Применение дифференцированного подхода к составлению заголовка

Заголовок единицы хранения составляется на основе дифференциро­ванного подхода, являющегося основным, универсальным методом пре­образования первичной документной информации на всех этапах ее пе­реработки.

Дифференцированный подход к составлению заголовка означает учет различий в информативности документов единиц хранения, дифферен­циацию их описания, которая позволяет отразить состав и содержание единиц хранения с различной степенью детализации и глубины. Практи­ческое осуществление дифференцированного подхода к составлению за­головков единиц хранения заключается в применении различной мето­дики описания документов.

К единицам хранения фондов организаций, содержащим многосторон­нюю, межотраслевую информацию, и единицам хранения фондов лично­го происхождения, состоящим из особо ценных или уникальных докумен­тов, составляются заголовки, которые должны всесторонне обозначить содержание единиц хранения, обеспечить быстроту, точность и полноту многоаспектного поиска информации. В заголовках к этим документам добавляются такие дополнительные элементы описания, как указание на подлинность/копийность, способ воспроизведения и др.

Например:

Записки Экономического отдела ЦК КПСС и информации ЦК ком­ партий союзных республик, крайкомов, обкомов КПСС, Главного поли­ тического управления Советской Армии и Военно-Морского флота о хо­ де выполнения постановления ЦК КПСС от 17 августа 1985 г. «Об об­суждении, пропаганде и разъяснении проектов новой редакции Про­граммы КПСС, изменений в Уставе партии и «Основных направлений экономического и социального развития СССР на 1986-1990 гг. и на пе­риод до 2000 года». Подлинники; текст — машинопись.

Резолюция Жданова А.А.... {содержание резолюции излагается) на докладной записке Отдела агитации и пропаганды Ленинградского гор­ кома ВКП(б) «О борьбе с консервативный направлением в биологиче­ ской науке в Ленинградском Государственном университете», с прило­ жением проекта постановления Секретариата ГК ВКП(б) по тому же вопросу. Резолюция: (лл...) — автограф, подпись (т...) — факсимиле. Докладная записка и проект постановления — подлинники; текст —ма­шинопись.

К единицам хранения фондов организаций, обладающим меньшей ин­формативностью, представляющим информацию, ограниченную одним направлением деятельности общества или отдельной отраслью этого на­правления, и единицам хранения фондов личного происхождения, в соста­ве которых имеются особо ценные документы, заголовки составляются более простыми по структуре и содержанию, при описании наряду с обя­зательными могут использоваться дополнительные элементы. Например:

Справки, отчеты, докладные записки Министерства совхозов СССР по вопросам освоения целинных и залежных земель в 1954-1955 гг. Под­линники, копии, текст — машинопись.

Переписка Литвинова М.М. с советскими государственными деяте­ лями, учеными, артистами и отдельными гражданами (Бонч-Бруевичем В.Д., академиками Варгой Е.С. и Майским И.М., Коллонтай A.M., Ка­чаловым В.И., Станиславский КС, Тарасовой А.К. и др.) по вопросам об­щественной и частной жизни. Подлинники; автографы и машинопись.

К единицам хранения фондов организаций, содержащим информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к фондам, содержа­щим многостороннюю информацию, и единицам хранения фондов лич­ного происхождения, не содержащим особо ценных документов или со­держащим единичные особо ценные документы, составляются простые заголовки, способные обеспечить информационные запросы, при описа­нии используются обязательные элементы. Например:

Статьи, заметки, фельетоны, направленные в редакцию районной газеты «Металлург». Подлинники; копии.

Экономический анализ производственной деятельности Алтайского горно-обогатительного комбината Министерства цветной металлур­ гии Российской Федерации за 1995 г. Подлинник.

Лекции профессора Ястребова А.К., прочитанные им в Иркутском государственном университете в 1925-1930 гг. Подлинники; копии.

Для единиц хранения, содержащих однородные документы или представляющих однородные учреждения, целесообразно составление типовых заголовков.

Описание документов отдельных частей фонда, имеющих самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости докумен­тов, также осуществляется дифференцированно.

Требования к методике составления заголовка. Пути повышения его информативности в условиях функционирования ААТ

Требования к методике составления заголовка базируются на основополагающих принципах теории описания. В архивоведении ведущим прин­ципом теории описания является критерий историзма, который требует подхода к ретроспективной информации как к явлению, закономерно возникшему в определенной обстановке. Он предполагает правильное применение в заголовке единицы хранения понятий и терминологии историче­ской науки, терминов той или иной эпохи, блокирование тенденциозных характеристик и выражений. Он не допускает модернизации, искажающей объективный смысл документов, сохраняет термины, имевшие реальное историческое значение в соответствующей исторической обстановке.

Критерий достоверности раскрытия в заголовке состава и основного смыслового содержания единицы хранения предполагает достоверность описания на уровне внешней критики документов, которая представлена следующими свидетельствами: в данной единице хранения действитель­но имеются документы определенного происхождения, состава, содержа­ния и т.п., отвечающие характеристикам описательной статьи.

При составлении заголовка единицы хранения должен учитываться один из частных принципов архивоведческой теории описания — кон­кретность архивного описания, которая заложена в самое существо опи­сательных работ и вытекает из принципа историзма. В заголовке вос­производятся названия учреждений и других социальных институтов, особенности времени, места, социальной среды, правовых отношений, географических наименований и т.д., существовавших в то время, когда создавались документы.

При составлении заголовка единицы хранения необходимо учиты­вать также критерий адекватности, который в теории описания выступа­ет как общенаучный критерий истинности и применительно к архивному описанию имеет свою специфику: адекватность как соответствие реаль­ной действительности в архивном описании приложима не к действитель­ности, а к первичной информации об объектах, явлениях и фактах, зафик­сированных в архивных документах. Адекватность в архивном описании означает соответствие вторичной информации, в данном случае — заго­ловка единицы хранения, первичной информации, содержащейся в опи­сываемом объекте (документах единицы хранения).

Критерии необходимости и достаточности также следует учитывать при составлении заголовка единицы хранения. При этом под необходи­мостью понимается минимальный объем информации (минимальное ко­личество элементов описания), без которого не может быть создана аде­кватная информационная модель описываемого объекта; под достаточ­ностью понимается такой объем информации (такое количество элемен­тов описания), превышение которого привнесет в создаваемую информа­ционную модель искажения: избыточную, несущественную, дублетную информацию и др. При конкретном решении вопросов о структуре заго­ловка и элементах описания, используемых в нем, следует соотносить объем сведений с критериями необходимости и достаточности.

При составлении заголовка единицы хранения следует руководствоваться описательным методом, занимающим в теории описания главное место среди других методов. Описательный метод архивоведения суще­ствует в нескольких формах, из которых самая главная форма — метод информационного анализа и синтеза. Этот метод лежит в основе состав­ления заголовка. Он заключается в расчленении ретроспективной доку­ментной информации на составные части и в последующем сжатии их в обобщающую характеристику. Являясь важнейшей частью описания, аналитико-синтетическая переработка первичной документной информации включает последовательно два этапа: первый — информационный ана­лиз текста документов (комплекса документов), второй — свертывание документной информации. Пока содержание текстов документов едини­цы хранения не изучено, оно, как правило, не понято и не оценено, т.к. невозможно адекватно изложить при описании (составлении заголовка) (во вторичной информации) содержание первичной информации, не про­анализировав его. Анализ и синтез как взаимосвязанные стороны изучения и оценки содержания документа (ов) единицы (единиц) хранения не­отделимы друг от друга. Информационный анализ представляет собой из­учение документа (комплекса документов) посредством расчленения тек­ста на составные части для их раздельного изучения и оценки с целью от­бора наиболее существенных элементов для включения их в заголовок единицы хранения.

Свертывание информации при составлении заголовка единицы хранения заключается в уменьшении исходного объема первичной документной информации при сохранении наиболее существенных элементов со­держания, выявленных в процессе информационного анализа, для представления содержания документов в заголовке единицы хранения. Это ведет к использованию в заголовке обобщающих понятий, универсальных слов, стандартных словосочетаний. Лексические штампы снижают информативность заголовков и повышают уровень поисковых потерь, поэтому следует их избегать.

С другой стороны, сжатие исходного объема первичной информации, осуществляемое в ходе архивного описания, неизбежно ведет к потере ее части, поэтому уплотнение информации должно иметь разумный предел, несоблюдение которого может привести к обессмысливанию описания, потере информативности описательной статьи, когда она перестанет раскрывать состав и содержание исходного объема первичной информации. При этом краткость описания понимается как наиболее возможная, предельная для описания единицы хранения степень обобщения.

Повышение информативности заголовков единицы хранения может осуществляться с помощью внедрения структурированного распространенного (подробного) описания, которое в условиях функционирования автоматизированных архивных технологий может найти широкое распро­странение. Новые информационные технологии позволяют вводить наря­ду с минимальным числом признаков, характеризующих какое-либо яв­ление, какой-либо объект и т.п. (в архивоведении эти признаки объеди­нены в элементах заголовка единицы хранения), любое число дополни­тельных признаков, слов-признаков, характеризующих состав и содер­жание документов, что (для архивоведения) означает возможность создания развернутых характеристик документов единиц хранения, т.е. распространенных заголовков, которые можно определить как структурированные заголовки.

Структурированный заголовок представляет собой совокупность подзаголовков единицы хранения, более подробно раскрывающих состав и содержание ее документов путем структурирования информации по основным группам в предметно-аспектном разрезе.

Структурированные заголовки целесообразно создавать для единиц панения, сформированных по номинальному признаку (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, стенограмм), содержание которых скрыто в так называемых «глухих» заголовках, а также для единиц хранения содержащих разнообразные документы, содержание которых в заго­ловках отражается недостаточно (отчетов, обзоров, докладов, справок, докладных записок). Структурированные заголовки могут быть также ис­пользованы при описании единиц хранения, содержащих «Переписку».

Вслед за кратким заголовком, составление которого требуют «Основные правила работы государственных архивов», вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают содержание единиц хранения, стру­ктурируя его в предметно-аспектном разрезе по основным группам ин­формации. Совокупность подзаголовков передаст информацию о составе и содержании документов единицы хранения более глубоко, детализиро-ванно. Например, в описи на документы Министерства угольной про­мышленности СССР за 1972 г. содержание единицы хранения, имеющей заголовок: Поручения Совета Министров СССР по капитальному стро­ительству, проектно-изыскательским работам и материалы к поруче­ ниям (показатели плана, перечни объектов и др.), раскрывается в сле­дующих подзаголовках:

Уточненные показатели плана капитального строительства на 1972 г.; лл. 8-10.

О строительстве очистных сооружений в г. Ленинск-Кузнецком, Ке меровской области; лл. 11-12.

О вводе в эксплуатацию гидроэлектростанции на шахте им. В.И. Ле нина в г. Ткварчели; лл. 13 и т.д.

Подобных подзаголовков, в совокупности составляющих структурированный заголовок, можно вводить столько, сколько необходимо для полного отражения основного предметно-вопросного содержания документов единицы хранения.

Таким образом, введение структурированного заголовка единицы хранения в архивной описи, позволит значительно увеличить информативность описей, усилить их значение в качестве базового архивного спра­вочника, одновременно оставив без изменения роль и значение описи как учетного документа.