Информационные связи управленческого учета

Управление предприятием имеет сложную структуру и базируется на различных видах учета, которые становятся информационной основой последующих аналитических расчетов, необходимых для принятия управленческих решений.

Все действия, направленные на управление и контроль за выполнением принятых решений, включают в себя понятие менеджмент, компоненты которого заложены в различные виды учета, представляющие собой множество информационных подсистем. С каждым компонентом менеджмента связан определенный вид учета, а каждый вид учета - с теми или иными формами менеджмента.

Всю информацию, сосредоточенную в компонентах менеджмента, можно систематизировать следующим образом:

- оперативная информация;

- финансово-учетная;

- учетная информация для управленческих нужд.

Виды учета в зависимости от предоставленной ими информации и ее участия в управлении группируются по двум направлениям:

- бухгалтерский учет;

- управленческий учет.

Использование информации, возникающей в рамках предприятия, разными видами учета неодинаково. Это хорошо видно на рис. 1, где виды учета представлены в их взаимодействии.

Управленческий учет охватывает практически все компоненты менеджмента. Значительное количество исходной информации для управления предприятием используется управленческим учетом.

 

Рис. 1. Управленческий учет в компонентах менеджмента.

Главный отличительный признак управленческого учета – его интегрированность. Причем интеграция происходит как по горизонтали, так и по вертикали. Горизонтальная интеграция по компонентам менеджмента опирается на эффективную систему учета, обеспечивающую сопоставимость учетных блоков между собой. Результатом сопоставимости выступает вертикальная интеграция, охватывающая цикл принятия управленческих решений: план – организация – учет – контроль – анализ – регулирование.

Система управленческого интегрированного учета строится на согласовании различных подсистем учета, где локальные блоки учета должны быть сопряжены между собой.

Процесс согласования подсистем показан на рис. 2.

Информационные связи разных подсистем обеспечиваются организационной, финансовой и плановой структурами, последовательность взаимодействия которых строится следующим образом:

1. Аналитика рабочего плана счетов бухгалтерии – оргструктура – центры финансового учета (ЦФУ) – центры планирования;

2. Аналитика рабочего плана счетов – статьи дохода и расхода финансовых бюджетов – финансовые приложения бизнес-плана;

3. Учет затрат в бюджетировании – учет производственных затрат – учет затрат при расчете себестоимости;

4. Учет хода организационных и производственных процессов – учет реализации операционной части бизнес-плана.

 

 

Рис. 2. Согласование различных подсистем учета.

 

Чтобы управлять, нужно располагать сведениями, позволяющими увидеть взаимосвязь между составляющими бизнес-плана, финансового бюджета и учета. Бизнес-план включает: блок концепции, блок логистики и блок финансов. Финансовый раздел бизнес-плана содержит бюджеты, обеспечивающие выполнение проекта, формы которых должны совпадать с финансовыми бюджетами. Финансовый бюджет связан с блоком учета, где зарождается основной массив учетной информации в рамках ведения счетов. Следовательно, рабочий план счетов и выбор аналитических признаков в бухгалтерском учете должны быть составлены так, чтобы обеспечить формирование базы данных для форм отчета по финансовым бюджетам.

Для того чтобы вся система работала в заданном направлении, необходима согласованность действий всех структур как по сбору нужной и своевременной информации в требуемой форме, так и ее использование для принятия управленческих решений.

Управленческий учет, тесно переплетаясь с финансовым учетом, обеспечивает информацией своих потребителей, как внешних, так и внутренних, определяют ее состав и содержание.

Взаимодействие управленческого и финансового учета достигается на основе преемственности и комплексного использования первичной информации, единства норм и нормативов.

В каждом из видов учета присутствуют свои особенности, но они имеют общие характеристики в принципах построения, применяемых методах. В качестве единых объектов выступают все процессы хозяйственной деятельности, а именно процессы снабжения, производства и реализации, представляющие собой кругооборот хозяйственных ресурсов предприятия. Эти объекты не могут функционировать изолированно. Однако, выполняя разные функции, они рассматриваются как неотъемлемые составные части финансового и управленческого учета.

Системы управленческого учета могут принимать любые формы, в которых нуждается предприниматель. С развитием предпринимательства будут развиваться и различные системы, и организационные структуры, предназначенные для решения различных задач управления. Во многих случаях для принятия решений необходимо пользоваться знаниями о внешних событиях, обстановке на рынке и прочей неколичественной информацией.

4.4. Принципы управленческого учета

Управленческий учет, агрегируя информацию в объеме, необходимом для принятия управленческих решений руководством предприятия различных уровней, строится на соблюдении следующих общесистемных принципов формирования информации:

Принцип опережения данных для принятия управленческих решений. При этом гораздо важнее правильная оценка предстоящих расходов и доходов, чем констатация упущенных возможностей.

Принцип ответственности за последствия принятых решений. Если ответственность за результаты хозяйствования на всех уровнях управления отсутствует, вести управленческий учет нет смысла.

Принцип целостности. Управленческий учет должен быть системным и обеспечивать согласованность данных с показателями финансового учета и отчетности даже тогда, когда он ведется без использования первичной документации, счетов и двойной записи.

Принцип понятности. Представление данных в виде аналитических таблиц, графиков, удобных и понятных для пользователей.

Информация управленческого учета предназначена для внутреннего управления предприятием и носит конфиденциальный характер.

Оценка результатов деятельности структурных подразделений предприятия - один из основополагающих принципов построения системы управленческого учета. При всем различии организационных форм на предприятиях управленческий учет должен быть связан с оперативно-производственным и технико-экономическим планированием. В совокупности с системой планирования и контроля управленческий учет представляет собой механизм хозяйствования цеха, участка, бригады. Оценка результатов деятельности предусматривает определение тенденций и перспектив каждого подразделения в формировании прибыли предприятия от производства до реализации продукта.

Данный принцип позволяет создать на предприятии рациональную и экономичную систему учета сообразно его размерам и масштабам производственной деятельности. Его реализация означает, что из минимального количества данных получают максимально необходимое для управленческих решений количество информации. Тогда управленческий учет выполняет свои функции.

Кроме того, управленческий учет формирует показатели внутренней отчетности по данным первичного учета, которые становятся системой коммуникаций внутри предприятия. В первую очередь возникает учетная информация в первичных документах, отчетах основных и вспомогательных цехов; затем группируется информация в сводных документах производственных подразделений, бухгалтерии и объединяется в отчетной сводной документации в функциональных отделах организации.

На самом верхнем уровне происходит обобщение сводной информации, поступившей из структурных подразделений, и преобразование ее в результирующую отчетную документацию отделами - производственно-диспетчерским, планово-экономическим и бухгалтерией. Содержание отчетов зависит от их целевого назначения.

Система управленческого учета должна отвечать принципам полноты и аналитичности информации, а показатели, содержащиеся в отчетах, должны быть представлены в удобном для анализа виде и не требовать дополнительной аналитической обработки.

Особого внимания заслуживает принцип бюджетного (сметного) метода управления затратами, финансами, коммерческой деятельностью. Он должен использоваться на всех предприятиях сферы услуг как инструмент планирования, контроля и регулирования для расчетов вариантов плана и внесения корректив; окончательного планирования и учета изменяющихся условий и отклонений от запланированного.

Сметами (бюджетом) охватывают производство, реализацию, распределение и финансирование. В сметах находят отражение затраты на производство услуг всего предприятия и его подразделений, доходы от различных видов деятельности по подразделениям и предприятию в целом, прибыли.

4.5. Функции управленческого учета

Понимание сущности управленческого учета позволяет выявить зависимость функций, выполняемых этим видом учета, от функций управления. Функции управления обычно состоят из: планирования, контроля, оценки, непосредственно организационной работы, внутренних информационных связей и стимулирования.

Особая роль отводится составлению внутренней отчетности, как основе для повышения эффективности системы контроля и регулирования, осуществляемой менеджерами.

Внутренняя информационная связь - это обмен информацией и отчетностью. Он позволяет скоординировать действия различных структурных подразделений для выполнения конечной цели; конкретизирует задачи каждого подразделения на предстоящий бюджетный период; определяет условия, в которых будет действовать каждый руководитель подразделения, и требования к нему смежных производственных подразделений. Исполнительные отчеты предоставляют любому менеджеру данные для анализа и оценки своих действий, разработки мероприятий по устранению действий, которые привели к снижению эффективности управления.

Маркетинговая информация, обеспечивающая действенность управления, позволяют сформулировать следующие задачи в области организационно-оперативной деятельности:

• обеспечение информацией руководителей всех уровней управления, необходимой для текущего планирования, контроля и принятия оперативных управленческих решений;

• формирование банка информации, как источника внутренней коммуникационной связи между уровнями управления и различными структурными подразделениями одного уровня;

• оперативный контроль, оценка результатов и координация деятельности отдельных подразделений и предприятия в целом для достижения стратегических целей;

• перспективное планирование и прогнозирование развития предприятия на основе анализа и оценки достигнутых результатов деятельности и динамики рыночной конъюнктуры.

Таким образом, управленческий учет представляет собой информационно-вычислительную систему, объединяющую совокупность форм и методов планирования, учета, контроля и анализа, направленную на формирование альтернативных вариантов функционирования предприятия и предназначенную для информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений.

Размеры и отраслевая принадлежность организации влияют на выбор той или иной информационно-вычислительной модели. С этих позиций и рассмотрены применение и характеристика каждого элемента из системы: систематический и управленческий учет; учет фактических и стандартных затрат; учет полных и частичных затрат.

4.6. Общие понятия управленческого учета

В системе управленческого учета совокупность различных приемов и способов, посредством которых отражаются объекты управленческого учета в информационной системе организации, называется методом управленческого учета, который состоит из следующих элементов: документации; инвентаризации; оценки, группировки и обобщения, контрольных счетов; нормирования, планирования и лимитирования; контроля; анализа.

Документация - первичные документы, гарантирующие управленческому учету достаточно полное отражение производственной деятельности организации. Первичный учет применительно к специфике организации является основным источником информации для управленческого учета.

Инвентаризация - способ выявления фактического состояния объекта и установление отклонений от учетных данных. Инвентаризация способствует сохранности материальных ценностей, контролирует их использование, устанавливает полноту и достоверность учетной информации.

Группировка и обобщение - способ, позволяющий накапливать и систематизировать информацию об объекте по определенным признакам. Главными признаками группировки объектов управленческого учета считаются: специфика производственной деятельности, технологическая и организационная структура, организация управления, целевые функции системы управления. Сгруппированная информация эффективно используется для оценки результатов деятельности и для принятия оперативных и стратегических решений.

Планирование - непрерывный процесс, направленный на приведение в соответствие возможностей организации с условиями рынка, связанный с решением будущих проблем, выбором методов альтернативных решений, имеющий как общий, так и частный характер.

Нормирование - научно обоснованный расчет оптимальных норм и нормативов, направленный на обеспечение эффективного использования всех видов ресурсов, и изыскание путей наиболее продуктивного превращения затрат в продукцию. Комплекс норм и нормативов составляет нормативное хозяйство организации, которое охватывает все сферы его деятельности.

Нормы используются при планировании, так как выражают количественные цели, которые должны быть достигнуты.

Анализ - это элемент метода управленческого учета, взаимодействующий практически со всеми остальными его составляющими. Анализу подвергается производственная деятельность как всей организации, так и отдельных подразделений и выражается экономическими показателями. Выбор показателей определяется целями и возможностями системы управления. В процессе анализа выявляются взаимозависимости и взаимосвязи между подразделениями по выполнению установленных плановых заданий, отклонения и причины, вызвавшие изменения в результатах производства, для принятия соответствующих управленческих решений.

Контроль - завершающий процесс планирования и анализа, направляющий деятельность организации на выполнение ранее установленных заданий, позволяющий вскрывать и устранять возникающие отклонения. Система контроля должна быть обеспечена обратной связью для подтверждения необходимости и целесообразности получаемой информации при осуществлении производственно-хозяйственной деятельности организации.