Составление описи и справочного аппарата к ней

4.1. Порядок составления и оформления описи. Состав описи

По завершении систематизации карточек (в соответствии с принятой схемой систематизации), на которых проводилось описание единиц хранения, составляется одна или несколько описей.

Описи могут составляться на:

- дела всех лет одной структурной части фонда, когда учреждение-
фондообразователь или часть его прекратили свое существование
(в бесструктурной организации — на все дела, образовавшиеся в
процессе ее деятельности);

- все дела фонда учреждения, прекратившего свое существование;

- дела за один год или за несколько лет деятельности учреждения-
фондообразователя, а также одной или нескольких функциональ­ных, предметно-тематических частей фонда (документы по лично­му составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, твор­ческие документы и т.д.);

- все дела объединенного фонда и на дела каждого входящего в объединенный фонд учреждения.

В описи единиц хранения управленческой документации выделяют­ся разделы и подразделы в соответствии с принятой систематизацией единиц хранения.

При хронологически-структурной систематизации единиц хранения разделами являются годы или хронологические периоды, а подраздела­ми — структурные подразделения. Если на дела каждого года или хро­нологического периода составлены самостоятельные описи, то раздела­ми в них будут структурные подразделения, подразделами — предмет­но-тематические или географические группы единиц хранения.

Опись составляется по установленной форме (Приложение № 1).

При внесении в описательную статью описи заголовка единицы хранения необходимо иметь в виду следующее:

-заголовки единиц хранения располагаются в описи в соответствии со схемой систематизации;

-заголовок, составленный на карточке, должен быть точно, полно­стью внесен в опись;

- если единица хранения состоит из нескольких томов (частей), каждый том заносится в опись под самостоятельным номером, номер ее тома проставляется с новой строки вслед за заголовком в той же графе
описи;

- далее, с новой строки, с абзаца помещается аннотация документов
единицы хранения;

- заголовки единиц хранения с одинаковым содержанием и одинаковыми формулировками в листовой описи обозначаются словосочетания­ми «то же», при этом другие данные описательной статьи вносятся пол­ностью. На каждом новом листе описи первый заголовок пишется обязательно полностью. Однако при составлении описи в электронном форма­те употребление словосочетаний «то же» в заголовках исключено.

Крайние даты единиц хранения вносятся в соответствующую графу описательной статьи с обложки дела, рядом с последней строкой заго­ловка, при этом число месяца и год указываются арабскими цифрами, а название месяца— прописными буквами.

В графе «Примечания» приводятся сведения о выбытии единиц хранения, их микрофильмировании, сканировании, наличии в них копий, переводов на русский язык иноязычных документов, расшифровок трудночитаемых текстов, о наличии особо ценных документов, их копировании и др.

Итоговая запись описи закрепляет количество числящихся в ней еди­ниц хранения, регистрирует все особенности учета (пропущенные номе­ра, литерные номера), отражает все изменения в их количестве, произве­денные на основе соответствующих актов. Итоговая запись составляется к каждой описи на всех ее экземплярах и помещается в конце описи за последней описательной статьей. Если опись состоит из нескольких то­мов, итоговая запись составляется к каждому тому. В каждом последу­ющем томе дается также итоговая запись, учитывающая данные итого­вых записей всех предыдущих томов. В итоговой записи указывается ко­личество дел данной описи (цифрами и прописью в круглых скобках), первый и последний номера дел описи. Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием его должности, заведующим архивохра­нилища или хранителем фондов. В итоговой записи указывается также дата составления описи.

После каждого поступления или выбытия единиц хранения составляется новая итоговая запись, в которой указываются основания внесенных изменений. Дополнительные поступления в зависимости от их количества могут быть внесены: в конец составленной описи, в соответствующий годовой раздел описи под литерными номерами или в новую опись.

В листе-заверителе описи указываются количество пронумерован­ных листов, в том числе — литерных, а также пропущенные номера.

Свои особенности имеет составление описей особо ценных дел и документов, документов бывших партийных архивов, описей дел и документов личного происхождения, описей дел по личному составу, описей рассекреченных дел и др.

Опись особо ценных дел и документов составляется для их поединичного и суммарного учета. Если в процессе выявления особо ценных документов обнаружено, что все или большинство единиц хранения дан­ной описи относятся к категории особо ценных, отдельная опись особо ценных документов не составляется, а копируется имеющаяся опись.

Если особо ценные дела и документы составляют небольшую часть единиц хранения какой-либо описи (описей), то на документы одной или нескольких описей в зависимости от количества особо ценных дел (единиц хранения), составляется единая опись особо ценных дел и документов. В тех описях, где были выявлены особо ценные дела и документы, напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляется пометка «ОЦ». В описях особо ценных дел и документов, составленных из особо ценных дел и документов разных описей, единицы хранения, сохраняя свои номера, располагаются в порядке возрастания номеров описей и единиц хранения каждой описи.

Сведения о копировании особо ценных дел и документов в целях создания страхового фонда вносятся в описи (графа «Примечание») по ме­ре проведения страхового копирования.

В итоговой записи к описи, имеющей особо ценные дела и документы. указывается общее количество единиц хранения, включенных в опись, и дается перечень (номерник) особо ценных дел и документов. По завер­шении копирования всех единиц хранения данной описи указываются: «Все единицы хранения (единицы учета) скопированы»; дата, должности и подписи составителя описи и хранителей.

При создании объединенных архивных фондов новые описи не создаются в том случае, если ранее существовавшие описи вполне удовлетворительные. В последних достаточно исправить (если невозможно — заменить) титульный лист, указать на нем новое название фонда и про­ставить новый номер описи. Объединенному фонду присваивается но­мер фонда руководящего учреждения (если объединенный фонд создан по принципу подчиненности учреждений) или номер наиболее крупного по объему документов фонда, вошедшего в состав объединенного фонда (если последний создан из документов учреждений одноименных или однородных по целевому назначению).

Составление новых описей объединенных архивных фондов обязательно в тех случаях, когда старые описи не обеспечивают сохранность и использование документов фондов; когда объединенный фонд создается из необработанных документов; когда в результате экспертизы или по другим причинам изменяется систематизация единиц хранения. Новые описи должны закрепить (закреплять) принятую в объединенном фонде систематизацию единиц хранения. При этом целесообразно составлять одну опись на все документы ликвидированных учреждений, вошедших в объединенный фонд. Если учреждения продолжают функционировать, то на документы каждого из них следует составлять самостоятельные описи, которые будут продолжаться по мере поступления новых документов.

Разделами описи объединенного архивного фонда будут названия соответствующих учреждений. В оглавлении к описи должно быть отраже­но название каждого ее раздела, состоящего из названия соответствую­щего учреждения со всеми переименованиями в их хронологической последовательности. На коллекцию, созданную в составе объединенного фонда, составляется отдельная опись

Описи на рассекреченные документы составляются в соответствии с требованиями специальной инструкции, разработанной Росархивом в де­кабре 1995 г.

При рассекречивании всех единиц хранения, включенных в секрет­ную опись, опись также рассекречивается и передается на общее хране­ние. При рассекречивании части единиц хранения, включенных в секрет­ную опись, и передаче их на общее хранение на них составляется отдель­ная опись, номера единиц хранения в которой остаются прежними. Для валовой нумерации рассекреченных единиц хранения, как правило, ис­пользуется 2-я графа описи. Эти описи вместе с документами передают­ся на общее хранение. При рассекречивании большей части единиц хра­нения, включенных в секретную опись, опись также может быть рассек­речена, передана на общее хранение, но без заголовков дел, оставленных на секретном хранении. В описях общего хранения, в которых ранее бы­ли засекречены отдельные единицы хранения, при рассекречивании и передаче на общее хранение восстанавливаются их прежние номера и за­головки. Отдельные рассекреченные единицы хранения могут включать­ся в описи общего хранения соответствующих фондов за литерными но­мерами или в валовом порядке. К описям единиц хранения общего и се­кретного хранения составляются итоговые записи об объемах фактиче­ски включенных в них единиц хранения.

Рассекреченные описи копируются для создания их полного компле­кта, один экземпляр которых передается в читальный зал. При рассекречивании отдельных документов в делах, остающихся на секретном хра­нении, к архивному шифру на обложке единицы хранения с буквой «с» добавляется буква «ч» («сч») («секретно частично»). Номера листов рас­секреченных документов перечисляются во внутренней описи единицы хранения и в листе использования или в листе-заверителе, а также в гра­фе «Примечание» описательной статьи частично рассекреченного дела.

4.2. Особенности составления описей единиц хранения (документов) по личному составу

На документы по личному составу малочисленной организации, имеющей структуру, может составляться одна опись на все виды документовпо личному составу, расположенных в следующей последовательности их номинальных признаков:

- приказы, распоряжения по личному составу;

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (при их отсутствии — расчетно-платежные ведомости заработной платы);

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- невостребованные личные документы работников предприятий, учреждений;

- акты о несчастных случаях.

На документы крупной организации, имеющей структуру, создаются отдельные описи на группы документов разных видов. Так, отдельные опи­си создаются на: 1) приказы (распоряжения) по личному составу; 2) кар­точки по учету и списки личного состава; 3) личные дела; 4) лицевые сче­та рабочих и служащих по заработной плате; 5) невостребованные лич­ные документы работников учреждений; 6) акты о несчастных случаях.

Если в делопроизводстве приказы общего характера были объедине­ны в одном деле с приказами по личному составу, то последние необхо­димо выделить в отдельную группу, не указывая в заголовках единиц хранения номеров приказов, т.к. порядок приказов нарушен. На эту особенность следует обратить внимание в предисловии к описи.

В некоторых организациях на отдельные группы сотрудников заводились только личные учетные карточки или трудовые соглашения (контракты), которые заменяют личные дела. Эти документы подлежат описанию в отдельной описи.

На каждого сотрудника в организации, учреждении, как правило, заводится одно личное дело, но иногда их в фонде бывает несколько. Но­вое личное дело заводится на сотрудника при: его переходе из структуры в структуру, при увольнении и возврате сотрудника в данное учрежде­ние; при ликвидации номенклатурной должности и ее восстановлении. Чаще всего информация в этих делах не дублируется, поэтому все дела подлежат приему на хранение (в случае дублирования на хранении оста­ется наиболее информативное дело) и включению в опись личных дел. Личное дело относится к фонду той организации, из которой данное ли­цо было уволено, и располагается в описи по году увольнения сотрудни­ков в порядке алфавита их фамилий. Систематизированные таким обра­зом внутри структурных подразделений личные дела в описи располага­ются в порядке значимости структуры данной организации на основании ее штатного расписания или положения, а затем — по алфавиту.

Если комплекты личных дел состоят из личных дел работников головной организации и личных дел работников других организаций отраслевой подведомственной системы, то в описи сначала располагаются личные дела работников головной организации, а за ней — личные дела работников подведомственной системы.

В бесструктурной организации личные дела заносятся в опись по го­ду увольнения и алфавиту фамилий работников.

В составе личных дел крупных организаций находятся личные дела номенклатурных работников, которые назначались на определенную номенклатурную должность приказом вышестоящего учреждения. Списки номенклатурных должностей утверждались номенклатурным докумен­том и часто менялись. Поэтому целесообразно выделить личные дела номенклатурных работников в отдельную группу описи личных дел или составить на них отдельную опись.

Аттестационные, наградные, выездные дела, аналогичные по своему составу личным делам сотрудников (несмотря на вкрапление специфиче­ских документов), входят в составе своей тематической группы в опись личных дел и располагаются в них по алфавиту фамилий лиц, на кото­рых были заведены перечисленные дела.

На невостребованные личные документы составляется отдельная опись в том фонде, где они отложились. Из этих документов можно составить коллекцию личных документов по фондам отрасли или отдельных ее структур.

В этом случае на коллекцию личных документов составляется опись, в которой личные документы систематизируются: при небольшом коли­честве— в алфавитном порядке фамилий владельцев; при значительном количестве — по видам документов.

Если документы по личному составу содержатся в объединенном архивном фонде, на них составляется самостоятельная опись.

В бывших партийных архивах на все дела персонального характера (за ряд лет) составляется единая опись, в которой единицы хранения систематизируются по следующим группам:

- дела по приему в члены КПСС, ВЛКСМ;

- дела по приему в кандидаты в члены КПСС, ВЛКСМ;

- персональные дела коммунистов (комсомольцев);

- дела по учету кадров.

Разделами описи являются годы; внутри названных групп персональ­ных дел единицы хранения располагаются по алфавиту первых, вторых и третьих букв фамилий лиц, на которые составлены дела.

При составлении раздела описи «Персональные дела» единице хранения, содержащей коллективные дела, присваивается номер по месту расположения в алфавитном порядке первой фамилии лица коллективно­го дела; остальные лица указываются в описи в соответствующем месте алфавитного порядка фамилий со ссылкой на номер единицы хранения коллективного дела. В заголовке единицы хранения, перекликающейся с документами другой единицы (других единиц) хранения, даются отсыл­ки к номерам этих единиц хранения.

В описи учетных карточек членов КПСС (ВЛКСМ) единицей хране­ния является картотечный ящик (независимо от количества карточек в нем). Карточки подлежат нумерации, как и другие документы на бумаж­ной основе. Группы единиц хранения с учетными карточками, система­тизированными определенным образом, могут составить отдельные опи­си или стать следующими разделами одной описи:

1.Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в РК (ГК) КПСС, систематизированные по первичным партийным организациям, имевшим номера.

2.Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в парткомах, имевших права райкомов КПСС.

3.Учетные карточки членов партии, состоявших на учете в РК (ГК)
КПСС независимо от их принадлежности к конкретной первичной партийной организации.

4.Погашенные учетные карточки членов КПСС, выбывших из пар­тии в 1990-1991 гг.

Возможно объединение в одном разделе описи учетных карточек вто­рой и третьей групп в рамках одной административно-территориальной единицы или одного РК (ГК) КПСС (например, малочисленных партий­ных организаций). В этом случае единицы хранения с учетными картошками членов партии, состоявших на учете в парткомах на правах райко­мов КПСС, следует размещать в конце раздела описи.

4.3. Справочный аппарат описи, требования к его составлению

Для более эффективного использования документной информации, содержащейся в описях архивных фондов, в научных и практических це­лях к ним создается справочный аппарат, который включает: титульный лист, содержание (оглавление), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращенных слов; переводные таблицы шифров (в случае пере­работки описей); указатели. Каждый из указанных элементов справочно­го аппарата описи несет определенную информационную нагрузку, а со­став элементов, которым снабжается опись, определяется дифференци­рованно, с учетом информативности архивных фондов. Справочный ап­парат к описи выполняет функцию первого ознакомления с документами фонда (титульный лист, оглавление), а так же способствует поиску необ­ходимой информации (указатели); уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров). При составлении научно-справочного аппарата к описи необ­ходимо правильно и точно оформлять его элементы.

Титульный лист описи является обязательным элементом справоч­ного аппарата для описей всех фондов архива. Он содержит информа­цию, определяющую принадлежность документов, внесенных в опись, к конкретному фонду или его части; к определенному периоду времени, а также поисковые данные, способствующие нахождению описи в архиве. Сведения, размещенные на титульном листе, воспроизводятся на облож­ке описи.

Титульный лист архивной описи включает: полное название государственного, муниципального архива (архивного отдела); название фонда; номер фонда; номер описи; название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи (Приложения №№ 2, 3, 4). Правильное обозначе­ние указанных реквизитов титульного листа имеет большое значение при пользовании описью.

Титульный лист законченной описи, составленной в делопроизводст­ве учреждений и ведомственных архивах, по которой в госархив прини­маются документы учреждений, содержит следующие реквизиты: назва­ние государственного архива, название фонда, номер фонда, номер опи­си, название описи с указанием категории включенных в нее документов (постоянного, временного хранения и т.д.) (Приложения №№ 5, 6).

На титульном листе описи дел по личному составу имеются те же реквизиты, что и в иных архивных описях. Отличие состоит в том, что после номера описи в реквизите «название описи» отмечается, что в нем содержатся дела по личному составу (см. Приложение № 7).

Титульный лист описи особо ценных дел после номера фонда вклю­чает название и номер описи — Опись особо ценных дел №... (см. При­ложение № 8).

Название фонда на титульном листе описи дается в виде официальна принятого полного и в скобках сокращенного названия учреждения-фондообразователя. Например:

Главное управление лесозаготовок, сплава и лесного хозяйства Запа­ дной Сибири Народного Комиссариата лесной промышленностиСССР (Главзапсиблес СССР) (1936-1946 гг.)

или

Удомельское районное агропромышленное объединение (РАНО) (1986 - 1989 гг.)

При изменении названия фондообразователя или его подведомствен­ности в течение периода времени, за который составлена опись, на титу­льном листе указывается сначала последнее его название, а затем все из­менения в его названии в хронологической последовательности с указа­нием начальной и конечной дат существования каждого названия фондо­образователя под данным названием. Например:

/. Управление сводной кавалерийской дивизии 2-го кавалерийского ко­рпуса (1916-1918 гг.)

Управление сводной кавалерийской дивизии 33-го армейского кор­ пуса (1915-1916 гг.)

2. Администрация Удомельского района Тверской области

Управление сельского хозяйства, г. Удомля Тверской области

16 марта 1992 г. —

Калининское областное управление сельского хозяйства

Удомельское районное производственное управление сельского хо­зяйства, п. Удомля Калининской области

21 января 1965 г. — февраль 1971 г.

Исполнительный комитет Удомельского районного Совета депу­татов трудящихся

Управление сельского хозяйства, п. Удомля Калининской области.

Февраль 1971 г. — апрель 1975 г. и т.д.

Если название фондообразователя менялось многократно, на титуль­ном листе дается его последнее название, а все переименования приво­дятся в листе переименований, который помещается за титульным лис том (Приложение № 9).

На титульном листе описи объединенного архивного фонда указыва­ется его полное название, а затем приводятся названия всех учреждений-фондообразователей, вошедших в него. При этом следует учитывать, что название объединенному архивному фонду, образованному из докумен­тов двух или нескольких учреждений, связанных объектом деятельнос­ти, дается по названию объекта, а объединенному фонду, созданному из документов однородных учреждений, действовавших на одной террито­рии, присваивается типовое название, общее для всех вошедших в его состав учреждений. Например:

/. Тульские тресты торфяной, угольной, лесной промышленностии подведомственные им предприятия (1941—1954 гг.) (см. Приложение № 10).

2. Главные управления по заготовкам и первичной обработке льна, ко­нопли и новых лубяных культур (1936—1952 гг.) (см. Приложение № 11).

Название архивного фонда личного происхождения указывается на титульном листе в следующей последовательности: фамилия, имя, отче­ство лица-фондообразователя, псевдоним, годы жизни, род деятельности (профессия). Например:

Розанов Михаил Григорьевич (Огнев Николай) (1890-1938 гг.), рус­ский советский писатель

Л anno Дмитрий Данилович (1918—1992 гг.), историк-краевед, доцент Во­ронежского государственного университета (см. Приложения №№ 12, 13).

Для семейных и родовых архивных фондов название фонда указыва­ется следующим образом: вначале пишется фамилия семьи, рода, общий титул, если он есть, а затем даются сведения о каждом члене семьи (ро­да), представленном в фонде (фамилия, имя, отчество, годы жизни, ти­тул, род деятельности). Например:

Смирновы (1809-1893 гг.)

Смирнова Александра Осиповна, урожденная Россет (1809-1882 гг.), русская писательница-мемуарист

Смирнова Ольга Николаевна (1834-1893 гг.), русская писательница

Для архивной коллекции указывается ее полное название и крайние даты входящих в нее документов. Например:

/. Коллекция листовок, воззваний и объявлений партий, центральных и.местных органов власти и общественных организаций (1917-1927 гг.)

2. Коллекция трофейных документов периода Великой Отечествен­ной войны (1941-1945 гг.) (см. Приложение № 14).

Номер фонда на титульном листе описи указывается тот, который ему был дан в списке фондов архива, а номер описи — по листу фонда.

Название описи на титульном листе дается после номера описи. На­званиями описи могут быть: названия структурных частей, отраслей деятельности, групп документов фонда. Если на каждую такую часть фонда составляется отдельная опись, то ее название будет названием данной части фонда с учетом всех изменений в ее названии. Каждое название данной части фонда пишется на титульном листе с новой строки в хро­нологической последовательности, с указанием начальной и конечной дат ее существования. Например: Общий отдел (1934 г.) Секретариат (1935—1936 гг.) Управление делами (1937-1941 гг.)

Крайние даты документов, включенных в опись, указываются на титульном листе после названия описи с новой строки. Они показывают даты всех документов, включая даты документов, заведенных предшественниками фондообразователя, а также даты документов-приложений. При указании крайних дат следует отразить также наличие перерывов в документах, включенных в опись. Например: 1921-1922 гг., 1926-1928 гг. и т.д.

Оглавление (содержание) описи точно отражает ее состав и построение, а также показывает, на каких листах начинаются ее составные час­ти. В оглавлении (содержании) указываются предисловие; список сокращенных слов; названия всех разделов, подразделов и других групп дел. включенных в опись; указатели; переводные таблицы шифров (если они имеются). Против каждого из указанных подразделений ставятся номера соответствующих листов описи. Названия разделов и других классифи­кационных делений описи даются в оглавлении в соответствии с классификационной схемой описи. К фондам, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять.

Оглавление (содержание) помещается в начале описи.

Предисловие

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Оно должно помочь пользователю лучше ориентироваться в документах фонда.

Предисловие, составленное ко всем описям фонда, включает: исто­рию фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава и содержа­ния документов описи; состав справочного аппарата к описям.

Составление предисловия основано на дифференцированном подхо­де, что выражается, прежде всего, в наполнении конкретным содержани­ем предисловия к каждому отдельному фонду, степенью обобщения или глубиной детализации информации предисловия. Так, предисловие, составленное к фондам, содержащим многостороннюю, межотраслевую информацию, и фондам личного происхождения, содержащим, в основ­ном, уникальные и особо ценные документы, будет иметь наибольшую глубину детализации информации, оно должно включать подробные сведения по истории фондообразователя, истории фонда, в том числе — аннотацию состава и содержания документов описи; раскрывать состав справочного аппарата к описям. К фондам, содержащим информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и к фондам личного происхождения, в составе которых хранятся особо ценные до­кументы, предисловия могут составляться более простые по структуре и по содержанию, история фондообразователя может раскрываться кратко. Оно может включать: даты возникновения и ликвидации организации, название организации-предшественницы, основные функции и структу­ру организации, ее основные изменения, название организации-преемни­цы. К фондам, содержащим информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к фондам, содержащим многостороннюю информа­цию, и фондам личного происхождения, не содержащим особо ценных документов или содержащим единичные особо ценные документы, пре­дисловие может быть кратким, степень обобщения информации — наи­более высокой.

При написании предисловия используются законодательные источники, справочная и научная историческая литература, официальные издания организации, дело фонда, документы фонда, учетные документы, научно-справочный аппарат архива, а также историческая справка к конкретному фонду, а для фондов КПСС и ВЛКСМ следует использовать постановления ЦК КПСС и ВЛКСМ, решения их руководящих органов, уставы, положения, инструкции, циркулярные письма и др.

В том случае, когда составляется предисловие к фонду личного происхождения, следует использовать также личные официальные документы: метрики (свидетельства о рождении), аттестаты, дипломы, различ­ные свидетельства, удостоверения и т.д.).

При изложении истории фондообразователя кратко описываются исторические условия, в которых возник и действовал фондообразователь, указываются дата возникновения организации со ссылкой на законодательный акт, название организации-предшественницы, подчиненность фо­ндообразователя. Важным моментом в этой части предисловия является отражение компетенции, структуры и функций фондообразователя. Сле­дует указать также все изменения в названии, функциях, структуре и под­ведомственности организации, произошедшие на протяжении всего пе­риода ее существования со ссылками на документы, подтверждающие эти изменения.

Далее указывается дата ликвидации или реорганизации фондообразователя со ссылкой на законодательный акт, название организации-преем­ницы.

В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены не по законодательным актам, а по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в дан­ном разделе предисловия. Например:

Изменение структуры объединения «Югавторанс» прослеживается по штатным расписаниям и перечням изменений к ним.

Сведения по истории организации излагаются в хронологической последовательности. Необходимо различать время возникновения организа­ии согласно законодательному акту и действительное начало ее деятель­ности, что также должно быть отражено в предисловии. Датами создания (как и ликвидации) организации считаются даты постановлений высших органов государственной власти, приказов вышестоящих органов.

Официальной датой создания партийного комитета считается дата проведения первой выборной конференции (в отдельных случаях, плену­ма), где определялась структура и организационное устройство партий­ного комитета.

Датой создания первичной партийной организации (партийной ячей­ки) является дата проведения первого организационного собрания.

Даты фактической деятельности фондообразователя устанавливаются по документам самой организации, что также отмечается в предисловии. Если фондообразователь имел сложную структуру, то можно дать общую характеристику его функций с последующей их детализацией по структурным частям. Для лучшего понимания структуры фондообразо­вателя целесообразно включить в первую часть предисловия схему стру­ктуры со всеми изменениями по годам. Далее перечисляются основные направления деятельности фондообразователя, содержащиеся в норма­тивных документах и документах фонда. Например:

Культурно-просветительная работа среди населения. Оценка и при обретение произведений искусства в Государственный художественный фонд. Организация музеев.

К описям объединенных архивных фондов составляется общее преди­словие, если фонды, входящие в них, включены в одну опись. Можно так­же составить предисловия к описям отдельных фондов, вошедших в объединенный фонд. В предисловие ко всему объединенному фонду включаются сведения, относящиеся к объединенному фонду. В предисловие к отдельным описям вносятся сведения, касающиеся единиц хранения то­лько этих описей.

Для объединенного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности учреждений, входящих в его состав, указываются да­ты образования объекта или соответствующего органа; в том случае, ес­ли фонд образован из документов однотипных учреждений, объединен­ных одним функциональным назначением, или учреждений, последова­тельно сменявших друг друга, то указывается дата образования самого раннего из них и дата ликвидации последнего.

Предисловие к описи фонда личного происхождения включает историко-биографическую справку о фондообразователе. В ней приводятся краткие биографические сведения о фондообразователе (фамилия, имя, отчество лица, годы жизни, родственные отношения, псевдоним, род де­ятельности (профессия), служебное положение, принадлежность к поли­тической партии, звание и т.д.). Например:

Довженко Александр Петрович (1894—1956 гг.) — кинорежиссер, драматург, писатель; народный артист РСФСР; лауреат Ленинской премии

Библиографические сведения располагаются в хронологической последовательности.

Коллекции могут быть составлены одним лицом или образованы в архиве из отдельных, разрозненных документов.

Если коллекция создана конкретным лицом, то следует указать крат­кие биографические сведения о составителе коллекции, которые излага­ются по аналогии с биографическими сведениями о фондообразователе к фондам личного происхождения.

Вторая часть предисловия — история фонда, она включает следую­щие сведения: дату первого поступления документов фонда в архив; их объем и крайние даты; изменения в составе и объеме фонда и их причи­ны; наличие единиц хранения, выходящих за хронологические границы фонда. Приводятся названия и номера фондов организаций-предшест­венниц или преемниц.

Информационную насыщенность предисловия можно повысить за счет информации о наличии особо ценных документов, дел по личному соста­ву, страхового фонда. Например:

В фонде числятся 540 единиц хранения, в том числе 70 из них — по личному составу

Для объединенных фондов указывается время объединения фондов, а также отмечается название документа, на основе которого проведено объединение. Кроме того, приводятся номера и названия фондов, вошедших в объединенный архивный фонд. Отмечается порядок систематизации единиц хранения, включенных в объединенный архивный фонд организации. При характеристике каждого конкретного фонда указывается ко­личество единиц хранения в нем и их крайние даты.

При написании истории коллекции отмечается время создания коллекции, даты поступления в архив, приобретения (когда, у кого), дарения (когда, кем), особенности ее построения.

В третьей части предисловия приводится аннотация состава и содержания документов описи (при этом выделяются наиболее типичные груп­пы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию).

В данной части указываются основные принципы формирования еди­ниц хранения, приемы раскрытия содержания документов, особенности описания и оформления единиц хранения. Отмечаются принципы по­строения описи, особенности систематизации единиц хранения. В этом разделе отражается информация о видах и разновидностях документа­ции (например, организационно-распорядительная, управленческая, пла­новая, учетно-статистическая и т.д.), которые характеризуются в порядке их значимости. Сведения о специфических документах (фотографии, ри­сунки, ноты, афиши и т.п.) должны быть освещены в этом разделе пре­дисловия в краткой форме, а также можно отметить отсутствующие в фонде виды документов. Например:

Не сохранилисьфотографии Штрауха ММ. из фильмов«Выборг­ ская сторона», «Яков Свердлов», «Клятва», «Падение Берлина». Самые ранние дневники за 1926-1928 годы состоят из разрозненных записей, за 1929 год записи не сохранились.

Говоря о составе и содержании документов архивной коллекции необходимо установить ее направленность. Определяется общая направленность архивной коллекции, которая будет ее основной характеристикой. Например:

Коллекция «Вещественные доказательства, изъятые жандармским управлением и охранными отделениями при обысках редакций газет и при обысках частных лиц» представляет собой группу различных по с­держанию и названию документов.

Если документы коллекции относятся к разным направлениям деятельности, то выделяется преобладающее направление. Например:

«По соотношениюдокументов основной уклон коллекции Рабинови­ ча Л.И. — музыкальный, так как почти половину всех документов со­ставляют документы по истории русской и советской музыки».

В последней части предисловия раскрывается состав справочного аппарата к описи. Здесь отражаются основные принципы его составления и указания о порядке пользования им.

Предисловие подписывается составителем и помещается в начале опи­си, после содержания (оглавления). Общее предисловие помещается в первой описи.

Список сокращенных слов

Основное назначение списка сокращенных слов — сократить объем и провести унифик