.

Преимущества реляционных моделей баз данных:

простота представления данных (таблица);

минимальный избыток данных, что достигается путем нормализации таблиц;

независимость приложений пользователя от данных (при включении или удалении таблиц);

возможность изменения состава атрибутных отношений;

отсутствие необходимости описывать схемы данных (в иерархических и сетевых моделях — надо).

Недостатки реляционных моделей: нормализация таблиц приводит к значительной фрагментации данных, а при решении задач, как правило, их необходимо объединять.

 

Основные понятия СУБД

База данных (database) — поименованная и организованная (структурированная) совокупность взаимосвязанных данных, которые отражают состояние объектов конкретной предметной области и находятся под центральным программным управлением. База данных удерживает такой минимальный излишек информации, который позволяет удовлетворить запросы каждого из многочисленных пользователей. Данные представлены совокупностью файлов (таблиц). В широком смысле база данных есть любая упорядоченная совокупность данных.

Табличная структура состоит из строк, которые соответствуют записям базы данных и столбцов — полей записей. Каждая запись имеет уникальный номер, а каждое поле должно иметь уникальное имя. Одна запись файла соответствует конкретному экземпляру понятия предметной области, например информация о конкретном студенте.

Пользователь базы данных (user) — это физическое или юридическое лицо, которое пользуется услугами компьютерной системы для получения информации или решения соответствующих задач. Существуют различные категории пользователей: аналитик, системный программист, прикладной программист, администратор системы, оператор компьютера, конечный пользователь. Пользователями базы данных могут быть прикладные программы и программные комплексы. Доступ пользователя к базе данных обеспечивается СУБД.

Поле − это неделимая единица информации, элементарная единица логической организации данных. Термин «поле» в системе управления базой данных соответствует понятию «реквизит» в теории информации. Каждое поле содержит определенные данные.

Запись − это конечная логически связанная совокупность полей. Состав (перечисление) и принятая последовательность полей, которые входят в запись, определяют структуру записи. Каждая запись в файле однозначно идентифицируется уникальным ключом записи.

Индексирование. Именно ключи являются эффективным средством доступа к соответствующим записям в файле. Сущность индексирования — создание специального индексного файла, который содержит в заданном порядке все значения ключа файла данных. Индексный файл содержит указания на соответствующие записи файла данных. Указатели создаются для каждого значения ключа.

Централизованная база данных (centralized database) разрабатывается и функционирует на принципах централизации в одном месте. База данных находится на одном компьютере, в виде одного информационного массива. В этом случае говорят о централизованном или монопольном владении данными. Такая база данных доступна только одному пользователю. Применяется в локальных сетях персональных компьютеров.

Распределенная база данных (distributed database) представляет собой совокупность баз данных, которые физически распределены (разнесены) по взаимосвязанным ресурсам вычислительной сети и доступны для совместного применения в разных местах. Распределенная база данных разъединена только физически, а не логически. Вся база данных потенциально доступна с любого конечного абонента (пользователя). На логичном уровне (модели) распределенная база данных описывается как целая информационная совокупность (логическая интеграция).

Данные − это статичные значения, которые сохраняются в таблицах базы данных. Ключевое слово в определении − «статичные».

Информация − это данные, которые пользователь базы данных запрашивает и получает в соответствующем виде. Ключевое слово в определении − «запрашивает».

 

Основные понятия реляционной базы данных

 

Строка - запись

Столбец - поле

Заголовок столбца - имя поля

 

В реляционной базе данных существуют следующие объекты:

 

- таблица

- запрос

- форма

- отчет

 

Структура СУБД «Access»

Общая характеристика

Microsoft Access (англ. access − доступ) − это популярная система управления базой данных, построенная на основе реляционных моделей и ориентированная на 32-разрядные микропроцессоры. В настоящее время в основном используется Access 2000 для Windows 95-98-2000 и MS Access XP. Первая версия Access появилась в 1992 г.

Access − полнофункциональная реляционная СУБД. В этой системе можно пользоваться практически всеми средствами операционной системы MS Windows. Применяется многодокументальный интерфейс (MDI − Multiple Dokument Interface), т. е. одновременно можно работать с несколькими таблицами, формами, отчетами, макросами, модулями.

Access относится к функционально полной реляционной СУБД и имеет все необходимые средства для выполнения трех комплексных типов функций:

а) определение данных (задание структуры базы данных и их описание);

б) обработка данных;

в) управление данными (можно указать, кому данные доступны, их корректность, можно выделить правила коллективного пользования и др.).

Объекты MS AССЕSS

Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Однако в базе данных есть и другие компоненты, которые принято называть объектами. К ним относятся:

Таблицы − содержат данные. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа (например, клиентах). Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъектов (например, имена и фамилии), а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте (например, Иванове Иване Ивановиче).

Запросы − позволяют выбрать нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создавать запросы на выборку, обновление, удаление и добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, выбирая данные по одному или нескольким условиям из одной или нескольких существующих таблиц.

Формы − предназначены в основном для ввода данных. Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или наборов записей запросов.

Страницы − файлы в формате HTML, позволяющие просматривать данные Access с помощью Internet Explorer.

Отчеты − предназначены для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных.

Макросы − выполняют одну или несколько операций автоматически.

Простейшая база данных должна содержать хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Типы данных MS ACCESS

Access поддерживает девять типов данных:

Текстовый - выбирается для полей с алфавитно-цифровыми данными, длиной не более 255 символов. По умолчанию устанавливается длина 50 символов.

Поле MEMO - следует использовать только в тех случаях, когда размер текста может превысить 255 символов или в тексте встречаются такие символы, как табуляция или возврат каретки. Длина этого поля составляет до 64 000 символов.

Числовой - выбирается для числовых данных. Причем, в свойстве размер поля необходимо определить точность значений данных и объем памяти. Чаще всего используются: длинное целое (от -2 147 483 648 до [phone]), одинарное с плавающей точкой (числа с точностью до 7 значащих цифр в диапазоне от -3,410³⁸ до +3,410³⁸), действительное (позволяет хранить числа с заданной точностью от -10²⁸ до +10²⁸).

Дата/время - используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах, годах.

Денежный - используется для хранения денежных значений, обеспечивает точность до 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Если нужно хранить точные десятичные числа, не являющиеся денежными значениями, лучше задать числовой тип данных с размером поля действительное.

Счетчик - специально предназначен для автоматической генерации первичного ключа, т.е. полей, имеющих уникальные значения в каждой записи. Таблица не может содержать более одного поля с таким типом данных.

Логический - используется для хранения значений Истина (True) или Ложь (False).

Поле объекта OLE - позволяет хранить данные, содержащие графические объекты (рисунки, диаграммы), звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows.

Гиперссылка - используется для хранения простых или сложных «ссылок» на внешний файл или документ.

Мастер подстановок - позволяет ограничить набор значений, которые может содержать поле, т.е. можно создать раскрывающийся список допустимых значений. Значения для раскрывающегося списка могут поступать из определенной таблицы или запроса либо список создается специально для этой цели. Каждая таблица в базе данных должна иметь первичный ключ, т.е. уникальное значение для каждой записи в таблице. Ключ может состоять из нескольких полей. Он необходим для формирования первичного индекса таблицы. Первичный индекс ускоряет поиск по ключевому полю (полям) и используется для определения типа связи между таблицами при объединении таблиц.

Таблицы

Таблицы - содержат данные. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа (например, клиентах). Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъектов (например, имена и фамилии), а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте (например, Иванове Иване Ивановиче).

Начинать следует с определения структуры таблицы, соответствующей предметной области, т. е. с определения полей, которые надо включить в таблицу, типов данных (полей), длины каждого поля, а также алгоритма обработки данных, удерживающихся в таблице.

Создание таблицы в MS Access осуществляется в окне «База данных».

Общий алгоритм создания таблицы: открыть окно создания базы данных и перейти на вкладку «Таблицы» →кнопка «Создать» →[«Новая таблица»] →выбрать один из пяти способов создания таблицы («Режим таблицы», «Конструктор», «Мастер таблиц», «Импорт таблиц», «Связь с таблицами») → «ОК» →[«Сохранение»] →задать имя созданной таблицы →«ОК».

Создание таблиц с помощью Мастера:

Для создания таблицы с помощью Мастера нужно открыть окно базы данных → перейти на вкладку «Таблицы» →нажать кнопку «Создать»→ «Новая таблица»→ Выбрать опцию «Мастер таблиц»→ «ОК» (рисунок 6.3). Мастер таблиц создает новую таблицу в диалоге с переходом от одного шага к другому (в обоих направлениях) на основе существующих шаблонов таблиц

Проектирование таблицы в окне Конструктора

Последовательность действий при использовании программы «Конструктор»:

1 Сделать активным окно «База данных» (см. рисунок 6.2) при помощи команды «Файл» →«Создать» для создания новой базы данных или команды «Файл» →«Открыть» при открытии существующей базы данных.

2 Выбрать вкладку «Таблицы» в окне «База данных».

3 Нажать кнопку «Создать» →[«Создание таблиц»].

4 Выбрать способ создания таблицы: «Конструктор».

5 Нажать кнопку «ОК». На экране откроется окно Конструктора таблиц с мигающим курсором в первом ряду графы «Имя поля» (рисунок 6.4). В верхней части окна находятся в виде таблицы компоненты для описания логической структуры создаваемой таблицы: «Имя поля», «Тип данных», «Описание».

6 В первую строку верхней части окна Конструктора ввести имя первого поля, его тип и (при необходимости) описание этого поля. После набора имени поля на клавиатуре и нажатия клавиши «Enter» курсор переместится в графу «Тип данных».

Имена полей. Предназначены для ссылки на данные таблицы. Правила присвоения имен в Access: не более 64 символов. В одной таблице поля не могут иметь одинаковое имя; оно не должно начинаться с пробела; запрещены точка (.), восклицательный знак (!), прямые скобки [ ] и управляющие символы с кодами ASCII 1-31.

Типы полей

Access поддерживает девять типов данных:

· Текстовый - выбирается для полей с алфавитно-цифровыми данными, длиной не более 255 символов. По умолчанию устанавливается длина 50 символов.

· Поле MEMO - следует использовать только в тех случаях, когда размер текста может превысить 255 символов или в тексте встречаются такие символы, как табуляция или возврат каретки. Длина этого поля составляет до 64 000 символов.

· Числовой - выбирается для числовых данных. Причем, в свойстве размер поля необходимо определить точность значений данных и объем памяти. Чаще всего используются: длинное целое (от -2 147 483 648 до [phone]), одинарное с плавающей точкой (числа с точностью до 7 значащих цифр в диапазоне от -3,410³⁸ до +3,410³⁸), действительное (позволяет хранить числа с заданной точностью от -10²⁸ до +10²⁸).

· Дата/время - используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах, годах.

· Денежный - используется для хранения денежных значений, обеспечивает точность до 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Если нужно хранить точные десятичные числа, не являющиеся денежными значениями, лучше задать числовой тип данных с размером поля действительное.

· Счетчик - специально предназначен для автоматической генерации первичного ключа, т.е. полей, имеющих уникальные значения в каждой записи. Таблица не может содержать более одного поля с таким типом данных.

· Логический - используется для хранения значений Истина (True) или Ложь (False).

· Поле объекта OLE - позволяет хранить данные, содержащие графические объекты (рисунки, диаграммы), звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows.

· Гиперссылка - используется для хранения простых или сложных «ссылок» на внешний файл или документ.

 

Формат поля

Свойство (Format) позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать. Например, для поля «Цена» разумно указать в свойстве «Формат поля» формат «Денежный» и установить для его свойства Число десятичных знаков (DecimalPlaces) значение 2 или «Авто». В этом случае введенное в поле значение 4321,678 будет отображаться как 4 321,68 руб. Допустимо как использование встроенных, так и специальных форматов, созданных при помощи символов форматирования. В свойстве «Формат поля» задаются разные настройки для различных типов данных. Для элемента управления значение данного свойства задается в окне свойств. Для поля в таблице или запросе значение данного свойства задается в режиме конструктора таблицы (в разделе свойств поля) или в окне запроса (в окне свойств поля). Кроме того, значение данного свойства можно задать в макросе или в программе Visual Basic. В программе Visual Basic следует ввести строковое выражение, соответствующее одному из стандартных форматов или задающее специальный формат. Свойство «Формат поля» определяет только способ отображения данных. Оно не влияет на способ их сохранения. В Microsoft Access определены стандартные форматы для полей с типами данных «Числовой», «Дата/время», «Логический», «Текстовый» и «Поле MEMO». Настройка «Формат поля» (Format), заданная в режиме конструктора таблицы, используется для отображения данных в режиме таблицы. Эта же настройка применяется при создании связанных с этим полем новых элементов управления в форме или отчете.

Не разрешается смешивать в одном формате специальные символы, предназначенные для определения числовых форматов, форматов даты/времени и текстовых форматов. Если для поля определена маска ввода, а в свойстве «Формат поля» задается другое форматирование тех же данных, то приоритет имеют настройки, задаваемые в свойстве «Формат поля», и маска ввода игнорируется.

Маскирование поля

Маска ввода - это способ наложения ограничения на ввод данных в поле.

Маска ввода служит различным целям:

· обеспечивает соответствие данных определенному формату, а также заданному типу данных, вводимых в каждую позицию, например, 999-99-9999;

· вводит постоянные символы, такие, как дефис (-), косая черта (/), которые сохраняются вместе со значением поля и не требуется вводить эти символы самостоятельно.

Свойство (InputMask) задает маску ввода, облегчающую ввод данных в элемент управления - поле. Значение данного свойства определяется автоматически, при использовании мастера по созданию масок ввода. Значение свойства «Маска ввода» может содержать до трех разделов, разделяемых точкой с запятой (таблица 3).

При создании маски можно указать, что часть данных обязательны, а другие - необязательны. Эти символы определяют тип данных, например номер символа, который необходимо ввести для каждого символа маски ввода. Символы, которые следует вводить в маску ввода, определяются специальными символами, приведенными в таблице 4. Значение «Пароль» свойства «Маска ввода» определяет элемент для ввода пароля. Любые символы будут отображаться (*).

Таблица 3 – Содержание разделов маски ввода

Раздел	Описание
Первый	Представляет саму маску ввода (например,![phone]). Перечень символов, используемых для определения масок ввода, приводится ниже в таблице 4
Второй	Определяет режим занесения в таблицу строковых констант, добавляемых к символам, вводящимся пользователем. 0 указывает, что постоянные символы (скобки и дефисы в маске ввода телефонных номеров) сохраняются вместе с введенными пользователем символами; значение 1 или пустое значение данного компонента указывает, что сохраняются только символы, введенные пользователем
Третий	Определяет символ, используемый для изображения пустых позиций в маске ввода, в которые помещаются вводящиеся пользователем символы. В этом компоненте можно указать любой символ ANSI; пробел необходимо заключить в кавычки (" ")

Для элемента управления значение данного свойства задается в окне свойств. Для поля значение свойства задается в режиме конструктора. Также можно в макросе или в программе Visual Basic.

Маска ввода используется только при вводе символов в поле или в поле со списком с клавиатуры и игнорируется при всех остальных операциях. Если пользователь определяет маску ввода и одновременно задает для того же поля значение свойства «Формат поля», то при выводе данных приоритет имеет свойство «Формат поля». Это означает, что при форматировании данных сохраненная маска ввода игнорируется. Данные в базовой таблице при этом не изменяются; свойство «Формат поля» определяет только режим отображения данных.

Таблица 4 - Специальные символы маски ввода

С	Описание
	Цифра (обязательный символ; знаки (+) и (-) не разрешены)
	Цифра или пробел (необязательный символ; знаки (+) и (-) не разрешены)
#	Цифра или пробел (необязательный символ; незаполненные позиции выводятся как пробелы в режиме редактирования, но удаляются при сохранении данных; знаки (+) и (-) не разрешены)
L	Буква (обязательный символ)
?	Буква (необязательный символ)
A	Буква или цифра (обязательный символ)
a	Буква или цифра (необязательный символ)
&	Любой символ или пробел (обязательный символ)
C	Любой символ или пробел (необязательный символ)
<	Преобразует все символы к нижнему регистру
>	Преобразует все символы к верхнему регистру
!	Указывает, что маска ввода заполняется справа налево; в левой части маски находятся позиции, заполнять которые не обязательно. Маски ввода обычно заполняются слева направо. Символ восклицательного знака можно помещать в произвольную позицию в маске ввода
\	Указывает, что следующий символ следует воспринимать как постоянный (а не специальный) символ (например, \A представляет символ «A»)
.,:; - /	Десятичный разделитель, разделители групп разрядов, времени или даты. (Используемые символы разделителей определяются настройками, выбранными в окне Язык и стандарты панели управления Windows)

 

 

Замечание

Гиперссылки можно добавлять и в отчеты Access, однако они будут работать только после преобразования отчета в форматWord, Excel или HTML.

 

 

Запросы

Запрос (query) есть механизм выбора и представления информации из базы данных. Запрос направляется пользователем или программой в СУБД для поиска отдельных записей в базе данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.

Запросы отличаются от фильтров следующими свойствами:

· Запрос можно сохранить в виде объекта базы данных.

· Запрос может содержать поля из нескольких таблиц.

· В качестве основы для отчета или формы можно использовать запрос.

· Специальные запросы можно использовать для вычислений, для обобщения информации, для добавления записей из одной таблицы в другую, для удаления записей, а также для глобального редактирования.

Для выборки информации из базы данных предназначены Мастера запросов и Конструкторы запросов. С их помощью можно указывать поля, которые должны быть изображены для выбранных записей, создавать сложные критерии для выбора записей с одной или нескольких таблиц, делать вычисления с выбранными данными.

Применяются два типа запросов: запросы по образцу (QBE) и структурированный язык запросов (SQL).

Запрос по образцу (QBE) - средство для отыскания необходимой информации в базе данных (из одной или нескольких таблиц), обычно путем занесения известных значений в таблицу. Система запроса по образцу выводит данные, имеющие отношение к вводимым. Запрос формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. Указываются критерии выборки записей в исходной таблице. С точки зрения пользователя, конструирование запроса - это просто пометка нужных элементов формы в окне Конструктора запросов.

SQL-запросы. С помощью структурированного языка формируются запросы любой сложности. Запрос составляется из последовательности SQL-инструкций, которые задают, что надо сделать с вводным набором данных для генерации выходного набора. Выбранную информацию с базы данных можно обработать с помощью специальных анализирующих функций (минимальные и максимальные значения, средние величины, суммы).

SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую можно включить выражения и вызов агрегатных функций.

 

 

Создание вычисляемых полей

В итоговую таблицу запросов можно включить вычисляемые поля (графы), т.е. получить данные, которые отсутствуют в исходной таблице.

Новое вычисляемое поле создается прямо в Бланке запросов. Выражение записывается в пустую ячейку бланка с помощью «Построителя выражений», который предназначен для составления математических, логических и других выражений.

Окно «Построитель выражений» включает в себя четыре области с собственными полосами прокрутки. Создаваемое выражение формируется в верхней области - поле ввода выражения. Там же размещаются и кнопки со знаками операторов.

Три области поиска элементов для записи выражения размещены в нижней части окна. Левая область содержит список источников данных (таблицы и др.) и средства для записи выражений (функции и др.); средняя область— элементы, которые входят в выбранный объект в левом окне; правая область предназначена для формирования нужного объекта (элемента).

 

Ну дальше на компе надо показывать

 

Формы

Понятие «форма» в базе данных означает структурированное окно, экранное поле либо независимый элемент интерфейса с заранее установленными областями для ввода либо изменения информации; визуальный шаблон, который упорядочивает предоставляемые формой данные, что позволяет лучше их организовывать и просматривать. Форма дает возможность вводить и просматривать информацию базы данных.

Как объект базы данных форма используется для ввода и корректировки данных в таблицу в качестве специального окна диалога для выбора; в виде кнопочной формы для открытия других форм либо отчетов. В форме может быть представлена информация из нескольких связанных таблиц. Представление данных в формах может быть различным: поля располагаются столбцом или таблицей.

Источником данных для формы являются записи таблицы либо запроса. Связь между формой и записями таблицы осуществляют элементы управления (графические объекты). Информация, которая не связана с таблицей или запросом, сохраняется в макете формы.

Форма облегчает восприятие информации, это гибкий способ представления информации.

 

Создание вычисляемых полей.

В итоговую таблицу запросов можно включить вычисляемые поля (графы), т.е. получить данные, которые отсутствуют в исходной таблице.

Новое вычисляемое поле создается прямо в Бланке запросов. Выражение записывается в пустую ячейку бланка с помощью «Построителя выражений», который предназначен для составления математических, логических и других выражений.

Вызывается окно «Построитель выражений».

Последовательность вставки элемента выражения в поле ввода:

1) в левой области выбрать необходимую папку и открыть ее для выбора нужного объекта (элемента);

2) выбрать объект из той папки, где он находится;

3) последовательно в средней и правой областях выбрать нужный элемент и перенести его в поле ввода выражения (верхняя часть окна) кнопкой «Вставить» или дважды щелкнуть элемент мышью;

4) в зоне кнопки операторов выбрать нужный оператор и щелкнуть мышью для переноса его в создаваемое выражение;

5) после формирования нужного выражения нажать кнопку «ОК».

Формы.

Понятие «форма» в базе данных означает структурированное окно, экранное поле либо независимый элемент интерфейса с заранее установленными областями для ввода либо изменения информации.

Форма – визуальный шаблон, который упорядочивает предоставляемые данные, что позволяет лучше их организовывать и просматривать. Форма дает возможность вводить и просматривать информацию базы данных.

Как объект базы данных форма используется для ввода и корректировки данных в таблицу в качестве специального окна диалога для выбора; в виде кнопочной формы для открытия других форм либо отчетов.

В форме может быть представлена информация из нескольких связанных таблиц. Представление данных в формах может быть различным: поля располагаются столбцом или таблицей.

Форма облегчает восприятие информации, это гибкий способ представления информации.

Простейший способ создания формы:

1) открыть окно базы данных (источник данных);

2) в окне базы данных выбрать вкладку «Таблицы»;

3) выбрать таблицу - источник данных, для которой следует построить форму;

4) дать команду «Вставка» → «Автоформа» либо нажать кнопку «Новый объект» на панели инструментов;

5) выбрать с раскрытого списка опцию «Автоформа».

 

Отчёты.

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде п