Методика составления структурированного заголовка

Методика составления структурированного заголовка единицы хране­ния должна быть ориентирована на описание документов как в традици­онной описи, так и в описи в электронном формате. Это означает, что составление структурированного заголовка должно быть унифицирова­но, т.е. он должен иметь определенный набор элементов описания. Кро­ме того, должно быть регламентировано описание каждого вида (разно­видности) документа с учетом его специфики.

Перед составлением структурированного заголовка необходимо проанализировать содержание документов для определения тем, вопросов, предметов содержания, выделив из них наиболее важные и проведя структурирование их по группам. В ходе анализа устанавливается номиналь­ный признак документа, его автор, дата, административно-территориаль­ная принадлежность. Каждая группа получает заголовок, состоящий из определенного набора элементов описания, различающихся в разных ви­дах документов.

Если расчленение содержания единицы хранения по тематике или предметам невозможно, структурированный заголовок составляется из перечисления наиболее важных вопросов содержания.

Такие виды документов, как постановления, распоряжения, приказы — высоко информативны. Эти документы отражают важные направления дея­тельности фондообразователей, поэтому они требуют более подробного опи­сания с выделением наиболее значимых документов в отдельные группы.

Эти документы, как правило, имеют наименования, в которых обозна­чаются основные вопросы содержания. Просмотр текста этих докумен­тов должен подтвердить не только правильность формулировки наиме­нования документов, но и полноту поставленных в нем вопросов. Если указанные документы имеют приложения, их следует подвергнуть тако­му же анализу, отразив в соответствующем пункте подзаголовка содер­жащуюся в приложениях информацию.

В состав структурированного заголовка, раскрывающего содержание постановлений, распоряжений, приказов, могут входить следующие эле­менты описания: название подзаголовка (указание вида документов и их тем); автор постановления, распоряжения, приказа (наименование струк­турного подразделения); номер постановления, распоряжения, приказа: дата постановления, распоряжения, приказа (число, месяц, год); вопрос, предмет содержания постановления, распоряжения, приказа; номера лис­тов единицы хранения.

При необходимости в состав заголовка могут войти такие элементы описания: место издания; сеть учреждений, на которую распространяет­ся постановление, распоряжение, приказ. Например:

Краткий заголовок:

Постановления, распоряжения Министерства культуры СССР №№ 1-90 за 1970 г.

Структурированный заголовок:

постановления, распоряжения Министерства культуры СССР №№1-90 за 1970 г.

Музеи:

Постановление № 5 от 15 февраля 1970 г. об обеспечении сохранно­сти собраний и коллекций государственных музеев, в т.ч. Государствен­ного Эрмитажа, Государственного Русского музея, Государственной Третьяковской галереи, Государственного музея изобразительных ис­кусств им. А.С. Пушкина; п. 7.

Распоряжение № 15 от 15 апреля 1970 г. овыставочной деятельно­сти музеев г. Владимир и г. Суздаль; п. 20.

Библиотеки:

Постановление № 20 от 15 мая 1970 г. об обеспечении сохранности книжных фондов и коллекций государственных библиотек, в т.ч. Госу­дарственной библиотеки им. В.И. Ленина; п. 50.

Распоряжение № 40 от 1 августа 1970 г. о финансировании город­ских и районных библиотек РСФСР. Приложения: справки, информации местных учреждений культуры о состоянии библиотек; пп. 90-110.

В состав структурированного заголовка, раскрывающего содержание протоколов с последовательной записью хода обсуждения вопросов по­вестки дня, могут входить следующие элементы (реквизиты) описания: название подзаголовка (указание вида документов и их тем); автор (учре­ждение, к которому относится протокол); номер и пункт протокола; дата (число, месяц, год); вопрос, предмет содержания наиболее существен­ных пунктов повестки дня, номера листов единиц хранения. Например:

Краткий заголовок:

Протоколы заседаний бюро Краснопресненского РК КПСС №№ 1-20 за 1969 г. Подлинники.

Структурированный заголовок:

Протоколы заседаний бюро Краснопресненского РК КПСС №№ 1-20 за 1969 г. Подлинники.

Организационно-партийная работа:

Протокол № 5 заседания от 5 мая 1969 г., п. 1, О проведении меро­приятий по урегулированию роста и состава рядов КПСС; пп. 2-10.

Протокол № 18 заседания от 15 ноября 1969 г., п. 2, О подготовке к проверке и обмену партийных документов; пп. 5-9.

Идеологическая работа:

Протокол № 12 заседания от 30 сентября 1969 г., п. 3. О работе лекторской группы РККПСС в 1968-1969учебному году; пп. 10-15.

Протокол № 15 заседания от 18 ноября 1969 г., п. 4. О работе кабинетов партийного просвещения научно-исследовательских институт,„. района; пп. 20-23.

Если в протоколе содержатся записи выступлений, сообщений присутствовавших на них лиц, то в соответствующем месте подзаголовка на­зываются фамилии, инициалы, должности, звания выступавших. При на­личии в выступлениях нескольких вопросов, заслуживающих самостоятельного обозначения, их указывают в подзаголовке.

При составлении структурированного заголовка к стенограмме засе­даний съездов, конференций, совещаний и т.д. следует иметь в виду, что обсуждавшиеся на заседаниях конкретного органа вопросы, как правило. невозможно объединить по тематике, предмету. Поэтому в структуриро­ванном заголовке к стенограмме могут быть выделены наиболее важные вопросы повестки дня. Например: Краткий заголовок:

Стенограмма заседаний конференции работников здравоохранения РСФСР. 20-23 февраля 1979 г. Структурированный заголовок:

Стенограмма заседаний конференции работников здравоохранения РСФСР. 20-23 февраля 1979 г.

Борьба с инфекционными заболеваниями; пп. 4-24. Повышение положенияи уровня заработной платы среднего меди­цинского персонала; пп. 25-40.

Улучшение работы скорой медицинской помощи; пп. 41-60.

В соответствующих пунктах структурированного заголовка указываются фамилии, инициалы, должности, звания выступавших на заседани­ях и темы, вопросы их выступлений.

С помощью структурированных заголовков можно более полно раскрыть содержание таких видов документов, как отчеты, обзоры, доклады, справки, докладные записки. Информация этих документов, как прави­ло, политематична. Поэтому перед составлением структурированного за­головка необходимо провести информационный анализ этих документов, вычленив основные темы, вопросы, предметы содержания. Например: Краткий заголовок:

Доклад начальника инспекции по организации волостных земельно- водных комитетов в Туркестане Белоусова Д.Б о деятельности комисса­ ра земледелия и водопользования Туркестанского края Каримова А. С.

Анализ доклада показал, что кроме вопроса, обозначенного в назва­нии доклада, в нем имеется информация о ликвидации переселенческих управлений, о саботаже служащих этих управлений. Таким образом, в ру_КТурированном заголовке можно обозначить содержание доклада в предметно-вопросном аспекте:

Организация волостных земельно-водных комитетов в Туркестане. Саботаж служащих переселенческих управлений. Ликвидация переселенческих управлений.