Прийоми роботи з текстовими документами засобами Microsoft Word

Після завантаження процесора MS Word автоматично відкривається новий порожній документ під ім'ям Документ 1.

Перемикання з українського на латинський алфавіт здійснюється одночасним натисканням на клавіатурі комбінації клавіш Shift+Ctrl або Shift +лівий Аlt.

Для того, щоб увести прописну букву, слід додатково натиснути на клавіатурі клавішу Shift.

Для видалення окремих символів використовують клавіші Васкspase і Delete. За допомогою клавіші Васкspase видаляють знаки зліва від позиції текстового курсора, а Delete - справа.

Абзац у процесорі MS Word- фрагмент тексту, який закінчується знаком кінця абзаца що не друкується. Під час уведення тексту процесор MS Word автоматично форматує абзац.

Щоб мати можливість використовувати свою роботу в майбутньому, потрібно записати документ на диcк.

Для того, щоб записати документ на жорсткий диск, слід виконати команду Файл →Сохранить або клікнути ЛКМ по піктограмі Сохранить на панелі інструментів Стандартная. Якщо документ записують уперше, то з'явиться діалогове вікно процесора MS Word, що дозволить увести ім'я файлу.

Перед завершенням роботи над текстом документ слід записати на диск. Якщо користувач не виконає цю дію, то процесор MS Word нагадає йому, що в документ внесені зміни, які не збережені.

У пункті меню Файл містяться опції, а на панелі інструментів Стандартная - піктограми команд, які дозволяють розпочати і завершити роботу над документом:

· Создать - створює новий документ;

· Открыть - відкриває існуючий документ;

· Закрыть - закриває поточний документ.

Натискання на клавішу Tab дозволяє переміщувати текстовий курсор до найближчої позиції табуляції.

Спосіб відображення документа на екрані монітора називають режимом. Кожний режим призначений для конкретного застосування.

Працюючи з процесором MS Word, мають справу з 4 типами режимів документів:

· Обычный режим - використовується для читання тексту і форматування абзаців;

· Режим разметки страницы - дозволяє перевіряти розташування тексту і малюнків на сторінці;

· Режим структури - дозволяє перевіряти структуру документа;

· Режим злектронного документа - призначений для читання документів, доступних у ме-режі Іnternet.

Для зміни розміру відображення тесту на екрані монітора призначене поле Масштаб на панелі інструменті Стандартная. Зміна масштабу не впливає на документ, який буде друкуватись.

Буфер обміну є елементом операційної системи Windows, за допомогою якого можна переносити інформацію. Для використання буфера обміну призначені такі операції:

· Вырезать - викликає розміщення виокремленого фрагмента тексту в буфер і одночасне видалення цього фрагмента з документа;

· Копировать - викликає розміщення виокремленого фрагмента тексту в буфері без видалення цього фрагмента з документа;

· Вставить - викликає розміщення в документі, починаючи з позиції текстового курсора, інформації, що міститься в буфері.

Для знаходження фрагмента тексту використовують команду меню Правка→Найти....

Для заміни послідовності символів у всьому документі або його частині призначена команда меню Правка→Заменить....

Працюючи з документами в процесорі MS Word, користувач має можливості змінити зовнішній вигляд тексту, а також його розташування на сторінці.

Форматування символів визначає зовнішній вигляд букв і знаків. Форматування символів включає зміну гарнітури, розміру і накреслення шрифту. Кнопки, що розташовані на панелі інструментів Форматирование, дозволяють легко і швидко змінити основні елементи, які найбільш часто використовуються.

На панелі інструментів Форматирование розміщена наступна інформація:

· поточна гарнітура шрифту;

· поточний розмір шрифту;

· кнопки варіантів накреслення шрифтів (Полужирный, Курсив, Подчеркнутый);

· кнопки вирівнювання абзаців (По левому краю, По центру, По правому краю, По ширине).

Процесор MS Word дозволяє виокремлювати фрагменти тексту. Можна виокремити довільний фрагмент тексту, окреме слово, рядок, декілька рядків, абзац, увесь текст.

Вирівнювання абзаців - спосіб розміщення тексту в рядку. Процесор MS Word забезпечує 4 способи вирівнювання:

· По левому краю - кожний рядок в абзаці вирівнюється до лівого поля (до правого поля рядки не вирівнюються);

· По центру - кожний рядок абзаца розміщується по центру між полями;

· По правому краю - кожний рядок в абзаці вирівнюється до правого поля (до лівого поля рядки не вирівнюються);

· По ширине - всі рядки в абзаці; за виключенням останнього, вирівнюються до лівого і правого полів (для того, щоб задовольнити цю вимогу, процесор MS Word уводить додаткові інтервали між символами).

Форматування абзаців полягає у вирівнюванні абзаців, установленні відступів і міжрядкових інтервалів. Для їх форматування призначена команда меню Формат→Абзац....

Відступи і виступи - це зсув абзаца вправо або вліво відносно полів сторінки. Відступи і виступи встановлюють у діалоговому вікні Абзац (Формат→Абзац...)-

До фрагмента тексту можна застосовувати комплексне форматування за допомогою стилів. Стиль задається вибором відповідного імені зі списку стилів на панелі іструментів Форматирование. Новий стиль створюється за допомогою команди меню Формат→Стиль....

Верхній колонтитул - інформація, що друкується у верхньому полі сторінки, нижній колонтитул - інформація, що друкується в нижньому полі сторінки. Процесор MS Word дозволяє створювати різні колонтитули для першої сторінки, парних і непарних сторінок.

Створення колонтитулів реалізують за допомогою команди меню Вид→Колонтитулы. Після виклику цієї команди з'являється панель інструментів Колонтитулы. Вона містить кнопки команд, які використовуються найчастіше, наприклад: вставка номера сторінки, дати, часу або визначення параметрів сторінки.

Команда меню Вставка→Номера страниц... дозволяє швидко ввести нумерацію сторінок, не вдаючись до визначення колонтитулів.

Ознака закінчення сторінки визначає ситуацію, коли текст, який розміщується за нею, буде починатися з нової сторінки. Ознака закінчення сторінки вводиться за допомогою команди меню Вставка→Разрыв... або за допомогою комбінації клавіш Сtrl+Еnter. Окрім ознак закінчення сторінки, які вводяться користувачем, у документі знаходяться також ознаки закінчення сторінки, які вводяться автоматично просесором MS Word

Рамки встановлюють за допомогою команди меню Формат→Границы и заливки.... Рамки можна встановлювати навколо довільного фрагмента тексту, абзаца або цілої сторінки.

Для оформлення фрагментів тексту, що містять нумерацію або впорядкованих у вигляді списків, призначена команда меню Формат→Список....

У випадку задання маркованих або нумерованих списків за допомогою кнопок Маркеры і Нумерация що містяться на панелі інструментів Форматирование, використовуються наперед визначені налаштування.

Для зміни формату маркування і нумерації призначені укладки Маркированный, Нумеровамный, Многоуровневый і кнопка Изменить, яка міститься на цих укладках, вікна Список (Формат→Список...)

Розміри полів документа впливають перш за все на розташування тексту на сторінці. Для зміни полів слід викликати команду меню Файл→Параметры страницы... або двічі поспіль клікнути ЛКМ по верхній або боковій лінійці.

У вікні Параметри страницы (Файл→Параметры страницы...) можна змінити величину полів і розмір аркуша паперу, а також орієнтацію сторін цього аркуша.

Поле документа - це відстань від краю аркуша паперу до робочої зони документа, в якій розміщується текст. Процесор MS Word дозволяє встановлювати всі 4 поля (верхнє, нижнє, ліве, праве).

Табулятори, як і таблиці, допомагають розміщувати текст або числа в один стовпчик. Нові табулятори з наперед визначеними налаштуваннями вставляють за допомогою клавіші Таb, а видаляють за допомогою клавіші Васkspace. Встановлювати табулятори також можна з вікна Табуляция, яке з'являється в результаті виконання команди меню Формат→Табуляция....

Можливими способами вирівнювання тексту відносно табуляторів є: до лівого краю, до правого краю, по центру або за десятковим розділювачем.

Серійна кореспонденція дозволяє автоматично форматувати документи для багатьох адресатів. Для підготовки серійної кореспонденції слід використовувати команду меню Сервис→Слияние.

За допомогою інструментів серійної кореспонденції програми MS Word можна: писати типові листи, друкувати адреси на конвертах, а також друкувати адресні етикетки (поштові наклейки). Для створення серійних листів, адрес на конвертах або адресних наклейок необхідними є два елемента: основний документ і джерело даних. Джерело даних може бути створене, імпортоване з файлу, а також взяте з особистої адресної книги або контактного списку.

Процесор MS Word дозволяє перевіряти правопис у підготовленому документі, враховуючи орфографічні і граматичні помилки. Для проведення перевірки правопису слід виконати команду меню Сервис→Правописание... (Орфография...) або клікнути ЛКМ по кнопці Правописаниє на панелі інструментів Стандартная. Наявною є можливість перевіряти орфографічні помилки в іншомовних текстах, якщо інстальовані відповідні словники.

Розставляння перенесень у словах забезпечує елегантний і професійний зовнішній вигляд документа. Процесор MS Word дозволяє розбивати слова для перенесення у вимушеному й автоматичному режимах.

Для розбиття слів можна використовувати "м'які" і "жорсткі" перенесення. "Жорсткі" перенесення зберігаються в словах незалежно від їх розташування в рядку.

Шаблон - особливий вид документа, який надає основні інструменти для оформлення підсумкового документа.

Шаблони записуються у файли з розширенням. doc. Вони можуть містити такі елементи:

· стиль;

· елементи автотексту;

· панелі інструментів;

· макроси;

· меню і комбінації клавіш, які присвоєні окремим функціям.

Стандартний шаблон (Обычный =Normal. doc) є шаблоном загального застосування.

Створення нового документа, що базується на деякому шаблоні, можливе за допомогою команди меню Файл→Создать....

Стандартна інсталяція програми MS Word містить багато шаблонів і надбудов, які ми можемо використовувати під час створення нового документа.

Надбудова в MS Word призначена для того щоб забезпечити доступ до нестандартних команд і операцій редагування документа.

Всі доступні шаблони згруповані в укладки Общие, Другие документы, Письма и факсы, Страницы WWW у вікні Создание документа, яке відкривається після виконання команди – меню Файл→Создать…

Текстовий процесор MS Word має спеціальний засіб автоматичного оформлення, який призначений у першу чергу для електронних документів (для Web-документів і документів, які розповсюджуються у форматі процесора). Цей засіб називається теми. Теми являють собою сукупність елементів оформлення:

• фоновий узор;

• стилі оформлення основного тексту і: заголовків;

• стиль оформлення маркованих списків;

• стиль графічних елементів оформлення (ліній).

Доступ до вибору тем виконують за допомогою команди меню Формат→Темы.

 

Тема 4. Вирівнювання тексту, форматування абзаців та списків

 

Форматування документа. Це поняття означає надання документу такого вигляду, який відповідає певним вимогам користувача. Розрізняють пряме форматування і форматування з використанням стилів. Пряме форматування виконують за допомогою команд Головного меню Формат та кнопок панелі інструментів Форматирование:

 

 

Розрізняють такі основні рівні форматування:

· форматування символів;

· форматування абзаців;

· форматування сторінок;

· форматування розділів.

Форматування символів – це зміна форми, вигляду і розміру шрифту. Найчастіше, це виконують за допомогою таких кнопок панелі інструментів Форматироние:

– ця кнопка дозволяє вибрати гарнітуру шрифту – його загальну форму або конструкцію. Шрифти бувають із засічками на кінцях (serif), наприклад, Times New Roman, або без таких засічок (sans serif,. інакше – рубаний), наприклад Arial Суг. Перші шрифти зручніші для читання, тому вживаються частіше. Шрифти також підрозділяються на пропорційні і непропорційні.

У пропорційних шрифтах для кожної літери відводиться саме стільки місця, скільки потрібно залежно від ширини цієї літери. У непропорційних шрифтах кожній літері незалежно від її ширини відводиться однакове місце.

Розмір шрифту вимірюється в пунктах від верхньої точки найвищої букви до нижньої точки букви, що опускається нижче рядка (наприклад, К та у).

Кнопка Размер дозволяє задати розмір шрифту, кнопка виділяє текст напівжирним шрифтом, кнопка виділяє текст курсивом, кнопка виділяє текст підкресленням.

Додаткові можливості форматування шрифтів викликаються з меню Формат→Шрифт, вкладки Шрифт і Интервал.

 

 

За допомогою елементів управління вкладки Интервал текст можна ущільнити або навпаки встановити розрідженим, а також зорієнтувати по висоті рядка – вище або нижче рівня рядка.

Існує ще вкладка Анимация, яка дозволяє символам надати ефекту руху з метою привернути увагу читача. У списку обирають той чи інший спосіб анімації, клацнувши на ньому, і натискають кнопку OK. Спробуйте виділити слово чи речення у цьому тексті і застосувати анімацію.

Форматування абзаців. Абзац – це сукупність символів документа, яка завершується символом кінця абзацу . Цей символ створюється натисканням клавіші Enter.

Форматування абзацу включає:

· вирівнювання абзаців щодо поля по лівому краю (кнопка ), по центру (кнопка ), по правому краю (кнопка ). по ширині сторінки ();

· відступи від полів сторінки зліва – бігунок і справа – бігунок на горизонтальній лінійці;

· відступи тільки першого рядка абзацу (новий рядок і відступ) – верхній бігунок горизонтальній лінійці;

· зміну міжрядкового інтервалу (1; 1,5; 2; Минимум; Точно; Множитель);

· зміну відстані між абзацами;

· контроль положення абзацу на сторінці.

Всі ці елементи форматування можна задати в діалоговому вікні Абзац (меню Формат→Абзац) і знайти на наступних вкладках: Отступы и интервалы (рис. 7.4) та Положение на странице

Уточнити дію тієї чи іншої опції можна за допомогою "гарячої" підказки у вікні, натиснувши в правому верхньому куті діалогового вікна Абзац кнопку та клацнувши лівою кнопкою миші у потрібному полі (віконці).

 

До елементів форматування абзацу належить також створення рамок та зафарбування абзацу. Для цього потрібно виділити абзац, потім відкрити меню Формат→Границы и заливка, після чого з’явиться однойменне діалогове вікно, в якому на вкладці Граница (рис. 7.7) потрібно обрати зі списків тип границі, тип лінії, її колір, товщину тощо. На вкладці Заливка (рис. 7.8) обирають колір зафарбування виділеного абзацу, клацнувши у певному віконці палітри чи натискаючи кнопку Другие цвета, яка дозволяє створити відсутній у палітрі колір. Деякий різновид границі і зафарбування для виділеного абзацу, а також колір тексту у цьому абзаці можна створити за допомогою кнопок на панелі Форматирование.

Форматування сторінок. Форматування здійснюється автоматично з параметрами, що зберігаються в шаблоні Normal. Для їхньої зміни потрібно за допомогою меню Файл→Параметры страницы на вкладці Бумага встановити розмір сторінок документа, а потім на вкладці Поля встановити необхідні розміри полів і орієнтацію сторінок (книжкову або альбомну), на вкладці Сетка документа у разі необхідності встановити прапорці для включення опцій відображення ліній сітки тощо, натиснути кнопку ОК.

Подальше форматування сторінок буде здійснюватися автоматично.

До елементів форматування сторінок належить також розміщення тексту в колонках, як на шпальтах газет. Щоб організувати вже створений текст у колонки, потрібно його виділити. Якщо це не весь текст, а тільки декілька абзаців, потрібно виділити їх дуже точно, використовуючи клавіші-стрілки. Якщо це зробити не точно – буде розміщено у колонки весь текст розділу. Далі натиснути кнопку Колонки на стандартній панелі і обрати потрібну кількість колонок: утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, перемістити покажчик вправо по горизонталі і відпустити кнопку миші при відкритті потрібної кількості колонок.

Більш широкі можливості надає діалогове вікно Колонки (меню Формат→Колонки).

Воно допомагає точно задати розмір колонок, роздільник між колонками, розмір проміжку між колонками, кількість колонок тощо. Змінити розмір колонок і проміжок між ними можна також за допомогою маркерів колонок на інструменті Линейка.

До елементів форматування сторінок належать Колонтитули, Нумерація сторінок. Створення колонтитулів буде розглядатись у наступній практичній роботі. Щоб додати нумерацію сторінок у документі, потрібно виконати: меню Вставка→Номера страниц, після чого з’явиться діалогове вікно Номера страниц в якому потрібно задати положення, спосіб вирівнювання номера на сторінці, форматування символів та у разі необхідності встановити прапорець індикаторного перемикача Номер на первой странице, після чого натиснути ОК.

Непряме форматування базується на використанні автоформатування та стилів. Автоформатування – це набір елементів форматування, які виконуються як одна команда. Це найшвидший спосіб надання документу якісного вигляду. Для реалізації цього способу форматування потрібно створити документ на базі шаблону Normal, використовуючи встановлені за замовчуванням елементи форматування, а потім виділити весь текст і виконати таку послідовність дій:

1. Меню Формат→Автоформат.

2. З’явиться діалогове вікно Автоформат, в якому потрібно вказати тип документа і натиснути кнопку ОК.