Аннотирование документов при описании единицы хранения

Аннотация документов единицы хранения представляет собой крат­кую характеристику наиболее ценных документов, содержание и особен­ности которых не отражаются в заголовке единицы хранения.

Аннотируются уникальные и особо ценные документы, документы учреждений-предшественников, документы, содержащие сведения по лично­му составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов, документы, наличие которых в данном деле не может быть определено по заголовку. Аннотироваться могут и документы-приложения (аннотации на научные работы, рукописи и т.п.).

Аннотация располагается вслед за заголовком единицы хранения с красной строки.

Аннотация составляется так же, как заголовок отдельного документа или как краткое изложение части содержания документа. В конце ее под рубрикой «упоминаются» могут перечисляться имена и фамилии лиц, названия учреждений, географические названия и пр., имеющие сущест­венное значение для поиска информации. В аннотации отмечается сте­пень подробности сведений («краткие сведения», «подробное сообще­ние»). Текст аннотации должен быть кратким, высоко информативным. При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несу­щих основной смысловой нагрузки, типа «документы касаются», «в доку­ментах содержатся», а также такие формулировки, как «интересные доку­менты», «весьма ценные документы», «важные сведения». В конце анно­тации приводятся номера листов аннотируемого документа. Например:

Заголовок: Переписка с СНКРСФСР об изменении финансового зако нодательства (ф. Наркомфина РСФСР).

Аннотация: Доклад заведующего бюджетным отделом Наркомфина РСФСР от 15 декабря 1920 г. о пересмотре финансового законодатель­ства РСФСР. пп...

Заголовок: Журнал боевых действий 254-го Гвардейского стрелково­ го полка за период с 13 января по 16 июля 1943 г.

Аннотация: Краткое описание подвига Матросова Александра, совер­ шенного им 23 февраля 1943 г. Л. 212.

Заголовок: Письма Коллонтай A.M. Безруких П.Е.

Личное дело:

Петров Дмитрий Иванович 15 марта 1950 г. 2 декабря 1972 г.

50 т.

Хранить 75 лет.

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которого заведено дело, то на обложке дела (и в описи) должны быть указаны все варианты. Например:

Ильясов Нурулла Хабибулович (Юрий Алексеевич) Хасин Борис Павлович (Борух Пинхусович)

Иностранные фамилии, имена воспроизводятся в русской транскрипции, в скобках приводится их написание на иностранном языке (если оно имеется в личном деле). Например:

Лихт Радомир (Licht Radomir)

Крайние даты личного дела устанавливаются по организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и др.), по лично­му составу учреждений, организаций; выпискам из приказов по личному составу, входящим в состав личного дела; из текста дополнения к листку по учету кадров, помет кадрового работника, с обложки личного дела.

Датой приема (увольнения) считается день зачисления (увольнения) лица на работу (с работы), а не дата принятия приказа. Если в личном де­ле имеются документы о деятельности лица вне данной организации и датируемые более ранними годами, при описании даты этих документов во внимание не принимаются.

Комплексные личные дела описываются по крайним первым буквам фамилий. Таков же порядок описания единиц хранения с учетными карточками формы Т-2. В заголовке единицы хранения, содержащей личные де­ла и карточки ф. Т-2, указывается год увольнения работников. Например:

Личные дела сотрудников Министерства здравоохранения СССР с фамилиями на буквы М — Н, уволенных в 1970 г.

Аттестационные, наградные, выездные дела по набору документов схожи с составом «личного дела работника (сотрудника)». Они содержат автобиографии, характеристики, справки, выписки из приказов и т.п. На­личие в этих делах иных документов (выписки из протоколов квалифика­ционных комиссий, контракты на работу ирасчеты по ним и др.) не влия­ет на их описание, которое проводится по аналогии с личным делом.

Описание организационно-распорядительной документации по лич ному составу.

При описании ОРД по личному составу указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); крайние номера приказов, кроме случаев, когда приказы и т.д. не имеют валовой нумерации; наименование учреж­дения, при необходимости следует указать номер тома или части описы­ваемых документов; в графе «крайние даты» — число, месяц (прописью), год. Например:

Приказы №№ 30-70 Министерства просвещения РСФСР по личному составу. Т. 2.

3 мая 1980 г.

31 августа 1980 г.

При описании лицевых счетов работников по заработной плате следу­ет указывать месяц и год. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсут­ствуют, в заголовке единицы хранения следует это отметить. Например:

Лицевые счета работников завода «Вымпел» по заработной плате за ноябрь 1991 г.; февраль, март, май-октябрь 1992 г.

В заголовках единиц хранения, содержащих тарификационные спи­ски, может быть указана категория работников, например: учителя, ди­ректора школ. В заголовках единиц хранения с домовыми книгами ука­зывается наименование населенного пункта и улиц.

Невостребованные подлинные личные документы конкретного лица (трудовые книжки, трудовые списки, метрические свидетельства, дипло­мы и т.д.), оставшиеся в организации, описываются в фонде той организа­ции, где они отложились. В фондах отрасли они могут составить коллек­цию. Описываются эти документы обычным порядком. В графе «край­ние даты» проставляется год увольнения работника.

Составление заголовков документов личного происхожденияимеет особенности, которые определяются спецификой этих документов.

Заголовок, данный автором, редактором, собирателем, как правило, переносится в заголовок единицы хранения. В случае его неполноты и не­соответствия содержанию документа, заголовок может быть изменен или дополнен в аннотации к заголовку. Например:

Леонтьева С.Г. «О комплектовании архивов документами колхозов и совхозов». Статья. «Советские архивы», № 5; 1988 г.; типографский оттиск;

Новосельский Н.А. «Ответ профессору Лебедеву В.А.». Статья о проекте денежной реформы в России.

В тех случаях, когда единицы хранения располагаются в описи по ал­фавиту фамилий корреспондентов (при описании писем), по алфавиту фамилий авторов (при описании рукописей разных лиц), в заголовке следует писать сначала фамилию, затем — полностью имя и отчество. Например:

Письмо Юрьева Бориса Николаевича Циолковскому Константину Эдуардовичу.

При описании документов лиц, известных под псевдонимами, в заго­ловке указывается псевдоним, а настоящая фамилия фондообразователя приводится только в названии фонда в круглых скобках.

В том случае, когда псевдоним не был устойчив или псевдонимов бы­ло несколько, а автор документа (единицы хранения) известен под нас­тоящей фамилией, в заголовке единицы хранения псевдоним упоминает­ся лишь в единице хранения с произведениями, подписанными автором. В этом случае в названии фонда псевдоним не указывается. Например:

Куприн А.И. «Памятная книжка». Очерки за подписью «Али-Хан».

Титулы, обычно применяемые в сокращенном виде: вел. кн.. гр., д.с.с. а также частицы в иностранных фамилиях: де, ван, фон, в заголовках еди­ниц хранения, располагаемых по алфавиту фамилий, пишутся после фа­милии: Волконский кн., Михаил Сергеевич; Мопассан де, Ги; во всех ос­тальных случаях — перед фамилиями.

В заголовке единицы хранения, содержащей документы лиц, имев­ших несколько фамилий (замужние женщины и др.), указывается, как правило, фамилия, которая стоит в документе, или основная фамилия данного лица в данном фонде. Если заголовок единицы хранения переда­ет содержание документов с разными фамилиями данного лица, то в нем указывается последняя фамилия, а в круглых скобках — предыдущая фа­милия: Короленко (урожд. Ивановская), Евдокия Семеновна.

При описании документов лиц царских фамилий и других правящих династий в заголовке указывается титул: Екатерина II, императрица Рос­сии; Фридрих II, король прусский. В заголовках единиц хранения, содер­жащих информацию о священнослужителях, указывается их имя и сан, а в скобках — светская фамилия и инициалы: Савва, архиепископ Твер­ской (Тихомиров И.М.).

Иностранные имена и фамилии даются в русской транскрипции по современным правилам, а рядом в круглых скобках — на иностранном языке: Руссель Альберт (Roussel Albert). Фамилии известных иностран­ных исторических деятелей, представителей науки, литературы, искусст­ва в заголовках пишутся только по-русски, а иностранная транскрипция может опускаться: Рембрандт ван Рейн, Визе Ж.

Названия общеизвестных иностранных газет и журналов также пи­шутся в заголовке единицы хранения в русской транскрипции («Юмани-те», «Унита»).

В остальных случаях название периодического издания дается на под­линном языке газеты (издания): «La Rive gauche».

Заголовки единиц хранения, содержащих рукописи деятелей литера­туры, науки, искусства и др., состоят из фамилии и инициалов автора (иногда полных названий имени и отчества), названий произведений, указаний на жанр, способ воспроизведения. Заголовок может начинаться с указания вида документа, затем указываются фамилия и инициалы ав­тора и название произведения. Содержание рукописей в заголовке не от­ражается.

Например:

Чернышевский Н.Г. «Что делать?». Роман. Автограф.

Статья Ключевского В.О. «Хозяйственная деятельность Соловец­ кого монастыря в Беломорском крае». Автограф.

Ромм М.И. «Девять дней одного года». Режиссерский сценарий. Ма шинопись с правками автора.

При отсутствии в рукописи названия произведения в заголовке еди­ницы хранения ему дается название, заключаемое в квадратные скобки и в кавычки, под которым оно вошло в публикации. В качестве заголовка неопубликованного художественного произведений берется первая стро­чка текста, заключаемая в кавычки. Условное название неопубликованно­го научного, публицистического, критического и других произведений устанавливается по содержанию. Например:

Данилевский Т.П. [«Девятый вал»]. Роман.

Луначарский А.В. «Весна была в самом разгаре...». Рассказ.

Шмидт О.Ю. Статьи об освоении Северного морского пути.

Если единица хранения содержит стихотворение, название которого в документе отсутствует, в заголовке в кавычках указывается его первая строка. В этом случае при описании стихотворений классиков или из­вестных поэтов в заголовке единицы хранения после названия стихотво­рения приводится его первая строка в кавычках и в круглых скобках. Например:

Куприн А.И. «Я не богат, моя царица...». Стихотворение.

Блок А.А. «На железной дороге». («Под насыпью, во рву некошенном...»). Стихотворение.

В заголовке единицы хранения, содержащей лекции, выступления, Доклады, планы и тезисы к ним, указывается автор, название документа, место выступления (если оно известно). При отсутствии названия — по­следнее дается по содержанию документа. Например:

Тихонов Н.С. «Современная прогрессивная литература мира». Док­ лад на II Всесоюзном съезде советских писателей. План и тезисы.

Луначарский А.В. Лекции об искусстве, прочитанные в Московском Художественном театре.

В заголовке единицы хранения, содержащей записные книжки, тетра­ди и блокноты с записями, должны быть указаны вид документов, автор, раскрыто их содержание. Например:

Записные книжки Богданова А.А. с записями и заметками к своим на­ учным и публицистическим, работам, литературным произведениям, ме­ муарам; афоризмы, эпиграммы и др.

Записная книжка Ионова НИ. с записями о работе в военном отде­ ле Советского РКВКП(б), г. Москва.

При составлении заголовков к единицам хранения, содержащим выпис­ки, заметки и прочие рабочие и черновые документы, указывается автор выписок, вид документов, их содержание (тема). В отдельных случаях мо­гут указываться названия книг, из которых сделаны выписки. Например:

Жебелев С.А. Выписки, заметки на тему: «Археологические раскопки в Крыму».

Афиногенов А.Н. Выписки из газет и книг, сделанные для работы над пьесой «Москва, Кремль».

Танеев В.И. Выписки из книг Дрейнера Дж.У. «История умственного развития в Европе», Летурно Ш. «История цивилизации», Лебона Г. «За­ метки о социализме».

Особенности составления заголовков единиц хранения, содержащих творческие документы композиторов, актеров и режиссеров театра, кино­режиссеров, художников, архитекторов, подробно изложены в «Методи­ческих рекомендациях по работе с документами личного происхождения (литература и искусство)». М, 1990.

Если заголовок единицы хранения, содержащий переписку, начинает­ся с указания вида документа (письмо, телеграмма), то при обозначении автора документа сначала указываются его фамилии, затем — инициалы. Заголовок может начинаться с фамилии, имени и отчества (или инициа­лов) фондообразователя (в именительном падеже), когда переписка рас­полагается по алфавиту фамилий. В переписке при обозначении в заго­ловке единицы хранения адресата, кроме фамилии, имени, отчества (или инициалов), должны быть указаны должность, звание или служебное по­ложение адресата. Если письмо адресовано в учреждение, организацию, общество, то указывается полное наименование последних. В заголовке единицы хранения, относящейся к переписке, кратко раскрывается со­держание документов. Например:

Письмо Менделеева Д.И. министру финансов России Витте СЮ. по вопросам развития науки России.

Мечников Илья Ильич. Письмо Ковалевскому Александру Онуфриевичу, профессору Новороссийского университета, о результатах его науч­ных экспериментов в эмбриологии.

Письмо доктора технических наук Сасс-Тисовского Б.А: министру химической промышленностиТихомирову СМ. о форсировании работ по усовершенствованию малых электролитов.

При описании коллективных писем в заголовок единицы хранения следует вносить три-пять фамилий наиболее значительных лиц или — первых по порядку фамилий. Если подписавшиеся лица могут быть объ­единены каким-либо обобщающим наименованием, то последнее указы­вается в заголовке. Например:

Письмо Андреева Л.А., Бунина И.А., Вересаева В.В., Горького A.M., Шаляпина Ф.И. и других издателю Марксу А.Ф. с просьбой пересмот­ реть договор с Чеховым А.П. на издание его сочинений.

Письма студентов Московского Высшего технического училища им. Баумана Н.Э. в Министерство высшего и среднего специального образо­ вания СССР о проблемах обучения и распределения студентов.

В заголовках единиц хранения, содержащих письма разных лиц, ко­торые объединены по тематическому признаку, указываются корреспон­дент (группа корреспондентов), адресат и затронутые в письме вопросы. Например:

Письма избирателей депутату Верховного Совета СССР Ангели­ ной П.Е. по правовым и бытовым вопросам.

Письма Анненского Н.Ф., Тацинского С.С. и других писателю Коро­ленко В.Г. об обвинении вотяков в ритуальных убийствах.

При описании писем, имеющих приписки других лиц и обращения к нескольким лицам, в заголовках единиц хранения отмечаются авторы этих дополнений; в письмах родственников указываются фамилии, име­на и отчества автора, адресата, корреспондента; возле фамилии, имени, отчества адресата, корреспондента указывается степень родства (в скоб­ках). Например:

Письма Лебединского Н.А. писателю Фадееву А.А. и его жене, актри­ се Степановой А.О., личного характера.

Письмо Фигнер Веры Николаевны Лопатину Герману Александрови­ чу, одному из руководителей «Народной воли», с припиской Морозова Ни­ колая Александровича, о задачах народовольческого движения.

Письма Вяземского Петра Андреевича Вяземскому Петру Павловичу \внуку) по семейным делам.

При описании дарственных надписей в книгах и др. документах в за­головке единицы хранения указываются автор надписи, фамилия, имя, отчество (инициалы) лица, которому она адресована, и документ, на ко­тором сделана надпись. Например:

Дарственная надпись Ахматовой Анны Андреевны Блоку Александр] Александровичу на титульном листе сборника ее стихотворении «Подо рожник».

В заголовке единицы хранения, представляющей альбом, указывают­ся фамилия и инициалы владельца альбома, даются краткое описание имеющихся в нем записей, фотографий и других документов и характеристики внешних особенностей альбома. Например:

Альбом Головиной М.А. со стихотворениями Чайковского П.И., нотными записями его и Рубинштейна А.Г., с записями Самарина И.В., Розенталя М. и автографами других лиц (на рус. и нем. яз.); с рисунками карандашом; в бархатном переплете.

В заголовках единиц хранения, содержащих личные (биографические) документы, документы служебной и общественной деятельности, имущественно-хозяйственного и бытового характера, указываются виды документов, названия учреждений, их выдавших, инициалы и фамилии лиц. которым они выданы или адресованы, и краткое их содержание. Если единица хранения состоит из нескольких видов (разновидностей) документов по одному вопросу, то в заголовке следует перечислить все или основные виды документов. В заголовках единиц хранения, содержащих официальные документы с подписями известных лиц, последние оговариваются. Например:

Автобиография, дипломы, удостоверения и другие личные документы Смирновой Марии Григорьевны, депутата Верховного Совета СССР, за служенного работника культуры СССР.

Почетные грамоты Ульяновского автомобильного завода им. Лени­ на В.И., выданные Лаврентьевой М.И. за высокие производственные пока­ затели в социалистическом соревновании за 1950, 1953, 1957, 1961 годы.

Письма «Книгоиздательства Звонарева Б.Н.» Серафимовичу А.С. об издании его книги «Очерки и рассказы», накладные на авторские экземп­ ляры, расчетные листы.

Циркулярные письма Наркомата просвещения РСФСР за подписью наркома Луначарского А.В. об улучшении постановки школьного дела.

В заголовке единицы хранения об имуществе указывается вид документа, название и местоположение владения (имения, фабрики и т.п.). владелец (фамилия, имя, отчество (или инициалы)). Например:

Приходно-расходная книга вотчинной конторы села Васильевское. Дорогобужского уезда, Смоленской губернии, принадлежащего Семено­ ву Алексею Павловичу.

В заголовке единицы хранения, состоящей из документов юридиче­ского или экономического характера, кроме вида документов, указывают­ся как учреждения и лица, принимавшие участие в акте их составления, принятия, так и содержание документов. Например:

Купчая помещицы Лотошиной Василисы Андреевны на недвижимое имущество в Брюхановской волости Вологодского уезда, проданное за пять рублей Пушечниковой Евдокии Федоровне.

При описании фотографий в заголовке единицы хранения сначала указывается вид документа, а затем — фамилии, имена и отчества изображенных лиц. Если фондообразователь снят в группе лиц, то при описании указывается «в группе» и перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы изображенных лиц. Если фондообразователь снят в группе родственников, то после указания их фамилий и инициалов сле­дует обозначить родственные связи с фондообразователем каждого изображенного лица. Например:

Фотография Гагарина Ю.А. в группе с космонавтами Леоновым А.А.. Николаевым А.Г., Поповичем П.Р.. Терешковой В.Н., Титовым ГС. 1968 г.

Фотография Гиппиус З.Н. в группе с Гиппиусом Н.Р. (отцом), Гиппи­ ус А.С. (матерью), Анной, Татьяной и Натальей (сестрами). 1878 г.

В заголовке единицы хранения с уникальными фотографиями могут указываться место съемки и события, изображенные на снимках, проставляться размеры фотографий (в сантиметрах).

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии с дарственными надписями, дается описание изображений, затем — дарственных надписей. В заголовке оговариваются даты дарственных надписей. На­пример:

Фотография Шаляпина Ф.И. с дарственной надписью Бунину И.А. (следует описание надписи) от 29 ноября 1900 г.

Крайними датами единиц хранения, содержащих фотографии, в том числе и фотографии с дарственными надписями, являются даты изобра­жений.

В заголовках единиц хранения, содержащих фотографии городов, местностей, помещений, указывается вид документов и дается описание изображений. Например:

Фотография кабинета Чайковского П.И. в доме-музее в Клину.

Фотографии видов городов Самара, Сызрань, Углич.

Свою специфику имеет описание документов по истории церкви.

При описании церковных документов следует прежде всего учиты­вать их видовой состав. Основные виды документов следующие: указы духовных консисторий и духовных правлений; переписка с благочинными; отчеты благочинных об их деятельности; богослужебные книги (богослужебно-братские журналы); клировые ведомости; церковные летопи­си (ведомости); метрические книги; книги брачных обысков (брачные об­ыскные книги, книги предбрачных свидетельств); брачные документы; исповедные (духовные, исповедальные) книги (ведомости, росписи); опи­си церковного имущества; приходно-расходные книги; журналы входя­щих/исходящих документов.

Единицы хранения церковных документов должны содержать документы одного вида; не относящиеся к ним документы должны быть выделены и описаны в самостоятельных единицах хранения или в единицах хранения, содержащих идентичные по видовому составу документы.

В заголовок единицы хранения документов по истории церкви вхо­дят следующие элементы: название вида документов, название церковно­го учреждения (церковь, собор, консистория и др.), географическое оп­ределение местности, к которой относится это учреждение, даты, к кото­рым относятся документы единицы хранения. Если единицы хранения систематизированы по географическому признаку, то в заголовок едини­цы хранения не следует вносить название местности, к которой относит­ся церковное учреждение. Например:

Указы Орловской духовной консистории за 1843 г.

Книга брачных обысков Петропавловского кафедрального собора г. Орел за 1849-1854 гг.

Метрические книги Преображенской церкви с. Спасское-Лутовиново, Мценского уезда, Орловской губернии за 1780-1812 гг. (приходский экземпляр).

Исповедные ведомости Введенской церкви, с. Ачмазово, Кромского уезда, Орловской губернии за 1821 г.

При описании метрических книг, представляющих собой совокуп­ность хронологических записей по установленной форме о рождении, браке и смерти прихожан, необходимо учитывать их особенности. Мет­рические книги по принципу документирования и хранения делятся на приходские и консисторские, названия которых происходят от места их создания и хранения. Экземпляры не идентичны. Приходской экземпляр включал записи рождений, браков и смертей прихожан только одного прихода за несколько лет, в зависимости от численности прихода, в силу чего он обладает хронологической распространенностью и статичной географией (один приход). Приходская метрическая книга составлялась в двух экземплярах, один из них (список) передавался в консисторию. До 1840-1850-х гг. приходская метрическая книга включала все виды ре­гистрации, а позже каждый вид регистрации велся в отдельной книге.

Встречаются книги, объединяющие регистрационные записи двух видов. Например:

Метрические книги Димитриевской церкви г. Кромы, Орловской гу бернии за 1802—1911 гг. (приходский экземпляр).

Метрическая книга с записями в приходских церквях уездов и городов Тобольской губернии о бракосочетавшихся за 1874 г. (консисторский экземпляр).

Метрическая книга с записями в приходских церквях Богородского уезда Московской губернии о родившихся и умерших за 1889 г. (конси­сторский экземпляр).

Консисторский экземпляр начинал формироваться тем же приход­ским священником, который заполнял метрическую тетрадь, то есть он представлял список трех частей приходского экземпляра за истекший год. В начале января следующего года этот экземпляр передавался в кон­систорию, где тетради всех приходов одного уезда или города сшива­лись погодно в одну книгу, которая и получила название консисторского экземпляра. В отличие от приходского консисторский экземпляр объе­диняет метрические книги со сведениями о рождении, браке, смерти за один год по всем приходам уезда или города и потому имеет географи­ческую распространенность и хронологическую статичность.

Вследствие того, что выделенные (по разным причинам) из фондов консисторий консисторские экземпляры метрических книг в настоящее время оказались в фондах приходских церквей, необходимо при описа­нии, учитывая разную структуру этих книг, указывать название экземпля­ра: «приходской», «консисторский». При этом недопустимо в одной еди­нице хранения соединять разные экземпляры.

При описании метрических книг необходимо также различать метрические книги по конфессиональному признаку. Они делятся на христиан­ские: православные (ортодоксальная и старообрядческая церковь), като­лические (римско-католическая церковь и др.), протестанские (евангелическо-лютеранская церковь, баптисты и др.); нехристианские: мусульман­ские, иудейские.

Существуют различия метрических книг по статусу церкви, когда метрические книги различаются как:

а)  книги приходских церквей (в том числе книги соборов, монастыр­ских церквей и др., имевших постоянный приход);

б) книги бесприходских церквей (церквей казенных и богоугодных
заведений, домовых, кладбищенских церквей);

в)  книги полковых священников и капелланов.

При описании метрических книг в заголовках единиц хранения следу­ет также отмечать эти особенности. Например: «метрическая книга старообрядцев», «метрическая книга иудеев», «метрическая книга мусульман», «полковая метрическая книга» и др.

В приходских церквах под названием «брачные документы» собирались личные документы вступающих в брак. В больших городских прихо­дах эти документы группировались отдельно от брачных обысков (пред. брачных свидетельств), объединявшихся в шнуровых обыскных книгах, В небольших приходских церквах брачные документы нередко помеща­лись в обыскные книги, что приводило к нарушению принципов докумен­тирования. Необходимо выделить брачные документы из состава кнщ брачных обысков в самостоятельную группу и описывать их раздельно.

В заголовке единицы хранения, содержащей брачные (личные) документы, указываются сведения о лицах, вступающих в брак: фамилии, имена, отчества, возраст (год рождения), сословие, чин, семейное поло­жение, число, месяц и год заведения дела. Затем перечисляются виды брачных документов, которые предъявлены бракосочетающимся для за­ключения брака. Например:

Брачные документы

Петров Петр Иванович, I860 г.р., купец, холост

Смирнова Ольга Сергеевна, 1864 г.р., мещанка, незамужняя: 1892 г., 25 мая.

Прошения о вступлении в брак; разрешения начальства (с подписью и печатью); свидетельства об исповеди и причастии; свидетельство или удостоверение о разрешении на вступление в брак жениху (выдан­ ное купеческой или мещанской управой, если он принадлежал к этим со­ словиям); свидетельство о номере брака после вдовства или развода; указ консистории о разрешении повенчать 3-й брак (с 1840 г.); указ кон­систории о расторжении брака и разрешении вступить в новый; показа­ние-обязательство для иноверца(ки) при вступлении в брак с православным(ой) соблюдать законы Российской империи и др.

Описание документов КГБ СССР, переданных на государственное хранение, имеет свои особенности.

Прежде всего это относится к фильтрационно-проверочным делам н трофейным документам на репатриированных советских граждан и быв­ших военнопленных Советской Армии. Среди фильтрационных доку­ментов имеются личные дела, отмеченные грифом «Секретно», которые, после выделения в отдельную опись, описываются в обычном порядке.

Заголовок единицы хранения «личное дело;» должен состоять из фамилии, имени, отчества, дат жизни лица, на которое составлено фильтрационное дело. Поскольку в заголовке фильтрационного дела, в силу осо­бенностей его составления, эти даты зачастую неполные или отсутствуют, необходимо их определить, используя имеющиеся в фильтрацион-_ных материалах справочные картотеки, регистрационные журналы, тро­фейные документы и другие источники, включая поиски через Междуна­родные организации: Международная служба розыска, (г. Арользен, ФРГ), Центральное бюро розыска Международного Красного Креста (г. Жене­ва, Швейцария) и др. В соответствующих графах описательной статьи следует указать крайние даты документов.

Большой массив документов составляют фильтрационные карточки НКВД (МВД, МГБ) на репатриантов (бывших в окружении, в плену, в зо­нах фашистской оккупации или репатриированных из заграницы совет­ских граждан) и трофейные немецкие карточки учета военнопленных. В каждой группе эти карточки систематизируются по алфавиту фамилий, после чего составляются единицы хранения, состоящие из 250-300 карто­чек. Если на одного человека имеется несколько карточек, они объединя­ются и получают один порядковый номер. Заголовок единицы хранения должен состоять из названия карточек и указания букв фамилий людей, на которые составлены карточки. Например:

Фильтрационные карточки репатриантов с фамилиями

на буквы А — И.

Трофейные немецкие карточки военнопленных с фамилиями

на буквы К — П.

При обнаружении в трофейных документах трофейной карты военнопленного (с фотографией, указанием анкетных и личных данных, особых примет) следует сформировать отдельное дело военнопленного и опи­сать его по правилам описания личных дел.

Вторая группа документов, переданных в государственные архивы из архивов КГБ, представлена документами граждан, репрессированных по политическим мотивам в 1920-1970 годы и реабилитированных впослед­ствии. Эти документы можно разделить на три группы, каждая из кото­рых описывается с учетом специфики документов каждой группы:

первая группа — «дела» репрессированного;

вторая группа — личные документы репрессированного;

третья группа — вещественные доказательства.

Первую группу составляют созданные в процессе следствия следующие дела репрессированного: архивно-следственное, контрольное, наблюдательное, личное дело заключенного, дело спецпроверки, имущественное, учетное и другие дела.

Архивно-следственное дело являлось основным в ходе ведения следствия. В журналах регистрации КГБ ему присваивался порядковый номер. Остальные дела рассматривались как приложения к архивно-ледственному делу и не имели самостоятельного номера. В прочих делах к номеру архивно-следственного дела добавлялась соответствующая лите­ра, например, наблюдательное дело имело литеру «н/д».

Вторая группа — личные документы — может быть представлена изымавшимися у обвиняемого документами: паспорт, трудовая книжка, профбилет и др. удостоверения, грамоты, свидетельства, фотографии, письма, рукописи, книги, дневники, листовки, плакаты и др.

Третью группу — «вещественные доказательства» — могут предста­влять личные документы (письма, рукописи и т.д.), а также приобщав­шиеся к делу предметы, которые можно отнести к музейным (ордена, медали, заготовки печатей, оттиски, куски резины для типографии и др.).

Документы одного репрессированного гражданина в каждой группе составляют самостоятельные единицы хранения, и записываются разде­льно. Целесообразно составлять типовые заголовки на однородные еди­ницы хранения.

В состав элементов описания заголовка единицы хранения входят: на­звание вида единицы хранения: архивно-следственное дело (наблюдате­льное дело и т.д.); личные документы; «вещественные доказательства». Вслед за названием архивноследственного и других дел репрессирован­ного проставляется номер регистрации дела в журнале КГБ; далее указы­ваются фамилия, имя, отчество и год рождения лица/лиц, проходящих по делу. В заголовок группового дела в алфавитном порядке вносятся все фамилии лиц, проходящих по делу. В случае разночтений фамилий и имен, разночтения указываются в скобках.

В заголовке единицы хранения личных документов перечисляется их виды (паспорт, книга, рукопись и др.).

За единицу хранения музейных предметов, являющихся «веществен­ными доказательствами», принимается один или несколько предметов, помещенных в отдельную коробку, конверт, связку, чехол. В заголовке единицы хранения с «вещественными доказательствами» перечисляются их состав, который отражается также во внутренней описи единицы хра­нения.

Суть обвинения в заголовок не выносится. Состав документов «Де­ла» в заголовке не раскрывается, т.к. он идентичен в аналогичных едини­цах хранения и оговаривается в предисловии к описи.

При определении крайних дат документов единицы хранения следу­ет иметь в виду, что начальной датой архивно-следственного дела (и дру­гих дел) является дата составления (регистрации) самого раннего доку­мента, а конечной датой — дата составления (регистрации) самого позднего документа (в данном случае начальной датой единицы хранения ре­шено считать дату документа о заведении дела (постановление об аре­сте, ордер на арест, протокол обыска). Крайние даты документов следст­вия указываются полностью: число, месяц, год. Если в единице хранения имеются документы с датами, предшествующими дате заведения дела, то они оговариваются в описании с новой строки: «имеются документы за ___ (год/ месяц)». При описании указываются также даты (год) более поздних документов, в том числе — документов о реабилитации. Примеры описания документов репрессированных граждан:

1.  Архивно-следственное дело № 5711
БОБРОВИЧ Мария Михайловна, 1881 г.р.

31 марта 1938 г. — 25 июля 1939 г.

1954г., 1990 г.

Имеются документы за 1932 г.

2.  Наблюдательное дело № 5711 н/д
БОБРОВИЧ Марш Михайловна, 1881 г.р.

31 марта 1938 г. — 25 июля 1939 г.

Личные документы

БОБРОВИЧ Мария Михайловна, 1881 г.р.

31 марта 1938 г. — 25 июля 1939 г. Паспорт, трудовая книжка, профсоюзный билет, фотографии.