Навык 3. Соблюдайте приоритеты – навык самоорганизации

 

Навык 1. Вы – творец, вы несете ответственность (воображение, совесть,

независимая воля, способность к самоанализу).

Навык 2. Первое мысленное творение (воображение + совесть).

Навык 3. Второе физическое творение (независимая воля).

· Хорошие вопросы

Вопрос 1. Что – одно-единственное - вы могли бы сделать такого, чего не делаете сейчас, но если бы делали это систематически, весьма сущест-венным и положительным образом повлияло бы на вашу личную жизнь?

Вопрос 2. Какое действие, предпринятое вами в деловой сфере, даст такой же результат?

· Принципы самоорганизации

Как правило, «устойчивый успех» достигается не за счет отчаянного («повеситься на шнурках») однократного («сейчас или никогда») рывка или подвига, а в результате каждодневного принятия решений и их выполнения. О степени развития независимой воли можно судить по тому, насколько мы последовательны в повседневной жизни. Последовательность, или постоянство, - одно из ценнейших качеств, наша честь, важнейшая состав-ляющая «этики характера». Оно включает в себя способность брать на себя и выполнять обязательства, воплощать обещанное в поступки. Успешно организовать свою жизнь – значит подчинить второстепенное главному. Выделить главное – задача руководителя, менеджмент – дисциплина исполнения (слово «дисциплина» происходит от корня disciplei – ученик, последователь, приверженец какой-либо идеи или человека, олицетворяющего собой эту идею).

· Стадии развития теории распределения времени

Четыре этапа организации времени:

1. Составление списков с целью упорядочения и разумного

распределения времени между разнообразными занятиями. Нет приоритетности дел, однако временное и приятное чувство свершения.

2. Мода на перекидные календари и блокноты записей деловых

встреч. Этот подход отражает попытку заглянуть вперед, приурочить события и виды деятельности к определенному моменту в будущем. Минимальный контроль ситуации, есть предварительный расчёт, но достижения невелики и бессистемны.

3. Сегодня к двум предыдущим этапам добавляется важная идея

приоритета, сравнения относительных достоинств разных сфер деятельности в зависимости от их того, как они соотносятся с высшими ценностями. Возникает чувство «запрограмированности» и ограничивается кругозор.

4. Нарождается новый подход: главное - не управлять временем, а «управлять собой». Во главу угла ставятся не столько вещи и время, сколько сохранение и обогащение «человеческих связей» и «конечный результат» - иначе говоря, поддерживание баланса П/СП.

· Таблица распределения времени (срочность – важность).

	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
ВАЖНО	1. Деятельность: кризисы, неотложные проблемы, проекты на грани срыва.	2. Деятельность: профилактика, действия по поддерживанию баланса П/СП; установление прочных отношений; поиск новых возможностей; ланирование, отдых.
НЕ ВАЖНО	2. Деятельность: помехи, например, звонки; корреспонденция; разные сообщения; встречи; ближайшие мероприятия; популярные занятия.	4.Деятельность: мелочи, отнимающие много времени; корреспонденция; звонки; бестолковые посещения; праздное времяпрепровождение.

Как видно из таблицы, есть две главные характеристики человеческой

деятельности – срочность и важность. Срочные дела зримы, оказывают на вас давление, взывают к немедленным действиям, связанная с ними деятельность встречает всеобщее понимание и одобрение. Понятие важности напрямую связано с результатом. Если что-то действительно важно, оно вносит существенный вклад в реализацию вашей жизненной миссии, работает на ваш нравственный идеал, приоритеты и цели.

СРОЧНЫЕ дела требуют нашей реакции. ВАЖНЫЕ, но НЕ СРОЧНЫЕ требуют проявления инициативы, проактивных действий, направленных на поиски возможностей.

С какими же результатами человек имеет дело, сосредотачивая свои усилия и проводя большую часть своего времени в том или ином квадранте?

Результаты: - постоянный стресс, - самосожжение, - кризисное мышление, - «вечный бой и тушение, пожаров».

1.

Квадрант 1.

 

 

 

2.

1.

Квадрант 2.

		Результаты: - взгляд, перспектива, - баланс, - контроль, - кризис.

 

 

Результаты: - кратковременный эффект, - кризисное мышление, - репутация хамелеона, - ощущение себя жертвой, - поверхностные или плохие отношения с окружающим.

1. 2. 3. 4.

Квадрант 3.

 

 

Результаты: - вопиющая безответственность, - частые увольнения, - зависимость от других, - нуждаются в социальной и материальной поддержке.

2.

1.

Квадранты 3 и 4.

 

 

· Приоритетность квадранта 2

Квадрант 2 – сердцевина, основа основ эффективного образа жизни. Это область несрочных, но важных дел. Сюда относится то, что должно быть сделано, но мы под разными предлогами не делаем: это ведь «не горит».

Вспомните два вопроса, которые мы поставили вначале. Ответы на них как раз и охватывают такую деятельность, которая относится к содержанию деятельности квадранта 2. И как только мы начинаем ею заниматься, наш КПД (коэффициент полезного действия) резко повышается.

Эффективные личности ищут не проблемы, а возможности, не оправдывают себя сложностью ситуации, а заняты поисками выхода. Они развивают в себе способность предвидения, просчитывают комбинацию на много ходов вперёд. В их жизни также случаются авралы, но очень редко. Они стараются поддерживать баланс П/СП, концентрируя усилия на важных, но не срочных делах квадранта 2, тем самым закладывая фундамент будущего успеха.

Пример. «Менеджеры и арендаторы» (с. 200).

«Чего стоит сказать «нет» (с. 203).

Какие недостатки, мешающие добиваться цели, наиболее распространены?

- неумение выделить главное;

- неумение или нежелание построить свою дальнейшую деятельность вокруг главного;

- недостаток самодисциплины.

Многие признают огромную ценность деятельности в квадранте 2. Они отдают ей предпочтение и начинают заниматься ею исключительно за счёт силы воли. Однако без опоры на «принципы» и «индивидуальную программу» долго не продержишься – рано или поздно они выдохнутся.

· Механизм квадранта 2

Если деятельность квадранта 2– основа основ успешного личного планирования и включает в себя первостепенные приоритеты, - как именно следует организовать, спланировать и осуществить соответствующие действия? Цель планирования деятельности квадранта 2. – разумно устроить свою жизнь, опираясь на принципиальный центр, осознать свою жизненную миссию, сконцентрировать внимание как на важном, так и на срочном, действуя в рамках поддержания баланса.

Механизм успешного планирования деятельности квадранта 2 должен удовлетворять шести важнейшим требованиям:

1. Согласованность – обеспечение гармонии, единства, целостности между вашими представлениями о мире и жизненными целями, ролями и задачами, планами и приоритетами, стремлениями и самодисциплиной.

2. Баланс – расписание должно способствовать поддержанию равновесия в жизни, не позволяя пренебрегать такими, например, жизненно важными сферами, как здоровье, семья, профподготовка, развитие личности.

3. Главное внимание – деятельности квадранта 2 (на неделю). Дело не в том, чтобы выделить в расписании главное, а в том, чтобы составить расписание, ориентируясь на главное.

4. Человеческий фактор – учитывать, принимать во внимание интересы живых людей, а не просто ориентироваться схемой предстоящих дел.

5. Гибкость – хороший план бывает слугой, приспосабливающимся к вашему образу жизни, потребностям и особенностям характера, а не господином.

6. Портативность – планировщик должен быть удобным по размерам и форме, чтобы его можно было носить с собой и иметь возможность записывать новые перспективные идеи и возможности.

Как достичь высокой степени самоорганизации в квадранте 2?

На этот вопрос отвечают разные технологии тайм менеджмента. Согласно С. Кови самоорганизация в квадранте 2 включает в себя четыре основные вида деятельности: 1. Определение ролей. 2. Определение задач.

3. Составление расписания. 4. Переход к планированию на день.

(5). Живите по своей программе!

· Преимущества четвёртого поколения менеджеров

Установка на продуктивность третьего уровня распределения времени не в ладах с принципом «люди важнее вещей» и в этом отношении четвёртый уровень распределения времени является шагом вперёд по сравнению с третьим по пяти параметрам:

1. Планирование основано на принципах и создаёт центральную установку, благодаря которой вы видите своё время в общем контексте того, что действительно важно и способно принести нам высшие результаты.

2. Планирование строится на нравственной основе и даёт возможность организовать свою жизнь в отношениях гармонии с высшими идеалами. Кроме того, даёт свободу безболезненно подчинять распорядок дня или недели высшим моральным ценностям.

3. Такое планирование определяет вашу уникальную миссию, включая высшие ценности и долгосрочные цели, благодаря чему каждый прожитый вами день обретает смысл и направление.

4. Структура такого планирования обеспечивает сбалансированность жизни.

5. Такое планирование повышает кругозор, расширяет панораму жизни, даёт возможность через пересмотр ключевых ролей лишний раз приобщиться к высшим моральным ценностям.

Важнейший вывод: через все преимущества красной нитью проходит мысль о необходимости в первую очередь сосредоточить внимание на отношениях с людьми и конечных результатах и только во вторую – на времени.

· Распределение (делегирование) полномочий повышает П и СП

Все, что мы делаем, в огромной степени удаётся благодаря передаче сделанной работы дальше: времени (=продуктивность) или другим людям (=эффективность). Самым мудрым из когда-либо принятых управленческих решений является решение «выпустить работу из рук», как только поймёшь, что уже сделал то, с чем мог справиться в одиночку.

Способы распределения полномочий (рис. 6):

1. Командный. Менеджера с психологией исполнителя интересуют «методы» выполнения работы, и он абсолютно не способен отвечать за «результаты». Пример. «Дефицит фотоплёнки» (с. 226).

2. Сознательный (на доверии). Менеджер, осуществляющий сознатель-ное делегирование делает упор на «результаты», а не на «методы».

 

Сознательное делегирование подразумевает чёткое взаимопонимание и плодотворное сотрудничество по следующим пяти параметрам: 1) – конечный результат; 2) – основные требования и ограничения; 3)– ресурсы; 4) – контроль; 5) – последствия; система поощрений и наказаний.

· Установка квадранта 2

Смотреть на мир сквозь призму важных, а не срочных дел на основе высших ценностей. Каждый из «семи навыков» лежит в плоскости квадранта 2.

Упражнения на с. 237; «Рабочий день в квадранте 2» (с. 426).