Принцип документирования в бухгалтерском учете

Существуют несколько видов учета:

1. Финансовый бухгалтерский

2. Бухгалтерский управленческий

3. Налоговый

Финансовый и налоговый учет организации обязаны вести строго на документальной основе. Управленческий – в зависимости от ситуации.

Документы в финансовом учете делятся на:

· Первичные – документы, оформленные непосредственно в момент совершения операции, либо сразу по завершении

· Производные – это документы, полученные в результате обработки и систематизации первичных

Пример:

Первичные документы: счета-фактуры на отгрузку товаров покупателям, а производные из них – аналитическая ведомость по счету 62 (расчеты с покупателями) и книга продаж (расчеты по НДС).

К первичным и производным документам предъявляются разные требования в плане оформления:

· В первичных документах должны быть заполнены все реквизиты и исправления должны оговариваться специальным образом, кроме денежных документов. В денежном документе исправления не допускаются (платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и доверенности). Документ становится недействительным с исправлениями – если он нужен, перепечатать заново.

· В производных документах исправления допускаются также, как в лекционных тетрадках, по принципу «было бы читаемо».

И первичные, и производные документы заполняются такими чернилами, которые обеспечат сохранность записей в течение положенного срока хранения. Ответственность за сохранность записей несет организация. Не допускается использование красного цвета из-за того, что записи считаются отрицательными – красное сторно.

Стандартный срок хранения бухгалтерских документов – 5 календарных лет с момента создания, исключение составляет лицевой счет работника (данные о всех выплатах сотруднику за время работы – з/п, материальная помощь, командировки, премии), который хранится 75 лет, для малых предприятия – пока они реально существуют. Если даже работник уволился все равно хранятся документы. Для сравнения, за рубежом 90 лет.

Обязательные реквизиты первичного документа:

1. Наименование организации, составившей документ

2. Наименование документа

3. Код формы документа (по альбому унифицированных форм)

4. Порядковый номер документа

5. Дата создания документа

6. Содержание документа

7. Наименование должностей лиц, ответственных за правильность заполнения и законность совершаемых операций

8. Фамилии должностных лиц и подписи

9. Печать организации

Большая часть первичных документов составляется в двух экземплярах, но некоторые виды – в трех. Например, товарно-транспортная накладная (ТТН) и, допустим, акт приема-передачи объекта недвижимости. Нумерацию первичных документов проводят в хронологическом порядке и нарушать не разрешается, но допускается использование литерных обозначений (10А,10В). Для счетов-фактур и накладных не допускается резервирование свободных номеров. Например, в реестре счетов-фактур написано 131, 132, 134. Налоговая при проверке в праве поинтересоваться, где номер 133. Будет много таких пропусков – проведут встречную проверку с контрагентами. Единственный документ, в котором можно не ставить номер и указывать «без номера» (б/н) – это товарный чек в розничных магазинах, так как проследить сплошную нумерацию в разных отделах одного магазина сложно.

При поступлении первичного документа в бухгалтерию он подлежит обязательной проверке:

o По форме

o По содержанию

o По сумме

Если по форме не достает каких-то реквизитов, документ надо возвращать на доработку составителю. Если есть проблемы с содержанием (законностью) документа, он вообще не принимается к рассмотрению.

Пример:

Срок действия доверенности на получение материалов у поставщика – 10 календарных дней со дня составления. Например, доверенность от 21.02.2011 3.03.2011 станет не действительной. Если на практике по просроченной доверенности случайно что-то выдали, решается проблема неформально: просим контрагента выписать доверенность нужной датой.

При проверке по содержанию и сумме одновременно могут быть выявлены арифметические ошибки. Допускается исправлять их на не денежных документах, оформляя особым образом и желательно заверяя подписями работников принимающей и передающей стороны, но допустимо и подписью материально-ответственного лица только принимающей стороны.

Сч-ф № ***

Товар 9 шт. 500р/шт. 5000 руб. 4500 руб.

«Исправлено. Верить.

Четыре тысячи пятьсот рублей»

Подпись, дата

Если не то кол-во товара – зачеркиваем 9, ставим 10

В этом документе (счет-фактура) обязательным реквизитом является не только наименование организации, составившей документ, но и наименование получателя и полные регистрационные данные каждой стороны.

Пример:

Допустим, организация из Питера, поставщик – из Москвы. Счет фактуру составляет поставщик и автоматически ИНН покупателя начинает с цифры 77 (а не 78). Весь документ будет признан недействительным.И мы как покупатель не сможем отразить затраты и предъявить бюджету НДС. (лучше не платить пока не исправят).

Первичные документы по окончании срока регулярного использования могут быть сданы в архив. Для этого существует определенный порядок (точно такой же, как при передаче документов на проверку в налоговую и иные инстанции):

1. Документы подбираются в хронологическом порядке за период, удобный для хранения.

Пример:

Малое предприятие может собирать документ не по видам (накладные отдельно, кассовые отдельно), а весь комплект в пределах квартала, включая и налоговую отчетность. Если же документов одного вида очень много, то каждый вид складируют отдельно.

2. Если документы имеют специфический формат, то можно пронумеровать каждую страницу в составе комплекта.

Пример:

Сдаем в архив авансовые отчеты по командировкам, самих отчетов в 1ой коробке 142 штуки, а страниц 305.

3. Составляется опись вложения. Для себя – в 2х экземплярах, из-за налоговой может быть 3. 1ый – внутрь коробки, 2й – наклеивается на коробку, 3ий – подписывается обеими сторонами и остается у тех, кто документы сдал.

Примечание: если предприятие очень большое, то квитанцию о сданных в архив документах надо забрать обязательно. С налоговыми органами наличие подписанной квитанции или описи гарантирует возврат всех документов и отсутствие претензий.

4. Если документы сдаются не в коробках, значит их надо упаковать так, чтобы все сохранилось.

Если документы передаются на проверку в налоговые и иные органы, особенно в случае внезапной проверки, организация имеет право в присутствии представителей проверяющей стороны сделать копии со всех необходимых для работы документов. Без ограничения времени на этот процесс. Существуют документы, которые налоговая инспекция не имеет права изымать. Это документы, содержащие так называемую государственную тайну:

1. Все, что касается воинских частей

2. Все, что касается добычи полезных ископаемых

3. Деятельность, связанная с добычей и обработкой драгоценных металлов и драгоценных камней в промышленных масштабах.

Если организация не проводит полной инвентаризации имущества и обязательств, то уничтожать документы она не имеет права даже по истечении 5 лет.

 

15.03.11

Принцип двойной записи.

Данный принцип означает, что одна и та же хозяйственная операция будет отражаться на 2х счетах бухгалтерского учета. Бухгалтерский счет – это специальный регистр с конкретным названием для учета операций по определенным объектам, например счет «Материалы». Используется для учета операций по поступлению, расходованию и продаже материалов, принадлежащих организации. Физически бухгалтерский счет является двусторонней таблицей. Левая часть называется дебет, правая – кредит. С каждой стороны отражаются только однотипные операции или увеличивающие данный счет, или уменьшающие. Правила отражения операция на счетах установлены раз и навсегда, начиная с 17 века во всех системах бух учета в мире.

Российский план счетов использует типовую нумерацию с номера 01 до 99 – это балансовые счета, так как имущество и обязательства, отраженные на них также отражаются и в балансе. Балансовые счета сгруппированы в 8 разделов по экономическому содержанию, например:

ü от 01 до 09. Раздел №1. Внеоборотные активы.

ü От 60 по 79. Раздел №6. Расчеты.

Кроме балансовых существуют трехзначные забалансовые счета. Например, 004 – «Товары, принятые на комиссию». Или 001 – «Арендованные основные средства». То, что отражается на этих счетах организации на правах собственности не принадлежит, поэтому в баланс включаться не должно, но при этом объекты существуют, поэтому их учитывают иным способом. По международным стандартам учета рабочие планы счетов различных государств не имеют типовой нумерации, то есть существуют только названия, практически совпадающие с российскими. Главный бухгалтер каждого предприятия за рубежом сам выбирает нумерацию счетов, которая лично ему кажется удобной, и бухгалтерская проводка будет записана не цифрами, а текстом.

Хозяйственная операция – получены материалы от поставщика на сумму 20 000 рублей. В российской системе бух учета этому будет соответствовать запись:

Д10 К60 20000

Дебет 10,Кредит 60,сумма 20000

По международным стандартам придется писать:

Д материалы К расчеты с поставщиками 20000

Не все 99 счетов из рабочего плана используются, например, номеров с 30 по 39 нет вообще. Пустые счета предназначены для возникновения новых хозяйственных ситуаций в целом по стране. То же самое правило срабатывает, когда какая-то хозяйственная ситуация исчезает. Например,раньше на нескольких 30-ых счетах отражались операции,связанные с расходами будущих периодов и лицензированием деятельности. В 2000 году законодательство РФ изменилось в этой области, счета были убраны. До 1992 года не существовало такого налога, как НДС. И в плане счетов не использовался номер 19. 1 января 2002 года существовало понятии в бухучете малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. По сути основные средства с небольшой стоимостью или сроком износа менее года.

Например, основные средства постепенно переносят свою стоимость на продукт. Но у некоторых основных средств стоимость слишком маленькая

Например, с 1 января 2011 года лимит стоимости основного средства – 40 000 руб. раньше эти объекты считали бы МБП,а теперь производственным или хозяйственным инвентарем,который достаточно просто оформляется бухгалтерскими документами. Когда исчезло понятие МБП, убрали счета 12 и 13. Есть вариант для управленческого учета. Свободные счета организация может использовать по собственному усмотрению, например, для управленческого учета, где план счетов не регламентирован.существует множество смысловых классификаций. Бухгалтерских счетов, но с точки зрения написания проводок важна только одна – классификация счетов по отношению к балансу:

1. Активные счета – объекты, учитываемые на этих счетах, всегда отражаются в активе баланса

2. Пассивные счета – объекты с этих счетов отражаются только в пассиве.

3. Активно-пассивные счета – это счета учета расчетов с различными контрагентами. Результат этих расчетов может оказываться и в активе баланса (дебиторская задолженность) и в пассиве баланса – кредиторская задолженность.

Для этих трех групп счетов существуют определенные правила отражения операций.

Д 10 Акт. Сч. «М». К

Принципы работы: по дебету отражается увилечение счета,по кредиту - уменьшение.

Остаток на счете – сальдо – начальное и конечное могут быть только по дебету!

Совокупность операций.увеличивающих счет называется оборот дебетовый. Совокупность операций,уменьшающих счет – оборот кредитовый.

Сальдо конечное = сальдо начальное + оборот дебетовый – оборот кредитовый.

Для пассивного счета

Д 66 «Кр. кр» Пасс.

Уменьшение по дебету,увеличение по кредиту. Кредитовый оборот будет увеличивать, дебетовый – уменьшать.

Сальдо будет отражаться только по дебету.

Сальдо на конец периода= Сальдо начальное + Оборот по кредиту - оборот по дебету

На 1ое февраля 2011 остаток материалов на складе 12000 рублей.

В феврале от поставщика номер 1 поступило материалов на 50 000

От поставщика №2 – 18 000, в производство передали (будем обрабатывать) – 54 000 и продали покупателю на 6 000.

Д10 Акт.сч. «М» К

Сальдо начальное 12 000

Оборот дебетовый = 50 000+18 000 = 68 000 оборот кредит 54 000 + 6 000 = 60000

Сальдо конечное 12 000 + 68 000 – 60 000 = 20 000 р.

 

На 1 января 2011 организация обслуживает кредит, взятый на полгода на сумму 1 млн рублей. В январе по этому кредиту начисляются % - 62 000. Организация берет еще один кредит в другом банке на 2месяца на полмиллиона под 18 % годовых. Расчет по формуле простых процентов. По этому кредиту в январе начисляют соответствующий процент. По условиям договора по первому кредиту банку выплачиваются начисленный проценты и 1\4 первоначальной суммы. Определить задолженность организации на 1 февраля перед всеми кредитными учереждениями.

Сальдо начальное в кредите 1 млн рублей

Плюс второй кредит – 500 000

Оборот кредитовый – 62 000 + 7500

 

По дебету:

62 000 выплатили + 250 000

Итого – 312 000

Сальдо конечное = 1 000 000 + 569 500 – 312 000 = 1 257 500

 

Пассивные счета отражают не сам объект, а задолженность нашей организации по конкретному виду обязательств.