Существует теоретическая классификация бух проводок.

Если в проводке корреспондирует один дебет и один кредит, то это простая проводка. Если в проводке используется один счет по дебету и несколько счетов по кредиту, либо наоборот – несколько счетов по дебету и один по кредиту, то такая проводка называется сложной.

Например, с расчетного счета оплачен счет поставщика 23 000 рублей и получены наличные в кассу для выплаты командировочных – 8000.

Д 60 К 51 23 000

Д 50 К 51 8000

Д 60

Д 50 К 51 (сумма пишется частная - общая)

 

Форма записи проводок как сложных появилась в те времена, когда бух учет вели только вручную и на однотипных записях старались экономить время. В настоящее время составить такие проводки в бухгалтерской программе невозможно, так как множественные связи в эти программы не заложены. Кроме того, большая часть проводок в бухгалтерских программах формируется автоматически. При создании соответствующего первичного документа, например платежного поручения в адрес поставщика Х на сумму 23 000.

 

Внесение исправлений в бух учет с помощью бухгалтерских проводок.

Рассмотренные ранее исправления в первичных документах могут быть сделаны по времени:

1. До их проведения в бухгалтерии

2. После их проведения в бухгалтерии.

Например, в счете-фактуре было ошибочно указано количество материалов полученных от поставщика – 100 кг по 50 руб. за кг = 5000. Фактически получено 105 кг.

 

Сч-ф № ***

Товар 100 50р/шт. 5000

Исправлено. Верить.

Четыре тысячи пятьсот рублей.

Подпись, дата

Если не то кол-во товара – зачеркиваем 100, ставим 105

Если неправильно посчитано – зачеркиваем 5000 (но чтобы было видно), пишем 5250. Исправлено. Верить. «Сто пять кг на сумму 5250». Подпись, дата.

Данный первичный документ в количестве одного экземпляра из двух мог попасть в бухгалтерию до исправлений и бухгалтер бы составил проводку - дебет 10, кредит 60 - 5000. Если бы документ попал уже с исправлениями поставщиков, то в проводке сразу была бы сумма 5250

Д10 К 60 5250

Во втором случае проблем бы не было.

В 1ом случае исправления вносятся 2мя методами в зависимости от сложности бухгалтерской системы на предприятии.

1. Если на предприятии один бухгалтер и данные бух программы используются только по окончании отчетного периода, исправить можно просто заменив цифры в исходной записи

2. Бухгалтерия – это целый отдел. Программа используется сетевая, а о внесенных «втихаря» поправках остальные могут узнать поправках остальные могут узнать слишком поздно, либо по не сходящимся бух записям.

Например, бух №1 ведет учет материалов, а бух №2 учет расчетов с поставщиком. №2 может оформить выплату поставщику Д 60 К 51 5000 и пока не поступит вопрос «где 250 рублей?» не обратив внимания на то, что № 1 исправил счет-фактуру.

В случае сетевой бух программы изменения можно вносить только дополнительными корректирующими проводками. В нашем примере это будет дополнительная запись на 5 кг. Д 10 К 60 250(5*50)

Для остальных пользователей бух системы такая проводка, составленная текущим числом, будет просто новой информацией. Проводки могут быть дополнительные на сумму с плюсом, либо сторнировочные на сумму с минусом.

Например, начислена зп сотруднику 18 000. Д 20 К 70 18 000. Затем становится известно, что сотрудник брал 2 дня за свой счет. При количестве 20 рабочих дней в месяц, из которых 2 пропущены «лишняя» зп 1800 руб. следовательно надо сделать такую проводку, чтобы реальной зп осталось только 16200.

Д 20 К 70 1800 – значит с минусом

В бухгалтерской программе в такой проводке перед суммой надо поставить знак минус «-». После этого программа автоматически подсветит данную запись красным цветом.

Классификация первичных документов.

1. Организационно-распорядительные документы. Приказы,должностные инструкции. Договоры, распоряжения руководства. Практически для всех документов этой группы основное свойство- к ним не составляются проводки! Но отсутствие данных документов может приводить к серьезным налоговым последствиям. Например к договору о приеме на работу кассира должен быть приложен договор о полной материальной ответственности. Если его нет, считается, что кассир на работу не принят. Зп ему начислять нельзя и страховые взносы с этой з/п тоже. Самого кассира эти проблемы не касаются. Для предприятия все затраты, связанные с работой кассира, будут признаны незаконными. Посчитаем сумму штрафов из расчета. То кассир проработал год с окладом 20 000. Ставка страховых взносов по з/п с 1 января 2011 34.2% минимум. За год начислено зп 12*20 000 = 240 000. Страховые - 240 000 * 0,342. итого незаконных расходов 322 080 руб. штрафы: 1) за грубое нарушение бух учета 10 000, со второго раза 30 000. 2) Не начисленный налог на прибыль 322 080*0,2 = 64 416. 3) Пеня по налогу на прибыль- за то что налог не уплачен вовремя 1/300 ставки ЦБ РФ в день за каждый день просрочки. Исключение из организационно-распорядительных документов составляют приказы о вводе в эксплуатацию внеоборотных активов - основных средств и нематериальных активов. Для этих документов существует по одной проводке на каждую категорию. Дебет 01 кредит 08 приказ о вводе в эксплуатацию основного средства. Дебет 04 кредит 08 – приказ о вводе в эксплуатацию нематериального активы. Данный приказ составляется в произвольной форме с указанием даты ввода в эксплуатацию и таких характеристик объекта, которые его однозначно определяют. Одним приказом о вводе в эксплуатацию можно оформлять любое количество объектов, поступивших за календарный месяц (амортизацию по внеоборотным активам начисляют ежемесячно)

2. Оправдательные документы. Это основная группа первичных документов, по каждому из которых составляется одна и более бухгалтерских проводок. Например, приходный кассовый ордер – получено от подотчетного лица 1500 рублей возврата с командировки. Д 50 К 71. Или переведена з/п на банковские карточки сотрудников Д 70 К 51

3. Комбинированные документы. Сочетают в себе свойства 1ой и 2 ой группы. Первоначально дают распоряжение на совершение какой-то операции. А затем подтверждают факт, что она имела место. К этой группе относятся

3.1. расходный кассовый ордер: сначала руководитель организации на РКО ставит свою подпись, разрешающую выдать конкретную сумму определенному сотруднику. После того как сотрудник ставит подпись о получении денег РКО превращается в оправдательный документ – куда из кассы делась какая-то сумма.

3.2. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств

3.3. Расчетно-платежная ведомость по заработной плате. РПВ. В этом документе для всех сотрудников в табличной форме рассчитывается: начисленная з/п, удержание и сумма к получению. Если з/п в организации выдается наличкой появится столбец – подпись к получению. Когда сотрудники распишутся документ станет оправдательным. Так как у большинства организаций з/п переводится на банковскую карточку подписи в получении быть не может и ведомость становиться только расчетной, но не платежной и переходит в 4ую категорию первичных документов.

3.4. Документы бухгалтерского оформления. Сюда относятся документы произвольной формы, которые сотрудники бухгалтерии составляют сами, а не на основании документов, поступающих от других организаций. Например.см. выше – расчетная ведомость по з/п. или расчет налога на прибыль за 1ый квартал 2011. Или справка бухгалтерии о перерасчете НДФЛ. В отличии от трех первых групп за неоформленные документы 4ой группы оштрафовать налоговая не может. Однако, наличие данных документов поясняет суммы в проводках, иногда причины их возникновения и в целом делают бух учет более понятным. Пример, ставка НДФЛ для гражданина РФ с зп 13%. Существуют определенные льготы по НДФЛ, но налог максимум может составить зп начисленная * 0,13. На предприятии Х у сотрудника У с окладом 12 000 в мае начислен НДФЛ 1612 руб. для проверки 12 000 * 0,13 = 1560. Справка бухгалтерии по этой ситуации – перерасчет НДФЛ по сотруднику У в мае 2010. Эти документы в произвольной форме: «в апреле У дали лишнюю льготу 400 руб, следовательно в апреле недоудержали НДФЛ 400*0,13 = 52. Удерживаем в мае 12 000 *0,13 = 1560. 1560+52 = 1612». В реальных ситуациях справки в бухгалтериях могут н составляться по каждому случаю ошибок. Можно написать 1 документ за неделю или за месяц или за год, если поправок немного,а можно встретиться и с электронной версией справки, когда предшественник главбух справки не распечатывал.