Выбор схемы систематизации. Особенности систематизации дел и документов по личному составу, личного происхождения и др.

Для отражения делопроизводственной и смысловой связи между единицами хранения каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации применяется тот или иной признак систематизации, учитывается их совокупность.

Структурный и хронологический признаки применяются в двух вариантах схемы систематизации: хронологически-структурном и структурно-хронологическом.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется при систематизации документов действующих организаций, т.к. фонды этих организаций постоянно пополняются, а также к документам ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется при систематизации документов организаций, имевших стабильную структу­ру, или изменения которой происходили редко и не были сложными, а также при систематизации документов ликвидированных организаций. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются, прежде всего, по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по времени их создания.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологиче­ская схемы систематизации применяются по отношению к фондам орга­низаций с часто менявшейся структурой.

При систематизиции единиц хранения по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит сначала по хронологическо­му признаку, а затем — по функциям (видам, направлениям деятельно­сти) фондообразователя. При этом подгруппы единиц хранения распола­гаются с учетом значимости функций организации (руководство, финан­сирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору документов (дел)самой организации.

При систематизации единиц хранения по функционально-хронологической схеме они группируются сначала по функциям фондообразователей, а затем — по хронологическому признаку.

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схе­мы систематизации применяются при систематизации единиц хранения, небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций. Тематиче­ские группы располагаются по их значимости. Обе эти схемы системати­зации применяются для систематизации единиц хранения фондов бес­структурных организаций.

При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством
или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продол­жения производства;

- планы, отчеты, сметы и прилагаемые к ним документы относятся к
тому году, на который или за который они составлены, независимо от да­
ты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их
действия, а отчеты за эти годы — к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные
для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены;

- в пределах года или хронологического периода единицы хранения
располагаются по значимости структурных частей фонда;

- личные дела систематизируются по датам увольнения лиц, документы которых образуют единицы хранения, и в алфавитном порядке их
фамилий.

Группы единиц хранения в пределах последних (завершающих) ступеней систематизации распределяются по их значимости, хронологии или в алфавитном порядке.

Принадлежность единиц хранения к структурному подразделении устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенно­му на обложке единицы хранения, индексам, присваиваемым структур­ным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем — единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, на конец — единицы хранения, датированные только годом.