Організація облікового (контрольного, аналітичного) процесу на підсумковому етапі.

Документи до складання місячного балансу мають перебувати в розпорядженні і в підзвіті осіб, які їх використовували в обліку. Після цього їх зшивають у пакунки-папки і зберігають у поточному архіві бухгалтерії. По закінченні поточного року всі документи здають в архів господарства відповідно до загального положення про формування архівних матеріалів.

Відповідно до принципу періодичності (або облікового періоду), який визначає необхідність поділу безперервної діяльності господарюючого суб’єкта на звітні періоди, для виявлення результатів діяльності та складання різних форм бухгалтерської фінансової і внутрішньогосподарської, статистичної й інших видів звітності, а також оперативних, тактичних та стратегічних потреб управління необхідна заздалегідь продумана система руху носіїв бухгалтерської облікової інформації для одержання підсумкових (узагальнюючих) даних.

Організація облікового процесу на підсумковому етапі полягає в складанні бухгалтерського балансу періоду.

Підсумковий етап контрольного процесує завершальним. Зміст контрольної інформації становить сукупність оброблених даних, що характеризують відхилення показників та фактори, які на них вплинули, що слід ураховувати для прийняття управлінських рішень.

Результати контролю доводять до відповідних керівників безпосередньо і негайно.

Результати контрольного процесу оформлюють окремими документами, форми яких можуть бути різними. Такими документами можуть бути протоколи виробничих зборів і засідань бюро економічного аналізу, накази та розпорядження про результати перевірки господарської діяльності, службові та доповідні записки, експертні оцінки і висновки тощо.

Строки та послідовність виконання робіт доцільно планувати за виконавцями і структурними підрозділами. Найбільш доцільною формою організації руху носіїв контрольної інформації є графік. Застосовують два види графіків: індивідуальні (на кожного носія); групові (на групу носіїв). Завершальним етапом контрольного процесу є оцінка результатів контролю, узагальнення даних, розроблення рекомендацій, спрямованих на вдосконалення роботи.

Завершальним етапом аналітичного процесу є узагальнення аналітичної інформації. На цьому етапі дають об’єктивну оцінку результатів діяльності господарства або його виробничого підрозділу, виявляють резерви виробництва, упущення, розробляють рекомендації.

Для цього добирають аналітичні номенклатури на основі добутих у процесі аналітичної обробки даних. Основне в узагальненні — висновки та пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи господарства та його підрозділів.

Для об’єктивного оцінювання результатів роботи господарства або його виробничих та інших підрозділів передусім установлюють, чи обґрунтовані завдання (плани) роботи, чи відповідають вони виробничим можливостям господарства або його підрозділів. Потрібно також дати характеристику організаційно-технічного розвитку, а також умов, за яких здійснювалася робота (діяльність).

Загальна організація облікового (контрольного, аналітичного) процесу за кожною ділянкою обліку.

Першим етапом облікового процесу є первинний облік.

Важливим аспектом організації первинного обліку є забезпечення його нормального функціонування, для чого потрібні засоби організаційної техніки, обчислювальна техніка, носії інформації.

Поточний облік (реєстрація даних первинного обліку в системі рахунків — в облікових реєстрах) — другий етап облікового процесу.

Під поточним обліком розуміють обробку, реєстрацію та запис даних первинного обліку, тобто носіїв інформації, в облікові реєстри, групування та перегрупування їх з метою отримати потрібну результатну інформацію.

Поточний облік як частина облікового процесу містить ті організаційні елементи, сукупність яких формує його як об’єкт організації. Цими елементами є облікові номенклатури поточного обліку (дані, показники), носії облікових номенклатур (облікові реєстри і документи, що їх складають на цьому етапі облікового процесу); документообіг та забезпечення облікового процесу.

Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балан­совим узагальненням (звітністю).

Підсумковий облік як етап облікового процесу визначає об’єк­ти, які мають бути організовані: номенклатуру, носії номенклатури, рух носіїв та забезпечення обліку.

Отже, технологія облікового процесу в усіх випадках передбачає такі об’єкти організації, як номенклатура, носії даних, рух носіїв, забезпечення процесу. Характерним при цьому є те, що зазначені об’єкти використовуються на всіх трьох етапах облікового процесу — первинному, поточному і підсумковому.

В організації контрольного процесу розрізняють три етапи: 1) підготовка даних для контролю; 2) перевірка даних різними прийомами контролю; 3) узагальнення результатів контролю.

Перший етап — комплекс робіт, який забезпечує підготовку різних необхідних даних, і насамперед носіїв інформації про господарські факти, до контролю (перевірки).

Підготовчий етап передбачає кілька видів робіт: визначення об’єктів перевірки, перевірка справжності та вірогідності інформації про господарські факти — явища або процеси, — арифметична і логічна їх перевірка.

Другий етап — перевірка (контрольна обробка) даних та інформації різними методами контролю з метою виявлення відповідності або невідповідності здійсненого господарського факту (операції) передбаченим нормативним документам — закону, кошторису, квоті, нормі тощо.

Третій етап — узагальнення результатів контролю методом оформлення та підготовки висновків і реалізація результатів контролю.

Організаційно аналітичний процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: підготовчого, аналітичної обробки та завершального (узагальнення результатів аналізу).

Підготовчий етап аналітичного процесу передбачає комп­лекс самостійних робіт, під час яких здійснюється підготовка різ­ної інформації до аналітичної обробки. У свою чергу, цей етап поділяють на кілька самостійних робіт.

Другим етапом аналітичного процесу є аналітична обробка даних за допомогою різних методичних і технічних прийомів. На цьому етапі здійснюють комплекс розрахунків (арифметичних, логічних і т. ін.) і процедур, які дають змогу добути підсумкові дані для використання в підготовці управлінських рішень.

Завершальним етапом аналітичного процесу є узагальнення аналітичної інформації. На цьому етапі дають оцінку результату діяльності підприємства, об’єднання або їхніх підрозділів, готують висновки, пропозиції, спрямовані на поліпшення роботи.

 

Скласти графік документообороту з обліку (контролю, аналізу) вказаної ділянки на початковому етапі.

Назва документа	Особа, яка подала	Строки подання	Порядок подання	Приймаль­ник	Строки перевірки документа	Примітки
Прибутковий ордер	Завідувач складом	Щодня за поперед­ній день	Особисто	Старший бухгалтер	У процесі приймання
Лімітно-забірна картка	Те саме	Те саме	Те саме	Те саме	Те саме
Вимога	»	Щодня	»	»	»

 

Скласти графік документообороту з обліку (контролю, аналізу) вказаної ділянки на другому етапі.

 

 

Назва документа	Здавання документа оперативними працівниками і службами	Передавання документів обліковими працівниками	Передавання документів в обчислювальний центр	Одержання документів сектором обліку праці та її оплати
Строк здавання документа	Відповідальний за здавання в строк	Кому передають документ	Строк здавання документа	Відповідальний за передавання	Кому передають документ	Строк здавання документа	Кому передають документ	Від кого	Строк одержання
Табель обліку робочого часу	1-го числа	Майстер дільниці	Обліков­цю цеху	1-го числа	Обліковець цеху	Сектору обліку праці та її оплати	2-го числа	Сектору приймання	Сектору випуску	2-го числа до 16.00