Організація облікового процесу

За аналогією до виробничого процесу, де з різних вхідних (сировинних та інших) даних отримують готовий продукт, обліковий процес можна розглядати як технологічну сукупність, тобто технологічний процес, де із вхідних даних в результаті обробки та переробки дістають вихідну продукцію у формі показників.

Конкретизація технології облікового процесу в кожному окремому випадку залежить від складу об’єктів управління, сукупності операцій, технічних засобів обробки та перетворення даних на систему показників.

Обліковий процес складається з багатьох блоків, які мають бути конкретизовані й подані в технологічних та структурних аспектах.

Склад цих блоків та об’єктів управління визначається галузевою (промисловість, сільське господарство, будівництво тощо), рівневою (бригада, дільниця, цех, ферма, підприємство, асоціація) ієрархією та іншими ознаками господарської ланки.

У межах основних господарських формувань — підприємств — середнього масштабу на організацію технології облікового процесу впливають вид діяльності (основна, допоміжна, обслуговувальна, забезпечувальна), структура організації виду діяльності (цехова або безцехова), характер технології (перервна або безперервна).

Водночас у будь-якому господарстві обліковий процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: первинного, поточного та підсумкового. На кожному етапі основні об’єкти організації облікового процесу такі: 1) облікові номенклатури; 2) носії облікових номенклатур; 3) рух носіїв; 4) технологія облікового процесу забезпечення останнього.

Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов та елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства і здійснення контролю за раціональним використанням виробничих ресурсів і готової продукції, її призначення - удосконалення та раціоналізація обробки інформації, розподіл робіт між персоналом бухгалтерії, наукова організація праці. Організація бухгалтерського обліку - це цілеспрямована діяльність керівників підприємства по створенню, постійному впорядкуванню та удосконаленню системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення інформацією внутрішніх та зовнішніх користувачів.

Організація обліку зводиться до таких основних завдань:

1. Своєчасне, повне, достовірне, безперервне відображення всіх фактів господарської діяльності, які були здійснені на підприємстві.

2. Обробка даних за допомогою відповідних процедур, прийомів та способів у відповідності до вихідної інформації.

3. Складання на основі отриманого масиву обробленої інформації зафіксованої у первинних документах і регістрах балансу і фінансової звітності та подачі їх зацікавленим користувачам.

Облікова політика є одним із елементів, на який сьогодні звертається велика увага на підприємстві. Від чіткого, коректного та правильного формування облікової політики залежить вся подальша діяльність підприємства.

Облікова політика підприємства - це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності.

Студент-практикант знайомиться з обліковою політикою підприємства у вигляді відповідного наказу, та формує висновки щодо його повноти та відповідності чинному законодавству. Окрім цього слід навести пропозиції щодо вдосконалення Наказу про облікову політику підприємства.

Одним із додатків до наказу про облікову політику є Робочий план рахунків.

Робочий план рахунків виступає одним із елементів облікової політики підприємства і затверджується керівником підприємства як додаток до Положення про облікову політику. Тим самим даний документ відноситься до документів системи нормативного регулювання бухгалтерського обліку на рівні підприємства. При цьому, сучасний бухгалтер, маючи професійні знання, досвід і застосовуючи для прийняття рішень професійне судження, вирішуючи, які рахунки необхідно включати до робочого плану рахунків, формує важливі підвалини успішного функціонування підприємства.

Будуючи та впроваджуючи в практику робочий план рахунків, важливо чітко визначити показники діяльності підприємства, що відображаються в системі, знайти баланс між максимально можливою глибиною аналітики та витратами на її облік, адже розроблений підприємством робочий план рахунків повинен бути гнучким і зручним у використанні.

Підходи до формування робочого плану рахунків визначаються розмірами підприємства, рівнем автоматизації, станом обліку, компетентністю бухгалтерських кадрів, ступенем облікової забезпеченості інформаційних запитів управлінців. Причому особливе значення має поєднання цих параметрів.

При проходженні виробничої практики студент знайомиться з Робочим планом рахунків досліджуваного підприємства та робить висновки та пропозиції щодо його формування, відповідно до тем програми практики.

Організація роботи з документами являє собою важливу частину процесій управління і прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління. Студент-практикант повинен ознайомитись з порядком приймання, реєстрації кореспонденції, яка надходить, відправлення вихідних документів, збереженням оброблених документів, листування з окремими підприємствами та особами. Практика по даній темі передбачає вивчення та розуміння поняття діловодства, під яким розуміють сукупність робіт, пов'язаних з:

• веденням кореспонденції (листування);

• прийманням і відправкою документів, які надходять і виходять;

• реєстрацією, контролем за виконанням;

• зберіганням оброблених документів в поточному архіві.

Студент повинен ознайомитись організацією діловодства, що проводиться згідно з методичними рекомендаціями. Студент на прикладі базового підприємства вивчає стан діловодства, яке повинне забезпечувати оперативну роботу всього обліково-аналітичного апарату, можливість організації і здійснення швидкого контролю за виконанням і зберіганням кожного документа - носія інформації.

При проходженні виробничої практики студент знайомиться з Графіком документообігу досліджуваного підприємства та формує висновки та пропозиції, відповідно до тем програми практики.

Для правильної організації роботи кадрової служби та розрахункового відділу з працівниками по оплаті праці на кожному підприємстві, в організаціях, установах тощо, система організації оплати праці відбувається на підставі: законодавчих та інших нормативних актів, генеральної угоди на державному рівні, колективних, трудових договорів, правил внутрішнього розпорядку, штатного розкладу, посадових інструкцій тощо.

Положення про службу (відділ) бухгалтерського обліку підприємства розробляються на основі Положення про бухгалтерський облік і звітність в Україні та інших нормативних актів.

Положення про відділ має складатися з таких розділів: загальні положення; цілі; організаційна структура; завдання і функції; права; відповідальність; взаємовідносини з іншими підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації, ліквідації, висновок.

Для складання загального положення про бухгалтерську службу підприємства, де передбачено поділ служби на підрозділи, потрібно розробити положення про кожний підрозділ. Структура такого документа переважно аналогічна вищенаведеному та має містити такі розділи:

1. Загальні положення (частина).

2. Основні функції та завдання.

3. Права.

4. Зв'язки з іншими підрозділами.

5. Відповідальність керівника.

6. Критерії стимулювання.

Студент-практикант знайомиться з Положенням про бухгалтерію підприємства та формує відповідні висновки та пропозиції.

Посадова інструкція – це нормативний документ, в якому визначено завдання, права, обов'язки і відповідальність посадової особи. Її розробляють щодо конкретної штатної посади.

У посадовій інструкції розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, завдань і програм; функцій, форм і методів управління; інформації, технічних засобів управління.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути такою: назва посади; загальні положення, цілі й завдання, права й обов'язки; відповідальність; взаємозв'язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов'язків; оклад та премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок.

Під час обстеження й аналізу функцій, відповідальності та інших параметрів діяльності посадової особи складають цілий ряд карт, графіків, хронограм, документограм. Поряд з положеннями про бухгалтерію, посадовими інструкціями про роботу облікового апарату широко використовують графіки, які їх конкретизують і деталізують. У графіках заздалегідь визначають види робіт, конкретних виконавців, заплановані й фактичні строки виконання.

Графіки розробляють керівники обліку (головні бухгалтери, завідувачі секторами), а затверджує або керівник підприємства (організації, установи), або головний бухгалтер - якщо вони розроблені структурним підрозділом бухгалтерії.

У практичній роботі бухгалтерія використовує різні графіки: як за періодом, на який їх складають, – постійні (графік облікових робіт по підприємству) і разові (графік упроваджування нормативного методу обліку витрат та калькулювання собівартості продукції), – так і за технікою складання – таблично-текстові, лінійні. Таблично-текстові графіки поділяють на зведені – у цілому по бухгалтерії або за іншим функціональним підрозділом апарату управління; структурні – за секторами, групами бухгалтерії й іншими підрозділами; індивідуальні – складають на виконувані роботи посадовою особою.

Для кожного працівника не облікової служби з виконання ним облікових робіт має бути створено два нормативних документа:

− робоча інструкція;

− графік здавання документів у бухгалтерію.

Робочі інструкції складаються з виконання окремих облікових робіт - заповнення первинних документів, звітів тощо.

Графік здавання документів до бухгалтерії має містити назви, строки та порядок здавання.

Структура робочої інструкції має містити такі розділи:

− загальна частина;

− методика та техніка складання звітів;

− методика і техніка перевірки даних;

− обов'язки;

− відповідальність;

− графік здачі документів.

Студент-практикант знайомиться з Посадовою інструкцією підприємства, переліком посадових осіб, яким надано право підпису документів досліджуваного підприємства та формує відповідні висновки та пропозиції.

Збереження майна на підприємствах всіх форм і власності забезпечується внутрішньогосподарським контролем всіх його активів. Студент повинен вивчити питання організації такого контролю на підприємстві, ознайомитись з порядком закріплення всіх активів підприємства за працівниками, матеріально відповідальними особами шляхом:

• укладання договорів про матеріальну відповідальність з матеріально відповідальними особами;

• розмежування серед посадових осіб розпорядчих, бухгалтерських та матеріально відповідальних функцій;

• санкціонування відпуску матеріальних цінностей і перерахування грошових коштів;

• використання документів стандартних форм та їх обов'язкова реєстрація в книгах з присвоєнням номеру;

• дотримання документообігу.

Студент знайомиться з бухгалтерськими та іншими документами по даній темі практики. Діюче законодавство дозволяє досить чітко розділяти випадки застосування того чи іншого виду відповідальності, визначати її межі, конкретного працівника або працівників, які є матеріально відповідальними особами. Тому при вивченні питання щодо притягнення працівника до відповідальності, практикант повинен виявити і правильно оцінити всі обставини виникнення шкоди, щоб не тільки забезпечити відшкодування завданої підприємству шкоди, але й виключити можливість необґрунтованого притягнення працівника до матеріальної відповідальності.

Однією з основних вимог, що ставляться до бухгалтерського обліку, є достовірність його показників. Проте в процесі зберігання і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема, в результаті пересортиці, несправності ваговимірних приладів, помилкових записів, втрати документів, зловживань матеріально відповідальних осіб та ін. У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

Отже, інвентаризація є способом виявлення (з наступним обліком) господарських засобів і джерел їх формування, не оформлених поточною документацією, для забезпечення достовірності показників обліку і звітності підприємства.

Студент-практикант знайомиться з процесом проведення інвентаризації на досліджуваному підприємстві та вивчає склад постійно діючої інвентаризаційної комісії а також графік проведення інвентаризації. За результатами дослідження у звіті-щоденнику висвітлює відповідні висновки та пропозиції.

Форма бухгалтерського обліку - це сполучення різних регістрів аналітичного і синтетичного обліку, їх взаємозв'язок, послідовність і способи облікових записів з метою узагальнення й одержання звітності.

Найбільш розповсюдженою на підприємствах сільського господарства є журнально-ордерна форма обліку.

Студент знайомиться з обраною формою ведення обліку досліджуваного підприємства, вивчає облікові регістри обраної форми обліку та у звіті зазначає доцільність використання обраної форми обліку у вигляді висновків та пропозицій.

 

Організація обліку активів

Активи підприємства — це майно в його матеріальній і нематеріальній формах, придбане підприємством за рахунок власних або залучених ресурсів, що перебувають у його розпорядженні та призначені для використання у фінансово-господарській діяльності з метою отримання прибутку. Залежно від строку та специфіки використання у виробничій діяльності підприємства активи поділяють на необоротні (фіксовані) та оборотні (поточні).

Студент по даній темі практики знайомиться з переліком необоротних активів на підприємстві, вивчає методику організації їх обліку.

Практикант розглядає організацію обліку основних засобів, яка ґрунтується на їх визнанні та економічній класифікації. Враховуючи, що основними засобами визнаються матеріальні активи, які підприємство утримує з метою використання їх в процесі виробництва або постачання товарів, надання послуг, при передачі в оренду іншим особам або для здійснення адміністративних і соціально-культурних функцій і очікуваний строк корисного використання (експлуатації) яких більше одного року (або операційного циклу, якщо він більше одного року), студент повинен ознайомитись з організацією інвентарного обліку на підприємстві, оскільки одиницею обліку основних засобів в бухгалтерському обліку є окремий інвентарний об'єкт. Студент вивчає стан застосування П(С)БО 7 для організації обліку на даному підприємстві, знайомиться з методикою оцінки основних засобів.

Студент розглядає Робочий план рахунків щодо обліку довгострокових активів досліджуваного підприємства а також витяг з Графіку документообігу по цій темі.

Оборотні активи— це активи, що обслуговують господарський процес і забезпечують його неперервність. У бухгалтерському обліку до таких активів відносять активи, які споживаються або реалізуються протягом одного операційного циклу чи протягом року. Оборотними активами підприємства є сировина, матеріали, паливо, тара, малоцінні та швидкозношувані предмети, готова продукція, ліквідні цінні папери, грошові кошти. Такі активи, як дебіторська заборгованість, незавершене виробництво, витрати майбутніх періодів, є досить специфічними оборотними активами, які певною мірою відображують недосконалість, незавершеність та неперервність виробничого процесу.

Оборотні активи беруть участь як у процесі виробництва, так і в процесі реалізації продукції. Активи, які використовуються у виробничому процесі протягом одного операційного циклу, повністю переносять свою вартість на вартість виробленої продукції і часто змінюють свою початкову форму. Активи, що мають грошову форму, безпосередньо не беруть участі у процесі виробництва. Вони обслуговують кругообіг капіталу підприємства та об'єднують процеси виробництва й реалізації продукції.

Кругообіг оборотного капіталу здійснюється протягом одного операційного циклу: грошові кошти авансуються у виробничі запаси, в процесі виробництва створюється нова продукція, продукція реалізується (можливо на умовах комерційного кредиту, що викликає появу дебіторської заборгованості), виручка за реалізовану продукцію надходить на розрахунковий рахунок і знову авансується у виробництво. Якщо підприємство функціонує ефективно, процес кругообігу оборотного капіталу забезпечує неперервність виробничого процесу та зростання капіталу підприємства, оскільки в цьому випадку виручка за реалізовану продукцію перевищуватиме кошти, авансовані у виробництво.

Студент повинен розглянути організацією складського господарства, розробкою номенклатури запасів, наявність інструкції з обліку виробничих запасів, розкрити групування (класифікацію) запасів.

На практиці з організації обліку запасів на підприємстві студент знайомиться з:

1)процесом оприбуткуванням матеріальних цінностей та їх розміщення за місцями зберігання і на всіх стадіях обробки;

2)раціональною оцінкою виробничих запасів;

3)виявленням всіх витрат пов'язаних з придбанням або виготовленням запасів та визначення первісної вартості;

4) правильністю використання МШП під час їх експлуатації;

5)регламентуванням складу собівартості продукції;

6)оформленням документів по руху ТМЦ;

7)відображенням операцій випуску відвантаження і реалізації продукції в регістрах поточного обліку в системі бухгалтерських рахунків;

8)планом обсягу реалізації готової продукції, номенклатури, асортименту і якості, а також визначенням результатів від реалізації;

9) позавиробничими витратами;

10) визначення стану розрахунків з покупцями за відвантажену продук­цію.

Основними завданнями практики з організації обліку грошових коштів є ознайомлення студентів з:

• належним порядком приймання і видачі готівки, оформлення касових документів, зберігання грошей і ведення касової книги;

• здійсненням контролю за дотриманням касової дисципліни, в тому числі за витрачанням отриманих в установах банку грошових коштів відповідно до цільового призначення;

• своєчасним і правильним оформленням документів і відображення на рахунках бухгалтерського обліку операцій з руху грошових коштів,

• проведенням інвентаризації грошових коштів та відображенням результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку.

А також студенти вивчають порядок застосування на підприємстві прийнятих законодавчих актів, якими регулюються грошові розрахунки, порядок їх проведення і система контролю за їх здійсненням.

Основними завданнями практики з організації обліку дебіторської заборгованості є ознайомлення студентів з:

• зазначеними в Наказі про облікову політику критеріїв класифікації дебіторської заборгованості;

• вибором методу визначення резерву сумнівних боргів;

• розробкою графіку документообігу для документів, що підтверджують виникнення дебіторської заборгованості, та доведенням цієї інформації до виконавців;

• вибором облікових регістрів, в яких відображається дебіторська заборгованість, та доведенням цієї інформації до конкретних виконавців;

• організацією передачі інформації з облікових регістрів до центральної бухгалтерії (головному бухгалтеру) для її відображення в звітності.

Студент вивчає Робочий план рахунків щодо обліку оборотних активів досліджуваного підприємства за їх видами, Графік документообігу по темі, а також іншу необхідну інформацію.

У звіті студент наводить висновки та пропозиції за результатами проведеного дослідження.

 

Організація обліку пасивів

Пасиви підприємства (тобто джерела фінансування його активів) складаються з власного капіталу і резервів, довготермінових зобов'язань, поточних зобов'язань та кредиторської заборгованості.

Узагальнено джерела засобів можна поділити на власні і позичені (прирівнюючи до останніх кредиторську заборгованість).

По даній темі практики студент вивчає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про власний капітал і розкриття такої інформації у фінансовій звітності, розглядає НП(С)БО 1 "Загальні вимоги до фінансової звітності", норми якого стосуються підприємств, організацій та інших юридичних осіб усіх форм власності (крім банків і бюджетних установ).

Студент вивчає основні завдання організації обліку власного капіталу, а саме:

- забезпечення обліку даних та узагальнення інформації про стан і рух власного капіталу,

- контроль за правильністю і законністю формування власного капіталу,

- своєчасне, повне, правильне відображення розміру і всіх змін власного капіталу,

- контроль за раціональним розподілом прибутку за відповідними фондами,

- організація аналітичного обліку на рахунках власного капіталу для своєчасного отримання достовірної інформації,

- правильне відображення в регістрах обліку і звітності операцій з власним капіталом.

Студент вивчає Робочий план рахунків щодо обліку власного капіталу досліджуваного підприємства за його видами, Графік документообігу по темі, розглядає перелік створюваних на підприємстві резервів та порядок їх використання а також іншу інформацію, передбачену програмою практики.

За результатами дослідження студент робить відповідні висновки та пропозиції та висвітлює їх у звіті-щоденнику.

Основними завданнями практики по організації бухгалтерського обліку забезпечення зобов'язань є вивчення організації:

• цільового використання відповідних коштів, створення на підприємстві резерву майбутніх витрат і платежів;

• узагальнення інформації про наявність та рух коштів, зарезервованих у встановленому порядку;

• документального оформлення розрахунків;

• своєчасної та повної реєстрація даних первинного обліку в регістрах;

• достовірного відображення інформації щодо зобов'язань в звітності та примітках до неї.

Студент при проходженні практики по даній темі дослідження розглядає зміст поняття зобов'язання, вивчає методологічні вимоги до формування в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності інформації про зобов'язання, а також принципи відображення зобов'язань у фінансовій звітності визначає П(С)БО 11 "Зобов'язання". Студент розглядає практику організації бухгалтерського обліку розрахунків по зобов'язаннях на підприємстві, вивчає обов'язки розрахункових відділів бухгалтерії.

Важливе місце в структурі зобов’язань підприємства належить оплаті праці.

Основними завданнями практики з організації обліку праці та її оплати є вивчення питань:

• організації контролю за якістю та кількістю затраченої праці, за виконанням завдань щодо зростання продуктивності праці, за використанням фонду заробітної плати та іншими грошовими коштами, які виділяються для оплати праці працівників підприємства;

• своєчасного і правильного віднесення сум нарахованої заробітної плати і відрахувань органам соціального страхування на собівартість продукції, виконаних робіт, послуг, а також на інші витрати;

• здійснення у встановлені строки всіх розрахунків з працівниками і службовцями по заробітній платі та інших виплатах;

• збору інформації та групування показників з оплати праці, необхідних для поточного і наступного планування, контролю, аналізу та оперативного управління виробництвом, для складання фінансової і статистичної звітності.

Студент знайомиться з організацією обліку: особового складу працівників підприємства; робочого часу; виробітку продукції та нарахуванням заробітної плати; дотриманням законодавства про працю, точністю та своєчасністю розрахунків.

Студент розглядає Положення про оплату праці працівників досліджуваного підприємства, Правило внутрішнього трудового розпорядку, Штатний розпис, Витяг з робочого плану рахунків та Графіка документообороту, а також наводить відповідні висновки та пропозиції у звіті-щоденнику.