Документ «Поступление товаров»

Общие сведения

Документом оформляются поступление номенклатурных позиций в результате закупки, поступления на комиссию, а также поступление на ответственное хранение в конфигурации. В табличной части документа не могут фигурировать услуги, работы и т.п. Вид поступления определяется хозяйственной операцией документа.

Вызов формы списка

Вызывается из меню Документы à Поступление ТМЦ à Поступление товаров

Форма документа

Рисунок 82

Поля документа:

• Склад компании - по умолчанию подставляется основной склад компании, определенный на уровне конфигурирования, при необходимости значение можно изменить.
• Контрагент – поставщик, от которого поступил товар.
• Договор – договор взаиморасчетов с контрагентом, в данном случае вид договора должен быть «Поставка».
• Входящий докум. № - номер акта
• От - дата акта
• Ввести счет-фактуру – формирует счет-фактуру полученную.

Для добавления данных в табличную часть «Товары» есть несколько способов:

1) Добавлением новой строки кнопкой «Добавить» (или Insert).

2) С помощью кнопки «Подбор».

3) С помощью кнопки «Заполнение», подменю «Заполнить из ТСД» (Терминал сбора данных). Если на номенклатуру заданы штрих-коды, то товар можно вводить с помощью сканирования штрих-кодов.

Кнопка «Заполнение» в данном документе имеет несколько дополнительных функций для автоматической загрузки данных:

3.1. Заполнить из Счет-фактуры (Excel):

Рисунок 83

3.1.1. Выбрать файл, нажать кнопку «Далее».

3.1.2. Проставить соответствие колонок. Нажать «Далее»:

Рисунок 84

3.1.3. Нажать кнопку «Готово». Если в табличной части уже содержатся какие-либо строки, то появится сообщение:

 

Рисунок 85

Выбрав «Да», система импортирует строки из документа, удалив уже имеющиеся строки в табличной части. Если выбрать «Нет», система импортирует новые строки, сохранив имеющиеся.

Таким образом, импортируется список номенклатуры из выбранной счет – фактуры:

Рисунок 86

На вкладке «Проверка прихода» с помощью штрих – сканера проверяется информация по фактическому наличию номенклатуры. Розовым цветом выделяются строчки, в которых не проставлено фактическое количество:

Рисунок 87

Печатные формы документа

Документ «Счет-фактура полученный»

Общие сведения

Документ "Счет-фактура полученный" всегда вводится на основании другого документа. Информация в документе "Счет-фактура полученный" заполняется в соответствии с информацией, введенной в документе-основании. Для ввода документа "Счет-фактура полученный" в документах, на основании которых он вводится, предусмотрена кнопка "Ввести счет-фактуру".

Внимание!!! Для корректной перегрузки данных в бухгалтерию необходимо всегда при получении товаров формировать счет-фактуру в программе с указанием ее номера и даты.

Вызов формы

Вызывается из меню Документы à Поступление ТМЦ à Счет-фактура полученный

Форма документа

Рисунок 88

При формировании счет-фактуры все данные заполняются автоматически. В полях «Вх.документ № … от» указываются данные счет-фактуры поставщика.

Документ «Возврат поставщику»

Общие сведения

Документ предназначен для отражения в оперативном учете операции по возврату поставщику или комитенту ранее купленных у него товаров.

Вызов формы списка

Вызывается из меню Документы à Поступление ТМЦ à Возврат поставщику

Документ обычно вводится на основании документа «Поступление товаров».

Форма документа

Рисунок 89

 

Возврат должен происходить именно с той партии, с которой будет происходить возврат, поэтому при обнаружении брака рекомендуется сразу же перемещать бракованную деталь на склад брака, и далее списание производить уже с этого склада.

В поле комментарии можно указать причину возврата товара поставщику.

Печатные формы документа

Документ «Заказ покупателя»

Общие сведения

Документ служит для отражения в учете заказов покупателей. В табличной части документа не могут фигурировать услуги, работы и т.п. При вводе покупателя из его реквизитов автоматически подставляются в документ договор, текущая скидка. Эти значения потом можно поменять.

Внимание!!! В случае, если номенклатура заказывается и резервируется для заказ-наряда, документ «Заказ покупателя» вводится только на основании Заказ-Наряда.

Вызов формы списка

Вызывается из меню Документы à Заказы и резервы à Заказ покупателя

Рисунок 90

Документы в форме списка разделены на три состояния:

Ø Черновики – все непроведенные документы.

Ø В работе – все проведенные документы, еще неотгруженные заказы.

Ø Выполненные – все закрытые заказы.

По закладкам документы распределяются автоматически. Если заказ выделен жирным шрифтом, значит, все обозначенные в нем детали имеются в наличии и стоят в резерве.

Для обозначения отзвона клиентам существует иконка: . Для того чтобы выставить значок напротив заказа, надо встать на строчку с нужным заказом, и нажать иконку наверху. Таким же образом значок можно снять.

Форма документа

Рисунок 91

Обязательные для заполнения поля:

• Заказчик – контрагент, для которого производится заказ товара.
• Плательщик – контрагент, который оплачивает товар. Поле заполняется автоматически аналогично полю «Покупатель», значение можно поменять.
• Договор – договор с контрагентом.
• Автомобиль – автомобиль контрагента (обязательность заполнения этого поля регламентируется настройками прав по организации).

Остальные поля:

• Резервировать на – склад, на котором будет зарезервирован товар.
• Срок поставки – предполагаемый срок поставки заказываемого товара.
• Мастер – Мастер, на основании заявки которого создан заказ.
• Предоплата % – сумма предоплаты в процентах.
• Руб. – сумма предоплаты в рублях.
• Поля по предоплате взаимосвязаны, можно изменять сумму, как в рублях, так и в процентах, значение во втором поле будет пересчитано автоматически.
• Срочность – срочность заказа (учитывается в заказе поставщику). По умолчанию заполняется значением: Обычный.

Табличная часть:

1) Товары – содержит первоначальный список номенклатурных позиций, которые заказаны покупателем. Все изменения и дополнения по заказу на данной закладке не отображаются!

• Кнопка «Состояние» - данная кнопка подсвечивает разными цветами состояние каждой позиции номенклатуры. Если навести указатель мыши на кнопку, появится подсказка со списком цветов и их значений.
• Кнопка «Движения» – выводит окно со списком документов, по которым происходили движения по данной номенклатуре.

Рисунок 92

Колонки таблицы:

Вид движения	Приход или расход
Период	Дата и время документа-регистратора
Регистратор	Документ, по которому проходят движения данной запчасти
Покупатель	Количество номенклатуры, заказанной покупателем
Резерв	Количество номенклатуры, поставленной в резерв
Поставщик	Количество номенклатуры, заказанной поставщику

Суть работы с данной таблицей заключается в том, чтобы по каждой колонке итог был 0. В этом случае заказ перейдет в закрытые. Смотрим, например, колонку «Поставщик», видим, что сначала была заказана одна деталь по заказу поставщику (знак «+» слева), а затем при поступлении товара заказ был закрыт (знак «-» слева). В итоге по данной колонке общее значение равно нулю.

Пример правильно выполненной работы с деталью при заказе:

Рисунок 93

2) Текущее состояние – содержит список всех добавлений и изменений номенклатуры на текущий момент. Закладка позволяет увидеть сумму заказа с учетом всех изменений.

Рисунок 94

Из примера видно, что первоначальная сумма заказа – 450 рублей («Итого» в верхнем правом углу), на закладке отображен заказ и корректировка, в результате которой было снято 11 деталей. Итоговая сумма по заказу составляет 120 рублей, что видно в нижнем правом углу закладки.

3) Остатки по заказу – содержит список номенклатурных позиций заказа, которые еще не были отгружены покупателю.

Рисунок 95

Колонки соответствуют колонкам в окне, открываемом по кнопке «Движения».

Остаток	Количество номенклатуры, заказанной покупателем
Резерв	Количество номенклатуры, поставленной в резерв
Заказано	Количество номенклатуры, заказанной поставщику

Проверку по остаткам также рекомендуется проверять по кнопке «Движения».

Рассмотрим работу с колонками Количество и Резерв на закладке «Товары». Понимание работы данных колонок является ключевым в работе сотрудника склада. При работе необходимо обращать внимание на колонку Остаток, которая отображает количество свободного товара на складе (с учетом резерва).

Рисунок 96

В примере представлены три строки с разными вариантами данных.

• Товара нет на складе и его необходимо заказать – в колонке «Количество» указываем значение, в колонке «Резерв» не ставим ничего, так как нет смысла резервировать товар, которого нет в наличии.
• Товар есть на складе, но в недостаточном количестве – в колонке «Количество» указываем количество необходимого товара, в колонке «Резерв» ставим столько, сколько можем зарезервировать (не больше, чем фактически есть на складе), т.е 1.
• Товар есть на складе в достаточном количестве – если товар расхожий, и его может не оказаться к нужному моменту, то его необходимо зарезервировать до того момента, пока не придут остальные запчасти. В колонке «Количество» указываем количество необходимого товара, в колонке «Резерв» ставим значение аналогичное первому.

Каким образом далее будут обрабатываться эти данные?

При автоматическом заполнении заказа поставщику программа будет выбирать те позиции значение которых: Количество минус Резерв не равно нулю.

№	Количество	Действие	Резерв	Заказ поставщику
		-
		-
		-

Таким образом, в заказ поставщику попадут следующие данные.

Рисунок 97

Печатные формы

Список печатных форм может отличаться у разных организаций.