Документи, які систематизують матеріали перевірки

За результатами документальної ревізії чи перевірки ревізор складає акт - двосторонній документ, у якому об'єктивно відображаються наслідки ревізії (перевірки), наводиться перелік фактів виявлених порушень та недоліків у їх роботі.

Акт комплексної ревізії - це документ, який є зведеним, узагальнюючим документом, що характеризує виробничу, економічну та фінансову діяльність підприємства. Його складають у тому разі, якщо в ревізії приймали участь відповідні спеціалісти. В акті відображають недоліки, виявлені за даними бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, проведених інвентаризацій, експериментів тощо,

Частковий (проміжний) акт ревізії - це документ, яким оформляють результати інвентаризації грошових коштів, запасів, а також взаємної звірки розрахунків з покупцями та постачальниками, різними дебіторами та кредиторами. В них відображають виявлені недостачі, розкрадання або розбіжності в розрахунках після дослідження документів, бухгалтерських записів і проведення зустрічних перевірок.

Разовий акт ревізії - це документ, в якому відображають результати дослідження документів і операцій, проведених експериментів, а також окремі факти порушень та зловживань, які не знайшли відображення в часткових актах ревізії.

Накопичувальні відомості (описи) - це документи, які накопичують встановлені факти невиробничого та незаконного витрачання засобів, порушення фінансової і штатної дисципліни, недоліки в організації бухгалтерського обліку та складанні звітності, інші порушення, якщо вони не були оформлені частковими або разовими актами ревізії. Відомості (описи) укладають за видами встановлених недоліків і порушень.

Довідки спеціалістів, які приймають участь в ревізії, складаються у разі залучення до ревізії сторонніх осіб - спеціалістів з окремих питань.

Таблиці, розрахунки, схеми. За допомогою таблиць оформляють результати хронологічного (поопераційного) аналізу однорідних операцій, контрольного порівняння тощо. Правильність списання природного убутку оформляють розрахунками, розміщення матеріалів - схемою тощо.

Оформлення та використання результатів ревізії - важливий етап ревізійної діяльності.

У загальному вигляді вимоги, які пред'являються до складання ревізорських документів, можна сформулювати так:

а) відповідність ревізорського документа тому нормативному акту, яким передбачено його складання, як за назвою і формою, так і за змістом;

б) логічність, стислість і ясність ревізорського документа. Всі питання в документі повинні викладатися послідовно так, щоб кожне нове речення витікало з попереднього або було логічно пов'язане з ним, щоб не зустрічались несподівані документи, висновки, які не відповідають тексту. В документі необхідно уникати зайвих слів;

в) чіткість тексту і однозначність суджень забезпечать одноманітність розуміння змісту документа

г) грамотність і культура оформлення ревізорського документа. Документ повинен бути написаний грамотно не тільки в загальноприйнятому розумінні з дотриманням правил граматики І синтаксису, але й економічно і юридично грамотно, тобто у відповідності з сучасними досягненнями обліку, фінансів, статистики, економіки і права. Неприпустимим є вживання таких " виразів, як "недбалість", "дільці" тощо, скорочення слів, наприклад, замість "дебет рахунку" писати "Д-т рахунку", замість "прибутковий касовий ордер" - "ПКО" і т.д.

При написанні акта ревізор повинен користуватися наступною термінологією: "недостача", "лишок", "перевитрата", "матеріальна шкода", із зазначенням їх розмірів і обставин, за яких вони виникли; "порушення закону, наказу, інструкції, з поясненням, який пункт або стаття закону, наказу, інструкції порушені.

Одним з найважливіших і найсуттєвіших документів в ревізії є акт ревізії. Він складається у всіх випадках виявлення порушень чинних законодавчих і нормативних актів, зловживань і приписок, серйозних недоліків у веденні обліку і звітності, коли державі завдані збитки тощо тобто за наслідками заподіяної шкоди.

На підставі фактів, викладених в акті, виноситься рішення керівника ревізійної організації. Тому акт ревізії слід складати особливо уважно.

Акт ревізії повинен містити:

– загальні дані про окремі основні виробничі і фінансові показники господарюючого суб'єкта;

– виявлені факти порушень законів України, нормативних актів Президента України та Кабінету Міністрів України, а також міністерств та інших центральних органів виконавчої влади, факти неправильних розрахунків з бюджетом, незаконного і не за цільовим призначенням витрачання готівки і матеріальних цінностей та інших порушень фінансової дисципліни, порушень ведення бухгалтерського обліку і складання звітності;

– виявлені факти безгосподарності, недостач, безпідставного списання і привласнення готівки, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань, нерегламентованих державою виробництва товарів і надання послуг;

– розміри виявленої шкоди та збитків, причини їх виникнення, посади, прізвища та ініціали осіб, які їх допустили.

Для того, щоб не було нагромадження в акті ревізії однорідних порушень, приводяться декілька найбільш характерних фактів і кінцевий результат відповідного порушення. При цьому слід зробити посилання на накопичувальну відомість, проміжний або разовий акт, які додаються до основного акта ревізії.

Всі факти в акті ревізії викладаються таким чином, щоб по кожному з них можна було мати документально підтверджені відповіді на наступні запитання:

– є що порушено (інструкція, стандарт, наказ, постанова тощо з посиланням на пункт, параграф і зміст порушення);

– хто порушив (із зазначенням посадових або матеріально відповідальних осіб);

– час порушення (дата або період здійснення Порушення про зловживання);

– спосіб порушення;

– чим викликано порушення (причини і умови, які сприяли порушенню);

– розмір нанесеного збитку.

Побудову основного акта ревізії доцільно здійснювати у відповідності з програмою ревізії, найкраще розробити акт за наступною структурою і послідовністю викладення матеріалів дослідження (зразок 1).

Зразок 1

АКТ

ревізії господарської діяльності ____________ м. Рівне

(назва підприємства) від "___"___________' 20__р.

Розділ І. Загальна (вступна) частина.

Розділ II. Ревізія перевірки виконання вказівок за матеріалами попередніх ревізій.

Розділ ІІІ. Ревізія виконання основних показників.

Розділ IV. Результати ревізії господарських операцій та цінностей підприємства.

1. Ревізія виробничих операцій, накладних витрат та собівартості.

2. Ревізія витрачання фонду заробітної плати та розрахунків 3 робітниками і службовцями.

3. Ревізія постачальницьких операцій та операцій з матеріальними цінностями.

4. Ревізія збутової діяльності та руху запасів.

5. Ревізія грошових коштів, розрахунків та інших активів.

6. Ревізія операцій з довгостроковими та поточними зобов'язаннями.

7. Ревізія фінансової діяльності та результатів.

8. Ревізія операцій з необоротними активами та фінансовими інвестиціями.

9. Ревізія операцій з власного капіталу і забезпечення зобов'язань.

Розділ V. Результати перевірки заходів по усуненню крадіжок та марнотратства.

Розділ VI. Результати перевірки стану обліку та звітності.

Розділ VII. Результати перевірки виконання спеціальних завдань.

Розділ VIII. Опис додатків до акта ревізії.

Ревізори ___________________________________________________________________

Директор

Головний бухгалтер _________________________________________________

Розділ 1. Вступна частина. Містить загальні дані, необхідні для осіб, які користуються актом. Тут зазначаються найменування і підпорядкованість підприємства, що ревізується, склад ревізійної групи (бригади), на основі якого документу проведена ревізія, за який період, прізвище та ініціали керівника та головного бухгалтера підприємства, що ревізується, тривалість їх роботи, на яких ділянках діяльності підприємства проведена суцільна перевірка документів і операцій, а на яких - вибіркова, ким і за який період проведена попередня ревізія.

Розділ II. Висвітлюються результати перевірки виконання вказівок та пропозицій по матеріалах попередньої ревізії. Тут наводяться факти невиконання пропозицій за результатами попередньої ревізії із зазначенням, через чию вину та за яких причин це було допущено.

Розділ III. Викладається коротка характеристика результатів виконання основних показників бізнес-плану. Перевірка не повинна обмежуватися встановленням фактичного виконання планових показників, а повинна супроводжуватися поглибленим вивченням підсумків роботи та встановленням причин, що призвели до тих чи інших недоліків в роботі, порушень та зловживань.

Розділ IV. Відображаються результати перевірки документів та операцій за їх видами: виробничі, постачальницько-збутові, грошові, розрахункові тощо. Першими описують найбільш значні, характерні факти порушень та зловживань. В кожній частині цього розділу акта ревізії викладаються результати перевірки цінностей у матеріально відповідальних осіб. Такі перевірки оформлюються проміжними актами.

Розділ V. Зазначаються недоліки в роботі підприємства, що ревізується, пов'язані з марнотратством, крадіжками та недостачами. Тут конкретно наводиться суть виявлених недоліків: незадовільний підбір кадрів матеріально відповідальних працівників; відсутність контролю за їх роботою, недотримання термінів та порядку контрольних інвентаризацій; несвоєчасне стягнення шкоди заподіяної розтратами, крадіжками; незадовільна організація охорони та пропускної системи тощо.

Розділ VI. Описуються відхилення від нормального стану обліку, порушення встановлених правил обліку та діючих стандартів, факти недоброякісності документів та звітності тощо, але акт не нагромаджується детальним описом організації та ведення обліку.

В акті ревізії зазначається, які господарські і фінансові операції та документи перевірені, за який період і яким способом (вибірковим, суцільним). При цьому детально розкриваються господарські операції, в ході яких допущенні порушення.

В загальному акті ревізії, як правило, відображається кінцевий виявлений результат перевірки, взятий з часткових (проміжних) актів (лишки, недостачі), і робиться посилання на часткові акти, але часткові акти є обов'язковим додатком до загального акта.

Акт повинен відображати виявлені ревізією недоліки, порушення та зловживання. Позитивні сторони та досягнення в роботі ревізуємого підприємства, що заслуговують поширення, доцільно висвітлювати в окремих доповідних записках на ім'я керівника організації, що проводить ревізію.

Особливу увагу звертають на повноту та доброякісність доданих до акту матеріалів інвентаризацій (наказів і розпоряджень про проведення інвентаризацій, порівняльних відомостей або актів результатів інвентаризацій, інвентаризаційних описів тощо).

Незалежно від виду акта ревізії в обґрунтуванні своїх висновків про виявлені недоліки (лишки товарно-матеріальних цінностей, безпідставне списання тощо) ревізор посилається в акті на відповідні документи, а саме:

– в оригінали рахунків-фактур, накладні, розписки, чеки, прибуткові та видаткові касові документи, платіжні та розрахунково-платіжні відомості, вимоги, лімітно-забірні карти, маршрутні листи, відомості виробітку, акти на с писання тощо;

– проміжні акти;

– інвентаризаційні описи, порівняльні відомості, протоколи з рішеннями інвентаризаційних комісій; в офіційні довідки підприємств; в висновки спеціалістів;

– пояснення матеріально відповідальних та посадових осіб;

– висновки ревізорів по поясненнях матеріально відповідальних та посадових осіб.

Результати ревізії викладаються в акті на підставі перевірених даних і фактів, що випливають з наявних оригіналів документів підприємства, яке ревізується: даних про результати проведених зустрічних перевірок;

Матеріал в акті повинен викладатися простою та зрозумілою мовою, а наведені в ньому факти недоліків в роботі, порушення та зловживання висвітлюються коротко, точно та об'єктивно. Чітко висвітлюється зміст кожного факту, що відображається в акті, із посиланням на закон, постанову, наказ та інші нормативні документи з тим, щоб правоохоронні органи (якщо це необхідно) могли оцінити та порівняти з іншими зібраними по справі доказами.

Акт ревізії повинен ґрунтуватися не тільки на конкретних фактах з посиланням на відповідні документи, але й мати послідовне логічне викладення виявлених в господарстві досягнень, недоліків, порушень чи зловживань. Відображення реального стану справ на підприємстві допоможе усунути недоліки, які виявляються в роботі підприємства, що ревізується.

Необхідно об'єктивно, конкретно, точно, обгрунтовано, послідовно викласти факти таким чином, щоб-по кожному з них можна було мати чіткі та зрозумілі, документально обґрунтовані відповіді на наступні запитання: що порушено (статут, інструкцію, положення, наказ, постанову)

- вказується пункт, параграф та суть (зміст) порушення; хто порушив (посадові або матеріально відповідальні особи)

- вказати конкретних осіб;

- час порушення

- дата або період здійснення порушення чи зловживання; спосіб порушення

- яким способом допущені відхилення від діючих інструкцій, правил або законів; чим зумовлені порушення

- причини та умови, які сприяють порушенням; наслідки порушення

- розмір заподіяного збитку.

Формулювання в акті повинні мати лаконічний характер і бути тактовними. Не потрібно вживати терміни, які носять характер юридичної кваліфікації дій посадових осіб: "розтрата", "привласнення", "злочин", "зловживання", "антидержавна практика", "злочинна діяльність", "халатність”, "винний", "привласнення", "допущено навмисне", "безгосподарність", "злочин", "зловживання", "розкрав кошти", "сфабрикував", "шахрай". Адже винність у привласненні, зловживанні може бути встановлена тільки судом.

В акті повинні бути зафіксовані тільки факти, на підставі яких можна було б зробити відповідні висновки. Не можна змішувати "недостачу" з розкраданням". Недостача може бути виявлена на об'єкті, який ревізується або у конкретної матеріально відповідальної особи грошових коштів або товарно-матеріальних цінностей в порівнянні з їх кількістю за даними бухгалтерського обліку. Щоб зробити правильний висновок про те, що недостача є результатом злочинних дій, потрібні додаткові спеціальні дослідження.

Покажемо в табл..1. документи, які необхідні для підтвердження порушень.

Таблиця 1.