Поле типа «мастер подстановок», «гиперссылка»

Сделать более простым ввод значений в поле позволяет операция подстановки. Используя эту операцию, можно выбирать значения поля из списка. Список значений может быть как фиксированным, так и содержаться в таблице или запросе. Сформировать столбец подстановок для поля помогает Мастер подстановок (Lookup Wizard).

1. Открыть таблицу "Поставщики предприятия" в режиме Конструктора.

2. Выделить поле "КодКлиента" и выбрать из списка в столбце Тип данных (Data Туре) значение Мастер подстановок (Lookup Wizard) (рис. 2.15).

В открывшемся диалоговом окне Мастер подстановок (Lookup Wizard) выбрать способ задания значений: Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the lookup column to look up the values in a table or query), т. к. в этом случае мы должны использовать данные из таблицы "Клиенты" (Customers). Нажать кнопку Далее (Next).

3. В следующем диалоговом окне можно выбрать из списка таблицу или запрос, из которого будет осуществляться подстановка. Выбрать таблицу "Клиенты" (Customers) и нажать кнопку Далее (Next) (рис. 2.16).

4. В списке Доступные поля (Available Fields) выводятся все поля таблицы "Клиенты" (Customers). Переместить из списка доступных полей в список подстановки (Selected Fields) поля "КодКлиента" и "Название" и нажать кнопку Далее (Next)

5. Просмотреть столбец подстановки, с помощью перетаскивания границы выбрать ширину столбца, а также оставить установленный по умолчанию флажок Скрыть ключевое поле (Hide key column). Действительно, нам не нужно в раскрывающемся списке видеть коды клиентов. Нажать кнопку Далее (Next)

6. Ввести название столбца подстановок и нажать на кнопку Готово (Finish) (рис. 2.19). При необходимости Мастер подстановок попросит сохранить те изменения, которые вы внесли в таблицу, прежде чем окончательно установит подстановки — ответьте Да (Yes). На этом процедура создания столбца подстановок заканчивается.

Применять операцию подстановки можно только к полям, содержащим текстовые и числовые данные, а также к логическим полям. Другие типы полей не могут использовать подстановку.

На нижней панели окна Конструктора таблиц находится вкладка Подстановка (Lookup), в которой определяются свойства поля, относящиеся к подстановке. Если столбец подстановки для поля не определен, значение свойства Тип элемента управления (Display Control) для текстовых и числовых полей равно Поле (Text Box), для логического типа — Флажок (Check Box). При этом остальные свойства на вкладке Подстановка (Lookup) отсутствуют.

Если вы хотите добавить к полю столбец подстановок, то установите для свойства Тип элемента управления (Display Control) значение Поле со списком (Combo Box) или Список (ListBox).[ Для просмотра таблицы в режиме Таблица эти поля абсолютно равноценны, различаются они в формах. Поле Список отображается на экране сразу в виде скроллируемого списка значений, а Поле со списком отображается в виде выпадающего списка. (О других отличиях см. разд. "Встроенные элементы управления"гл. 9.) ]

В этом случае на вкладке Подстановка (Lookup) появляется ряд свойств, позволяющих управлять параметрами подстановки

 

В таблицы, формы и страницы доступа к данным Access можно добавлять гиперссылки для перехода к объектам той же самой или другой базы данных Access, к документам, созданным в других приложениях Access, к файлам, расположенным в Интернете или локальной сети организации.

Замечание

Гиперссылки можно добавлять и в отчеты Access, однако они будут работать только после преобразования отчета в форматWord, Excel или HTML.

 

 

Запросы

Запрос (query) есть механизм выбора и представления информации из базы данных. Запрос направляется пользователем или программой в СУБД для поиска отдельных записей в базе данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.

Запросы отличаются от фильтров следующими свойствами:

· Запрос можно сохранить в виде объекта базы данных.

· Запрос может содержать поля из нескольких таблиц.

· В качестве основы для отчета или формы можно использовать запрос.

· Специальные запросы можно использовать для вычислений, для обобщения информации, для добавления записей из одной таблицы в другую, для удаления записей, а также для глобального редактирования.

Для выборки информации из базы данных предназначены Мастера запросов и Конструкторы запросов. С их помощью можно указывать поля, которые должны быть изображены для выбранных записей, создавать сложные критерии для выбора записей с одной или нескольких таблиц, делать вычисления с выбранными данными.

Применяются два типа запросов: запросы по образцу (QBE) и структурированный язык запросов (SQL).

Запрос по образцу (QBE) - средство для отыскания необходимой информации в базе данных (из одной или нескольких таблиц), обычно путем занесения известных значений в таблицу. Система запроса по образцу выводит данные, имеющие отношение к вводимым. Запрос формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов. Указываются критерии выборки записей в исходной таблице. С точки зрения пользователя, конструирование запроса - это просто пометка нужных элементов формы в окне Конструктора запросов.

SQL-запросы. С помощью структурированного языка формируются запросы любой сложности. Запрос составляется из последовательности SQL-инструкций, которые задают, что надо сделать с вводным набором данных для генерации выходного набора. Выбранную информацию с базы данных можно обработать с помощью специальных анализирующих функций (минимальные и максимальные значения, средние величины, суммы).

SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую можно включить выражения и вызов агрегатных функций.

 

 

Создание вычисляемых полей

В итоговую таблицу запросов можно включить вычисляемые поля (графы), т.е. получить данные, которые отсутствуют в исходной таблице.

Новое вычисляемое поле создается прямо в Бланке запросов. Выражение записывается в пустую ячейку бланка с помощью «Построителя выражений», который предназначен для составления математических, логических и других выражений.

Окно «Построитель выражений» включает в себя четыре области с собственными полосами прокрутки. Создаваемое выражение формируется в верхней области - поле ввода выражения. Там же размещаются и кнопки со знаками операторов.

Три области поиска элементов для записи выражения размещены в нижней части окна. Левая область содержит список источников данных (таблицы и др.) и средства для записи выражений (функции и др.); средняя область— элементы, которые входят в выбранный объект в левом окне; правая область предназначена для формирования нужного объекта (элемента).

 

Ну дальше на компе надо показывать

 

Формы

Понятие «форма» в базе данных означает структурированное окно, экранное поле либо независимый элемент интерфейса с заранее установленными областями для ввода либо изменения информации; визуальный шаблон, который упорядочивает предоставляемые формой данные, что позволяет лучше их организовывать и просматривать. Форма дает возможность вводить и просматривать информацию базы данных.

Как объект базы данных форма используется для ввода и корректировки данных в таблицу в качестве специального окна диалога для выбора; в виде кнопочной формы для открытия других форм либо отчетов. В форме может быть представлена информация из нескольких связанных таблиц. Представление данных в формах может быть различным: поля располагаются столбцом или таблицей.

Источником данных для формы являются записи таблицы либо запроса. Связь между формой и записями таблицы осуществляют элементы управления (графические объекты). Информация, которая не связана с таблицей или запросом, сохраняется в макете формы.

Форма облегчает восприятие информации, это гибкий способ представления информации.

 

Создание вычисляемых полей.

В итоговую таблицу запросов можно включить вычисляемые поля (графы), т.е. получить данные, которые отсутствуют в исходной таблице.

Новое вычисляемое поле создается прямо в Бланке запросов. Выражение записывается в пустую ячейку бланка с помощью «Построителя выражений», который предназначен для составления математических, логических и других выражений.

Вызывается окно «Построитель выражений».

Последовательность вставки элемента выражения в поле ввода:

1) в левой области выбрать необходимую папку и открыть ее для выбора нужного объекта (элемента);

2) выбрать объект из той папки, где он находится;

3) последовательно в средней и правой областях выбрать нужный элемент и перенести его в поле ввода выражения (верхняя часть окна) кнопкой «Вставить» или дважды щелкнуть элемент мышью;

4) в зоне кнопки операторов выбрать нужный оператор и щелкнуть мышью для переноса его в создаваемое выражение;

5) после формирования нужного выражения нажать кнопку «ОК».

Формы.

Понятие «форма» в базе данных означает структурированное окно, экранное поле либо независимый элемент интерфейса с заранее установленными областями для ввода либо изменения информации.

Форма – визуальный шаблон, который упорядочивает предоставляемые данные, что позволяет лучше их организовывать и просматривать. Форма дает возможность вводить и просматривать информацию базы данных.

Как объект базы данных форма используется для ввода и корректировки данных в таблицу в качестве специального окна диалога для выбора; в виде кнопочной формы для открытия других форм либо отчетов.

В форме может быть представлена информация из нескольких связанных таблиц. Представление данных в формах может быть различным: поля располагаются столбцом или таблицей.

Форма облегчает восприятие информации, это гибкий способ представления информации.

Простейший способ создания формы:

1) открыть окно базы данных (источник данных);

2) в окне базы данных выбрать вкладку «Таблицы»;

3) выбрать таблицу - источник данных, для которой следует построить форму;

4) дать команду «Вставка» → «Автоформа» либо нажать кнопку «Новый объект» на панели инструментов;

5) выбрать с раскрытого списка опцию «Автоформа».