Зв'язування даних Excel зі слайдом powerpoint

Щоб створити зв'язок між джерелом даних (робочим листом Excel) та копією даних, вставленої в слайд PowerPoint, необхідно пов'язати файли Excel і PowerPoint. Після зв'язування файлів зміна їх імен або переміщення з однієї папки в іншу руйнує зв'язок між ними. Надалі, якщо буде потрібно, ви зможете оновити або розірвати зв'язок між файлами.

Щоб вставити вміст робочого листа Excel в слайд PowerPoint, встановивши при цьому зв'язок між файлами, виконайте ряд дій.

1. В робочому листі Excel виділіть нерозривний діапазон комірок, дані яких необхідно вставити в слайд PowerPoint.

2. Виберіть команду Правка-> Копіювати або натисніть комбінацію клавіш <Ctrl+C>.

3. Перемкнетеся у вікно презентації PowerPoint і виберіть потрібний слайд. Переконайтеся, що презентація відображається в режимі Сортувальник слайдів.

4. Перебуваючи у вікні програми PowerPoint, виберіть команду Правка-> Спеціальна вставка.

5. У діалоговому вікні Спеціальна вставка виберіть перемикач Связать.

6. У списку Як виберіть елемент Об'єкт Аркуш Microsoft Excel і клацніть на кнопці ОК.

Вміст робочого листа Excel з'явиться в слайді у вигляді таблиці, розміри і по-ложении якої можна змінювати. Двічі клацніть на таблиці, щоб змінити її со-держімое. Відкриється робочий аркуш Excel, звідки були скопійовані дані. Тепер всі зміни, які будуть внесені в таблицю, також відобразяться в слайді PowerPoint.

 

Копіювання даних з WORD і POWERPOINT в EXCEL

Дані Excel можуть бути дуже корисні при створенні документів Word і презентацій PowerPoint, справедливо і зворотне твердження: ви можете значно скоротити витрати робочого часу, використовуючи вміст документів Word л презентацій PowerPoint при створенні робочих аркушів Excel. Нижче наведені приклади того, як можна використовувати дані документів Word і презентацій PowerPoint під час роботи в Excel.

1. Якщо інформація, яка знаходиться у таблиці даних PowerPoint, вперше введена саме в цій програмою, скопіюйте се в робочий лист Excel, тим самим отримавши доступ до потужних обчислювальних і форматує засобам Excel.

Якщо таблиця даних вже створена в документі Word, скопіюйте її в робочий лист Excel для швидкого форматування та сортування. Хоча ці кошти доступні н в програмі Word, інструменти Excel набагато потужніше і простіше у використанні.

2. Графічні зображення і мальовані об'єкти з файлів Word і PowerPoint можна повторно використовувати в робочому листі Excel. Але якщо малюнок зберігається в окремому графічному файлі, то не копіюйте його з іншого документа, а просто вставте з графічного файлу.

Можна скопіювати окремий слайд з презентації PowerPoint в документ Excel. Ести є вдало створений слайд, який до того ж має безпосереднє відношення до вашого документа, не варто витрачати час на створення аналогічного зображення в Excel.

 

Зв'язування документів WORD, EXCEL і POWERPOINT за допомогою гіперпосилань

Самий потужний метод зв'язування документів додатків пакету Office 2003 - використання гіперпосилань. Гіперпосилання - це спеціально виділена частина тексту або зображення, яка пов'язана з іншим файлом, Web-сторінкою в Internet або в локальній мережі компанії.

Можна просто і швидко зв'язати за допомогою гіперпосилань файли програм Word, Pow-erPoint і Excel, тим самим зробивши можливим відкриття або робочого листа Excel з документа Word або з презентації PowerPoint, або презентації PowerPoint з документа Word або робочого листа Excel. І тут немає обмежень на кількість гіперпосилань, що знаходяться в одному файлі, як немає обмежень на кількість зв'язків, які може створюється одна гіперпосилання. Наприклад, гіперпосилання в документі Word може посилатися на презентацію, яка, в свою чергу, містить діаграму Excel (таким чином, одне посилання вказує на ресурси двох додатків).

Нижче описані випадки, коли зручно користуватися гіперпосиланнями.

1. Забезпечення доступу до даних. Створіть гіперпосилання в презентації PowerPoint, яка посилається на робочий лист Excel зданими, відображеними па діаграмі слайда PowerPoint. Якщо на презентації хто-небудь попросить показати вихідні дані, це можна буде зробити дуже швидко (заощадивши при цьому місце на слайді).

2. Посилання на пов'язані за змістом документи. Якщо піл відсилаєте службову записку, в якій згадується база даних на робочому аркуші Excel, створіть посилання на цей робочий лист. Це зручно для одержувача записки, так як ука зують розташування файлу. У подібних випадках, необхідно надати одержувачу і файл службової записки. і файл з базою даних. В іншому випадку гіперпосилання працювати не буде.

3. Відображення діаграми за бажанням. Часто виникає така ситуація, що дані і діаграма, створена на їх основі, знаходяться на різних робочих аркушах або навіть в різних робочих книгах. У цьому випадку на робочому аркуші з даними створіть гіперпосилання на діаграму. Якщо з'явиться необхідність відобразити діаграму, негайно скористайтеся гіперпосиланням (в цьому випадку діаграма не займає місце на робочому аркуші з даними). Крім усього іншого, можна створювати гіперпосилання на елементи програми Outlook, наприклад на електронну адресу, будь-який контакт або певну дату календаря.

 

 

Тема 36. Запис та редагування макросів.

 

Макроси

Якщо потрібно періодично виконувати завдання в Microsoft Excel, можна автоматизувати завдання за допомогою макросу. Макрос — це послідовність команд та функцій, які зберігаються в модулі Microsoft Visual Basic. Її можна запускати кожного разу, коли необхідно виконати це завдання.

Наприклад, якщо у клітинки часто вводяться довгі текстові рядки, можна створити макрос для форматування цих клітинок, щоб вони охоплювали текст.

Запис макросів. Коли записується макрос, Microsoft Excel зберігає інформацію про кожний крок виконання послідовності команд. Подальший запуск макросу викликає повторення, або «відтворення», команд. Якщо під час запису макросу допущено помилку, то також запишуться усі виправлення. Visual Basic зберігає кожний записаний макрос в окремому модулі, приєднаному до книги.

Спрощення запуску макросу. Макрос можна запустити, вибравши його зі списку в діалоговому вікні Макрос. Щоб макрос запускався після кожного натиснення певної кнопки або сполучення клавіш, можна призначити макросу кнопку на панелі інструментів сполучення клавіш або графічний об'єкт на аркуші.

Керування макросами. Після запису макросу код програми можна переглянути в редакторі Visual Basic для виправлення помилок і внесення потрібних змін у макрос. Наприклад, якщо макрос, який переносить текст за словами, повинен також виділяти текст напівжирним шрифтом, можна записати інший макрос, який виділяє текст напівжирним шрифтом, і скопіювати інструкції з цього нового макросу до старого макросу, який переносить текст за словами.

Редактор Visual Basic призначений для спрощення написання й редагування програм користувачами та містить велику оперативну довідку. Для внесення простих змін у макроси не потрібно вивчати програмування мовою Visual Basic. За допомогою редактора Visual Basic можна редагувати макроси, копіювати макроси з одного модуля до іншого, копіювати макроси з інших книг, перейменовувати модулі з макросами та перейменовувати макроси.

Безпека макросів. Microsoft Excel забезпечує захист від вірусів, які можуть передаватися макросами. Якщо макроси використовуються спільно з іншими користувачами, можна прикласти до макросів цифровий підпис, щоб користувачі могли перевірити надійність джерела макросів. Кожного разу, відкриваючи книгу з макросами, можна перевірити джерело макросів, перед тим як дозволити їх.

Створення макросу

Запис макросу

1. Установіть Середній або Низький рівень безпеки.

Інструкції

1. У меню Сервіс виберіть команду Параметри.
2. Відкрийте вкладку Безпека.
3. У групі Захист від макросів натисніть кнопку Захист від макросів.
4. Відкрийте вкладку Рівень безпеки та виберіть потрібний рівень безпеки.

1. У меню Сервіс виберіть пункт Макрос, а потім Почати запис.
2. У полі Ім'я макросу введіть ім'я макросу.

Примітки

• Ім'я макросу має починатися з літери. Решта знаків імені можуть бути літерами, числами або знаками підкреслення. Пробіли в імені макросу не дозволяються; як розділювачі слів слід використовувати знаки підкреслення.
• Не використовуйте ім'я макросу, яке також є посиланням на клітинку; у цьому разі може з'явитися повідомлення про помилку.

1. Якщо цей макрос повинен запускатися натисканням сполучення клавіш на клавіатурі, введіть літеру в полі Сполучення клавіш. Можна використовувати сполучення CTRL+ літера (для малих літер) або CTRL+SHIFT+ літера (для великих літер), де літера — будь-яка клавіша з літерою на клавіатурі. Сполучення клавіш не може містити чисел або спеціальних знаків, таких як @ або #.

Примітка Вибране сполучення клавіш замінює собою всі еквівалентні стандартні сполучення клавіш Microsoft Excel на той час, поки відкрито книгу з цим макросом.

1. У полі Зберегти в виберіть книгу, в якій потрібно зберегти макрос.

Якщо потрібно, щоб цей макрос був постійно доступний при роботі в Microsoft Excel, виберіть варіант Особиста книга макросів.

1. Якщо потрібно додати до макросу опис, введіть його в полі Опис.
2. Натисніть кнопку OK.
3. Якщо потрібно виконувати макрос відносно позиції активної клітинки, запишіть його з використанням відносних посилань на клітинки. На панелі інструментів Зупинити запис натисніть кнопку Відносне посилання , щоб вона залишилася натисненою. Запис макросу буде продовжено з відносними посиленнями, поки ви не вийдете з Microsoft Excel або знов не натиснете кнопку Відносне посилання , щоб перевести її до ненатисненого стану.
4. Виконайте дії, які потрібно записати.
5. На панелі інструментів Зупинити запис натисніть кнопку Зупинити запис .

Створення макросу з використанням Microsoft Visual Basic

1. У меню Сервіс Microsoft Excel виберіть пункт Макрос, а потім команду Редактор Visual Basic.
2. У меню Insert виберіть команду Module.
3. Введіть або скопіюйте текст макросу до вікна програми модуля.
4. Щоб запустити макрос із вікна модуля, натисніть клавішу F5.
5. Закінчивши роботу над макросом, виберіть у меню File команду Close and Return to Microsoft Excel.

Створення макросу автозапуску

Автоматичні макроси, такі як «Авто_активувати», призначені для виконання при запуску Microsoft Excel. Додаткові відомості про такі макроси див. у довідці Microsoft Visual Basic.

Копіювання частини макросу для створення іншого макросу

1. Установіть Середній або Низький рівень безпеки.

Інструкції

1. У меню Сервіс виберіть команду Параметри.
2. Відкрийте вкладку Безпека.
3. У групі Захист від макросів натисніть кнопку Захист від макросів.
4. Відкрийте вкладку Рівень безпеки та виберіть потрібний рівень безпеки.

1. Відкрийте книгу з макросом, який потрібно скопіювати.
2. У меню Сервіс виберіть пункт Макрос, а потім Макроси.
3. У полі Ім'я макросу введіть ім'я макросу, який потрібно скопіювати.
4. Натисніть кнопку Змінити.
5. Виділіть рядки макросу, які потрібно скопіювати.

Якщо потрібно скопіювати весь макрос, переконайтеся, що рядки Sub і End Sub також охоплені виділенням.

1. На панелі інструментів Standard натисніть кнопку Copy .
2. Перейдіть до модуля, куди потрібно помістити скопійований текст.
3. Натисніть кнопку Paste .

Зміна макросу

Щоб змінити макрос, необхідно бути знайомим із редактор Visual Basic. Цей редактор використовується для написання та зміни макросів Microsoft Excel.

1. Установіть Середній або Низький рівень безпеки.

Інструкції

1. У меню Сервіс виберіть команду Параметри.
2. Відкрийте вкладку Безпека.
3. У групі Захист від макросів натисніть кнопку Захист від макросів.
4. Відкрийте вкладку Рівень безпеки та виберіть потрібний рівень безпеки.

1. У меню Сервіс виберіть пункт Макрос, а потім Макроси.
2. У полі Ім'я макросу введіть ім'я макросу.
3. Натисніть кнопку Змінити.

Виконання макросу

1. Установіть Середній або Низький рівень безпеки.

Інструкції

1. У меню Сервіс виберіть команду Параметри.
2. Відкрийте вкладку Безпека.
3. У групі Захист від макросів натисніть кнопку Захист від макросів.
4. Відкрийте вкладку Рівень безпеки та виберіть потрібний рівень безпеки.

1. Відкрийте книгу, яка містить макрос.
2. У меню Сервіс виберіть пункт Макрос, а потім Макроси.
3. У полі Ім'я макросу введіть ім'я макросу, який потрібно запустити.
4. Виконайте одну з таких дій.