Значение описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания

Регламентация описания при создании описей в условиях внедрения автоматизированных архивных технологий имеет большое значение. Описательная статья описи содержит такой набор обязательных и допол­нительных элементов (реквизитов) описания, который представляет со­бой формат описания для подготовки архивной описи как в традицион­ном, так и в электронном виде. Строгая регламентация описания единиц хранения, то есть четкая упорядоченность элементов описания, их уни­фикация в пределах описи позволит в будущем четко формировать на их основе базы данных, получать на основе БД-описи другие типы и виды справочников в автоматизированном режиме, что приведет в дальней­шем к созданию интегрированной информационной системы в архивах.

2.2. Методика составления заголовка единицы хранения
как основного элемента описания

Основным элементом описания единицы хранения является заголо­вок единицы хранения. При всем разнообразии видов и разновидностей документов состав элементов заголовков единиц хранения должен быть регламентирован и унифицирован, описание документов должно быть строго упорядоченным.

Так, заголовок единицы хранения управленческой документации дол­жен включать наименование вида единицы хранения или вида (разновид­ности) документов; название учреждения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которым составлены документы (автор); если автор не­известен, допустимо замечание: «автор не установлен»; название учреж­дения, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресова­ны или от которого получены документы (адресат, корреспондент); во­прос или предмет, событие, факт, имя, к которым относится содержание Документов единицы хранения; местонахождение автора, адресата или корреспондента документов; даты документов единицы хранения и ука­занных в них событий.

Вид единицы хранения (дело, переписка, документы, альбом, жур­нал, реестр, книга) или вид (разновидность) документов (протоколы, при­казы, постановления, доклады, отчеты, акты, письма, записные книжки. воспоминания, статья, роман, опера и др.), характеризующие состав еди­ницы хранения, указываются в начале заголовка.

Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизвод­ства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие «дело». Например:

Дело о финансировании строительства здания драматического те атра. 1935-1937 гг.

Чаще это понятие применяется при описании следственных, судеб­ных, личных дел, а также дел, в которых объединены документы несколь­ких видов (протокольно-распорядительная, справочно-информационная. планово-финансовая и др. документация), отражающие деятельность уч­реждения. Например:

Дело по иску Макаровой Л.И. к Макарову Г.Е. о взыскании алиментов

Личное дело. Сверчков Иван Петрович.

Дело о работе Пензенской областной организации общества «Зна­ ние» (протоколы заседаний, решения, отчеты правления, финансовая документация и др.) за 1980 г.

Понятие «Переписка» относится к письмам, отношениям, предписаниям, докладным запискам учреждений-фондообразователей или к пись­мам лиц-фондообразователей, направленным другим учреждениям и ли­цам и полученным от них. Например:

Переписка Министерства культуры РСФСР с областными управле­ ниями культуры о работе местных отделений Всероссийского общест­ ва охраны памятников истории и культуры за 1990 г.

Переписка генерал-губернатора Западной Сибири кн. Горчакова П.Д. с Министерством государственных имущество недостатках в дея­ тельности учреждений губернии за 1878 г.

Переписка заместителя наркома просвещения РСФСР Крупской Н.К. с работниками народного образования по вопросам политехнизации шко­ лы за 1922 г.

Понятие «документы» применяется при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопросу (протоколы, планы, сметы, докладные записки, заключения), отражаю­щие деятельность учреждения, но не связанные последовательностью делопроизводства. В фондах личного происхождения это понятие употебляется для описания разнородных по виду документов, относящихся к одному лицу. В заголовках к таким единицам хранения указываются основные виды документов. Например:

Документы о получении и расходовании ассигнованных средств Тверской губернской чертежной в 1875 г. (циркуляры Министерства юстиции, отчеты, ведомости и др.).

Документы о работе Серафимовича А. С. в Союзе писателей СССР (членский билет писателя, записи выступления Серафимовича А.С. на совещании писателей, проект устава Союза и др.).

Понятие «альбом» в фондах личного происхождения используется для описания единиц хранения, содержащих различные по видовому со­ставу документы: стихи, записи, письма, рисунки, фотографии разных лиц и др. Например:

Альбом Голицыных С.А., В.Н. и А.В. с письмами к ним и другимлицам писателей, художников, композиторов, государственных деятелей, офи­циальными и др. документами.

В заголовках используются такие названия видов единиц хранения, как «журнал», «реестр», «книга». Например:

Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельно стью без права юридического лица.

Реестр для регистрации нотариальных действий.

Книга учета членов колхоза и их семей.

Земельная шнуровая книга.

При составлении заголовков единиц хранения с организационно-распорядительной документацией, состоящих из разнообразных по видово­му составу документов, следует соблюдать следующие правила:

Приказы, постановления, протоколы описываются с проставлением их крайних номеров. Например:

Приказы №№ 1—95 директора института по основной деятельно­сти за 1980 г. Подлинники.

В заголовках дел, содержащих плановую и отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Отчеты отделов института о научно-исследовательской работе за 1987 г.

Если в деле от 1 до 3-х видов документов, то заголовок следует на­чинать с перечисления видов документов. Например:

Наказы избирателей, планы мероприятий и информационные справ­ ки об их выполнении.

Если в единице хранения более 3-х видов документов, то в заголовке следует дать обобщенное понятие «документы», а в конце заголовка в скобках перечислить основные (не более 4-5) разновидности докумен­тов. Например:

Документы о работе комиссии по выборам в поселковый Совет на­ родных депутатов (протоколы заседаний, решения, доклады комиссии, анализы, информационные справки, аналитические обзоры).

Заголовки единиц хранения, содержащих статистические отчеты, со­ставляются с указанием номеров форм статистической отчетности. На­пример:

Статистический отчет по труду за 1985 г. (ф. № 1-т).

Статистические отчеты планового управления по всем направлени­ ям деятельности комбината за 1973 г. (формы №№ 1-т, 8, 9, 9-ср, 1-к).

Содержание этих отчетов необходимо раскрыть в предисловии к описи.

Если единица хранения состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) уточняется содержание каждого тома (части) в отдельности. Например:

Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981 г. Том I. Промышленность.

Статистические сведения о развитии экономики РСФСР в 1981 г. Том IV (последний). Сельское хозяйство.

Вслед за указанием вида единицы хранения или видов (разновидно­стей) содержащихся в ней документов должны быть обозначены авторы документов: учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы. Например:

Отчеты председателей профсоюзов учреждений культуры об орга низации летнего отдыха детей в 1985 г.

Доклады и выступления наркома просвещения РСФСР Луначарско­ го А.В. на собраниях в партийных организациях. 1921 г.

Далее в заголовках единицы хранения должен быть обозначен адресат— учреждение, должность и/или фамилия и инициалы лица, которо­му адресованы документы.

Например:

Донесения Московского генерал-губернатора Дубасова Ф.В. минист­ ру внутренних дел Дурново П.Н. о волнениях на заводах и фабриках Мо­ сквы в октябре—ноябре 1905 г.

Письма издательства «Детская литература» Чуковскому К.И. об издании его произведений.

После обозначения вида единицы хранения и (или) видов (разновидностей) содержащихся в ней документов, их автора (авторов) указывает­ся корреспондент — название учреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого получены документы.

 Корреспондент указывается в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица. Например:

Переписка Министерства сельского хозяйства с академиком Лысен­ко Т.Д. о проводимых им экспериментах.

Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголов­ке единицы хранения указывается общее видовое название корреспон­дентов. Например:

Переписка губернского продовольственного комитета (Губпродкома)с местными продовольственными комитетами о ходе выполнения продовольственной разверстки в 1921 г.

Важной частью заголовка является изложение вопроса, предмета, события, факта.

При составлении заголовка необходимо обеспечить полное соответст­вие информации, заключенной в нем (вторичной информации), действи­тельному содержанию информации документов описываемой единицы хранения (первичной информации). Смысловое содержание документов единицы хранения, отражаемое в заголовке, следует излагать кратко, чет­ко, в обобщенной форме, не допуская при этом утраты конкретных харак­теристик описываемых объектов; перечисление названий отдельных доку­ментов в заголовке не допускается. Выявлению содержания документов и составлению заголовков управленческой документации помогает изуче­ние основных функций и направлений работы учреждений-фондообразователей. Содержание документов должно быть передано в заголовке со­временным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборо­тов; следует сохранять отдельные термины, а также наименования учреж­дений, административно-территориальных единиц и географических на­званий, характерные для определенных исторических периодов и выра­жающие их особенности. Не допустимо употребление в заголовке некон­кретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, та­ких, например, как «разная переписка», «общая переписка», «бумаги к ру­ководству» и т.д. При составлении заголовка специфические термины, ти­тулы, чины, звания, соответствующие разным историческим периодам, должны применяться без каких-либо изменений, в том числе — без их мо­дернизации, с исключением слов, являющихся выражением особого почи­тания (величество, высочество, превосходительство, святейшество и т.п.).

Местонахождение автора, адресата или корреспондента документов (названия населенных пунктов, географических объектов, администра­тивно-территориальных единиц) также вносится в заголовок единицы хранения.

В состав заголовка единицы хранения в некоторых случаях вносятся даты содержащихся в ней документов. Даты, к которым относятся изло­женные в документах события, вносятся в заголовок, если точная дати­ровка отражает исторические связи между событиями и фактами и необ­ходима для понимания конкретного содержания документов. Например:

Телеграммы Реввоенсовета Южного фронта в РВСР о ходе военных операций в 1920 г. Подлинники (типографская лента); машкопии.

Записки, информации, справки Экономического отдела ЦК КПСС, министерств Союза ССР о реализации предложений участников Апрель­ ского (1985 г.) пленума ЦК КПСС. Подлинники; текст — машинопись.

Если единица хранения состоит из одного документа, то в заголовке. помимо вида, автора, адресата, содержания документа, указывается его дата.

Сообщение начальника Николаевской железной дороги Петрина П.З. в Министерство путей сообщения о крушении товарного состава 25 ян­варя 1890 г. Подлинник.

В заголовок единицы хранения, имеющей приложения, выносятся их даты, не совпадающие с датами основных документов, указанных в край­них датах. Например:

Протоколы заседаний областного Совета депутатов трудящихся №№ 1-6 (январь-март 1970 г.) с приложениеминформации о работе промышленных предприятий области по2-м полугодии 1969 г.